Sdílet prostřednictvím

Nastavení odesílání a přijímání elektronických dokladů

  • Článek

Poznámka

Obsah tohoto článku je použitelný pouze pro verze Dynamics 365 Business Central, které byly vydány před 2. vlnou vydání v roce 2023. Ve 2. vlně vydání v roce 2023 jsou zahrnuty nové funkce pro elektronické doklady. Další informace viz Nastavení elektronických dokladů.

Alternativou k zasílání e-mailem jako přílohy souborů je možnost odesílat a přijímat obchodní dokumenty elektronicky. Elektronickým dokladem se rozumí standardní soubor představující obchodní dokument, například fakturu od dodavatele, kterou lze přijmout a převést na nákupní fakturu v Business Central. Výměnu elektronických dokumentů mezi dvěma obchodními partnery provádí externí poskytovatel služeb výměny dokumentů. Obecná verze Business Central podporuje odesílání a příjem elektronických faktur a dobropisů ve formátu PEPPOL, který podporují největší poskytovatelé služeb pro výměnu dokumentů. Hlavní poskytovatel služeb výměny dokumentů je předkonfigurován a připraven k nastavení pro vaši společnost.

Ze souborů PDF nebo obrazových souborů představujících příchozí doklady můžete nechat externí službu OCR (optické rozpoznávání znaků) vytvořit elektronické doklady, které pak můžete převést na záznamy dokladů v Business Central, jako je tomu u elektronických dokladů PEPPOL. Když například obdržíte od dodavatele fakturu ve formátu PDF, můžete ji odeslat do služby OCR ze stránky Příchozí doklady. Po několika sekundách obdržíte soubor zpět jako elektronickou fakturu, kterou lze převést na nákupní fakturu pro dodavatele. Pokud soubor odešlete do služby OCR e-mailem, pak se po obdržení elektronického dokumentu zpět automaticky vytvoří nový záznam o příchozím dokladu.

Formát elektronického dokumentu PEPPOL je předkonfigurován tak, aby vám umožnil zasílat elektronické faktury a dobropisy ve formátu PEPPOL. Nejprve musíte nastavit různá kmenová data, jako jsou informace o společnosti, zákazníci, položky a měrné jednotky. Ty se používají k identifikaci obchodních partnerů a položek při převodu dat v polích v Business Central na prvky v souboru odchozího dokumentu. Nakonec musíte vybrat formát na stránce Formát elektronického dokladu pro každého zákazníka, kterému budete zasílat elektronické doklady PEPPOL. Více informací viz Odesílání elektronických dokladů.

Definice výměny dat PEPPOL – Faktura a PEPPOL – Dobropis jsou předkonfigurovány tak, abyste mohli přijímat elektronické faktury a dobropisy ve formátu PEPPOL. Nejprve musíte nastavit různá kmenová data, jako jsou informace o společnosti, dodavatelé, položky a měrné jednotky. Ty slouží k identifikaci obchodních partnerů a položek při převodu dat v prvcích v souboru příchozího dokumentu na pole v Business Central. Nakonec musíte vybrat definici výměny dat na stránce Příchozí doklady pro každý příchozí elektronický doklad, který chcete převést na nákupní doklad v Business Central.

Definice výměny dat OCR – Faktura je předkonfigurována tak, abyste mohli přijímat elektronické doklady generované službou OCR. Chcete-li obdržet například fakturu jako elektronický doklad OCR, nastavíte hlavní datum a poté doklad zpracujete stejně jako při příjmu elektronického dokladu PEPPOL. Další informace najdete v části Použití OCR k přeměně souborů PDF a obrázků na elektronické doklady.

Před odesláním nebo přijetím musí být povoleny předem nakonfigurované služby pro výměnu dokladů a OCR. Další informace naleznete v části Nastavení služby pro výměnu dokladů.

Toto téma obsahuje následující postupy:

  • Nastavení společnosti pro odesílání a přijímání elektronických dokladů
  • Nastavení účtování DPH pro odesílání a přijímání elektronických dokladů
  • Nastavení zemí/regionů pro odesílání a přijímání elektronických dokladů
  • Nastavení položek pro odesílání a přijímání elektronických dokladů
  • Nastavení měrné jednotky pro odesílání a přijímání elektronických dokladů
  • Nastavení zákazníků pro odesílání elektronických dokladů
  • Výběr formátu PEPPOL pro odesílání elektronických dokladů
  • Nastavení dodavatelů pro příjem elektronických dokladů
  • Výběr definice výměny dat PEPPOL – Faktura pro příjem elektronických dokladů
  • Nastavení účtu hlavní knihy pro použití na nových řádcích nákupní faktury pro neidentifikovatelné položky a prvky, které nejsou položkami

Nastavení společnosti pro odesílání a přijímání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Informace o společnosti a poté vyberte související odkaz.

  2. Na záložce s náhledem Obecné vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte svou společnost.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID pod uzlem AccountingSupplierParty v souboru. Číslo vychází ze standardu GS1, který je v souladu s normou ISO 6523.
    DIČ Uveďte registrační číslo DPH vaší společnosti.
    Centrum odpovědnosti Pokud je ve vaší společnosti nastaveno středisko odpovědnosti, zkontrolujte, zda je vyplněno pole Kód země/oblasti.

Nastavení účtování DPH pro odesílání a přijímání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Nastavení zaúčtování DPH a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každý řádek nastavení zaúčtování DPH, který budete používat pro elektronické doklady, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    Daňová kategorie Zadejte kategorii DPH.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku TaxApplied pod uzlem AccountingSupplierParty v souboru. Číslo vychází z normy UNCL5305.

Nastavení zemí/regionů pro odesílání a přijímání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Země/oblasti a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každou zemi/oblast, se kterou si budete vyměňovat elektronické doklady, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    Schéma DPH Určete vnitrostátní orgán, který vydává registrační číslo pro DPH pro danou zemi/region v souvislosti s elektronickým odesíláním dokumentů.

    Například při odesílání elektronických faktur ve formátu PEPPOL se hodnota v tomto poli použije k vyplnění atributu SchemeID pro prvek EndPointID v uzlu AccountingSupplierParty a AccountingCustomerParty v souboru.

    Pole Schéma DPH se používá pouze v případě, že pole GLN na stránce Informace o společnosti není vyplněno. Poznámka: Hodnota v poli Kód na stránce Země/oblasti musí být v souladu s normou 3166-1:Alpha2.

Nastavení položek pro odesílání a přijímání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Položky a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každou položku, kterou nakupujete nebo prodáváte na elektronických dokladech, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    GTIN Identifikuje položku v souvislosti s odesíláním a přijímáním elektronických dokladů. Pro formát PEPPOL se pole používá takto:

    Pokud má prvek StandardItemIdentification/ID atribut SchemeID nastavený na GTIN, pak je prvek mapován na pole GTIN na kartě položky.

Nastavení měrné jednotky pro odesílání a přijímání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Měrné jednotky a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každou měrnou jednotku, kterou budete používat pro položky v elektronických dokladech, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    Kód mezinárodního standardu Uveďte kód měrné jednotky vyjádřený podle normy UNECERec20 v souvislosti s odesíláním elektronických dokumentů.

    Například při odesílání elektronických faktur ve formátu PEPPOL se hodnota v tomto poli použije k vyplnění atributu unitCode prvku InvoicedQuantity pod uzlem InvoiceLine. Poznámka: Pokud je pole Měrná jednotka na prodejním řádku prázdné, vloží se standardní hodnota UNECERe20 pro "Kus" (H87) ve výchozím nastavení. Další informace a seznam platných kódů měrných jednotek naleznete v části Doporučení č. 20 – Měrné jednotky používané v mezinárodním obchodu.

Nastavení zákazníků pro odesílání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Zákazníci a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každého zákazníka, kterému budete zasílat elektronické doklady, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte zákazníka.

    Když například odesíláte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID pod uzlem AccountingCustomerParty v souboru. Číslo vychází ze standardu GS1, který je v souladu s normou ISO 6523.

    Pokud je pole GLN prázdné, použije se hodnota v poli DIČ.
    DIČ Uveďte registrační číslo DPH zákazníka. Tip: V podporovaných lokalizovaných verzích vyberte tlačítko DrillDown, abyste mohli použít webovou službu, která ověří, zda číslo existuje v národním registru společností.
    Centrum odpovědnosti Pokud je u zákazníka nastaveno středisko odpovědnosti, zkontrolujte, zda je vyplněno pole Kód země/oblasti.

    Každému zákazníkovi můžete nastavit preferovaný způsob odesílání obchodních dokladů, abyste nemuseli při každém odeslání dokladu zákazníkovi vybírat možnost odeslání. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokladů.

Výběr formátu PEPPOL pro odesílání elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Profily pro odesílání dokladů a poté zvolte příslušný odkaz.

  2. Otevřete existující profil pro odesílání dokladů nebo vytvořte nový. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokladů.

  3. Na stránce Profil odesílání dokladů vyberte Elektronický formát, vyberte řádek pro PEPPOL a poté zvolte OK.

  4. V poli Elektronický doklad vyberte Ano (prostřednictvím služby výměny dokladů).

    Poznámka

    Business Central automaticky zjistí, zda je doklad fakturou nebo dobropisem, a podle toho použije formát PEPPOL.

  5. Chcete-li, aby se tento profil odesílání dokladů vztahoval na všechny zákazníky, zaškrtněte políčko Výchozí na záložce s náhledem Obecné. Chcete-li, aby to platilo pouze pro konkrétní zákazníky, vyplňte pole Profil odesílání dokladů na příslušné kartě zákazníka. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokladů.

    Nyní můžete odeslat elektronický doklad obsahující převedená data. Více informací viz Odesílání elektronických dokladů.

Nastavení dodavatelů pro příjem elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Dodavatelé a poté vyberte související odkaz.

  2. Pro každého dodavatele, od kterého budete přijímat elektronické doklady, vyplňte pole podle následující tabulky.

    Pole Popis
    GLN Identifikujte dodavatele.

    Když například přijímáte elektronické faktury ve formátu PEPPOL, hodnota v tomto poli se použije k vyplnění prvku EndPointID pod uzlem AccountingSupplierParty v souboru. Číslo vychází ze standardu GS1, který je v souladu s normou ISO 6523.

    Pokud je pole GLN prázdné, použije se hodnota v poli DIČ.
    DIČ Uveďte registrační číslo DPH dodavatele. Tip: V podporovaných lokalizovaných verzích vyberte tlačítko DrillDown, abyste mohli použít webovou službu, která ověří, zda číslo existuje v národním registru společností.
    Centrum odpovědnosti Pokud je u dodavatele nastaveno středisko odpovědnosti, zkontrolujte, zda je vyplněno pole Kód země/oblasti.

Výběr definice PEPPOL – Výměna dat faktury pro příjem elektronických dokladů

  1. Do pole Hledat zadejte Příchozí doklady a poté vyberte související odkaz.

  2. Na řádku pro elektronický dokument, který chcete přijmout a převést, vyberte pole Typ výměny dat a poté vyberte PEPPOLINVOICE.

    Pokud je dokumentem k přijetí dobropis, vyberte PEPPOLCREDITMEMO.

    Nyní můžete přijmout elektronický dokument spuštěním procesu převodu dat na stránce Příchozí doklady. Více informací viz Příjem a převod elektronických dokladů.

Nastavení účtu hlavní knihy pro použití na nových řádcích nákupní faktury pro neidentifikovatelné položky a prvky, které nejsou položkami

  1. Do pole Hledat zadejte Nastavení nákupů a závazků a poté vyberte související odkaz.

  2. Na záložce s náhledem Výchozí účty vyplňte pole, jak je popsáno v následující tabulce.

    Pole Popis
    Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky Určuje účet hlavní knihy, který se automaticky vkládá na řádky nákupu vytvořené z elektronických dokladů, pokud řádek příchozího dokladu neobsahuje identifikovatelnou položku. Jakýkoli řádek příchozího dokladu, který nemá kód GTIN nebo číslo položky dodavatele, bude převeden na nákupní řádek typu Účet hlavní knihy a pole Číslo na nákupním řádku bude obsahovat účet, který vyberete v poli Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky.

    Pokud ponecháte pole Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky prázdné a příjmový doklad bude obsahovat řádky bez identifikovatelných položek, nákupní doklad nebude vytvořen. Chybová zpráva vás vyzve k vyplnění pole Účet hlavní knihy pro nepoložkové řádky před dokončením úkolu.

Viz také

Elektronická výměna dat
Fakturace prodejů
Záznam nákupů

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central