Exemplos: controles internos

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Estes exemplos explicam como configurar manualmente e usar controles internos no departamento de compras de uma organização global chamada Fabrikam. Especificamente, o controle interno foi desenvolvido para mostrar que o mesmo usuário não pode aprovar faturas de fornecedor e então aprovar os correspondentes pagamentos de fornecedor. Chris, um engenheiro de tecnologia da informação, e Phyllis, gerente de contabilidade, trabalham juntos para adicionar informações ao site Conformidade.

Para obter informações sobre como importar controles internos de uma pasta de trabalho do Microsoft Excel, consulte Importar controles internos ao site Conformidade.

Configurar a estrutura do site de controles internos

1. Chris clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Configurar o ambiente de controle no Início Rápido.

2. Na página Configurar o ambiente de controle, Chris configura a seguinte estrutura de site.

   Operações - Doméstico

   • Compras - Doméstico

   • Vendas - Doméstico

3. Chris seleciona o nó Compras - Doméstico e adiciona Phyllis como um usuário com permissões Adicionar/Copiar.

   Observação

   Para obter etapas detalhadas, consulte Configurar o site Controles Internos.

4. Chris clica em Salvar.

Criar uma conta significativa

Uma conta significativa corresponde a uma conta contábil em um plano de contas. Neste exemplo, a conta significativa é a conta "Pagamento à vista".

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles internos, Phyllis clica em Compras - Doméstico.

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria uma conta significativa chamada "Pagamento à vista".

   1. No campo Nome, Phyllis insere Pagamento à vista.

   2. Na lista Modelo, seleciona Conta Significativa.

   3. Phyllis clica em Criar.

Criar um processo

Um processo é uma maneira recomendada para uma organização realizar uma série de etapas. No contexto do site Controles internos, Phyllis cria um documento de processo de conformidade para provar que o processo foi revisado e está funcionando de maneira eficaz. Neste exemplo, o processo é "Pagar faturas de fornecedor".

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles Internos, Phyllis clica na conta significativa Pagamento à vista.

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria um processo chamado "Pagar faturas de fornecedor".

   1. No campo Nome, Phyllis insere Pagar faturas de fornecedor.

   2. Na lista Modelo, ela seleciona Processo.

   3. Phyllis clica em Criar e editar.

5. Na página Editar documento, no campo Proprietário, Phyllis insere o proprietário de conformidade. Essa é a pessoa que aprova para confirmar que esse processo está funcionando corretamente. Use este formato: domínio\alias

   Observação

   Os usuários nos campos Proprietário devem ser configurados como usuários no site do SharePoint Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX.

6. Phyllis clica no ícone Validar usuário.

7. Nos campos Proprietário do Processo e Tipo de Transação, ela pode definir propriedades para o documento de conformidade. Essas propriedades são exibidas nos relatórios de controle.

8. Phyllis atribui as etapas do fluxo de trabalho de conformidade aos usuários.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 1. Revisão, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Atribuído a, Phillis insere o usuário responsável por rever o processo e clica no ícone Validar usuário.

      Observação

      Os usuários nos campos Atribuído a devem ser configurados como usuários no site do SharePoint Portal Empresarial.

   3. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   4. Em 2. Aprovação, ela clica no ícone Editar linha.

   5. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por verificar se a revisão de conformidade foi concluída e clica no ícone Validar usuário.

   6. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

9. Ela adiciona evidências da existência de um processo definido.

   1. Phyllis clica no link Adicionar evidência da documentação do processo.

   2. Phyllis seleciona Criar e lançar uma fatura de fornecedor exemplo.docx. Ela carregou anteriormente esse arquivo na biblioteca de documentos Documentação de processo compartilhada no site Conformidade .

   3. Phyllis clica em Adicionar.

   4. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

10. Phyllis clica em Salvar.

Identificar um risco

Um risco está associado a um processo. Neste exemplo, um risco é que o mesmo usuário possa ter aprovado faturas e pagamentos de fornecedor.

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles internos, Phyllis clica no processo Pagar faturas de fornecedor.

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria um risco chamado "O mesmo usuário aprova faturas e pagamentos de fornecedor".

   1. No campo Nome, Phyllis insere O mesmo usuário aprova faturas e pagamentos de fornecedor.

   2. Na lista Modelo, ela seleciona Risco.

   3. Phyllis clica em Criar e editar.

5. Na página Editar documento, no campo Proprietário, Phyllis insere o proprietário de conformidade desse risco e clica no ícone Validar usuário.

6. Na seção Propriedades, Phyllis pode definir as propriedades do risco. Por exemplo, ela pode definir o impacto do risco e a probabilidade de ele ocorrer.

7. Phyllis marca a primeira etapa do fluxo de trabalho de conformidade como concluída.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 1. Documentação, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Completo, Phyllis marca a caixa de seleção.

   3. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável que conclui essa etapa e clica no ícone Validar usuário.

   4. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

8. Ela atribui as outras etapas do fluxo de trabalho de conformidade aos usuários.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 2. Revisão, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por examinar a documentação de risco e clica no ícone Validar usuário.

   3. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   4. Em 3. Aprovação, ela clica no ícone Editar linha.

   5. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por avaliar o impacto e a probabilidade do risco e clica no ícone Validar usuário.

   6. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

9. Phyllis clica em Salvar.

Criar um controle

Um controle atenua um risco. Neste exemplo, a diferenciação de regras de direito é usada para garantir que o mesmo usuário não tenha acesso para aprovar faturas de fornecedor e para aprovar pagamentos de fornecedores.

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles internos, Phyllis clica no risco O mesmo usuário aprova faturas e pagamentos de fornecedor .

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria um controle chamado "Diferenciação de regras de direito para faturas e pagamentos de fornecedor".

   1. No campo Nome, Phyllis insere Diferenciação de regras de direito para faturas e pagamentos de fornecedor.

   2. Na lista Modelo, ela seleciona Controle.

   3. Phyllis clica em Criar e editar.

5. Na página Editar documento, no campo Proprietário, Phyllis insere o proprietário de conformidade desse controle e clica no ícone Validar usuário.

6. Na seção Propriedades, Phyllis pode definir as propriedades do controle. Essas propriedades são exibidas nos relatórios de controle. A propriedade Eficácia do Controle é usada no gráfico Eficácia do Controle na home page do site Conformidade.

7. Phyllis marca a primeira etapa do fluxo de trabalho de conformidade como concluída.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 1. Documentação, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Completo, Phyllis marca a caixa de seleção.

   3. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável que conclui essa etapa e clica no ícone Validar usuário.

   4. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

8. Ela atribui as outras etapas do fluxo de trabalho de conformidade aos usuários.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 2. Teste, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por testar o controle e clica no ícone Validar usuário.

   3. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   4. Em 3. Revisão, ela clica no ícone Editar linha.

   5. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por examinar a documentação de risco e clica no ícone Validar usuário.

   6. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   7. Em 4. Aprovação, ela clica no ícone Editar linha.

   8. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por garantir que o controle seja eficaz e clica no ícone Validar usuário.

   9. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

9. Phyllis clica em Salvar.

Criar um plano de testes

Um plano de testes verifica se um controle está funcionando. Neste exemplo, o formulário Conflitos de diferenciação de direitos no cliente do Microsoft Dynamics AX é usado como um teste para examinar direitos.

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles internos, Phyllis clica no controle Diferenciação de regras de direito para faturas e pagamentos de fornecedor.

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria um plano de testes chamado "Exibir conflitos de diferenciação de direitos".

   1. No campo Nome, Phyllis insere Exibir conflitos de diferenciação de direitos.

   2. Na lista Modelo, Phyllis seleciona Plano de Testes.

   3. Phyllis clica em Criar e editar.

5. Na página Editar documento, no campo Proprietário, Phyllis insere o proprietário de conformidade desse plano de testes e clica no ícone Validar usuário.

6. Na seção Propriedades, Phyllis pode definir as propriedades do plano de testes. Essas propriedades são exibidas nos relatórios de controle.

7. Phyllis marca a primeira etapa do fluxo de trabalho de conformidade como concluída.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 1. Documentação, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Completo, Phyllis marca a caixa de seleção.

   3. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável que conclui essa etapa e clica no ícone Validar usuário.

   4. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

8. Ela atribui as outras etapas do fluxo de trabalho de conformidade aos usuários.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 2. Validação, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por validar os resultados do teste e clica no ícone Validar usuário.

   3. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   4. Em 3. Revisão, ela clica no ícone Editar linha.

   5. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por examinar o plano de testes e clica no ícone Validar usuário.

   6. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

   7. Em 4. Aprovação, ela clica no ícone Editar linha.

   8. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável por testar o controle e clica no ícone Validar usuário.

   9. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

9. Phyllis clica em Salvar.

Relatar um problema e carregar evidências

Um problema identifica um defeito em um controle. Por exemplo, se o formulário de Conflitos de diferenciação de direitos revelar que o mesmo usuário foi atribuído aos direitos "Aprovar faturas de fornecedor" e "Aprovar pagamentos de fornecedor", Phyllis poderá alterar as atribuições de direitos. Ela pode, então, exibir o formulário Conflitos de diferenciação de direitos novamente e carregar uma captura de tela como evidência de que o problema foi resolvido. Este exemplo supõe que uma captura de tela foi salva como um arquivo gráfico e foi carregada em um local seguro na intranet da Fabrikam.

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Controles internos no Início Rápido.

2. Na página Controles internos, Phyllis clica no controle Diferenciação de regras de direito para faturas e pagamentos de fornecedor.

3. No Painel de Ação, no grupo Novo, Phyllis clica em Adicionar documento.

4. Phyllis cria um problema chamado "O usuário foi atribuído aos direitos Aprovar faturas de fornecedor e Aprovar pagamentos de fornecedor".

   1. Na campo Nome, Phyllis insere O usuário foi atribuído aos direitos Aprovar faturas de fornecedor e Aprovar pagamentos de fornecedor.

   2. Na lista Modelo, ela seleciona Problema.

   3. Phyllis clica em Criar e editar.

5. Na página Editar documento, no campo Proprietário, Phyllis insere o proprietário de conformidade desse problema e clica no ícone Validar usuário.

6. Phyllis resolve o problema.

   1. Na seção Fluxo de Trabalho, em 1. Resolução, Phillis clica no ícone Editar linha.

   2. Na coluna Completo, Phyllis marca a caixa de seleção.

   3. Na coluna Atribuído a, Phyllis insere o usuário responsável que resolveu o problema e clica no ícone Validar usuário.

   4. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

7. Ela adiciona evidências para provar que o problema foi resolvido.

   1. Phyllis clica no link Adicionar evidência via URL.

   2. Na coluna URL, Phyllis insere ou cola o local do gráfico salvo.

      Observação

      A URL deve conter http://, https:// ou ftp:// para ser um link ativo.

   3. Phyllis clica no ícone Atualizar linha.

8. Phyllis clica em Salvar.

Consulte também

Configurar o site Controles Internos

Gerenciar controles internos

Editar modelos de documento

Sobre a evidência

Sobre relatórios de controles internos