Поделиться через

Подготовка финансовой отчетности с помощью финансовых данных и категорий счетов

  • Статья

Функция Финансовые отчеты предоставляет аналитику финансовых данных, отображаемых в вашем плане счетов. Вы можете настроить финансовые отчеты для анализа цифры на счетах главной книги (ГК) и сравнивать операции главной книги с операциями бюджета. Результаты отображаются на диаграммах и в отчетах в Ролевом центре, таких как диаграмма движения денежных средств и отчет о прибылях и убытках или балансовый отчет. Для доступа к этим двум отчетам, например, можно использовать действие Бухгалтерские отчеты на домашних страницах "Бизнес-руководитель" и "Бухгалтер".

Business Central включает примеры бухгалтерских отчетов, которыми вы можете пользоваться сразу же как шаблоны. Вы также можете настроить свои собственные отчеты, чтобы указать цифры для сравнения. Например, вы можете создавать бухгалтерские отчеты для вычисления размеров прибыли по таким измерениям, как подразделения или группы клиентов. Количество финансовых отчетов, которые вы можете создать, не ограничено и не требует участия разработчика.

Предпосылки для финансовой отчетности

Настройка бухгалтерских отчетов требует понимания и структуры плана счетов. Есть три ключевые концепции, на которые вам, вероятно, следует обратить внимание, прежде чем разрабатывать финансовые отчеты:

  • Сопоставьте счета учета главной книги с категориями счетов главной книги.
  • Продумайте, как вы будете использовать измерения.
  • Настройте бюджеты ГК.

Категории счетов ГК упрощают определение бухгалтерских отчетов и делают их более устойчивыми к изменениям в структуре плана счетов. Дополнительные сведения см. в разделе Использование категорий счетов ГК для изменения макетов бухгалтерских отчетов.

Настройка измерений позволяет вам разбивать финансовые данные на части так, чтобы это имело смысл для вашей организации. Подробнее см. в статье Работа с измерениями.

Если вы хотите просмотреть операции ГК как процент от бюджетных операций, вы должны создать бюджеты ГК. Дополнительные сведения см. в разделе Создание бюджетов ГК.

Бухгалтерские отчеты

Бухгалтерские отчеты упорядочивают счета из вашего плана счетов таким образом, чтобы данные были максимально наглядными. Для определения сведений, которые требуется извлечь из плана счетов, можно настраивать различные раскладки. Бухгалтерские отчеты также позволяют выполнять расчеты, которые невозможно выполнить непосредственно в плане счетов. Например, вы можете создать подытоги для групп учетных счетов, а затем включить их в другие итоги. Еще один пример — расчет прибыли по таким измерениям, как подразделения или группы клиентов. Кроме того, вы можете фильтровать операции главной книги и операции бюджета, например по обороту или сумме по дебету.

Заметка

С математической точки зрения бухгалтерский отчет можно представить себе как нечто, определяемое двумя векторами:

  • вектором определений строк, который определяет, что необходимо рассчитать;
  • вектором определений столбцов, который определяет данные для расчета.

Бухгалтерский отчет представляет собой внешнее произведение этих двух векторов, где значение каждой ячейки рассчитывается в соответствии с формулой в строке, примененной к определению данных из столбца.

Показывает, как финансовый отчет строится на основе определения строки и определения столбца.

На странице Финансовые отчеты показано, как все финансовые отчеты следуют шаблону, состоящему из следующих атрибутов:

  • Название (код)
  • Описанием
  • Определение строк
  • Определение столбцов

Показано, как все бухгалтерские отчеты строятся на основе определения строк и определения столбцов.

Заметка

Примеры финансовых отчетов в Business Central не готовы к использованию сразу же после установки системы. В зависимости от того, как вы настраиваете свои счета ГК, измерения, категории счетов ГК и бюджеты, вам необходимо настроить примеры определений строк и столбцов, а также финансовые отчеты, в которых они используются, в соответствии с вашей настройкой.

Вы также можете использовать формулы для сравнения двух и более финансовых отчетов и определений столбцов. Сравнения позволяют делать следующие вещи:

  • создавать настраиваемые финансовые отчеты;
  • создавать столько бухгалтерских отчетов с уникальными именами, сколько потребуется;
  • настраивать различные раскладки отчетов и распечатывать отчеты с текущими цифрами.

Дополнительные сведения о сравнениях см. в разделе Когда использовать формулу периода сравнения и формулу даты сравнения в определение столбца.

Путь обучения: создание бухгалтерских отчетов в Microsoft Dynamics 365 Business Central

Хотите узнать, как создавать бюджеты, а затем использовать бухгалтерские отчеты, измерения, определения строк и столбцов для создания бухгалтерских отчетов, обычно необходимых большинству предприятий?

Воспользуйтесь следующей схемой обучения: Создание бухгалтерских отчетов в Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Создание нового бухгалтерского отчета

Бухгалтерские отчеты позволяют анализировать цифры на счетах главной книги или сравнивать операции главной книги с операциями бюджета. Например, можно рассматривать операции ГК как процент от бюджетных операций.

Бухгалтерские отчеты в стандартной версии Business Central могут не соответствовать вашим бизнес-потребностям. Чтобы быстро создать собственный бухгалтерский отчет, можно сначала скопировать имеющийся отчет, как описано на шаге 3 ниже.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 1»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Бухгалтерские отчеты выберите действие Создать для создания нового имени бухгалтерского отчета. Либо, чтобы использовать настройки из существующего бухгалтерского отчета, выберите действие Копировать бухгалтерский отчет.
  3. Введите краткое название отчета (его нельзя будет изменить впоследствии) и описание.
  4. Выберите определение строки и определение столбца.
  5. При необходимости выберите представления анализа для определений строк и столбцов.
  6. Выберите действие Изменить финансовый отчет, чтобы получить доступ к дополнительным свойствам финансового отчета.
  7. На экспресс-вкладке Параметры вы можете редактировать описание отчета, изменять определения строк и столбцов, а также определять способ отображения дат. Даты могут быть из иерархии день/неделя/месяц/квартал/год; также можно использовать учетные периоды. Подробнее см. в разделе Сравнение учетных периодов с использованием формул периодов.
  8. На экспресс-вкладке Измерения вы можете определить фильтры измерений для отчета.
  9. Вы можете просмотреть отчет в области под экспресс-вкладкой Измерения.

Чаевые

После создания финансового отчета вы можете использовать страницу Бухгалтерский отчет для его предварительного просмотра и проверки. Чтобы открыть страницу, выберите действие Показать бухгалтерский отчет.

Заметка

Когда вы открываете финансовый отчет в режиме просмотра или редактирования, доступна панель "Фильтр". Не используйте панель фильтра для задания фильтров для данных в отчете. Такие фильтры могут вызывать ошибки или фактически не фильтровать данные. Вместо этого используйте поля на экспресс-вкладках Параметры и Измерения, чтобы настроить фильтры для отчета.

Создание или изменение определения строки

Определения строк в финансовых отчетах позволяют выполнять расчеты, которые невозможно выполнить непосредственно в плане счетов. Например, вы можете создать подытоги для групп учетных счетов, а затем включить их в другие итоги. Вы также можете рассчитать промежуточные шаги, которые не отображаются в итоговом отчете.

Определения строк также предоставляют настройки для форматирования отчета. Большинство параметров обеспечивают визуальное представление отчетов, когда пользователи просматривают или предварительно просматривают их на своих мониторах или распечатывают.

Заметка

Некоторые параметры форматирования не переносятся при экспорте в Excel. Если вы часто экспортируете отчеты в Excel, вы можете пропустить форматирование здесь и вместо этого отформатировать отчет в Excel.

Подробнее см. в статье Определения строк в бухгалтерской отчетности.

Создание или изменение определения столбца

Определения столбцов используются для задания столбцов, включаемых в отчет. Например, можно создать макет отчета для сопоставления оборота и баланса за одинаковый период текущего года и прошлого года. В определении столбцов может быть до 15 столбцов. Например, несколько столбцов удобны, например, для отображения бюджетов за 12 месяцев со столбцом, показывающим итоги.

Подробнее см. в статье Определения столбцов в бухгалтерской отчетности.

Использование измерений в финансовых отчетах

В финансовом анализе измерением называются данные, которые можно добавить в операцию в качестве своего рода маркера. Эти данные используются для группировки операций со сходными характеристиками, такими как клиенты, регионы, товары или менеджеры, и удобного извлечениях этих групп для анализа. Вы можете использовать измерения в операциях в журналах, документах и бюджетах.

Каждое измерение описывает, что именно анализируется. Например, примером двумерного анализа могут быть продажи по регионам. Используя более двух измерений при создании записи, вы можете выполнить более сложный анализ. Примером комплексного анализа является изучение продаж по каждой торговой кампании по группам клиентов по регионам. Это дает возможность осуществлять более глубокое исследование бизнес-процессов для анализа того, насколько успешно ваша организация ведет деятельность, в каких областях наблюдается рост, а в каких нет и куда стоит направить дополнительные ресурсы. Это понимание поможет вам принимать более обоснованные бизнес-решения. Подробнее см. в статье Работа с измерениями.

Настройка бухгалтерских отчетов с обзорами

Бухгалтерский отчет можно использовать для создания отчета, который сравнивает цифры главной книги с цифрами бюджета.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 3»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. На странице Финансовые отчеты выберите финансовый отчет.

  3. Выберите действие Изменить определение строк

  4. На странице Определение строк в поле Имя выберите название бухгалтерского отчета по умолчанию.

  5. Выберите действие Вставить счета ГК.

  6. Выберите счета, по которым необходимо составить отчет, затем выберите ОК.

    Счета вставляются в бухгалтерский отчет. При желании можно изменить также определение столбцов.

  7. Выберите действие Изменить бухгалтерский отчет.

  8. На странице Бухгалтерский отчет на экспресс-вкладке Измерения задайте фильтр по бюджету с требуемым названием фильтра.

  9. Выберите ОК.

Теперь можно копировать и вставлять бюджетные отчеты в таблицу.

Интеграция бухгалтерских отчетов с Excel

Вы можете интегрировать бухгалтерский отчет с шаблоном книги Excel, скорректировать макет в соответствии со своими потребностями, а затем заполнить шаблон Excel данными из Business Central. Например, эта интеграция упрощает создание ежемесячных и годовых бухгалтерских отчетов в удобном для вас формате.

Настройка интеграции с Excel для бухгалтерского отчета (создание шаблона Excel)

Для настройки интеграции с Excel для бухгалтерского отчета выполните следующие действия, чтобы создать шаблон Excel.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 4»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Бухгалтерские отчеты выберите бухгалтерский отчет, который вы хотите использовать в Excel, а затем выберите действие Экспорт в Excel.
  3. Выберите действие Создать новый документ. В результате этого действия будет загружен шаблон книги Excel с одним листом, имя которого совпадает с именем отчета.
  4. Скопируйте этот лист и переименуйте его в Данные.
  5. Переименуйте лист с отчетом по своему усмотрению.
  6. На листе с отчетом отметьте все ячейки, в которых отображаются данные из бухгалтерского отчета (включая заголовки столбцов и строк). На ленте Главная найдите меню Числовой и выберите формат Общий.
  7. Выберите крайнюю левую ячейку области с данными из бухгалтерского отчета и установите ссылку на эквивалентную ячейку на листе «Данные». Перетащите формулу вправо, чтобы распространить ее на все ячейки в первой строке, а затем перетащите строку вниз, чтобы охватить все строки бухгалтерского отчета.
  8. Скройте лист Данные.
  9. Отформатируйте лист с отчетом в соответствии с вашими потребностями.
  10. Сохраните книгу в OneDrive или в аналогичном месте, где для файла создаются резервные копии и версии.
  11. Закройте книгу.

Заметка

Если вы вносите изменения в определения строк или столбцов отчета, для которого вы создали шаблон, вам также необходимо обновить шаблон. Каждая строка и столбец в шаблоне Excel должны находиться в том же положении, что и в сформированном отчете.

Пример: использование и обновление шаблона Excel для создания ежемесячного отчета

Вы можете создать шаблон Excel, содержащий отчеты, которые вы включаете в свой пакет отчетов. Каждый отчет в рабочей книге должен иметь вкладку данных и вкладку с отформатированным отчетом. При обновлении ежемесячного пакета используйте функцию Обновить копию существующего документа для каждого отчета. Обязательно сохраняйте после каждого обновления.

Выполните следующие действия, чтобы подготовить ежемесячный финансовый отчет.

  1. Выберите финансовый отчет, который вы использовали для создания шаблона Excel.
  2. Измените фильтр даты на следующий месяц.
  3. Выберите действия Экспортировать в Excel и Обновить копию существующего документа.
  4. Выберите сохраненный вами шаблон. Убедитесь, что файл Excel закрыт. В противном случае появится сообщение об ошибке, указывающее на то, что файл используется.
  5. На следующем экране показаны вкладки, доступные в книге Excel. Выберите вкладку Данные, затем выберите OK. Если вы выберете вкладку с надписью IS, ваше форматирование будет перезаписано, и вам придется начинать заново.
  6. Книга Excel создана. Обязательно включите редактирование, чтобы отобразить ваши изменения.
  7. Сохраните книгу под другим именем, отличным от имени исходного шаблона.

Запуск бухгалтерского отчета с шаблоном Excel

Чтобы запустить бухгалтерский отчет с шаблоном Excel, выполните следующие действия:

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 4»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Бухгалтерские отчеты выберите бухгалтерский отчет, который вы хотите использовать в Excel, а затем выберите действие Экспорт в Excel.
  3. Выберите действие Обновить копию существующего документа.
  4. Отправьте в систему свой шаблон Excel (закройте книгу Excel, прежде чем отправлять ее).
  5. На странице Выбор имени/значения выберите лист «Данные».
  6. Business Central запускает бухгалтерский отчет и объединяет полученные данные с шаблоном Excel.

Вы можете печатать бухгалтерские отчеты с помощью служб печати, доступных на вашем устройстве. Business Central также предоставляет возможности сохранять отчеты в виде книг Excel, документов Word, файлов PDF и XML.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 4»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Бухгалтерские отчеты выберите отчет для печати, затем выберите действие Печать.
  3. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
  4. В поле Принтер поле выберите устройство, на которое будет отправлен отчет.
    1. Параметр (Обрабатывается браузером) означает, что для отчета не назначен принтер. В этом случае браузер обрабатывает распечатку и отображает стандартные этапы процесса печати, где вы можете выбрать локальный принтер, подключенный к вашему устройству. Пункт (Обрабатывается браузером) недоступен в мобильном приложении Business Central или приложении для Teams.
  5. Выберите действие Печать.

Формирование бухгалтерского отчета по расписанию или сохранение его в формате PDF, Word или Excel

Бухгалтерский отчет можно сохранить в виде файла в таких форматах, как PDF, XML, Word или Excel. Также можно настроить Business Central для формирования периодических бухгалтерских отчетов.

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 4»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. На странице Бухгалтерские отчеты выберите действие Печать.
  3. Настройте отчет соответствующим образом, затем выберите действие Отправить.
  4. Выберите формат файла или действие Расписание, затем выберите ОК.
  5. Чтобы создать запланированный или периодический финансовый отчет, заполните поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание..

    Для периодических бухгалтерских отчетов укажите в полях Самая ранняя дата/время начала и Дата/время срока действия первую и последнюю дату соответственно для формирования бухгалтерского отчета. Также выберите, в какие дни будет формироваться отчет, путем задания в поле Формула даты следующего запуска значения в формате, описанном в разделе Формулы расчета дат.

Рекомендации по работе с определениями бухгалтерских отчетов

Определения бухгалтерских отчетов не версионируются. При внесении изменений в определение отчета старая версия заменяется новой, когда вы сохраняете внесенные изменения в базе данных. В следующем списке приведены некоторые рекомендации по работе с определениями бухгалтерских отчетов:

  • Добавляя определения отчетов, выбирайте запоминающийся код и вводите в поле «Описание» информативный текст, пока вы помните, для чего предназначен данный отчет. Эта информация упростит вашим коллегам (и вам в будущем) работу с отчетом и, возможно, внесение изменений в определение отчета.
  • Прежде чем вносить изменения в определение отчета, рекомендуется создать его резервную копию на случай, если изменения не дадут желаемого результата. Можно либо просто скопировать определение (присвоив ему узнаваемое имя), либо экспортировать его. Подробнее см. в разделе Импорт или экспорт определений бухгалтерских отчетов.
  • Если вам нужна свежая копия определения, предусмотренного в Business Central, получить его проще всего путем создания новой организации, содержащей только данные настройки. Затем экспортируйте определение и импортируйте его в организации, где требуется обновить определение.

Импорт и экспорт определений бухгалтерских отчетов

Определения бухгалтерских отчетов можно импортировать и экспортировать в виде пакетов конфигурации RapidStart. Пакеты конфигурации удобно использовать, например, для обмена информацией с другими организациями. Пакет создается в файле с расширением .rapidstart, что обеспечивает сжатие содержимого.

Заметка

При импорте бухгалтерского отчета существующие записи с теми же именами, что у импортируемых, заменяются новыми определениями. Пакет конфигурации для определения отчета не перезапишет никакие существующие определения строк или столбцов, которые используются в определении отчета.

Чтобы импортировать или экспортировать определения финансовых отчетов, выполните следующие действия:

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать 4»., введите Финансовые отчеты, а затем выберите соответствующую ссылку.
  2. Выберите бухгалтерский отчет, затем выберите действие Импорт бухгалтерского отчета или Экспорт бухгалтерского отчета в зависимости от того, что вы хотите сделать.

Подробнее о том, как импортировать или экспортировать определения строк или столбцов для финансового отчета, см. в следующих статьях:

Разрешения на просмотр и редактирование бухгалтерских отчетов

В следующей таблице перечислены наборы разрешений, которые определяют возможность просмотра или редактирования определений бухгалтерских отчетов.

Доступ Набор разрешений
Просмотр бухгалтерских отчетов. Финансовые отчеты - просмотр
Редактирование определений бухгалтерских отчетов, включая определения строк и столбцов. Финансовые отчеты - редактирование

См. также

Определения строк в бухгалтерской отчетности
Определения столбцов в бухгалтерской отчетности
Запуск и печать отчетов
Финансовая бизнес-аналитика
Финансы
Настройка финансов
Главная книга и план счетов
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь