Použití pracovních výkazů

Tento článek popisuje, jak používat pracovní výkazy ke sledování nepřítomnosti nebo času a zdrojů vynaložených na projekt. Sledování času vám pomůže včas identifikovat problémy a vyhnout se zpožděním nebo překročení nákladů. Pracovní výkazy usnadňují zdroji vykazování využitého času osoby nebo stroje, takže manažeři mohou kontrolovat využití a jeho přidělení.

V pracovním výkazu můžete zkopírovat a použít řádky plánování projektu. Tímto způsobem musíte zadat informace pouze v jednom místě a informace řádku jsou tak vždy správné. Chcete-li se dozvědět více, přečtěte si část Kopírování řádků plánování projektu do pracovního výkazu.

Po schválení položek pracovního výkazu projektu je můžete zaúčtovat do příslušného deníku projektu nebo deníku zdroje. Chcete-li se dozvědět více, přejděte do části Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku projektu a Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdroje.

Než budete moci používat pracovní výkazy, musíte nastavit obecné informace a určit správce a jednoho nebo více schvalovatelů pracovních výkazů. Chcete-li se dozvědět více o pracovních výkazech, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.

Tip

Pracovní výkazy můžete používat na mobilním zařízení. V tom případě možná budete muset zapnout možnost Použít nové prostředí pracovního výkazu na stránce Nastavení zdrojů.

Vytvoření pracovních výkazů

Můžete použít stránku Vytvoření pracovních výkazů pro nastavení pracovních výkazů na zadaný počet časových období nebo týdnů. Vlastník pracovního výkazu jej pak může otevřít a zaznamenat čas strávený na úkolu. Můžete také naplánovat automatické spouštění dávkové úlohy.

Důležité

K vytváření pracovních výkazů musíte mít oprávnění. Chcete-li se dozvědět více o oprávněních, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.

1. Zvolte ikonu , zadejte Vytvoření pracovních výkazů a poté vyberte příslušný odkaz.

   Tip

   Můžete také použít akci Vytvořit pracovní výkazy na stránce Zdroje a na stránce Karta zdroje.

2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

   Poznámka

   Než vytvoříte pracovní výkazy některý zdroj, ujistěte se, že jsou pro něj zadána pole Použít pracovní výkaz a ID uživatele vlastníka pracovního výkazu na stránce Karta zdroje.

   Volitelně vyberte akci Plán a zadejte, jak často se má úloha automaticky spouštět. Chcete-li například nakonfigurovat úlohu tak, aby se spouštěla každý týden po dobu čtyř týdnů, na stránce Plánování sestavy – Vytvoření pracovních výkazů v poli Vzorec data dalšího spuštění zadejte 4W. Chcete-li se dozvědět více o plánování sestav, přejděte na Plánování spuštění sestavy.

Na stránce Pracovní výkazy můžete zobrazit pracovní výkazy, které vytvoříte. Každý pracovní výkaz sestává z jednoho nebo více řádků, které definují čas, který chcete odeslat ke schválení. Následující tabulka popisuje typy řádků, které můžete přidat do pracovního výkazu.

Pole	Popis
	Použijte k přidání poznámky nebo značky do pole Popis na řádku pracovního výkazu. Toto pole můžete například použít ke kategorizaci položek pracovního výkazu. Pokud necháte pole Typ prázdné pro řádek pracovního výkazu, nemůžete do polí definujících dny v týdnu pro tento řádek zadat časové hodnoty.
Absence	Použijte k registraci času, kdy jste nepřítomni během pracovního týdne. Chcete-li doplnit informace pro řádek, zadejte typ absence v poli Kód příčiny absence.
Objednávka sestavení	Slouží k registraci času pro objednávky sestavení. Řádek pracovního výkazu tohoto typu se vytvoří při zaúčtování řádků objednávky sestavení, u kterých je pro zdroj nastaveno, aby používal pracovní výkazy. Řádek tohoto typu nelze vybrat ručně.
Projekt	Slouží k registraci využití času projektu. Chcete-li na tento řádek doplnit informace, zadejte číslo projektu a číslo projektového úkolu, pro který chcete registrovat čas. Můžete zaregistrovat čas pro řádky, které jste nenaplánovali.
Zdroj	Slouží k registraci využití času zdroje. Chcete-li na řádek doplnit informace, uveďte popis práce.
Služba	Slouží k registraci využití času pro servisní objednávku nebo dobropis servisu.

Například když chcete odeslat pracovní výkaz za týden, kdy jste prováděli úklid a měli den volna kvůli schůzce s lékařem. Následující tabulka ukazuje, jak byste přidali řádky do pracovního výkazu.

Typ	Popis	Kód typu práce	Kód typu absence
Zdroj	Pracovní doba	Úklid
Absence	Volno		Zdraví
	V úterý jsem si musel vzít volno kvůli návštěvě lékaře.

V tomto hypotetickém příkladu pak můžete zaregistrovat hodiny v příslušných dnech pro každý den v týdnu.

Tip

Ve většině případů bude mít vaše společnost předdefinované typy prací pro různé typy řádků. V těchto případech stačí vybrat příslušný typ práce ze seznamu a poté přidat vlastní popis.

Zvolte typ práce výběrem tlačítka v poli Popis, výběrem akce Podrobnosti aktivity a jeho zadáním na stránce, která se otevře, nebo jeho výběrem v poli Kód typu práce nebo pole Kód typu absence. V tomto případě můžete ignorovat sekci Definování typu práce a jeho přidání do pracovního výkazu.

Opětovné použití řádků pracovního výkazu v jiných pracovních výkazech

Pokud informace ve vašem pracovního výkazu zůstávají v jednotlivých časových obdobích stejné, zkopírujte řádky z předchozího časového období, abyste ušetřili čas. Poté stačí zadat využití času pro nové období.

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy a zvolte příslušný odkaz.
2. Otevřete pracovní výkaz pro pozdější období, než je období existujícího pracovního výkazu s řádky.
3. Zvolte akci Kopírovat řádky z předchozího pracovního výkazu.

Řádky se zkopírují včetně podrobností, jako je typ a popis. Pokud například řádek souvisí s projektem, zkopíruje se Číslo projektu. Všechny zkopírované řádky mají stav Otevřeno. Nyní můžete řádky upravit podle potřeby.

Kopírování řádků plánování projektu do pracovního výkazu

Následující postup popisuje, jak rychle přidat řádky plánování projektu do pracovního výkazu.

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy a zvolte příslušný odkaz.
2. Na stránce Pracovní výkazy vyberte pracovní výkaz pro příslušné časové období.
3. Vyberte akci Vytvořit řádky z plánování projektu. Veškeré řádky plánování projektu v časovém období pracovního výkazu se zkopírují do pracovního výkazu osoby nebo stroje v poli Číslo zdroje v pracovním výkazu.

Definování typu práce a jeho přidání do pracovního výkazu

V případě servisních zakázek, projektových zakázek a zdrojů můžete definovat typ práce pro všechny řádky pracovního výkazu. Tímto způsobem můžete přidat informace, které potřebujete k fakturaci různých typů prací zákazníkovi.

1. Na stránce Pracovní výkazy vyberte příslušný pracovní výkaz.
2. Na prvním řádku v sekci Řádky vyberte pole Typ a poté vyberte příslušný typ, například Zdroj.
3. Vyberte pole Popis a poté na stránce Podrobnosti zdroje řádku pracovního výkazu vyplňte potřebná pole. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
   1. Pokud neexistují žádné typy práce, vyberte akci Nový.
   2. Na stránce Typy práce vyplňte potřebná pole a poté se vraťte do pracovního výkazu.
4. Vyplňte zbytek pracovního výkazu. Další informace najdete v části Vyplnění řádků pracovního výkazu a odeslání ke schválení.

Tip

Podobným postupem můžete definovat kódy absence.

Vyplnění řádků pracovního výkazu a odeslání ke schválení

Registrace pracovního výkazu je sledována v hodinách, což je standardní základní měrná jednotka pro zdroje. Ve výchozím nastavení vykazuje pracovní výkaz běžné pracovní dny od pondělí do pátku.

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy a poté zvolte příslušný odkaz.

2. Vyberte pracovní výkaz pro příslušné období.

3. Podle potřeby vyplňte pole na řádku. Zadejte počet hodin, které zdroj využívá každý den v týdnu.

   Ve většině případů pro sledování práce přidáte řádek typu Zdroj a poté registrujete hodiny strávené každý den. Pokud chcete zapsat absenci, přidejte řádek typu Absence.

   Tip

   V pracovního výkazu můžete zkontrolovat součet hodin, který je zadán v oknu s fakty Skutečný/rozpočtový souhrn.

4. Opakujte krok 3 pro další typy práce, které zdroj provádí.

   Dále se rozhodněte, zda odeslat všechny nebo vybrané řádky na pracovním výkazu.

   • Chcete-li odeslat pracovní výkaz pro jeden nebo více řádků, vyberte příslušný řádek a poté vyberte akci Odeslat.

     Na stránce s odesláním vyberte možnost Pouze vybrané řádky. Stav řádku se změní z Otevřeno na Odesláno.

   • Chcete-li odeslat pracovní výkaz pro všechny otevřené řádky, vyberte akci Odeslat v horní části stránky Pracovní výkaz.

     Potvrďte, že chcete odeslat všechny otevřené řádky v aktuálním pracovním výkazu.

   Poznámka

   Můžete odeslat pouze řádky pracovního výkazu, pro které jste zadali čas.

5. Chcete-li upravit informace na řádku, který byl nastaven na Odesláno, vyberte řádek a poté vyberte akci Znovu otevřít.

   Poznámka

   Manažer může odmítnout řádek pracovního výkazu, který je předložen ke schválení. Pokud má řádek stav Odmítnuto, můžete provést změny řádku a poté znovu vybrat možnost Odeslat.

6. Zvolte tlačítko OK.

Schválení nebo zamítnutí pracovního výkazu

Před použitím musí být pracovního výkazu předložen ke schválení. Jednotlivé řádky na pracovním výkazu můžete schválit a odmítnout nebo je poslat zpět odesílateli. Pracovní výkaz schvalujete dvěma způsoby:

• Správce pracovního výkazu může schválit jakýkoli pracovní výkaz.
• Osoba, která je uvedena v poli ID schvalovatele pracovního výkazu na kartě zdroje, může schvalovat pracovní výkazy tohoto zdroje. Chcete-li se dozvědět více o schvalování, přejděte na Nastavení pracovních výkazů.

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy manažera a zvolte příslušný odkaz.
2. Vyberte pracovní výkaz ze seznamu.
3. Na stránce Pracovní výkaz:
   1. Vyberte akci Zpracovat a poté vyberte akci Schválit.
   2. Vyberte akci Všechny odeslané řádky pro schválení všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro schválení pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.
4. Zvolte tlačítko OK.
5. Případně zvolte akci Odmítnout a postupujte podle kroků 4 až 5.

Tip

V oknech s fakty Stav pracovního výkazu a Skutečný/rozpočtový souhrn získáte přehled o pracovním výkazu.

Poté, co schválíte nebo odmítnete pracovní výkaz, jej nelze upravit, pokud není poprvé znovu otevřen. Následující postup vysvětluje, jak znovu otevřít schválený nebo zamítnutý pracovní výkaz.

Opětovné otevření pracovního výkazu

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy manažera nebo Pracovní výkazy a poté zvolte příslušný odkaz.

2. Otevřete pracovní výkaz ze seznamu.

   Poznámka

   Opětovně otevřít můžete pouze řádky ve stavu Schváleno. Opětovně otevřít nelze řádky ve stavu Odmítnuto nebo které jsou zaúčtovány.

3. Na stránce Pracovní výkaz vyberte akci Znovu otevřít a poté vyberte akci Všechny odeslané řádky pro opětovné otevření všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro opětovné otevření pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.

4. Zvolte tlačítko OK. Stav řádku nebo řádků pracovního výkazu se změní na Odesláno.

Zobrazení a schválení pracovního výkazu podle projektu

V projektu můžete určit osobu, která je za projekt odpovědná. Tyto informace jsou propojeny s řádky pracovního výkazu. Odkaz poskytuje projektovým manažerům seznam pracovních výkazů ke schválení. Projektový manažer týmu může být například zodpovědný za určité projekty ve vaší společnosti. V takovém případě by měl být manažer označen jako Odpovědná osoba na stránce Karta projektu. Toto zobrazení informací pracovního výkazu obsahuje projektové úkoly přidružené k projektu a množství využitých hodin.

Poznámka

Chcete-li schválit pracovní výkazy na stránce Pracovní výkaz manažera podle projektu, musíte nejprve vybrat možnost Pracovní výkaz podle schválení projektu na stránce Nastavení zdrojů. Chcete-li zjistit, jak nastavit schvalování zdrojů, přejděte na Nastavení zdrojů.

Schválení nebo zamítnutí pracovního výkazu podle projektu

1. Do pole Hledat zadejte Pracovní výkaz manažera podle projektu a poté vyberte související odkaz. Business Central zobrazí seznam řádků pracovního výkazu přidružených k projektům, za které odpovídáte.

2. Vyberte akci Schválit a poté vyberte Všechny odeslané řádky pro schválení všech řádků nebo akci Pouze vybrané řádky pro schválení pouze řádků, které jsou vybrány na stránce Pracovní výkaz.

   Poznámka

   Schválit můžete pouze pracovní výkazy ve stavu Odesláno.

3. Chcete-li poskytnout další informace o schválení nebo zamítnutí, vyberte akci Související, poté Komentáře a poté Komentáře řádků.

4. Zvolte tlačítko OK.

Poznámka

Poté, co schválíte nebo zamítnete řádek pracovního výkazu podle projektu, nemůžete jej znovu otevřít ani upravit na stránce Pracovní výkaz.

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku zdroje

Po schválení položek pracovního výkazu zdroje je můžete zaúčtovat do příslušného deníku zdroje.

1. Zvolte ikonu , zadejte Deníky zdrojů a poté vyberte příslušný odkaz.
2. Vyberte akci Navrhnout řádky z pracovního výkazu.
3. Na stránce Návrh řádků deníku zdroje vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.
4. Zvolte tlačítko OK. Položky použití jsou vytvářeny v deníku zdrojů, kde je můžete podle potřeby upravit.
5. Vyberte akci Zaúčtovat.
6. Chcete-li ověřit zaúčtování, vyberte akci Položky hlavní knihy. Otevře se stránka Položky hlavní knihy zdroje a zobrazí se výsledek zaúčtování deníku zdroje.

Zaúčtování řádků pracovního výkazu v deníku projektu

Po schválení položek pracovního výkazu projektu je můžete zaúčtovat do příslušného deníku projektu.

1. Zvolte ikonu , zadejte Deníky projektů a vyberte příslušný odkaz.

2. Vyberte akci Navrhnout řádky z pracovního výkazu.

3. Na stránce Návrh řádků deníku projektu vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

4. Zvolte tlačítko OK. Položky použití jsou vytvářeny v deníku projektu, kde je můžete podle potřeby upravit.

   Poznámka

   Informace o typu práce a zda je práce zpoplatněná se zkopírují z řádku pracovního výkazu. V případě potřeby můžete snížit počet hodin a provést částečné zaúčtování. Pokud množství snížíte, při příštím výběru akce Navrhnout řádky z pracovních výkazů bude řádek obsahovat zbývající počet hodin.

5. Vyberte akci Zaúčtovat.

6. Chcete-li ověřit zaúčtování, vyberte akci Položky hlavní knihy. Otevře se stránka Položky hlavní knihy projektu a zobrazí se výsledek zaúčtování deníku zdroje.

Archivování pracovního výkazu

Po zaúčtování pracovních výkazů je můžete archivovat pro budoucí použití. Než budete moci archivovat řádky pracovního výkazu, musíte je všechny zaúčtovat.

Poznámka

Když archivujete pracovní výkaz, je odstraněn ze seznamů na stránkách Pracovní výkazy a Pracovní výkazy manažera.

1. Zvolte ikonu , zadejte Pracovní výkazy a poté zvolte příslušný odkaz.
2. Vyberte akci Přesunout pracovní výkazy do archivu.
3. Na stránce Přesunutí pracovních výkazů do archivu vyplňte potřebná pole a poté vyberte tlačítko OK.
4. Chcete-li zkontrolovat archivované pracovní výkazy, zvolte ikonu , zadejte Archivy pracovních výkazů nebo Archivy pracovních výkazů manažerů a poté zvolte příslušný odkaz.

Viz také

Řízení projektu
Nastavení správy projektu
Finančnictví
Nákup
Prodej
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central