共用方式為

查看和儲存電子郵件摘要至您的 CRM

  • 發行項

透過讓銷售用 Copilot 在幾秒鐘內總結並儲存重要的電子郵件資訊到您的 CRM 來節省時間。 與 Microsoft Teams 共用摘要或複製它們以供其他用途。

如果有的話，摘要會包含電子郵件中是否提及預算、利害關係人、需求和時間安排的資訊。 此資訊僅針對外部電子郵件顯示，以及在 AI 以很高的機率偵測到時顯示。

在以下情況下，電子郵件摘要可用：

  • 電子郵件是發送給或來自公司外部的連絡人，且該連絡人存在於您的 CRM 中。
  • 電子郵件內容超過 1,000 個字元，或大約 150-200 個英文字。 如果電子郵件內容太短，則 Copilot 會沒有足夠的資訊來產生摘要。
  • 電子郵件使用其中一個受支援的語言。 如需了解詳細資訊，請參閱適用於 Outlook 和 Teams 的銷售用 Copilot 中支援的語言。
  • 電子郵件未加密。

授權需求

銷售用 Copilot 電子郵件摘要的功能依授權而各不相同：

不確定 Sales Copilot和銷售用 Copilot 之間的區別？ 如需了解詳細資訊，請參閱 Sales Copilot 到 Microsoft 365 銷售用 Copilot 有什麼變更內容。

電子郵件摘要剖析

螢幕截圖顯示回覆電子郵件時，Outlook 中銷售用 Copilot 窗格中的電子郵件摘要卡 (其中具有編號標註)。

圖例：

  1. 卡片標頭
  2. 引用編號
  3. 使用副手草擬電子郵件
  4. 共用到 Teams 或剪貼簿
  5. 將摘要儲存至您的 CRM 或變更語言
  6. 分享對電子郵件摘要的意見反應

查看電子郵件摘要

您可以將摘要新增到您的 CRM，共用到 Teams，或從此檢視表將其複製到剪貼簿。

重要

一定要先仔細檢查 AI 產生的內容是否正確與適當才能共用。

  1. 在 Outlook 中，在閱讀窗格或單獨視窗中打開電子郵件並開始擬定回覆的草稿。

  2. 打開銷售用 Copilot 窗格 (如果尚未打開)。 一兩分鐘後，電子郵件摘要將會顯示在關鍵電子郵件資訊卡片中 。

    如果連絡人不在您的 CRM 中，則不會顯示關鍵電子郵件資訊卡片。 將連絡人新增至您的 CRM。 電子郵件摘要應在片刻後顯示。 如需了解詳細資訊，請參閱從銷售用 Copilot 在 CRM 中建立連絡人。

在關鍵電子郵件資訊卡片中，您可以執行下列工作：

  • 若要檢查 Copilot 獲得摘要資訊的出處，請選取引用編號。 將顯示電子郵件中的確切摘引，及說這句話的人的姓名。

    Outlook 中銷售用 Copilot 窗格中引文的螢幕截圖。

    若要看有關連絡人、客戶或商機的基本資訊，請選取藍色的連結。 若要查看 CRM 中的完整詳細資訊，請在摘要卡片上選取 。

    Outlook 中銷售用 Copilot 窗格中連絡人詳細資訊的螢幕截圖。

  • 若要透過 Copilot 的協助從頭開始擬定回覆的草稿，請選取草擬電子郵件。 若要從某些上下文開始，請選取草擬電子郵件旁邊的箭頭，然後選取回復查詢 、提案，或解決問題。 如需了解詳細資訊，請參閱銷售用 Copilot 應用程式中的草擬電子郵件訊息。

  • 若要共用摘要到 Microsoft Teams，請選取共用>共用到 Teams。 在共用到：搜尋方塊中，開始輸入人員、管道或聊天的名稱，然後從清單中選取它。 如果您願意，可以新增訊息，並根據需要編輯摘要，然後選取共用。 如需了解詳細資訊，請參閱共用電子郵件摘要到 Microsoft Teams。

  • 若要複製摘要以在其他應用程式中使用，請選取共用>複製摘要。

  • 若要變更電子郵件摘要的語言，請選取 ...>變更語言，並選取清單中的語言，然後選取變更。 查看支援的語言清單。

  • 若要提供對於電子郵件摘要的意見反映，請選取豎起大拇指或大拇指朝下圖示。 切記不要在意見反應中共用個人資訊。

將電子郵件摘要儲存至您的 CRM

透過銷售用 Copilot，僅會將電子郵件摘要儲存到一條記錄。 如果您嘗試再次儲存它，則該選項將不再可用。

  1. 在關鍵電子郵件資訊卡片中，選取...>儲存摘要到 CRM，其中 CRM 是您的 CRM 系統的名稱。

  2. 在選取記錄底下，選取或搜尋要新增電子郵件摘要的目標連絡人、客戶或商機記錄。 您的搜尋結果將新增至建議的記錄清單，因此您可以安全地搜尋並重試。

    如果有多個與連絡人相關的商機，則銷售用 Copilot 會顯示 AI 排名的建議商機清單，以儲存摘要。 在這種情況下，預設會選取第一個商機。

    如果電子郵件已連接至商機，則預設會選取此電子郵件。

    如果未連線商機，則預設會選取排名最前面的商機 (由帳戶或連絡人可用的開放商機和電子郵件內容決定)。

  3. 選取儲存。

    注意

    • 搜尋要與之連接的記錄時，搜尋結果會顯示管理員選擇的記錄名稱和索引鍵欄位。
    • 您可以連接至系統管理員為活動啟用且由其新增至銷售用 Copilot 的所有記錄類型。

    Outlook 的銷售用 Copilot 窗格中建議記錄的螢幕截圖 (具有編號標註)。

圖例：

  1. 由銷售用 Copilot 建議的記錄
  2. 從搜尋方塊中新增的記錄

電子摘要已經如所選記錄上的備註儲存至您的 CRM。 所有銷售用 Copilot 備註的主題都相同：「來自 Sales Copilot 的 AI 生成式電子郵件摘要。」備註包括電子郵件主題和儲存備註時的時間戳記。 將摘要儲存到記錄後，您可以在 CRM 系統中對其進行編輯。

備註新增到 Dynamics 365 銷售中心中時間表的螢幕截圖。

注意

Salesforce 有兩種類型的筆記物件：「備註和附件」和「備註」，也稱為「內容備註」。您可以使用其中任一物件將備註新增到 CRM 記錄。 銷售用 Copilot 僅支援開箱即用的「備註和附件」物件。 如果您希望它支援「備註」物件，請讓您的 Salesforce 管理員聯繫 Microsoft 支援.