Planejamento de implementação do Power BI: desativar e arquivar o conteúdo

Observação

Este artigo faz parte da série de artigos sobre o Planejamento de implantação do Power BI. Esta série se concentra principalmente na experiência do Power BI no Microsoft Fabric. Para ter uma introdução a essa série, confira Planejamento de implementação do Power BI.

Este artigo o ajuda a desativar e arquivar o conteúdo no final do seu ciclo de vida. Este artigo é direcionado principalmente a:

• Administradores do Fabric: os administradores responsáveis por supervisionar o Fabric na organização. É possível que os administradores do Fabric possam precisar colaborar com outros administradores, como aqueles que supervisionam o Microsoft 365 ou o Azure DevOps.
• Equipes de COE (Centro de Excelência) e BI: as equipes responsáveis por supervisionar o Power BI na organização. Essas equipes incluem os responsáveis pelas decisões que decidem como gerenciar o ciclo de vida do conteúdo do Power BI.
• Equipes de operações de dados: as equipes responsáveis por supervisionar o gerenciamento do ciclo de vida das soluções de dados empresariais. Essas equipes podem incluir gerentes de versão que lidam com o ciclo de vida das versões de conteúdo, e engenheiros que criam e gerenciam os componentes necessários para usarem e darem suporte eficaz ao gerenciamento do ciclo de vida.
• Criadores de conteúdo e proprietários de conteúdo: usuários que criam o conteúdo que querem publicar no portal do Fabric para compartilharem com outras pessoas. Esses indivíduos são responsáveis por gerenciarem o ciclo de vida do conteúdo do Power BI que eles criam.

O gerenciamento do ciclo de vida consiste nos processos e práticas que você usa para lidar com o conteúdo desde sua criação até sua eventual desativação. No quinto estágio do gerenciamento do ciclo de vida, você dá suporte e monitora o conteúdo, o qual envolve o suporte aos usuários e o conteúdo publicado para facilitar a adoção e resolver os problemas. Eventualmente, você chegará ao sexto e último estágio do ciclo de vida do conteúdo, em que poderá identificar o conteúdo que não é mais usado ou necessário. Nesta última fase, você desativa e arquiva o conteúdo.

A desativação e o arquivamento do conteúdo são importantes depois que o conteúdo atende à sua finalidade. Isso garante que os recursos não sejam desperdiçados com conteúdo desnecessário e facilita para os criadores e administradores de conteúdo a supervisão do conteúdo necessário. Quando você desativa e arquiva o conteúdo no final do ciclo de vida, ele o ajuda a melhorar a governança e a eficiência, pois você concentra esforços e recursos em conteúdo relevante e áreas ativas do seu locatário.

A imagem a seguir ilustra o ciclo de vida do conteúdo do Power BI, realçando a fase seis, em que você desativa e arquiva o conteúdo.

Observação

Para obter uma visão geral do gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo, consulte o primeiro artigo desta série.

Eventualmente, é possível que os consumidores não precisem mais do conteúdo ou não o usem mais. Pode haver muitos motivos, como a implantação do conteúdo de substituição, diferentes objetivos de negócios ou mudança de prioridades.

A desativação do conteúdo o ajuda a controlar o Power BI de maneiras diferentes.

• Menos itens reduzem a desordem e mantêm seu ambiente mais gerenciável. Menos itens também ajudam os usuários a navegarem pelo conteúdo ativo, além de ser mais fácil de manter.
• Remover itens não aproveitados reduz a confusão dos consumidores sobre qual conteúdo eles devem usar.
• A auditoria fica mais fácil quando se concentra no conteúdo ativo. Isso é especialmente verdade quando você audita as funções e permissões de segurança.
• Ter menos itens pode otimizar potencialmente o uso da capacidade porque os recursos não serão usados acidentalmente.

Decida quando e como você desativará o conteúdo

Você deve avaliar regularmente os padrões de uso na sua organização ao realizar atividades de auditoria e monitoramento para identificar o conteúdo do candidato que pode ser desativado. As etapas são conhecidas como atividades de limpeza de conteúdo. As atividades de limpeza de conteúdo são as ações programadas regularmente que você toma para inspecionar o conteúdo, enquanto a retirada de conteúdo é o que acontece quando você decide desativar o conteúdo no final do seu ciclo de vida. Dependendo do volume de itens publicados no seu locatário, você pode realizar essas atividades com mais regularidade, como trimestral ou mensalmente.

Dica

Auditoria no nível do locatário e monitoramento no nível do locatário são atividades fundamentais para ajudá-lo a decidir quando o conteúdo deve ser desativado.

Planejar atividades de limpeza de conteúdo

As principais considerações e decisões a seguir devem ser feitas quando você quiser analisar seu conteúdo para identificar o que pode ser desativado e arquivado.

• Selecione o escopo da análise: as atividades de limpeza de conteúdo podem ser feitas no nível do locatário. Porém, também é comum realizar uma análise no espaço de trabalho, capacidade ou nível de domínio. Dessa forma, você pode tomar decisões e tomar medidas com base nas necessidades específicas ou populações de usuários. Por exemplo, os administradores do espaço de trabalho podem ser responsáveis por atividades regulares de limpeza de conteúdo dos espaços de trabalho que eles gerenciam.
• Decidir sobre uma janela de tempo para o conteúdo específico: considere qual janela de tempo é relevante para o conteúdo que você está analisando. Embora você possa ter uma janela de tempo padrão (como nenhum uso dentro de três meses), pode ser difícil usar as mesmas diretrizes em todas as situações. Considere os exemplos a seguir.
  • Janela de tempo padrão de 3 meses: existe um espaço de trabalho para a equipe de vendas acompanhar os bônus trimestrais. Caso não tenha sido usado nos últimos três meses, todo o espaço de trabalho é candidato à desativação.
  • Janela de tempo mais curta, de um mês: um relatório operacional com números de vendas diárias destina-se ao uso diário ou semanal frequente. Caso não tenha sido usado no último mês, o relatório é um candidato à desativação.
  • Janela de tempo mais longa, de um ano: um modelo semântico é produzido pela TI uma vez por ano para fornecer relatórios para auditores externos. Embora não tenha sido usado nos últimos meses, é fundamental manter o modelo semântico. Nessa situação, uma janela de tempo de mais de um ano é justificado antes de torná-lo um candidato à desativação.
  • Exceção sem janela de tempo: um scorecard que contém os principais indicadores-chave de desempenho (KPIs) da organização é usado intermitentemente pelos executivos. Mesmo que o uso não seja consistente e tenha poucos espectadores, esse conteúdo específico não será considerado para desativação com base apenas no baixo uso.
• Criar classificações: decida qual terminologia você usará consistentemente. Crie definições comuns para classificar termos como frequentemente usado, ativamente usado, ocasionalmente usado e não usado. Considere como você aplicará esses termos para analisar o uso do conteúdo e os níveis de atividade do usuário. Para obter mais informações, consulte Criar classificações.
• Selecione métricas de uso relevantes: na maioria das situações, você precisará considerar várias métricas, inclusive o total de visualizações reais do conteúdo e o total de usuários reais (visualizadores) do conteúdo. Considere os exemplos a seguir.
  • Número elevado de visualizações: um relatório pode ter consistentemente um número elevado de visualizações de um pequeno número de usuários. Essa atividade pode refletir cenários de uso do BI pessoal e BI de equipe.
  • Número elevado de usuários: um relatório pode ter muitos espectadores de várias áreas na organização. Embora o conteúdo seja amplamente usado, as exibições reais podem ser esporádicas e inconsistentes. Essa atividade pode refletir um cenário de uso do BI corporativo.
  • Espectadores potenciais versus reais: um aplicativo ou relatório do Power BI pode ter permissões atribuídas para que haja muitos possíveis espectadores. Contudo, é possível que você veja o uso real de apenas uma pequena porcentagem dos possíveis espectadores.
• Determine quem conduzirá a análise de uso e a limpeza: com base em como a propriedade e o gerenciamento de conteúdo são tratados na sua organização, considere quem deve ser responsável pelas atividades de limpeza de conteúdo.

Depois de planejar como você realizará uma análise de limpeza de conteúdo, você deve identificar qual conteúdo será desativado.

Identifique o conteúdo que você vai desativar

Nesse ponto, você planejou atividades regulares de limpeza de conteúdo e tomou algumas escolhas e decisões importantes sobre como analisar o conteúdo do seu locatário. Agora é hora de analisar os padrões de uso e identificar o conteúdo candidato a ser desativado. Normalmente, você quer encontrar conteúdo com baixo uso e manutenção para investigar.

Considere as ações a seguir para localizar o conteúdo que é pouco usado e não é mais mantido.

• Analisar exibições: você deve se concentrar no número de exibições dos itens visuais, como relatórios e aplicativos.
  • Classifique os itens pelo total de exibições na sua janela de tempo (descrito na seção anterior). Concentre-se em localizar itens que não são usados ou usados apenas ocasionalmente.
  • Analise o uso recente com base na janela de tempo.
  • Verifique se há uma tendência de queda em comparação com os períodos de tempo anteriores.
• Analisar as consultas: você deve se concentrar nas consultas enviadas para os itens de dados, como modelos semânticos.
  • Classifique os itens pelo total de consultas na sua janela de tempo. Concentre-se em localizar o conteúdo não usado ou usado apenas ocasionalmente.
  • Analise o uso recente com base na janela de tempo.
  • Verifique se há uma tendência de queda em comparação com os períodos de tempo anteriores.
• Analisar os espectadores: às vezes, o número total de espectadores do conteúdo na sua janela de tempo pode ser relevante quando ele também for comparado com as exibições e consultas.
  • Classifique os itens pelo número total de espectadores na sua janela de tempo.
  • Filtre os espectadores que são criadores de conteúdo, proprietários ou membros da equipe de suporte para que você possa se concentrar nos consumidores com atividade de somente exibição.
  • Filtre os espectadores que usaram o relatório apenas uma ou duas vezes para verem o efeito na tendência de uso. É possível que esses usuários tenham aberto acidentalmente um relatório.
• Analisar as datas de atualização: quanto aos itens de dados (como modelos semânticos ou fluxos de dados), verifique a última vez em que o conteúdo foi atualizado. Se não foi atualizado recentemente, isso provavelmente corrobora a conclusão de que os itens de dados não são mais usados.
• Verificar as datas de atualização do conteúdo: talvez seja útil verificar a última vez em que o conteúdo foi atualizado ou republicado. O conteúdo que não foi atualizado recentemente suporta a possibilidade de estar pronto para ser desativado.
• Verifique a documentação: antes de depender exclusivamente dos dados de estatísticas de uso, examine qualquer documentação ou metadados disponíveis.
  • Localize a documentação que existe para o conteúdo. Idealmente, um relatório incluiria uma página de introdução para documentar seu uso de destino e público-alvo. Esse tipo de informação ajuda os espectadores e é especialmente útil quando o conteúdo é usado de forma irregular.
  • Examine os metadados disponíveis. Uma descrição do espaço de trabalho pode conter informações relevantes sobre seus padrões de uso pretendidos. Um nome do espaço de trabalho pode incluir os sufixos [Desenvolvimento] ou [Teste] que podem esclarecer por que o uso varia consideravelmente.
• Comunique-se com o proprietário do conteúdo: quando você encontrar um item candidato para ser desativado, consulte o conteúdo com o contato ou seu proprietário. Eles podem ter outras percepções sobre os padrões de uso esperados que não são imediatamente aparentes nos dados das estatísticas de uso. Às vezes, você também pode precisar falar com especialistas no assunto ou consumidores do conteúdo para entender suas necessidades futuras.

Dica

A API REST Obter Artefatos Não Usados como Administrador é uma maneira de encontrar itens não usados. Porém, lembre-se de que a API pesquisa os últimos 30 dias do histórico. Na maioria das situações, você vai querer uma janela de tempo maior para poder analisar as tendências no decorrer do tempo. Para obter mais informações, consulte Dados de atividade do usuário e Inventário do locatário.

Preparar para desativar o conteúdo não usado

Nesse ponto, você identificou o conteúdo que é um bom candidato para ser desativado. Em seguida, você deve executar algumas etapas preparatórias antes de arquivá-lo e excluí-lo.

• Confirme o escopo dos itens a serem excluídos: antes de prosseguir, certifique-se de que você sabe exatamente o que deve ser excluído. Normalmente, é um espaço de trabalho inteiro ou itens individuais específicos (como um modelo semântico e os relatórios que o usam).
• Verificar as dependências: analise a linhagem de dado e execute uma análise de impacto para confirmar se você contabilizou todas as dependências. Por exemplo, se um modelo semântico for desativado, todos os relatórios que dependem dele também serão desativados.
• Identificar onde o conteúdo será arquivado: é essencial ter um backup ou um arquivo morto do conteúdo antes de ser excluído. Dessa forma, você pode recuperá-lo mais tarde, caso surja a necessidade. O armazenamento de arquivos deve ser um local seguro com o nível mínimo de permissões para garantir que os usuários não encontrem e usem acidentalmente o conteúdo arquivado. Há várias opções para criar um arquivo morto. Você pode ter o controle do código-fonte em vigor (como Integração do Git). Ou você pode optar por baixar o arquivo mais recente do serviço do Power BI antes de excluí-lo. Você também pode ter um backup do modelo semântico em vigor. Em geral, você deve considerar o arquivamento de conteúdo no repositório central em que ele foi armazenado durante seu ciclo de vida (como uma biblioteca de documentos do OneDrive, SharePoint ou um repositório Git).
• Confirme o plano de recuperação: depois de identificar onde o conteúdo será arquivado (descrito no ponto anterior), considere qual será o processo se você descobrir que precisa recuperar o conteúdo ou revertê-lo. Por exemplo, você pode pedir ao administrador do Fabric para restaurar um espaço de trabalho excluído, desde que ele seja feito durante o período de retenção. Ou você pode optar por republicar um item específico do arquivo criado. Realize um teste do seu plano de recuperação para que você tenha certeza de que pode confiar no processo.
• Esclarecer se a aprovação é necessária: dependendo do conteúdo e dos seus processos, talvez você precise obter aprovação antes de excluir o conteúdo.
• Criar um log de alterações:se surgirem dúvidas posteriormente, é útil ter uma documentação que inclua o que foi excluído, quando, por que e por quem.
• Confirme quem lidará com as exclusões: às vezes, a pessoa que decidiu desativar o conteúdo não é a mesma pessoa que fará as exclusões. Verifique se todas as permissões necessárias foram concedidas.
  • Excluir um espaço de trabalho: há duas maneiras de excluir todo um espaço de trabalho. Cada maneira requer permissões diferentes.
    • A função de administrador do espaço de trabalho é apropriada quando o usuário que está tratando da exclusão tem permissão para acessar todo o conteúdo no espaço de trabalho.
    • A função Administrador do Fabric é adequada para os administradores de locatários que não exigem acesso direto ao conteúdo. Nesse caso, eles excluirão de dentro do portal de administração.
  • Excluir um item: uma função do espaço de trabalho de colaborador ou superior é necessária para excluir um item individual de dentro de um espaço de trabalho.
• Confirme ao executar as exclusões: como o conteúdo não está sendo usado ativamente, a data e a hora para excluí-lo não devem importar. Entretanto, para minimizar os riscos, algumas organizações possuem uma janela de mudança aprovada.
• Comunique-se com o proprietário do conteúdo: permita que os contatos ou o proprietário saibam que o conteúdo será arquivado e excluído. Normalmente, os consumidores do conteúdo não precisam ser notificados sobre o conteúdo inativo. Embora a comunicação com o usuário possa ser apropriada ocasionalmente, fique atento às situações em que os usuários serão altamente resistentes à perda de conteúdo não usado porque não têm certeza se precisarão dele no futuro.

Observação

O período de retenção para restaurar um espaço de trabalho colaborativo pode ser diferente de um espaço de trabalho pessoal. A configuração do locatário Definir o período de retenção do espaço de trabalho controla por quanto tempo o conteúdo pode ser recuperado após ser excluído. Para obter mais informações, confira Retenção de workspace.

Arquivar e excluir o conteúdo não usado

Nesse ponto, você identificou o conteúdo que pode ser desativado e tomou as medidas preparatórias adequadas para removê-lo e arquivá-lo. Nesta etapa final, você deve remover o conteúdo. Isso envolve o acompanhamento das decisões e dos planos descritos na seção anterior.

• Arquivar o conteúdo em um local seguro: há várias maneiras de você fazer o backup do conteúdo e permitir sua recuperação, se necessário (descrito mais detalhadamente na seção anterior).
• Excluir o conteúdo: a etapa final é excluir todo o espaço de trabalho ou os itens individuais, conforme apropriado (descrito mais adiante na seção anterior).

Lista de verificação – Ao planejar o suporte e o monitoramento do conteúdo, as principais decisões e ações incluem:

• Plano para as atividades de limpeza de conteúdo: determine se o escopo da análise estará no nível do locatário, no nível do domínio ou no espaço de trabalho. Também considere quem realizará a análise de uso.
• Decidir em uma janela de tempo: com base nas características do conteúdo específico, determine a melhor janela de tempo para identificar candidatos à desativação.
• Selecione as métricas de uso: considere quais métricas de uso relacionadas às exibições e espectadores de conteúdo são mais importantes para o conteúdo.
• Criar classificações: decida quais classificações você usará para rotular consistentemente o conteúdo ao analisar os padrões de uso.
• Analisar as estatísticas de uso: examinar exibições, consultas, espectadores, atualizar e atividades de atualização. Classifique, filtre e analise os dados para descobrir itens que são candidatos à desativação.
• Comunique-se com o proprietário: contate o proprietário do conteúdo para confirmar suas descobertas ou para obter mais informações sobre os padrões de uso esperados. Certifique-se de coordenar as atividades de arquivamento e exclusão com elas.
• Analisar a linhagem de dados e executar a análise de impacto: investigar dependências. Confirme o escopo do conteúdo a ser excluído.
• Determinar como e onde arquivar o conteúdo: decida qual método será usado para fazer o backup do conteúdo.
• Verificar o período de retenção do espaço de trabalho: exibir a configuração do locatário Definir o período de retenção do espaço de trabalho para entender qual é o período de retenção dos espaços de trabalho excluídos na sua organização.
• Confirmar e testar o plano de recuperação: planeje como você recuperará o conteúdo do arquivo morto, caso ele se torne necessário. Teste seu plano de recuperação para garantir que ele seja confiável.
• Verificar permissões: confirme se as permissões necessárias são atribuídas ao usuário ou administrador que fará as exclusões.
• Arquivar o conteúdo: armazene um backup do conteúdo em um local seguro que não esteja acessível aos consumidores.
• Excluir o conteúdo: exclua todo o espaço de trabalho ou itens individuais, conforme for apropriado.

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Para obter mais considerações, ações, critérios de tomada de decisão e recomendações para ajudá-lo na implementação do Power BI, consulte Planejamento da implementação do Power BI.