Importar controles internos ao site Conformidade

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Uma matriz de controles internos é uma planilha usada para gerenciar uma lista dos controles de conformidade para uma organização. Você pode poupar tempo importando controles de uma matriz de controles internos em uma pasta de trabalho do Microsoft Excel para o site Conformidade. Você pode mapear os campos do arquivo de matriz de controles internos para os campos correspondentes nos modelos de documento configurados no site Conformidade. O processo de importação cria automaticamente controles na estrutura do site Controles Internos, com base na matriz de controles internos. Depois de importar controles internos, você poderá gerenciá-los no site Controles Internos.

Pré-requisitos

Antes de importar a matriz de controle, você deverá seguir estas etapas.

1. Configure a estrutura do site Controles internos. Você deve configurar pelo menos um nó de ambiente de controle no nó Raiz. Para obter mais informações, consulte Configurar o site Controles Internos.

   Observação

   Você deve ter permissões Adicionar/Copiar aos nós de ambiente de controle para o qual importa dados.

2. Verifique se existe um modelo de documento para cada tipo de controle que será importado. Para obter mais informações, consulte Sobre os modelos de documento de conformidade.

3. Prepare a matriz de controle e carregue-o na biblioteca de documentos compartilhados Recursos de conformidade. Para obter mais informações, consulte "Preparar a matriz de controle para importação", posteriormente neste tópico.

Opcional: use a biblioteca de controles padrão

Uma biblioteca de controles padrão no formato do Excel é automaticamente instalada na pasta de documentos compartilhados Recursos de conformidade. Você pode usar a biblioteca dos controles padrão como a base do arquivo da matriz de controles. Você pode modificar o arquivo na pasta de documentos compartilhados Recursos de conformidade ou pode copiá-lo, alterar a cópia e carregá-la na pasta de documentos compartilhados Recursos de conformidade.

Se você usar a biblioteca de controles padrão, deverá:

• Preencher a coluna Nó de ambiente para cada linha de controles que forem importados.

• Opcional: preencha as propriedades das células em branco.

• Se você não deseja importar todos os controles, exclua os controles que não quiser importar de planilha.

Prepare a matriz de controle para importação

Siga estas diretrizes para criar a planilha da matriz de controle:

• Crie a matriz de controle como uma única planilha em uma pasta de trabalho do Excel, se possível. Se necessário, você pode usar várias planilhas. Entretanto, será preciso importar cada planilha separadamente. Limite o tamanho do arquivo em 4 megabytes (MB) ou menos.

• Formate a planilha com cada conjunto de controles relacionados em uma linha separada. A linha deve representar o controle que estiver no nível mais baixo da hierarquia e também todos os relacionamentos pai-filho acima dele. Por exemplo, se você tiver um risco chamado Crédito, um controle filho chamado Limites do termo de crédito e um plano de testes neto chamado Revisão da fatura, insira todos esses controles na mesma linha.

• Para cada planilha, inclua somente as linhas que você deseja importar. Você não pode selecionar um subconjunto de dados da planilha a serem importados.

• Insira títulos de coluna na primeira linha da planilha.

• Use uma única coluna para representar dados do ambiente de controle. Se o seu ambiente de controle contiver dois ou mais nós hierárquicos, como Região, Território e Estado, concatene os valores em uma única célula. Por exemplo, a célula A2 contém Região, B2 contém Território e C2 contém Estado. Na célula D2, insira =&A2&B2&C2 para concatenar os valores para RegiãoTerritórioEstado. No assistente de importação, selecione a coluna D para os dados do ambiente de controle.

• Use as colunas para representar propriedades do documento para controles.

• Insira um nome para cada controle. O nome é o único campo obrigatório. Todos os campos de propriedade do documento restantes são opcionais. Entretanto, talvez você queira importar o máximo de dados possível. Importar dados é mais rápido do que atualizar manualmente as propriedades posteriormente.

• Inclua células mescladas somente se elas estiverem contidas em uma única coluna ou em uma única linha. O assistente de importação usa os dados das células mescladas para todos os campos que serão incluídos nas células mescladas.

• Para os campos de propriedade do documento que sejam nomes, você pode usar uma célula em branco para indicar que o nó pai será obtido da célula seguinte "nome" acima na hierarquia do ambiente de controle. Por exemplo, na ilustração a seguir, para a linha que contenha o controle Dar baixa em transações, a célula na coluna Nome do Plano de Teste ficará em branco. Portanto, o controle Dar baixa em transações é o pai direto do problema Aprovação ausente. De a mesma forma, o risco Crédito com o nome de processo Contas a receber é o pai destes controles: Limites de remessa de crédito, Dar baixa em transações e Aprovar transações de baixa.

  

• Para os campos de propriedade do documento que não são nomes, use uma célula em branco se você não deseja importar dados do campo.

  Observação

  Os valores dos campos Proprietário, Status e Evidência não podem ser importados.

• Faça uma nota sobre o tipo de entrada para cada campo da propriedade do documento e verifique se as informações na coluna correspondente da planilha usam o formato correto. Você pode exibir os tipos de entrada na página Editar modelos de documento. Para obter informações detalhadas sobre cada tipo de entrada, consulte a tabela a seguir.

  Tipo de entrada	Diretriz	Observações
  Caixa de Texto	No Excel, insira o texto. O texto é importado, uma vez que está na planilha.
  Caixa da Lista de Valor	No Excel, insira o texto. O texto devem ser idêntico a um dos valores da lista no site Controles internos.	Se o texto não corresponder a um valor na lista correspondente, o campo será ignorado durante o processo de importação. Todos os outros dados da linha são importados. O texto que será ignorado é listado no relatório de erros. O texto não diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Portanto, Efetivo e efetivo são interpretados como o mesmo valor.
  Seleção múltipla	No Excel, insira o texto. Separe itens de lista usando pontos-e-vírgulas (;). O texto devem ser idêntico a um ou mais dos valores da lista no site Controles internos.	Se o texto não corresponder a um valor na lista correspondente, o texto será ignorado durante o processo de importação. Todos os outros dados da linha são importados. O texto que será ignorado é listado no relatório de erros. O texto não diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Portanto, Baixo e baixo são interpretados como o mesmo valor.
  Número	No Excel, insira o número. O texto é importado, uma vez que está na planilha. Os campos de moeda serão formatadas de acordo com o formato especificado para as configurações regionais do servidor Windows. Os números negativos são precedidos pelo sinal de menos (-).	No site Conformidade, os números são armazenados usando o tipo de dados Caixa de texto.
  calendário	No Excel, insira a data. A data está formatada de acordo com o formato especificado para as configurações regionais do servidor.	No site Conformidade, as datas são armazenadas usando o tipo de dados Caixa de texto.
  Caixa de seleção	No Excel, insira Sim para marcar a caixa de seleção. Insira Não ou deixe a célula em branco para desmarcar a caixa de seleção.	Se houver um erro quando a caixa de seleção for importada, a caixa de seleção será desmarcada durante o processo de importação. Todos os outros dados da linha são importados. A caixa de seleção desmarcada é listada no relatório de erros. O texto não diferencia letras maiúsculas de minúsculas. Portanto, Sim e sim são interpretados como o mesmo valor.

Importar controles para o site Conformidade

Quando você importa controles, eles são considerados como novos controles. Você não pode usar o assistente de importação para atualizar controles que já estejam no site Conformidade.

Depois que a planilha da matriz de controle e os dados do site Conformidade tiverem sido mapeados, o mapeamento não será automaticamente atualizado para alterações feitas por outro usuário durante o processo de mapeamento.

Observação

Você deve ter permissões Adicionar/Copiar aos nós de ambiente de controle para o qual importa dados.

1. Clique em Conformidade na barra de links superior e clique em Importar controles no Início Rápido.

2. Na página de boas-vindas do Assistente de Importação e Mapeamento de Controles, clique em Próximo.

3. Na página Selecionar arquivo, selecione o arquivo da pasta de trabalho da matriz de controle. A lista exibe as pastas de trabalho do Excel que estão na biblioteca de documentos Recursos de conformidade. Clique em Avançar.

4. Na página Selecionar dados, selecione a planilha que contém os dados a serem importados.

   Até 50 linhas da planilha são exibidas. As linhas em branco são ignoradas pelo processo de importação.

5. Quando tiver selecionado a planilha correta, clique em Próximo.

6. Na página Selecionar campo de ambiente, selecione a coluna na matriz de controle que contenha dados do ambiente de controle. Clique em Avançar.

7. Na página Mapear campos de ambiente, há duas colunas de dados. A primeira coluna representa os nós de ambiente que foram selecionados na planilha da matriz de controle. A segunda coluna representa os nós de ambiente para os quais você tem permissões Adicionar/Copiar para o site Conformidade. Para cada entrada na coluna à esquerda, selecione o nó de ambiente correspondente na lista na coluna à direita. Repita esta etapa para cada nó exclusivo da planilha.

8. Clique em Avançar.

9. Na página Mapear propriedades de matriz de controle, selecione um modelo de documento e uma propriedade. Clique no botão Mapear acima da coluna que corresponde ao modelo e à propriedade selecionados. Repita esta etapa para cada modelo e propriedade que você deseja importar.

   Observação

   Para cada modelo de documento importado, será necessário mapear uma coluna para a propriedade Nome. As outras propriedades são opcionais.

10. Clique em Avançar.

11. Na página Status da importação, clique em Importar para processar o arquivo de importação.

    Dependendo do valor dos dados importados, a conclusão desse processo poderá demorar um pouco. Depois que você clicar em Importar, as ações tomadas não afetarão o processo de importação.

    Observação

    Recomendamos que você não navegue para fora da página Status da importação até que o processo seja concluído. Se você fizer isso, a página Resumo da importação não será exibida quando o processo de importação for concluído.

12. Quando a página Resumo da importação for exibida, clique em Concluir.

    Quando o processo estiver concluído, um relatório de erros será gerado e salvo na pasta Importar Relatórios do Assistente da biblioteca de documentos Recursos de conformidade. O relatório inclui informações sobre campos, texto e caixas de seleção que serão ignoradas durante o processo de importação. O nome do arquivo contém o nome do arquivo de importação, mais a data e a hora em que o arquivo foi processado. Por exemplo, o arquivo pode ser chamado de MatrizdeControledeExemplo2011-03-21T221950.htm.

exemplo

A Fabrikam, uma organização global, precisa documentar seus controles. Phyllis, gerente de contabilidade, criou uma matriz de controle no Excel. Ela planeja importar controles para o site Conformidade. Este exemplo ilustra o processo que Phyllis usa para preparar a matriz de controle e importar controles. Ela trabalha com Chris, o administrador do site do Portal Empresarial do Microsoft Dynamics AX.

Configurar o ambiente de controle

1. Chris clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Configurar o ambiente de controle no Início Rápido.

2. Na página Configurar o ambiente de controle, Chris configura a estrutura do ambiente de controle, com base nas informações que Phyllis forneceu. Ele concede permissões Adicionar/Copiar a Phyllis para cada nó. A estrutura resultante é semelhante a esta:

   • Global

     • Operações

     • Vendas

     • Compras

   • Doméstico

     • Operações

     • Vendas

     • Compras

Examinar modelos de documento e identificar propriedades para os quais dados serão importados

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Modelos de documento no Início Rápido.

2. Na página Editar modelos de documento, Phyllis decide usar os modelos de documento padrão. Ela cria uma lista dos modelos de documento e de propriedades para os quais dados serão importados.

   Modelo de documento	Propriedades para as quais dados serão importados
   Tarefa de Projeto	Nome, Descrição, Comentários
   Conta Significativa	Nome, Descrição, Comentários
   Processo	Nome, Descrição, Comentários, Proprietário do Processo, Tipo de Transação
   Risco	Nome, Descrição, Comentários, Asserções, Objetivo de Controle (COSO), Impacto, Probabilidade
   Controle	Nome, Descrição, Comentários, Prioridade, Tipo de Controle, Executado por, Controle Testado, Eficácia de Controle
   Plano de Teste	Nome, Descrição, Proprietário, Status, Evidência, Comentários, Objetivo, Executado por, Frequência, Avaliação de Design (COSO), Testes Operacionais de Eficiência (COSO)
   Problema	Nome, Descrição, Proprietário, Status, Evidência, Comentários.
   Solução	Nome, Descrição, Proprietário, Status, Evidência, Comentários, Objetivo, Executado por

Prepare o arquivo de importação da matriz de controle

1. Phyllis abre a pasta de trabalho da matriz de controle e seleciona a planilha que contém os controles que importará.

2. Phyllis adiciona uma coluna para representar os dados do ambiente de controle. Como a planilha contém as informações em várias colunas, ela concatena informações em uma coluna (Coluna A + Coluna B = Coluna C), conforme mostrado na ilustração.

   

3. Phyllis oculta todas as colunas, exceto os nomes dos controles. Ela verifica se todas as colunas de nome de controle têm uma entrada. Alguns nomes estão em branco. Ela os examina para garantir que a hierarquia esteja correta. Determina que as células em branco resultarão na hierarquia correta quando os controles forem implementados, conforme mostrado na ilustração.

   

4. Phyllis mostra todas as colunas e compara as colunas restantes na matriz de controle com a lista de tipos de documento e de propriedades que criou anteriormente. Ela observa que a coluna Prioridade de Controle está em branco para alguns controles.

5. Phyllis trabalha com seus colegas para identificar uma prioridade de controle para cada controle. Insere Baixa, Média ou Alta na coluna Prioridade de Controle para cada linha da planilha. Phyllis e seus colegas de trabalho também identificam as pessoas que executarão alguns, mas não todos, controles. Ela insere os nomes das pessoas na coluna Controle Executado por para as linhas apropriadas. Para os controles que não tenham executores, deixe as células em branco, conforme mostrado na ilustração.

   

6. Phyllis salva a pasta de trabalho e a carrega na biblioteca de documentos compartilhados Recursos de conformidade no site Conformidade.

Importar os controles

1. Phyllis clica em Conformidade na barra de links superior e clica em Importar controles no Início Rápido. Na página Controles de importação, ela clica em Próximo.

2. Phyllis seleciona o arquivo da pasta de trabalho da matriz de controle que carregou anteriormente na biblioteca de documentos compartilhados Recursos de conformidade. Em seguida, seleciona a planilha que contém os controles a serem importados.

3. Phyllis seleciona a coluna que representa o ambiente de controle e então mapeia cada nó de controle exclusivo na planilha para um nó de ambiente de controle no site Conformidade.

4. Phyllis mapeia cada coluna restante que deseja importar para um modelo de documento e uma propriedade de documento.

5. Phyllis clica em Importar para processar o arquivo de importação.

6. Quando o processo de importação é concluído, Phyllis examina o relatório de erros na pasta Relatórios do Assistente de Importação na biblioteca de documentos compartilhados Recursos de conformidade.

7. Phyllis clica em Controles internos no Início Rápido.

8. Na página Controles internos, Phyllis examina os controles que importou, como mostrado na ilustração a seguir.

   

Consulte também

Configurar o site Controles Internos