Leverantörskontrakt

Ett leverantörskontrakt mappar skulder till leverantörer eller tillverkare. Strukturen för leveramtörskontrakt påminner om inköpsorder. Fälten på snabbfliken Allmänt innehåller information om kontraktspartnern. Till exempel leverantörens kontaktperson för det här kontraktet. Raderna innehåller detaljerad information om fakturering av komponenterna i kontraktet.

På fliken Betalning kan du ange en annan betalningsmottagare (från avtalspartnern) i fältet Avvikande betalningsmottagare. I likhet med inköpsorder används den här inställningen när kontraktsfakturor skapas.

Anmärkning

Kontrakt visas i rutan Faktabox för kunder, leverantörer och kontakter. Välj stack-ikon för att öppna motsvarande översikt.

Skapa ett nytt leverantörskontrakt

Använd åtgärden Kontrakt på listsidan Leverantörer för att skapa ett nytt leverantörskontrakt. Åtgärden kopierar relevant kontaktinformation till kontraktet. Du kan också ange leverantörskontrakt i TellMe-sökningen (Alt+Q) och öppna listan över leverantörskontrakt. Använd åtgärden Ny för att skapa ett nytt leverantörskontrakt.

Proceduren för att skapa ett nytt leverantörskontrakt liknar den för kundkontrakt. Följande steg är nödvändiga för att skapa ett kontrakt.

1. Välj leverantör.
2. Välj kontraktstypen och ange en kort Beskrivning (båda transaktionerna är valfria). Mer information om kontraktstyper finns i Kontraktstyper.
3. På snabbfliken Allmänt i fältet Tilldelat användar-ID väljer du den medarbetare som är ansvarig för kontraktet. Fältet är dolt som standard, så du kan behöva välja Visa mer.
4. På snabbfliken Fakturainformation ändrar du eller fyller i fälten Valutakod, Betalningsvillkorskod och Kod för betalningssätt vid behov. Informationen kopierades från leverantören i steg 1.
5. På snabbfliken Betalning i fältet Betala till ändrar du betalningsmottagare vid behov.

Tilldela serviceåtaganden till ett leverantörskontrakt

Om du vill fakturera serviceåtaganden måste de tilldelas till ett kontrakt. Använd åtgärden Hämta serviceåtaganden (under Process) för att lägga till nya kontraktsrader (serviceåtaganden) i kontraktet. Sidan Serviceåtaganden utan leverantörskontrakt öppnas. På sidan visas alla serviceåtaganden för leverantörer som du fakturerar via ett kontrakt, men som inte har tilldelats ett kontrakt. När ett kontrakt anropas är kontraktsnumret och leverantören fördefinierade i serviceåtagandena (i fältet Tilldela kontraktsnummer och Leverantör). När du överför serviceåtaganden till ett kontrakt skapas kontraktsrader. Raderna återspeglar innehållet i serviceåtagandena. Ändringar av kontraktsraderna återspeglas i serviceåtagandena. I fältet Kvantitet visas kvantiteten för det relaterade serviceobjektet. Sidan Tjänster utan leverantörskontrakt kan också nås via rollcentret eller via TellMe-sökning (Alt+Q). I det här fallet är kontraktsnumret och leverantören inte fördefinierade.

Anmärkning

Du kan endast överföra serviceåtaganden som har Leverantör som Partner till leverantörskontrakt. Eftersom du inte kan lagra en leverantör i serviceobjektet kan du tilldela serviceåtaganden på leverantörssidan till valfritt leverantörskontrakt.

Anmärkning

Serviceåtaganden skapas vanligtvis automatiskt när leveransen bokförs på försäljningsordern. Förutsättningen för detta är en motsvarande inställning i artikeln som används eller serviceåtagandepaketet.

Utöka kontrakt

Om du vill utöka ett kontrakt med ytterligare en komponent använder du åtgärden Utöka kontrakt. Åtgärden skapar ett serviceobjekt och tilldelar relaterade serviceåtaganden till ett kund- och/eller leverantörskontrakt.

Sidan är uppdelad i tre delar. I den första delen Leverantör använder du Leverantörskontraktsnummer för att välja det leverantörskontrakt som ska hantera (eventuella) serviceåtaganden på leverantörssidan. Fältet kan bara redigeras om Utöka leverantörskontrakt är aktiverad. Den andra delen av sidan, Kund, är liknande. I den tredje delen, i fältet Artikelnr anger du den artikel som motsvarar det nya kontraktselementet. Du kan använda fälten Antal och Startdatum för tillhandahållande för att lägga till mer information. AssistEdit i Ytterligare serviceåtaganden låter dig ange valfria serviceåtaganden för den valda artikeln.

Sidan beter sig lite olika beroende på hur den anropas. I grund och botten sparas värdena för det senaste anropet (per användare). Inställningarna används för att förinställa nästa gång sidan öppnas. När du anropar från ett kundkontrakt är delen Kund fördefinierad i enlighet därmed. Detsamma gäller delen Leverantör för anropet från ett leverantörskontrakt. I båda fallen körs kontraktsförlängningen när du väljer OK.

Anmärkning

Förutom sidan Kontraktskort kan du också öppna sidan från menyn. I det här fallet används värdena för det sista anropet också som standardvärden. Det finns dock ingen OK-knapp för att köra åtgärden. Använd i stället åtgärden Utför tillägg. Den här åtgärden är inte tillgänglig när du öppnar sidan från ett kund- eller leverantörskontrakt.

Fakturarabatter

Mer information om mappning av engångsrabatter för ett helt kontrakt finns i Fakturarabatter.

Stängda kontraktsrader

Om tjänstens slutdatum har angetts för en kontraktsrad, eller om det har uppdaterats automatiskt i jobbkön, kan du inte fakturera raden. Avslutade rader visas därför inte i sidans standardvy Kontraktskort. Dessa rader visas dock fortfarande på snabbfliken Stängda rader. Du kan använda raderna vid ett senare tillfälle för att återskapa vad som en gång var en del av kontraktet.

Fälten på en avslutad rad kan inte redigeras, förutom Stängd. Om du avmarkerar kryssrutan flyttas raden tillbaka till snabbfliken Rader och du kan redigera den. Sedan kan du till exempel justera tjänstens slutdatum. Om inga ändringar görs flyttas raden tillbaka till snabbfliken Stängda rader nästa gång Uppdatera servicedatum anropas. Mer information om hur du uppdaterar annulleringsdatum och deadlines och avslutar kontraktsrader finns i Uppsägning av kontraktskomponenter.

Sammanfoga kontraktsrader

Med tiden kan du köpa liknande eller identiska serviceåtaganden från en leverantör. Till exempel när du köper ytterligare användare för en befintlig licens. Om du vill fakturera dessa serviceåtaganden tillsammans kan du välja åtgärden Sammanfoga kontraktsrader i radmenyn för leverantörskontraktet för att kombinera dessa serviceåtaganden.

Innan du använder åtgärden väljer du de kontraktsrader som ska sammanfogas. Du kan bara sammanfoga kontraktsrader om alla rader uppfyller följande kriterier:

• Det finns inga rader för faktureringsförslag för något av serviceåtagandena.
• Dimensionerna är identiska.
• Slutanvändarinformationen är identisk.
• Artiklarna i serviceobjekten är identiska.
• Kundreferenserna för serviceobjekten är identiska.
• Serviceobjekt spåras inte efter serienummer.
• Nästa faktureringsdatum är identisk.

Följande kan dock inte vara identiskt:

• Serviceobjekt​
  • Kvantitet
  • Description
  • Startdatum för tillhandahållande
  • Slutdatum för tillhandahållande
• Serviceåtaganden
  • Description
  • Tjänstens startdatum
  • Annullering möjlig till
  • Löptid till

Anmärkning

Du kan inte anropa åtgärden för textrader.

Använd sidan Välj leverantörskontraktsrad för att välja den kontraktsrad där du vill kombinera de markerade raderna. Ett nytt serviceobjekt (som en kopia av serviceobjektet för den valda kontraktsraden), inklusive serviceåtaganden skapas med den totala kvantiteten. Serviceåtagandena att kombinera är stängda och den nya tjänsten läggs till i kontraktet. I de gamla serviceobjekten anges fältet Slutdatum för tillhandahållande anges.

Skapa en faktura per kontrakt

Vanligtvis skapar du kontraktsfakturor genom återkommande fakturering. För mer information, gå till Återkommande fakturering. Återkommande fakturering är utformad för att generera faktureringsförslag i batcher. Dessutom finns det flera alternativ för att skapa bokföringsdokument, till exempel samlingsfakturor. Läs mer på Bokföra dokument.

Återkommande fakturering kan vara praktiskt för att skapa en kontraktsfaktura för ett kontrakt som du arbetar med, utan att först skapa ett faktureringsförslag. I det här scenariot använder du åtgärden Skapa kontraktsfaktura på sidan Leverantörskontrakt eller Leverantörskontraktkort. Du kan ange nyckeldatumet för faktureringen i (Faktureringsdatum) och även det datum fram till vilket fakturering ska ske (Fakturering till). Dessutom kan du ange Dokumentdatum och Bokföringsdatum för bokföringsdokumenten. Om kryssrutan Öppna dokument är markerad öppnas dokumentet direkt. Alternativt kan du välja Bokför dokument för att bokföra det skapade dokumentet direkt. Förutom fältet Fakturering till är alla fält fördefinierade med arbetsdatumet. Arbetsdatumet definieras på sidan Mina inställningar.

Anmärkning

Att skapa en avtalsfaktura enligt beskrivningen här är endast användbart i enskilda fall.

Relaterad information

Du kan komma åt relaterad information från ett kontrakt och du kan komma åt alla fakturor och kreditnotor. DU kan visa Contract Deferrals om bokföringarna i kontraktet periodiseras regelbundet.

Använd åtgärden Kontraktsrad för att visa Faktureringsrader och Arkiverade faktureringsrader för den valda kontraktsraden. Du kan även öppna Arkiverade faktureringsrader i den bokförda fakturan och kreditnotan.

Se även

Kundkontrakt