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將 Outlook 活動儲存至您的 CRM

  • 發行項

身為賣家，您可以將所有與客戶的傳出和傳入通訊儲存至客戶關係管理 (CRM) 系統。 如此一來，公司中的每個人都可以檢視相關活動，並使用這些活動建置進階服務，協助您增加銷售。

不過，使用所有您使用的通訊管道中的所有活動來更新 CRM，既繁瑣又耗時。 幸運的是，您可以使用銷售用 Copilot，只需點選或按一下即可將 Outlook 互動 (電子郵件和會議) 儲存至 CRM。

注意

  • 如果使用 Dynamics 365 做為 CRM，請注意以下幾點：

    • 將電子郵件儲存至 Dynamics 365 時，如果伺服器端同步處理已啟用，以及如果已在 Dynamics 365 個人化設定的電子郵件索引標籤中選取除了沒有電子郵件訊息以外的任何選項，則對該電子郵件的回覆會自動儲存至 CRM。
    • 您可以將草稿電子郵件和草稿約會儲存至 Dynamics 365。 電子郵件不會立即儲存至 CRM。 只有在發送後才會儲存電子郵件。 約會將立即儲存至 CRM。 如果在約會儲存至 CRM 後對其進行更新，則會自動將變更儲存至 CRM。
    • 只有在約會時間都在所有參與者的工作時間範圍內時，才能將約會儲存至 Dynamics 365。 如果約會時間不在任何參與者的工作時間範圍內，則無法將約會儲存至 Dynamics 365。 如需有關如何在 Dynamics 365 中設定使用者工作時間的詳細資訊，請移至設定使用者的工作時數。

  • 如果使用 Salesforce 做為 CRM，請注意以下幾點：

    • 您無法將草稿電子郵件和草稿約會儲存至 Salesforce。
    • 不會自動儲存對已儲存電子郵件的回覆和對已儲存事件的更新。
    • 當您將電子郵件或會議儲存至 Salesforce 時，這僅對您顯示為已儲存，而不會對電子郵件或會議中的其他參與者如此顯示。 其他參與者必須個別將電子郵件或會議儲存至 Salesforce。

  • 不支援儲存共用信箱中的 Outlook 活動。

  • 不支援將定期會議儲存至 CRM。

  • 如果您使用 Dynamics 365 App for Outlook 儲存 Outlook 活動 (電子郵件或約會)，則不會在銷售用 Copilot 中顯示為已儲存。 您必須使用銷售用 Copilot 來儲存 Outlook 活動。 如果使用銷售用 Copilot 再次儲存 Outlook 活動，則會在 CRM 中建立重複記錄。

儲存重點項目卡片中的 Outlook 活動

若要將 Outlook 中的電子郵件或會議與 CRM 同步，請執行下列步驟：

  1. 開啟要儲存至 CRM 的電子郵件或會議，然後開啟銷售用 Copilot。

  2. 在將電子郵件儲存至 <CRM 系統類型> 卡片中，選取儲存。

    螢幕擷取畫面顯示 [將電子郵件儲存至 Dynamics 365] 卡片中的 [儲存] 按鈕。

    如果將銷售用 Copilot 連接至 Dynamics 365 環境，但未啟用伺服器端同步處理，則系統會在初次儲存 Outlook 活動時提示您為信箱啟用伺服器端同步處理。 如需詳細資訊，請移至將伺服器端同步處理與銷售用 Copilot 搭配使用。

    或者，也可以將 Outlook 活動從相關的記錄卡儲存至 CRM。

  3. 在連接至記錄底下，您可以選取要將活動連接到的記錄。

    • 銷售用 Copilot 預設會針對與活動中連絡人相關的客戶及商機顯示由 AI 提供的建議。 選取其中一個建議的記錄來與之連接。

      注意

      只有在電子郵件和會議內容使用英文時，才會為商機提供一些 AI 支援的建議。

    • 或者，使用搜尋方塊尋找並連接至另一個由系統管理員新增至銷售用 Copilot 之任何記錄類型的記錄。

    • 若要將電子郵件或會議儲存至 CRM 而不與記錄連接，請選取儲存而不連接。 電子郵件或會議仍然與收件者、副本及密件副本欄位中的連絡人相關聯。

    注意

    • 搜尋要與之連接的記錄時，搜尋結果會顯示管理員選擇的記錄名稱和索引鍵欄位。 如需索引鍵欄位的詳細資訊，請移至選取迷你檢視的索引鍵欄位。
    • 您可以連接至系統管理員為活動啟用且由其新增至銷售用 Copilot 的所有記錄類型。 如需有關如何新增記錄類型的詳細資訊，請移至新增新的記錄類型 (或 Salesforce 物件)。

    相關連絡人卡片會顯示活動中的連絡人，因為該活動是顯示在連絡人的時間表中。

    螢幕擷取畫面顯示 [連接至記錄] 下方由 AI 提供的建議及相關連絡人。

  4. 在新增電子郵件類別區段中，輸入資訊以對 CRM 中的電子郵件或會議進行分類。 只有在系統管理員已設定用於分類的欄位時，才會顯示這些欄位。

  5. (選用) 選取並儲存要存放在 CRM 中的附件。

  6. 在儲存附件區段中，選取並儲存要存放在 CRM 中的附件。 只有在系統管理員已啟用儲存附件的功能時，才會顯示此區段。

    Copilot for Sales 側窗格中儲存附件選項的螢幕擷取畫面。

    附件會儲存至與 CRM 中電子郵件或會議相關的活動記錄。 無法儲存附件？ 了解原因。

  7. 選取儲存。

    電子郵件或會議會連接至所選記錄並儲存至 CRM。

    • 已連接至卡片會顯示連接的記錄及其類型。
    • 附件圖示顯示已儲存至 CRM 的附件數目。
    • 標籤圖示顯示分類欄位的數目 (如果已選取任何欄位)。

    螢幕擷取畫面顯示已儲存至 CRM 的電子郵件。

注意

如果使用 Salesforce 做為 CRM，請注意以下幾點：

  • 如果增強型電子郵件已關閉，則可能會在儲存 Outlook 活動時收到錯誤訊息。 如需有關如何修正錯誤的詳細資訊，請移至已關閉的增強型電子郵件。 如果您已連絡 Microsoft 支援服務，要求在不開啟增強型電子郵件的情況下儲存 Outlook 活動，則活動會在 Salesforce 中儲存為工作記錄。 如果增強型電子郵件已開啟，則活動會儲存為電子郵件訊息記錄。

  • 如果將電子郵件儲存至 Salesforce CRM，而且 Outlook 電子郵件本文中的字元數 (包括 HTML 標記) 超過 Salesforce 電子郵件記錄中所能儲存的最大字元數，則會將電子郵件截斷後再儲存。 有關截斷的訊息會顯示在已連接至卡片上。

    螢幕擷取畫面顯示 [已連接至] 卡片上的電子郵件截斷訊息。

銷售用 Copilot 顯示與電子郵件中所儲存連絡人相關的記錄。 相同記錄類型的所有記錄都會顯示在該記錄類型的卡片上。 從卡片中，您可以將電子郵件儲存至 CRM。

注意

如果您已將電子郵件或會議從醒目提示卡片儲存至 CRM，則無法從相關記錄卡再次儲存。

  1. 開啟要儲存至 CRM 的電子郵件或會議，然後開啟銷售用 Copilot。

  2. 在 (記錄類型) 卡片中，將游標暫留在要將電子郵件或會議儲存到的記錄上、選取更多動作 (...)，然後選取儲存並連接電子郵件。 例如，如果要將電子郵件儲存至客戶，請將游標暫留在客戶卡片中的客戶上、選取更多動作 (...)，然後選取儲存並連接電子郵件。

    或者，選取記錄以開啟其詳細資料。 從詳細資料中，選取更多動作 (...) >儲存並連接電子郵件。

    電子郵件或會議會連接至所選記錄並儲存至 CRM。 已連接至卡片會顯示連接的記錄及其類型。

注意

  • 如果系統管理員已啟用預設要儲存所有附件的功能，則符合條件的附件會自動儲存至 CRM。
  • 如果系統管理員已停用儲存附件的功能，或已關閉預設儲存所有附件的功能，則不會將附件儲存至 CRM。

透過電子郵件橫幅中的快速 CRM 動作儲存 Outlook 活動

讀取外部連絡人的客戶電子郵件時，如果沒有將電子郵件儲存至 CRM，則電子郵件頂端的橫幅訊息會包含可用來儲存電子郵件的快速 CRM 動作。

  1. 開啟至少有一個外部連絡人的電子郵件。

  2. 在橫幅訊息中，選取儲存此電子郵件。

  3. 在銷售用 Copilot 窗格的連接至記錄底下，選取要將會議連接到的記錄。

    螢幕擷取畫面顯示橫幅訊息，其中包含用於儲存電子郵件的快速動作。

  4. (選用) 選取並儲存要存放在 CRM 中的附件。

    附件會儲存至與 CRM 中電子郵件或會議相關的活動記錄。 無法儲存附件？ 了解原因。

  5. 選取儲存。

注意

  • 目前，每個使用者每天最多可在兩封外部電子郵件中取得包含快速 CRM 動作的橫幅訊息。 如果您不希望出現這些橫幅，請要求系統管理員加以停用。

附件注意事項

將電子郵件或會議儲存至 CRM 時，您還可以儲存任何做為電子郵件或會議一部分的附件。 不過，請考慮下列與附件相關的限制：

  • 大小過大或檔案類型不允許的附件無法儲存至 CRM。 CRM 系統管理員會設定檔案類型和大小限制。 對該設定所做的任何變更可能需要長達一小時才能在銷售用 Copilot 中生效。 如需有關如何設定檔類型和大小限制的詳細資訊，請移至：

  • 無法將內嵌附件儲存至 CRM。 內嵌附件是顯示在電子郵件本文中的影像或檔案。 範例包括貼入電子郵件本文中的電子郵件簽章、影像或檔案。

  • 在 Salesforce 中，附件會儲存為活動記錄中的檔案。

  • 在 Dynamics 365 中，如果在伺服器端同步處理中關閉約會的附件儲存功能，則無法將會議附件從銷售用 Copilot 儲存至 CRM。 深入了解同步約會附件。

注意

只有在系統管理員已啟用儲存附件的功能時，才會顯示儲存附件區段。

在 Outlook 中編輯活動

如果您希望將活動儲存至 CRM 之後，在 Outlook 中更新活動的詳細資料，則可以編輯這些活動詳細資料，然後將變更重新儲存至 CRM。

您可以更新活動中的下列欄位：

  • 已連線的記錄
  • 電子郵件類別
  • 相關連絡人

注意

編輯僅適用於已儲存至 Dynamics 365 的活動。

若要編輯活動，請在銷售用 Copilot 側窗格的已連接至卡片中選取更多動作按鈕 (…)、選取編輯儲存的電子郵件詳細資料，然後進行必要的變更。

螢幕擷取畫面顯示 [已連接至] 卡片中 [更多動作] 功能表上的 [編輯儲存的電子郵件詳細資料] 選項。

從 CRM 中移除已儲存的電子郵件

如果您將銷售用 Copilot 連接至 Dynamics 365 環境並啟用伺服器端同步處理，則可以使用銷售用 Copilot 從 CRM 中移除不再相關的已儲存電子郵件和會議。 這樣，就有助於讓 CRM 保持乾淨且最新的狀態。

注意

移除僅適用於已儲存至 Dynamics 365 的活動。

  1. 開啟已儲存至 CRM 的電子郵件或會議，然後開啟銷售用 Copilot。

  2. 選取 Dynamics 365 索引標籤。

  3. 在已連接至卡片上，選取更多操作按鈕 (...)，然後選取從 Dynamics 365 移除電子郵件。

    螢幕擷取畫面顯示 [已連接至] 卡片中 [更多動作] 功能表上的 [從 Dynamics 365 移除電子郵件] 選項。

    電子郵件已從 Dynamics 365 中刪除，而且您會收到確認訊息。

設定如何將 Outlook 電子郵件和事件儲存至 CRM