Sdílet prostřednictvím

Nastavte elektronické odesílání a přijímání dokumentů

  • Článek

Poznámka

Obsah tohoto článku je použitelný pouze pro verze Dynamics 365 Business Central , které byly vydány před 2. vlnou vydání v roce 2023. Ve druhé vlně vydání v roce 2023 jsou zahrnuty nové funkce pro elektronické dokumenty. Další informace naleznete v části Nastavení elektronických dokumentů.

Alternativně k odesílání e-mailů jako příloha můžete odesílat a přijímat obchodní dokumenty elektronicky. Elektronickým dokumentem se rozumí soubor vyhovující standardům představující obchodní dokument, jako je faktura od dodavatele, kterou lze přijmout a převést na nákupní fakturu v Business Central. Výměnu elektronických dokumentů mezi dvěma obchodními partnery provádí externí poskytovatel služeb výměny dokumentů. Obecná verze Business Central podporuje odesílání a přijímání elektronických faktur a dobropisů ve formátu PEPPOL, který podporují největší poskytovatelé služeb výměny dokumentů. Hlavní poskytovatel služeb výměny dokumentů je předkonfigurován a připraven k nastavení pro vaši společnost.

Z PDF nebo obrazových souborů představujících příchozí dokumenty můžete nechat externí službu OCR (Optical Character Recognition) vytvořit elektronické dokumenty, které pak můžete převést na záznamy dokumentů v Business Central, jako u elektronických dokumentů PEPPOL. Když například od dodavatele obdržíte fakturu ve formátu PDF, můžete ji odeslat službě OCR ze stránky Došlé dokumenty . Po několika sekundách obdržíte soubor zpět jako elektronickou fakturu, kterou lze převést na nákupní fakturu pro dodavatele. Pokud soubor odešlete do služby OCR e-mailem, po obdržení elektronického dokumentu se automaticky vytvoří nový záznam o příchozím dokumentu.

Formát elektronického dokumentu PEPPOL je předkonfigurován tak, aby vám umožnil zasílat elektronické faktury a dobropisy ve formátu PEPPOL. Nejprve musíte nastavit různá kmenová data, jako jsou informace o společnosti, zákazníci, položky a měrné jednotky. Ty se používají k identifikaci obchodních partnerů a položek při převodu dat v polích v Business Central na prvky v souboru odchozího dokumentu. Nakonec musíte vybrat formát na stránce Formát elektronického dokumentu pro každého zákazníka, kterému budete zasílat elektronické dokumenty PEPPOL. Další informace naleznete v části Odesílání elektronických dokumentů.

Definice výměny dat PEPPOL – Faktura a PEPPOL – Dobropis jsou předkonfigurovány tak, aby vám umožnily přijímat elektronické faktury a dobropisy ve formátu PEPPOL. Nejprve musíte nastavit různá kmenová data, jako jsou informace o společnosti, dodavatelé, položky a měrné jednotky. Ty se používají k identifikaci obchodních partnerů a položek při převodu dat v prvcích v souboru příchozího dokumentu na pole v Business Central. Nakonec musíte vybrat definici výměny dat na stránce Příchozí doklady pro každý příchozí elektronický doklad, který chcete v Business Central převést na nákupní doklad.

Definice výměny dat OCR – Faktura je předkonfigurována tak, abyste mohli přijímat elektronické dokumenty, které jsou generovány službou OCR. Chcete-li obdržet například fakturu jako elektronický dokument OCR, nastavíte hlavní datum a poté dokument zpracujete stejně jako při příjmu elektronického dokumentu PEPPOL. Další informace naleznete v části Použití OCR k přeměně souborů PDF a obrázků na elektronické dokumenty.

Před odesláním nebo přijetím musí být povoleny předem nakonfigurované služby pro výměnu dokumentů a OCR. Další informace naleznete v části Nastavení služby výměny dokumentů.

Téma obsahuje následující procedury:

  • Nastavení společnosti pro elektronické odesílání a přijímání dokumentů
  • Nastavení účtování DPH pro elektronické odesílání a přijímání dokladů
  • Nastavení zemí/oblastí pro odesílání a přijímání elektronických dokumentů
  • Nastavení položek pro odesílání a přijímání elektronických dokumentů
  • Nastavení měrných jednotek pro odesílání a příjem elektronických dokumentů
  • Nastavení zákazníků pro elektronické zasílání dokumentů
  • Chcete-li vybrat formát elektronického dokumentu PEPPOL pro elektronické odesílání dokumentů
  • Chcete-li nastavit dodavatele pro příjem elektronických dokumentů
  • Chcete-li vybrat definici výměny dat PEPPOL – Faktura pro příjem elektronických dokumentů
  • Nastavení účtu hlavní knihy pro použití na nových řádcích nákupní faktury pro neidentifikovatelné položky a jiné položky

Nastavení společnosti pro elektronické odesílání a přijímání dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Informace o společnosti a poté vyberte související odkaz.

  2. Na rychlé záložce Obecné vyplňte pole podle popisu v následující tabulce.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte svou společnost.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID v rámci AccountingSupplierParty uzel v souboru. Číslo je založeno na standardu GS1, který je v souladu s ISO 6523.
    IČ DPH Uveďte registrační číslo DPH vaší společnosti.
    Centrum odpovědnosti Pokud má vaše společnost centrum odpovědnosti, ujistěte se, že Kód země/oblasti pole je vyplněno.

Nastavení účtování DPH pro elektronické odesílání a přijímání dokladů

  1. V Vyhledávání pole, zadejte Nastavení účtování DPH a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každý řádek nastavení účtování DPH, který budete používat pro elektronické doklady, vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    Daňová kategorie Zadejte kategorii DPH.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění TaxApplied prvek pod AccountingSupplierParty uzel v souboru. Číslo je založeno na standardu UNCL5305.

Nastavení zemí/oblastí pro odesílání a přijímání elektronických dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Země/regiony a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každou zemi/oblast, se kterou si budete vyměňovat elektronické dokumenty, vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    Režim DPH Identifikujte národní orgán, který vydává DIČ pro zemi/region v souvislosti s elektronickým zasíláním dokumentů.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění atributu SchemeID pro ID koncového bodu prvek v obou uzlech AccountingSupplierParty a AccountingCustomerParty v souboru.

    Pole Schéma DPH se používá pouze v případě, že pole GLN v poli Informace o společnosti Stránka není vyplněna. Poznámka: Hodnota v poli Kód na stránce Země/regiony musí vyhovují normě ISO 3166-1:Alpha2.

Nastavení položek pro odesílání a přijímání elektronických dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Položky a poté vyberte související odkaz.

  2. U každé položky, kterou nakupujete nebo prodáváte na elektronických dokumentech, vyplňte pole podle popisu v následující tabulce.

    Pole Popis
    GTIN Identifikuje položku v souvislosti s odesíláním a přijímáním elektronických dokumentů. Pro formát PEPPOL se pole používá následovně:

    Pokud má prvek StandardItemIdentification/ID atribut SchemeID nastavený na GTIN, pak se prvek namapuje do pole GTIN na položce karta.

Nastavení měrných jednotek pro odesílání a příjem elektronických dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Měrné jednotky a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každou měrnou jednotku, kterou budete používat pro položky na elektronických dokladech, vyplňte pole podle popisu v následující tabulce.

    Pole Popis
    Mezinárodní standardní kód Uveďte kód měrné jednotky vyjádřený podle normy UNECERec20 v souvislosti se zasíláním elektronických dokumentů.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění unitCode atributu InvoicedQuantity v uzlu InvoiceLine . Poznámka: Pokud je pole Měrná jednotka na prodejním řádku prázdné, vloží se standardní hodnota UNECERe20 pro „Kus“ (H87) výchozí. Další informace a seznam platných kódů měrných jednotek naleznete v Doporučení č. 20 – Měrné jednotky používané v mezinárodním obchodu.

Nastavení zákazníků pro elektronické zasílání dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Zákazníci a poté vyberte související odkaz.

  2. U každého zákazníka, kterému budete zasílat elektronické dokumenty, vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte zákazníka.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID v rámci AccountingCustomerParty uzel v souboru. Číslo je založeno na standardu GS1, který je v souladu s ISO 6523.

    Pokud je pole GLN prázdné, použije se hodnota v poli IČ DPH .
    IČ DPH Uveďte DIČ zákazníka. Tip: V podporovaných lokalizovaných verzích zvolte tlačítko DrillDown a použijte webovou službu, která ověří, zda číslo existuje v národním obchodním rejstříku.
    Centrum odpovědnosti Pokud má zákazník zřízeno centrum odpovědnosti, ujistěte se, že je vyplněno pole Kód země/regionu .

    Každému zákazníkovi můžete nastavit preferovaný způsob odesílání obchodních dokumentů, abyste nemuseli vybírat možnost odesílání pokaždé, když zákazníkovi posíláte dokument. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokumentů.

Výběr formátu elektronického dokumentu PEPPOL pro elektronické odesílání dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Profily odesílání dokumentů a poté vyberte související odkaz.

  2. Otevřete existující profil odesílání dokumentů nebo vytvořte nový. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokumentů.

  3. Na stránce Profil odesílání dokumentů vyberte Elektronický formát, vyberte řádek pro PEPPOL a poté zvolte OK.

  4. V poli Elektronický dokument vyberte Ano (prostřednictvím služby výměny dokumentů).

    Poznámka

    Business Central automaticky rozpozná, zda se jedná o fakturu nebo dobropis, a podle toho použije formát PEPPOL.

  5. Chcete-li, aby se tento profil odesílání dokumentů vztahoval na všechny zákazníky, zaškrtněte políčko Výchozí na rychlé záložce Obecné . Chcete-li, aby se vztahovalo pouze na konkrétní zákazníky, vyplňte pole Profil odesílání dokumentů u příslušného zákazníka Karty. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokumentů.

    Nyní můžete odeslat elektronický dokument obsahující převedená data. Další informace naleznete v části Odesílání elektronických dokumentů.

Chcete-li nastavit dodavatele pro příjem elektronických dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Vendors a poté vyberte související odkaz.

  2. U každého dodavatele, od kterého obdržíte elektronické dokumenty, vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte prodejce.

    Pokud například obdržíte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID v rámci AccountingSupplierParty uzel v souboru. Číslo je založeno na standardu GS1, který je v souladu s ISO 6523.

    Pokud je pole GLN prázdné, použije se hodnota v poli IČ DPH .
    IČ DPH Uveďte registrační číslo DPH dodavatele. Tip: V podporovaných lokalizovaných verzích zvolte tlačítko DrillDown a použijte webovou službu, která ověří, zda číslo existuje v národním obchodním rejstříku.
    Centrum odpovědnosti Pokud má dodavatel zřízeno centrum odpovědnosti, ujistěte se, že je vyplněno pole Kód země/oblasti .

Výběr definice výměny dat PEPPOL - Faktura pro příjem elektronických dokumentů

  1. Do pole Hledat zadejte Příchozí dokumenty a poté vyberte související odkaz.

  2. Na řádku pro elektronický dokument, který chcete přijmout a převést, vyberte pole Typ výměny dat a poté vyberte PEPPOLINVOICE.

    Pokud je dokument, který chcete přijmout, dobropis, vyberte PEPPOLCREDITMEMO.

    Nyní můžete obdržet elektronický dokument zahájením procesu převodu dat na stránce Došlé dokumenty . Další informace naleznete v části Příjem a převod elektronických dokumentů.

Nastavení účtu hlavní knihy pro použití na nových řádcích nákupní faktury pro neidentifikovatelné položky a jiné položky

  1. Do pole Hledat zadejte Nákupy & Nastavení závazků a poté vyberte související odkaz.

  2. Na rychlé záložce Výchozí účty vyplňte pole podle popisu v následující tabulce.

    Pole Popis
    Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky Určuje účet hlavní knihy, který se automaticky vloží do nákupních řádků vytvořených z elektronických dokladů, když řádek příchozího dokladu neobsahuje identifikovatelnou položku. Jakýkoli řádek příchozího dokladu, který nemá kód GTIN nebo číslo položky dodavatele, bude převeden na řádek nákupu typu Účet hlavní knihy, a Č. na řádku nákupu bude obsahovat účet, který vyberete v poli Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky .

    Pokud necháte pole Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky prázdné a příchozí doklad obsahuje řádky bez identifikovatelných položek, nákupní doklad se nevytvoří. Chybová zpráva vám dá pokyn, abyste před dokončením úkolu vyplnili Účet hlavní knihy pro řádky mimo položky .

Viz také

Elektronická výměna dat
Prodej na fakturu
Záznam nákupů

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central