Поделиться через

Создание бюджетов ГК

  • Статья

Бюджеты играют важную роль в бизнес-аналитике. В качестве примера можно назвать финансовую отчетность, основанную на бухгалтерских отчетах, которые включают операции бюджета, или сравнение бюджетных сумм с фактическими в плане счетов. Подробнее см. в статье Финансовая отчетность.

Бюджеты можно создавать для любого периода времени. Однако чаще всего организации создают бюджеты на свой финансовый год. Можно создать несколько бюджетов для одного периода, что позволяет работать с несколькими версиями или редакциями бюджета. Бюджеты можно создавать и для измерений, что позволяет анализировать отклонения бюджета по измерениям. В бюджете может быть до четырех измерений. Подробнее см. в статье Работа с измерениями.

В учете затрат работа с бюджетами затрат производится аналогичным образом. Подробнее см. в статье Создание бюджетов затрат.

Создание бюджета ГК

  1. Выберите значок Лампочка, которая открывает функцию «Что вы хотите сделать»., введите Бюджеты ГК, а затем выберите соответствующую ссылку.

  2. Выберите действие Изменить список, затем введите в поля требуемые данные. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

  3. Выберите действие Изменить бюджет.

  4. В верхней части страницы Бюджет заполните поля соответствующим образом. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

    На странице отображаются только те операции, которые содержат название бюджета, введенное в поле Название бюджета. Поскольку название бюджета только что создано, соответствующие фильтру операции отсутствуют. Поэтому эта страница пустая.

  5. Чтобы ввести сумму, выберите соответствующую ячейку в матрице. Откроется страница Операции бюджета ГК.

  6. Создайте новую строку и заполните поле Сумма. Закройте страницу Операции бюджета ГК.

  7. Повторите шаги 5 и 6 для всех сумм в бюджете.

Заметка

На экспресс-вкладке Фильтры можно фильтровать данные бюджета по бюджетным измерениям, настроенным для названия бюджета.

Экспорт и импорт бюджетов ГК с помощью Excel

Данные со страниц бюджетов можно экспортировать в Microsoft Excel для дальнейшей обработки или анализа, а затем импортировать данные бюджета обратно в Business Central.

Экспорт бюджетов ГК в Excel

Экспорт бюджета ГК в книгу Excel позволяет работать в автономном режиме и использовать мощные функции Excel для работы с данными.

Для экспорта бюджета в Microsoft Excel выполните следующие действия:

  1. Откройте бюджет (выберите бюджет, с которым вы хотите работать, из списка бюджетов ГК). Выберите действие Изменить бюджет.
  2. Чтобы экспортировать бюджет в Excel, на странице Бюджет, выберите Экспорт в Excel.
  3. Выберите измерения и фильтры, которые необходимо включить в экспорт. Например, можно отфильтровать бюджет по определенным отделам или проектам.
  4. Чтобы сгенерировать файл Excel, выберите ОК.
  5. Сохраните экспортированный файл Excel на локальном диске для дальнейшего редактирования.

Редактирование бюджетов ГК в Excel

После экспорта бюджета ГК в Excel можно заполнять данные бюджета. Вот несколько советов, которые помогут вам делать это эффективнее и допускать меньше ошибок:

  • Добавьте суммы бюджета для каждой комбинации измерений и периодов. Убедитесь, что данные точны и соответствуют требованиям к форматированию, предъявляемым Business Central. Например, нумерация не должна содержать специальных символов или форматирования.
  • Воспользуйтесь такими функциями Excel, как формулы, проверка данных и условное форматирование, чтобы упростить ввод данных и обеспечить их точность.
  • Введя данные бюджета, сохраните файл Excel.
  • Создавайте локальные копии бюджетов в качестве резервных копий.

Импорт бюджетов ГК в Excel

После добавления цифр бюджета в локальную книгу Excel следующий шаг — импортировать ее обратно в Business Central. Чтобы импортировать бюджет из Excel, выполните следующие действия:

  1. Откройте бюджет (выберите бюджет, с которым вы хотите работать, из списка бюджетов ГК). Выберите действие Изменить бюджет.
  2. Чтобы импортировать бюджет из Excel, на странице Бюджет, выберите Импорт из Excel.
  3. Выберите файл Excel на локальном диске. Вы можете выбрать, в какой бюджет нужно загрузить данные, а также следует ли добавить или заменить операции. Действие Добавить добавляет операции из Excel к уже существующим операциям. Действие Заменить перезаписывает существующие операции бюджета.
  4. Если все в порядке, нажмите кнопку ОК , чтобы завершить процесс импорта. Business Central обновляет бюджет с учетом импортированных данных.

Пример сценария: задание бюджетных показателей для расходов на зарплату

Вы знаете, что новые предусмотренные бюджетом затраты на зарплату будут составлять 1 200 000 единиц местной валюты (МВ). Вы хотите, чтобы отдел расчета заработной платы мог указать бюджет для трех конкретных строк (с типом счета "Учетный") — для сотрудников с полной занятостью, сотрудников с частичной занятостью и временных привлекаемых работников. Эти 3 строки группируются под строкой заголовка "Зарплаты".

Вы вводите 1 200 000 в строку типа «Заголовок», экспортируете бюджет в Excel, а затем отправляете его в отдел расчета зарплаты с указанием распределить 1 200 000 МВ.

Подразделение зарплат распределяет эту сумму по трем счетам учета. Когда производится импорт обратно в бюджет ГК, три счета заполняются новыми данными Excel, в сумме дающими 1 200 000 МВ, а строка заголовка остается пустой.

Заметка

План счетов, на котором основаны бюджеты главной книги (ГК), имеет строки с типом счета «Заголовок». Эти строки содержат сумму строк, находящихся под ними. При экспорте бюджета ГК экспортируются данные во всех строках, независимо от типа счета. Однако импортировать можно только данные в строках с типом счета «Учетный». Аналогичным образом, при импорте бюджета ГК все значения в строках типа «Заголовок» будут удалены. Они удаляются во избежание появления неправильных итоговых значений после импорта данных, созданных или отредактированных в Excel.

Советы по эффективному управлению бюджетами:

Некоторые советы по эффективному управлению бюджетами:

  • Регулярные обновления: периодически обновляйте свои бюджеты ГК с целью отражения изменений в финансовых планах и деловой среде. Вы можете скопировать любой из бюджетов и превратить его в прогноз.
  • Управление версиями: поддерживайте различные версии бюджета, чтобы сравнивать фактические результаты с различными сценариями.
  • Совместная работа: поощряйте совместную работу, вовлекая в процесс составления бюджета соответствующие заинтересованные стороны. Это гарантирует, что бюджет будет всеобъемлющим и реалистичным.

Авторы

Ведение этой статьи осуществляет Майкрософт. Следующие авторы частично или полностью предоставили ее содержимое.

См. также

Экспорт бизнес-данных в Excel
Финансы
Бизнес-аналитика
Настройка финансов
Главная книга и план счетов
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь