Управление основными средствами

Функциональные возможности по управлению основными средствами Business Central позволяют получать информацию об основных средствах и правильно начислять их амортизацию. Кроме того, они позволяют отслеживать затраты на обслуживание, управлять страховыми полисами, учитывать транзакции с основными средствами и формировать различные отчеты и статистику.

Что такое основное средство?

Основные средства отличаются от других товаров на вашем складе. Основные средства, также известные как капитальные активы, представляют собой материальные активы (землю, недвижимость или оборудование), которыми вы владеете или управляете с ожиданием, что они будут способствовать получению дохода в долгосрочной перспективе. Актив считается основным средством, если это объект, который ваша организация не будет потреблять, продавать или конвертировать в денежные средства в течение следующего календарного года. Основные средства отличаются от оборотных активов, которые находятся в денежной форме или подлежат конвертации в денежные средства в течение следующих 12 месяцев. Основные средства также отличаются от запасов, поскольку запасы обычно потребляются в течение короткого времени.

Типы основных средств

Предприятия обычно делают инвестиции в несколько типов основных средств. Некоторые примеры:

• Здания и помещения
• Компьютерное оборудование и программное обеспечение
• Мебель и недвижимый инвентарь
• Оборудование
• Транспортные средства

Учет основных средств

Учет основных средств подразумевает ведение точных финансовых записей о ваших капитальных активах. Эти записи включают подробную информацию о пяти этапах жизненного цикла основного средства. После первоначальной покупки жизненный цикл каждого основного средства включает как минимум три из следующих этапов:

• Приобретение (или ввод в эксплуатацию): вы добавляете новое основное средство в свои бухгалтерские книги.
• Амортизация: вы фиксируете периодическое снижение стоимости актива, для расчета которого используете метод амортизации. Подробнее см. в статье Расчет амортизации ОС.
• Переоценка: вы фиксируете оценку текущей реальной рыночной стоимости основного средства. Подробнее см. в статье Переоценка основных средств.
• Обесценение: вы фиксируете снижение стоимости из-за событий или обстоятельств.
• Реализация (или выбытие): вы продаете, утилизируете или иным образом реализуете основное средство по окончании срока его службы.

В детальные проверки бухгалтерских записей вашей компании после закрытия книг за финансовый год также входит аудит. В ходе внутреннего или внешнего аудита вы можете заметить несоответствия или различия между вашими записями и фактическим состоянием ваших активов. Аудит способствует прозрачности ваших активов и бухгалтерского учета, если вы теряете больше денег, чем ожидалось.

Видеообзор

Следующее видео охватывает основы основных средств:

Первичная настройка основных средств

Прежде чем вы сможете управлять основными средствами, необходимо выполнить следующие настройки:

• Значения по умолчанию
• Учет основных средств
• Учетные группы и типы учета
• Ключи распределения
• журналы основных средств;

Подробнее см. в статье Настройка основных средств.

Аналитика основных средств

В этом разделе рассматриваются аналитические инструменты, которые можно использовать для извлечения информации из данных о ваших основных средствах.

Задача	Ссылка
Узнать о возможностях для анализа данных об основных средствах.	Обзор аналитики основных средств
Проводить ad-hoc-анализ данных об основных средствах прямо на страницах списков и в запросах.	Ad-hoc-анализ данных по основным средствам
Ознакомиться со встроенными отчетами по основным средствам.	Встроенные отчеты по основным средствам
Мониторинг затрат на обслуживание.	Мониторинг затрат на обслуживание
Мониторинг страхового покрытия.	Мониторинг страхового покрытия
Просмотр операций книги выбытия.	Просмотр операций книги выбытия
Просмотр планируемой стоимости реализации.	Просмотр планируемых стоимостей реализации

Регистрация основных средств

Для каждого из основных средств необходимо настроить карточку, содержащую сведения об этом основном средстве. Например, можно настроить здания или производственное оборудование как комплекты ОС со списком компонентов. Основные средства можно группировать разными способами, например по классам, подразделениям или местоположению. После этого можно приобретать, обслуживать и продавать основные средства. Можно также настроить бюджетные активы. Бюджетирование позволит включать в отчеты любые ожидаемые приобретения и продажи.

По	Ссылка
Управлять бюджетами основных средств, бюджетировать стоимость приобретения, выбытие и амортизацию основных средств.	Управление бюджетами на основные средства
Создать основные средства, назначить методы амортизации, учесть приобретения, ликвидационную стоимость и напечатать списки основных средств.	Приобретение основных средств

Настройка амортизации основных средств

Для отслеживания амортизации основных средств, а также других финансовых транзакций для основных средств, требуется настроить одну или несколько книг амортизации для каждого основного средства. Для амортизации основных средств необходимо выполнить несколько действий:

1. Запустите отчет для расчета периодической амортизации.
2. Заполните журнал получившимися операциями.
3. Выполните учет журнала.

Business Central поддерживает несколько методов амортизации. Подробнее см. в статье Методы амортизации. Можно настроить несколько книг амортизации для каждого основного средства для различных целей, например, одну для налоговой отчетности, другую для внутренней отчетности.

По	Ссылка
Изучите различные методы расчета амортизации основных средств.	Методы амортизации
Рассчитать амортизацию, учесть амортизацию и проанализировать амортизацию в отчетах по основным средствам.	Амортизация основных средств
Просмотр измененных балансовых значений амортизации.	Просмотр измененных значений книги амортизации
Транзакции с основными средствами можно регистрировать вручную на странице Журнал ГК учета основных средств или на странице Журнал ОС в зависимости от назначения транзакций: для финансовой отчетности или для внутреннего управления.	Настройка амортизации основных средств

Обслуживание и страхование основных средств

Для каждого основного средства можно фиксировать затраты на обслуживание и следующую дату обслуживания. Отслеживание затрат на обслуживание может быть важным для бюджетирования и принятия решений о том, следует ли заменить основное средство. Вы можете прикрепить каждое основное средство к одному или нескольким страховым полисам и убедиться, что страховые премии соответствуют стоимости активов.

По	Ссылка
Запись сервисных посещений, учет затрат на обслуживание и контроль затрат на обслуживание.	Обслуживание основных средств
Мониторинг затрат на обслуживание.	Мониторинг затрат на обслуживание
Обновить сведения о страховании, учесть стоимость приобретения в страховых полисах, изменить страховое покрытие, просмотреть статистику страхования и напечатать список страховых полисов.	Страхование основных средств
Мониторинг страхового покрытия.	Мониторинг страхового покрытия

Реклассификация, передача, разделение/объединение, корректировка стоимости, списание и выбытие основных средств

По	Ссылка
Реклассифицировать основные средства, переместить их в другие местоположения, разделить или объединить.	Перемещение, разделение или объединение основных средств
Корректировать стоимость основных средств, учесть амортизацию и транзакции понижения стоимости	Переоценка основных средств
Учесть транзакции выбытия, просмотреть операции книги выбытия и учесть частичные выбытия.	Списание или выбытие основных средств
Просмотр операций книги выбытия.	Просмотр операций книги выбытия
Просмотр планируемой стоимости реализации.	Просмотр планируемых стоимостей реализации

Советы по улучшению учета основных средств

Существует несколько рекомендаций, которым вы можете следовать в своей стратегии учета основных средств для максимизации доходов.

• Установите порог капитализации. При покупке объекта определите фиксированную сумму капитализации. Эта сумма помогает обеспечить согласованность ваших бухгалтерских книг и облегчает вам и вашей команде выявление ошибок в бухгалтерском учете.
• Пересмотрите жизненный цикл оборудования. Важно правильно оценить продолжительность времени, в течение которого вы сможете использовать свои основные средства по их первоначальному назначению. Поскольку учет и амортизация основаны на точных оценках жизненного цикла, при необходимости проводите пересматривайте их, поскольку со временем они могут меняться.
• Маркируйте свои основные средства. Очень важно отслеживать и маркировать ваши основные средства на протяжении всего их жизненного цикла, поскольку на их стоимость может влиять множество факторов. Маркировка помогает отслеживать объекты на всех этапах их жизненного цикла, а также помогает предотвратить кражу и утери, одновременно упрощая ведение финансовой статистики.
• Автоматизируйте анализ с помощью программного обеспечения для учета основных средств. Автоматизация ручных действий по отслеживанию данных с помощью программного обеспечения для учета основных средств упрощает процесс анализа. Защита паролем обеспечивает, что доступ к нему будут иметь только те люди, которым оно нужно и которые обучены им пользоваться.

См. также

Настройка основных средств
Обзор аналитики основных средств
Обзор финансов
Подготовка к ведению бизнеса
Работа с Business Central
Изменение набора отображаемых функций

Начните бесплатное пробное пользование!

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь