Configurar fluxos de trabalho de fatura de fornecedor
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Este tópico explica como configurar uma ou mais configurações de fluxo de trabalho para as faturas de fornecedor e as linhas da fatura de fornecedor. Por exemplo, você pode configurar o fluxo de trabalho para as faturas de fornecedor que não são para uma ordem de compra, ou automaticamente executar a conciliação de faturas nas faturas que são para uma ordem de compra. Se a aprovação do fluxo de trabalho for configurada para as faturas de fornecedor, os controles adicionais serão exibidos na parte superior do formulário Fatura de fornecedor. Essa configuração inclui uma barra de informações amarela e um botão de Enviar ou um menu de Ações. Para obter mais informações, consulte Enviar um documento e Ações de fluxo de trabalho.
Alguns botões do formulário Fatura de fornecedor não estarão disponíveis quando um fatura tiver sido enviada para aprovação de diário de fluxo de trabalho. Quando a fatura é aprovada, as opções no grupo Lançar no Painel de Ação estarão disponíveis, e os outros controles e campos no formulário não estarão. Se um usuário alterar uma fatura aprovada, o status do fluxo de trabalho é redefinido, as opções no grupo Lançar não ficam disponíveis, mas os outros controles e campos sim. O usuário deve reenviar a fatura alterada para aprovação.
A ilustração a seguir mostra como configurar fluxos de trabalho da fatura de fornecedor. Os números correspondem aos procedimentos posteriormente neste tópico.
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Exemplo
A ilustração a seguir mostra um exemplo de um fluxo de trabalho de fatura de fornecedor que inclui os seguintes elementos do fluxo de trabalho:
Uma tarefa automatizada, Avaliar regras de política de faturas
Uma tarefa manual, Analisar conciliação de faturas de fornecedor
Uma decisão condicional, O valor total é menor que 10.000?
Uma tarefa de aprovação, Aprovar fatura de fornecedor
Uma tarefa automatizada, Lançar faturas de fornecedor
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Pré-requisitos
A tabela a seguir mostra os pré-requisitos que devem estar funcionando antes de começar.
Categoria |
Pré-requisito |
|---|---|
Tarefas de configuração relacionadas |
|
Parâmetros de contas a pagar |
Para usar os fluxos de trabalho junto com as diretivas de fatura de fornecedor, verifique se o campo Lançar fatura com discrepâncias está definido como Permitir com aviso no formulário Parâmetros de contas a pagar. |
1. Opcional: configurar revisores de despesas para as faturas de fornecedor
É possível definir configurações de revisor de despesas para as despesas encaminhadas para revisão com base no usuário atribuído a uma função de projeto ou à dimensão financeira na qual a despesa está sendo cobrada. O processo de fluxo de trabalho usa a função de projeto ou o proprietário da dimensão financeira especificado para determinar para quem a despesa será encaminhada.
Não é necessário definir uma configuração de revisor de despesas. É possível atribuir um usuário ou um grupo de usuários específico como revisor ao definir o fluxo de trabalho. No entanto, se você tiver uma organização complexa, é possível melhorar a eficiência do processo de aprovação especificando revisores de despesa. Além disso, você não terá que alterar as atribuições de revisor de fluxo de trabalho todas as vezes que um revisor alterar suas funções de trabalho.
Para configurar revisores de despesas para as faturas de fornecedor, siga estas etapas:
Clique em Contas a pagar > Configuração > Políticas > Revisores de despesas da fatura de fornecedor.
No Painel de Ação, clique em Novo.
Digite um nome para a definição de revisor de despesa.
Na guia rápida Distribuições do projeto, marque a caixa de seleção da função de projeto que será responsável por revisar as faturas de fornecedor atribuídas a um projeto. É possível selecionar Gerente de projeto, Controlador do projeto ou Gerente de vendas do projeto. As despesas serão encaminhadas ao usuário atribuído para essa função. Você também poderá encaminhar a despesa ao proprietário da dimensão financeira marcando a caixa de seleção apropriada da dimensão financeira.
Na guia rápida Distribuições de organização, marque a caixa de seleção das dimensões financeiras que você deseja usar para encaminhar faturas de fornecedor que não estão atribuídas a um projeto. As faturas de fornecedor serão encaminhadas ao usuário responsável pela dimensão financeira.
2. Se necessário: Configurar as funções para distribuições de projeto
Conclua este procedimento se você tiver configurado um revisor de despesas e selecionado qualquer uma das opções no grupo de campos Autoridade do projeto no formulário Revisores de despesas da fatura de fornecedor.
É possível atribuir pessoas a funções para distribuição de projeto.
Para configurar as funções para distribuições de projeto, siga estas etapas:
Clique em Gerenciamento e contabilidade de projeto > Comum > Projetos > Todos os projetos.
Selecione um projeto e clique em Editar em Painel de Ação.
No formulário Projetos, use os campos no grupo de campos Responsável para atribuir trabalhadores a funções que são necessárias para as práticas em toda a empresa. Use as informações na tabela a seguir para determinar quais funções atribuir aos trabalhadores.
Campo
Descrição
Gerente de vendas
Esta função corresponde à função de Gerente de vendas do projeto especificada para o participante de revisão de despesas.
Gerente de projeto
Esta função corresponde à função de Gerente de projeto especificada para o participante de revisão de despesas.
Controlador do projeto
Esta função corresponde à função de Controlador do projeto especificada para o participante de revisão de despesas.
3. Se necessário: Configurar proprietários para dimensões financeiras
Conclua este procedimento se você tiver configurado um revisor de despesas e selecionado qualquer uma das opções no grupo de campos Dimensões financeiras no formulário Revisores de despesas da fatura de fornecedor.
É possível atribuir pessoas para serem proprietárias de uma dimensão financeira. Isso permite que você configure as aprovações do fluxo de trabalho por dimensões financeiras, por exemplo, por departamento ou por centro de custos. Você também pode exigir que as aprovações para uma fatura de fornecedor sejam enviadas aos proprietários de todas as distribuições para um item de linha. Por exemplo, se você inserir uma fatura de fornecedor para despesas de aluguel e distribuir o item de linha para três departamentos diferentes, a etapa de aprovação do fluxo de trabalho irá para os proprietários de todos os três departamentos.
Para configurar os proprietários para dimensões financeiras, siga estas etapas:
Clique em Contabilidade > Configuração > Dimensões financeiras > Dimensões financeiras.
Selecione uma dimensão financeira, e clique em Valores de dimensão financeira.
Selecione uma dimensão.
Na guia rápida Geral, no campo Proprietário, selecione a ID de usuário da pessoa que é a proprietária desta dimensão.
Repita as etapas 2 e 3 para as dimensões financeiras restantes.
4. Crie um fluxo de trabalho para as faturas de fornecedor
É possível criar vários fluxos de trabalho para as faturas de fornecedor.
Para criar um fluxo de trabalho para as faturas de fornecedor, siga estas etapas:
Clique em Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
No Painel de Ação, clique em Novo.
Selecione o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar e, em seguida, clique em Criar fluxo de trabalho.
Selecione uma destas opções:
Tipo
Finalidade
Fatura de fornecedor
Criar fluxos de trabalho para os cabeçalhos da fatura de fornecedor. Você pode exibir as faturas no formulário Fatura de fornecedor.
Para usar os fluxos de trabalho junto com as diretivas de fatura de fornecedor, verifique se o campo Lançar fatura com discrepâncias está definido como Permitir com aviso no formulário Parâmetros de contas a pagar.
Linha de fatura de fornecedor
Criar fluxos de trabalho para as linhas da fatura de fornecedor. Não é possível executar um fluxo de trabalho de linha de fatura de fornecedor por si só. É necessário adicioná-la a um fluxo de trabalho de fatura de fornecedor. Você pode exibir as faturas no formulário Fatura de fornecedor.
Para usar os fluxos de trabalho junto com as diretivas de fatura de fornecedor, verifique se o campo Lançar fatura com discrepâncias está definido como Permitir com aviso no formulário Parâmetros de contas a pagar.
Configurar cada elemento do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte Configurar elementos do fluxo de trabalho.
Repita as etapas de 2 a 4 para criar fluxos de trabalho adicionais para as faturas de fornecedor.
5. Opcional: Configurar tarefas manuais e automatizadas para fluxos de trabalho de fatura de fornecedor
Conclua esse procedimento se suas práticas comerciais exigirem qualquer uma das seguintes opções:
Uma pessoa para revisar uma fatura de fornecedor
Uma pessoa para revisar os resultados da conciliação de faturas
Um processamento automatizado para classificar regras de diretiva para faturas
Um processamento automatizado para lançar faturas
É possível usar uma combinação de tarefas automatizadas e manuais no mesmo fluxo de trabalho.
Cada uma das tarefas de fluxo de trabalho a seguir pode executar uma ação em uma fatura de fornecedor. Use as informações na tabela a seguir para determinar quais tarefas de fluxo de trabalho deverão ser utilizadas.
Tarefa |
Tipo |
Descrição |
|---|---|---|
Lançar faturas de fornecedor |
Automatizado |
Lançar faturas de fornecedor automaticamente. Essa tarefa pode ser usada com outras tarefas, mas deve ser o último elemento de tarefa na configuração de fluxo de trabalho. Se uma revisão ou um processo de aprovação for usado, esse processo deve ocorrer antes da tarefa automatizada. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Lançar faturas de fornecedor é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. Essa tarefa automatizada não funciona com faturas de fornecedor que estão em um diário de aprovação. Lançar diários de aprovação manualmente. |
Avaliar regras de política de faturas |
Automatizado |
Avaliar violações de diretiva em faturas de fornecedor. Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho e as diretivas, consulte Principais tarefas: políticas de fatura de fornecedor. Se uma ou mais regras de política para uma fatura forem violadas a nível de cabeçalho, as violações serão exibidas no formulário Violações da política para a fatura. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Avaliar regras de política de faturas é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. |
Revisar fatura de fornecedor |
Manual |
Atribua a tarefa a um usuário que é autorizado a revisar as linhas da fatura de fornecedor que estão na fatura de fornecedor. Defina as etapas para a revisão na seção de descrição ao criar o fluxo de trabalho. A diferença entre uma tarefa manual de revisão e um elemento do fluxo de trabalho de aprovação:
Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho com vários usuários em uma tarefa. |
Analisar conciliação de faturas de fornecedor |
Manual |
Conciliar recibos de produtos automaticamente faturas de fornecedor, criando uma tarefa em lote para ser executada um trabalho em lotes.
Este processo em lote corresponderá recebimentos de produtos nas faturas correspondentes. O processo em lote se aplica às faturas de fornecedor que foram inseridas em um portal do fornecedor ou recebidas por meio de um serviço. Para obter mais informações, consulte Create a batch job. |
Para configurar tarefas automatizadas e manuais para um fluxo de trabalho de fatura de fornecedor, siga estas etapas:
Para tarefas automatizadas, consulte Configurar uma tarefa automatizada.
Para tarefas manuais, consulte Configurar uma tarefa manual.
6. Opcional: Configurar tarefas manuais e automatizadas para fluxos de trabalho de linha de fatura de fornecedor
Conclua esse procedimento se suas práticas comerciais exigirem qualquer uma das seguintes opções:
Uma pessoa para revisar os resultados da conciliação de faturas
Um processamento automatizado para classificar regras de política para uma linha de fatura de fornecedor
É possível usar uma combinação de tarefas automatizadas e manuais no mesmo fluxo de trabalho.
Cada uma das tarefas de fluxo de trabalho a seguir pode executar uma ação em uma linha de fatura de fornecedor. Use as informações na tabela a seguir para determinar quais tarefas de fluxo de trabalho deverão ser utilizadas.
Tarefa |
Tipo |
Descrição |
|---|---|---|
Avaliar regras de política para linhas de fatura |
Automatizado |
Avaliar as violações de diretiva nas linhas da fatura de fornecedor. Essa tarefa automatizada difere da tarefa de Avaliar regras de política de faturas, pois avalia somente as diretivas que usam um tipo de regra com base no nome de consulta de Linhas da fatura de fornecedor. Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho e as diretivas, consulte Principais tarefas: políticas de fatura de fornecedor. Se uma fatura de fornecedor violar uma ou mais regras de diretiva a nível de linha, essa tarefa relata as violações no formulário Violações da política para a fatura. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Avaliar regras de política para linhas de fatura é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. |
Revisar linha de fatura de fornecedor |
Manual |
Atribua a tarefa a um usuário que pode executar uma análise das linhas da fatura de fornecedor que estão na fatura do fornecedor. Defina as etapas para a revisão na seção de descrição ao criar o fluxo de trabalho. A diferença entre uma tarefa manual de revisão e um elemento do fluxo de trabalho de aprovação:
Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho com vários usuários em uma tarefa. |
Para configurar tarefas automatizadas e manuais para um fluxo de trabalho de linha de fatura de fornecedor, siga estas etapas:
Para tarefas automatizadas, consulte Configurar uma tarefa automatizada.
Para tarefas manuais, consulte Configurar uma tarefa manual.
7. Opcional: Criar decisões condicionais
Conclua esse procedimento se seus processos comerciais precisam de processos de fluxo de trabalho diferentes dependendo do valor da fatura ou outros valores, como impostos sobre vendas ou encargos.
O campo Valor da fatura é usado com fluxos de trabalho de fatura de fornecedor e de linha de fatura de fornecedor. Para cada fluxo de trabalho, é possível definir condições que incluem este campo. Por exemplo, é possível exigir que os valores da fatura que forem superiores a 5.000 exijam um aprovador e que os valores da fatura que forem superiores a 20.000 exijam dois aprovadores.
Campo calculado |
Descrição |
|---|---|
Valor da fatura |
O valor total da fatura para a fatura de fornecedor. |
Para criar condições, consulte o tópico a seguir:
8. Atribuir participantes aos elementos do fluxo de trabalho
É possível associar um elemento de fluxo de trabalho aos seguintes grupos de participantes.
Grupo de usuários |
Descrição |
|---|---|
Participantes da função de segurança |
Atribua o elemento do fluxo de trabalho a uma função de segurança do Microsoft Dynamics AX. É possível usar esta opção se um grupo de trabalhadores puder aprovar faturas sem a importância de saber qual pessoa aprova uma determinada fatura. |
Participantes do grupo de usuários |
Atribua o elemento de fluxo de trabalho e um grupo de usuários do Microsoft Dynamics AX. É possível usar esta opção se um grupo de trabalhadores puder aprovar faturas sem a importância de saber qual pessoa aprova uma determinada fatura. |
Participantes de despesas da fatura de fornecedor |
Atribuir o elemento de fluxo de trabalho aos participantes de despesas. Os participantes de despesas podem incluir os usuários associados a projetos específicos ou que são proprietários de dimensões financeiras específicas, como departamentos e centros de custo. Esta opção oferece maior controle e flexibilidade para fluxos de trabalho de fatura de fornecedor e de linha de fatura de fornecedor. |
- Para obter instruções sobre como atribuir participantes a um fluxo de trabalho, consulte Configurar elementos do fluxo de trabalho.
Tarefas relacionadas
Configurar a conciliação de notas fiscais de Contas a pagar
Principais tarefas: políticas de fatura de fornecedor
Configurar fluxos de trabalho de contas a pagar
Informações técnicas para administradores de sistemas
Se você não tiver acesso às páginas que são usadas para concluir essa tarefa, entre em contato com o administrador do sistema e forneça as informações que são mostradas na tabela a seguir.
Categoria |
Pré-requisito |
|---|---|
Chaves de configuração |
Nenhuma chave de configuração é exigida para essa tarefa. |
Funções de segurança e direitos |
Para executar essa tarefa, você deve ser membro da função de segurança - SYSADMIN-. |