Configurar fluxos de trabalho de contas a pagar
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Algumas organizações exigem que os diários sejam aprovados por um usuário diferente daquele que inseriu o diário. Para configurar um processo de aprovação, é possível criar um fluxo de trabalho. Também é possível configurar outros processos, como a revisão de faturas de fornecedor.
Um fluxo de trabalho representa um processo comercial. Ele define como um documento flui pelo sistema e indica quem deve concluir uma tarefa ou aprovar um documento. O uso do sistema de fluxo de trabalho em sua organização traz vários benefícios:
Processos consistentes — você pode definir o processo de aprovação de documentos específicos, como requisições de compra e relatórios de despesas. O uso desse sistema ajuda a garantir que os documentos sejam processados e aprovados de maneira consistente e eficiente.
Visibilidade do processo — você pode rastrear o status, o histórico e as métricas de desempenho de uma instância específica do fluxo de trabalho. Isso ajuda a determinar se alterações devem ser feitas no fluxo de trabalho para aumentar a eficiência.
Lista de trabalho centralizada — os usuários podem exibir uma lista de trabalho centralizada para ver as tarefas do Fluxo de Trabalho e as aprovações atribuídas a elas. Essa lista de trabalho está disponível nas páginas dos Centros de Funções no cliente Microsoft Dynamics AX e no Portal Empresarial.
Fluxos de trabalho do diário
Com base nos nomes dos diários, você pode exigir aprovação manual, do fluxo de trabalho ou não exigir aprovação. Use essas informações para configurar uma ou mais configurações de fluxo de trabalho para cada tipo de diário. Em seguida, selecione uma configuração para cada nome de diário e ative o fluxo de trabalho para o diário. Se a aprovação do fluxo de trabalho for configurada para um diário, os controles adicionais serão exibidos na parte superior do formulário Diário. Essa configuração inclui uma barra de informações amarela e um botão de Enviar ou um menu de Ações. Para obter mais informações, consulte Enviar um documento e Ações de fluxo de trabalho.
Alguns botões nos formulários Diário e Comprovante de diário não estão disponíveis quando um diário é enviado para aprovação do diário de fluxo de trabalho. Quando o diário for aprovado, as opções do menu Lançar estarão disponíveis e os outros controles e campos do formulário não estarão. Se um usuário editar um diário aprovado, o status do fluxo de trabalho é redefinido, as opções no menu Lançar não ficam disponíveis, mas os outros controles e campos sim. Quando as alterações tiverem sido feitas, o diário deve ser reenviado para aprovação.
As opções a seguir estão disponíveis para diários de pagamento cujo status do fluxo de trabalho seja Aprovado:
Editar o diário. Quando as alterações são concluídas, é necessário reenviar o diário para aprovação.
Exibir o diário.
Processar pagamentos. Somente as opções de processamento de pagamento estão disponíveis.
Você pode usar as aprovações de fluxo de trabalho para os seguintes diários e tipos de diário em contas a pagar.
Item do menu Diário |
Tipo de diário |
|---|---|
Registro de fatura |
Registro de fatura |
Diário de aprovações de fatura |
Aprovação |
Diário de faturas |
Registro de fatura de fornecedor |
Diário de pagamentos |
Pagamento de fornecedor |
Emitir diário de notas promissórias |
Nota promissória emitida para fornecedor |
Reemitir diário de notas promissórias |
Nota promissória reemitida por fornecedor |
Diário de remessas |
Remessa bancária de fornecedor |
Liquidar diário de notas promissórias |
Nota promissória liquidada por fornecedor |
Para obter uma visão geral do fluxo de trabalho em Microsoft Dynamics AX, consulte Visão geral do sistema do fluxo de trabalho e Conceitos de fluxo de trabalho. Para obter mais informações sobre como configurar as aprovações de diário, consulte Configurar aprovações de diário financeiro.
Os tipos de fluxo de trabalho que você pode criar
A tabela a seguir lista os tipos de fluxos de trabalho que você pode criar em Contas a pagar.
Tipo |
Finalidade |
|---|---|
Fluxo de trabalho de diário de registros de fatura de fornecedor |
Criar fluxos de trabalho de aprovação para diários de registro de nota fiscal. |
Fluxo de trabalho de diário de aprovações de fatura de fornecedor |
Criar fluxos de trabalho de aprovação para diários de aprovação de nota fiscal. |
Purchase agreement approval |
Criar fluxos de trabalho de aprovação para contratos de compra. Observação Esse controle só estará disponível se a chave de configuração Public Sector for selecionada. |
Fatura de fornecedor |
Criar fluxos de trabalho para os cabeçalhos da fatura de fornecedor. Você pode exibir as faturas no formulário Fatura de fornecedor. Para usar os fluxos de trabalho junto com as diretivas de fatura de fornecedor, verifique se o campo Lançar fatura com discrepâncias está definido como Permitir com aviso no formulário Parâmetros de contas a pagar. |
Linha de fatura de fornecedor |
Criar fluxos de trabalho para as linhas da fatura de fornecedor. Você pode exibir as faturas no formulário Fatura de fornecedor. Para usar os fluxos de trabalho junto com as diretivas de fatura de fornecedor, verifique se o campo Lançar fatura com discrepâncias está definido como Permitir com aviso no formulário Parâmetros de contas a pagar. |
Fluxo de trabalho de diário de faturas de fornecedor |
Crie fluxos de trabalho de aprovação para diários de gravação de nota fiscal. |
Fluxo de trabalho de diário de pagamentos de fornecedor |
Crie fluxos de trabalho de aprovação para diários de pagamento de fornecedor. |
Fluxo de trabalho de diário de notas promissórias emitidas de fornecedor |
Crie fluxos de trabalho de aprovação para diários de nota promissória emitida para fornecedor. |
Fluxo de trabalho de diário de notas promissórias reemitidas de fornecedor |
Crie fluxos de trabalho de aprovação para diários de nota promissória reemitida para fornecedor. |
Fluxo de trabalho de diário de remessas bancárias de fornecedor |
Crie fluxos de trabalho de aprovação para diários de remessa bancária de fornecedor. |
Fluxo de trabalho de diário de notas promissórias liquidadas de fornecedor |
Criar fluxos de trabalho de aprovação para diários de nota promissória liquidada de fornecedor. |
Tarefas automatizadas e tarefas manuais para faturas de fornecedor
É possível usar as seguintes tarefas de fluxo de trabalho para executar uma ação em uma fatura de fornecedor.
Tarefa |
Tipo |
Descrição |
|---|---|---|
Lançar faturas de fornecedor |
Automatizado |
Lançar faturas de fornecedor automaticamente. Essa tarefa pode ser usada junto com outras tarefas. Essa tarefa deve ser o último elemento de tarefa na configuração do fluxo de trabalho. Se uma revisão ou um processo de aprovação for usado, esse processo deve ocorrer antes da tarefa automatizada. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Lançar faturas de fornecedor é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. Essa tarefa automatizada não trabalha com faturas de fornecedor que estão em um diário de aprovação. Lançar diários de aprovação manualmente. |
Avaliar regras de política de faturas |
Automatizado |
Avaliar violações de diretiva em faturas de fornecedor. Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho e as diretivas, consulte Principais tarefas: políticas de fatura de fornecedor. Se uma fatura de fornecedor violar uma ou mais regras de diretiva a nível de cabeçalho, essa tarefa relata as violações no formulário Violações da política para a fatura. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Avaliar regras de política de faturas é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. |
Revisar fatura de fornecedor |
Manual |
Atribua a tarefa a um usuário que pode executar uma análise das linhas da fatura de fornecedor que estão na fatura do fornecedor. Defina as etapas para a revisão na seção de descrição ao criar o fluxo de trabalho. A diferença entre uma tarefa manual de revisão e um elemento de fluxo de trabalho de aprovação é que, se a tarefa manual de revisão for atribuída a vários usuários, o fluxo de trabalho pode continuar após qualquer um dos usuários concluir a tarefa. Se for atribuído um elemento do fluxo de trabalho de aprovação para vários usuários, todos os usuários devem aprovar o documento antes que o fluxo de trabalho possa continuar. Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho com vários usuários em uma tarefa. |
Analisar conciliação de faturas de fornecedor |
Manual |
Atribua a tarefa a um usuário se o usuário precisar revisar a fatura de fornecedor para determinar se há discrepâncias na conciliação de faturas. A diferença entre uma tarefa manual de revisão e um elemento de fluxo de trabalho de aprovação é que, se a tarefa manual de revisão for atribuída a vários usuários, o fluxo de trabalho pode continuar após qualquer um dos usuários concluir a tarefa. Se for atribuído um elemento do fluxo de trabalho de aprovação para vários usuários, todos os usuários devem aprovar o documento antes que o fluxo de trabalho possa continuar. Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho com vários usuários em uma tarefa. |
Tarefas automatizadas e manuais para as linhas da fatura de fornecedor
É possível usar as seguintes tarefas de fluxo de trabalho para executar uma ação em uma linha de fatura de fornecedor.
Tarefa |
Tipo |
Descrição |
|---|---|---|
Avaliar regras de política para linhas de fatura |
Automatizado |
Avaliar as violações de diretiva nas linhas da fatura de fornecedor. Essa tarefa automatizada difere da tarefa de Avaliar regras de política de faturas, pois avalia somente as diretivas que usam um tipo de regra com base no nome de consulta de Linhas da fatura de fornecedor. Para obter informações sobre como usar o fluxo de trabalho e as diretivas, consulte Principais tarefas: políticas de fatura de fornecedor. Se uma fatura de fornecedor violar uma ou mais regras de diretiva a nível de linha, essa tarefa relata as violações no formulário Violações da política para a fatura. Para obter um exemplo de como a tarefa automática de Avaliar regras de política para linhas de fatura é usada, consulte Fluxo de trabalho com uma decisão condicional. |
Revisar linha de fatura de fornecedor |
Manual |
Atribua a tarefa a um usuário que pode executar uma análise das linhas da fatura de fornecedor que estão na fatura do fornecedor. Defina as etapas para a revisão na seção de descrição ao criar o fluxo de trabalho. A diferença entre uma tarefa manual de revisão e um elemento de fluxo de trabalho de aprovação é que, se a tarefa manual de revisão for atribuída a vários usuários, o fluxo de trabalho pode continuar após qualquer um dos usuários concluir a tarefa. Se for atribuído um elemento do fluxo de trabalho de aprovação para vários usuários, todos os usuários devem aprovar o documento antes que o fluxo de trabalho possa continuar. Para obter mais informações, consulte Fluxo de trabalho com vários usuários em uma tarefa. |
Criar um fluxo de trabalho
Para criar um fluxo de trabalho, siga estas etapas.
Clique em Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
No Painel de Ação, clique em Novo.
Selecione o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar e, em seguida, clique em Criar fluxo de trabalho. O editor de fluxo de trabalho é exibido. Projetar o fluxo de trabalho arrastando os elementos do fluxo de trabalho na tela.
Configurar cada elemento do fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte Configurar elementos do fluxo de trabalho.
Repita as etapas de 2 a 4 para criar fluxos de trabalho adicionais para as Contas a pagar.
Se estiver configurando fluxos de trabalho de diário, configure as aprovações de diário para diários específicos usando o formulário Nomes de diário. Para obter mais informações, consulte Configurar aprovações de diário financeiro.
Expressões e campos calculados
Os campos e expressões calculadas a seguir são usados com as aprovações de diário de fluxo de trabalho de contas a pagar. Para cada fluxo de trabalho, você pode definir condições que incluem as expressões e os campos calculados.
Campo calculado |
Descrição |
|---|---|
Valor da fatura |
O valor total da fatura para a fatura de fornecedor. Esse campo está disponível para os fluxos de trabalho Fatura de fornecedor e Linha de fatura de fornecedor. |
Crédito total no diário |
O valor total de crédito para o diário inteiro. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Total de débito no diário |
O valor total de débito para o diário inteiro. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Valor de crédito máximo do comprovante |
O maior valor de comprovante de crédito no diário. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Valor de débito máximo do comprovante |
O maior valor de comprovante de débito no diário. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Valor mínimo de crédito de comprovante |
O menor valor de comprovante de crédito no diário. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Valor mínimo de débito de comprovante |
O menor valor de comprovante de débito no diário. Esse campo está disponível para fluxos de trabalho de diários. |
Tipos de participantes
Você pode atribuir um elemento de fluxo de trabalho aos seguintes grupos de participantes.
Grupo de Usuários |
Descrição |
|---|---|
Participantes da função de segurança |
Atribua o elemento de fluxo de trabalho a uma função de segurança do Microsoft Dynamics AX. |
Participantes do grupo de usuários |
Atribua o elemento de fluxo de trabalho a um grupo de usuários do Microsoft Dynamics AX. |
Participantes de despesas da fatura de fornecedor |
Use esse grupo para atribuir o elemento de fluxo de trabalho aos participantes de despesas. Essa opção está disponível para os elementos que estão associados aos fluxos de trabalho Fatura de fornecedor e Linha de fatura de fornecedor. |