Przegląd katalogów zaopatrzenia

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

W Microsoft Dynamics AX, specjaliści ds. zakupu mogą tworzyć i obsługiwać katalogi, z których pracownicy firmy mogą korzystać podczas składania zamówienia na towary i usługi do użytku wewnętrznego. Korzystanie z katalogów do zaopatrzenia pośredniego ma następujące zalety:

• Pracownicy mogą szybko i łatwo znaleźć towary lub usługi, których potrzebują i tworzyć zapotrzebowania na zakup dla tych towarów lub usług.

• Specjaliści ds. zaopatrzenia mogą wymusić zastosowanie zasad zakupu i zagwarantować, że pracownicy będą zamawiali tylko zatwierdzone towary i usługi.

Podczas tworzenia katalogu zaopatrzenia, należy wykonać następujące zadania:

• Określ, które kategorie mają być wyświetlane dla pracowników w witrynie zamówień. Hierarchii kategorii zaopatrzenia można użyć do tworzenia katalogu; kategorie katalogu można zdefiniować też ręcznie. Jeśli chcesz użyć hierarchii kategorii zaopatrzenia, hierarchia musi być skonfigurowana przed utworzeniem katalogu.

• Określ, które produkty pracownicy będą mogli zamawiać. Można importować dane katalogu produktów bezpośrednio od dostawców, ręcznie dodaj produkty do kategorii katalogu lub użyj produktów, które zostały już przypisane do kategorii zaopatrzenia.

• Określ, jaki poziom szczegółowości chcesz przypisać produktom. Można dodać atrybuty i skonfigurować relacje produktów w celu zapewnia pracownikom większej pomocy podczas składania zamówień.

• Określ, czy pracownicy mogą zamawiać produkty bezpośrednio u zewnętrznego dostawcy. Jeśli chcesz zapewnić dostęp do katalogów dostawców zewnętrznych, musisz skonfigurować parametry dostępu do witryny z katalogiem dostawcy, a następnie dodać łącze do witryny z katalogiem dostawcy do katalogu zaopatrzenia.

• Określ, ile katalogów zaopatrzenia potrzebujesz. Dostęp do katalogu zaopatrzenia zależy od reguły dotyczącej katalogów skonfigurowanej dla firmy i jednostki operacyjnej, do której przypisany jest pracownik. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu konfigurowania reguły katalogów, zobacz Konfigurowanie reguły katalogu zaopatrzenia.

Tworzenie katalogu zaopatrzenia

Proces tworzenia nowego katalogu zawiera kilka kroków. Poniższy diagram przedstawia przepływ procesu i określa rolę odpowiedzialną za każdy krok.

Wymagania wstępne

W poniższej tabeli opisano zadania, które należy wykonać, zanim specjalista ds. zakupów będzie mógł utworzyć katalog zaopatrzenia.

Zadanie	Rola	Opis
Ustawianie hierarchii kategorii zaopatrzenia	Menedżer ds. zakupów	Hierarchie kategorii zaopatrzenia klasyfikują produkty lub transakcje dla celów raportowania i analiz. Używając hierarchii kategorii zaopatrzenia, firmy mogą strategicznie zarządzać kategoriami, produktami, dostawcami i innymi czynnikami zaopatrzenia z centralnej lokalizacji. Dla całej organizacji zdefiniowana jest jedna hierarchia kategorii zaopatrzenia. Można utworzyć strukturę nawigacji katalogu przez skopiowanie hierarchii kategorii zaopatrzenia do katalogu zaopatrzenia. Kategorie zaopatrzenia, które są kopiowane stają się kategoriami katalogu, a dostawcy, produkty i atrybuty, które są skojarzone z kategoriami zaopatrzenia są automatycznie umieszczane w katalogu. Po skopiowaniu hierarchii kategorii zaopatrzenia do katalogu, można zmodyfikować strukturę kategorii katalogu do wymagań witryny zamówień. Można również określić produkty, dostawców, witryny katalogów dostawców zewnętrznych, etc., które mają być wyświetlane w witrynie. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu konfigurowania hierarchii kategorii zaopatrzenia, zobacz temat Najważniejsze zadania: zdefiniować hierarchię kategorii.
Konfigurowanie dostawców	Menedżer ds. zakupów	Przed dodaniem produktów dostawcy do katalogu zaopatrzenia dostawca musi być zarejestrowany w Microsoft Dynamics AX i uwzględniony w danych głównych dostawcy. Dostawca również musi być skojarzony z kategorią zaopatrzenia, która znajduje się w katalogu zaopatrzenia. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu rejestrowania dostawców w systemie Microsoft Dynamics AX, zobacz Zarządzanie omówienie żądań dostawcy.
Dodanie produktów do produktu głównego.	Menedżer ds. zakupów	Przed dodaniem produktów do katalogu zaopatrzenia produkty muszą być uwzględnione w produkcie głównym w Microsoft Dynamics AX. Aby dodać produkty do produktu głównego, można importować dane produktu z katalogów dostawców, lub wprowadzić dane produktu ręcznie do formularza Szczegóły produktu lub Szczegóły zwolnionego produktu. Po dodaniu do produktu do produktu głównego, należy go również przypisać do kategorii zaopatrzenia. Do katalogu zaopatrzenia można dodawać tylko tych produkty, które są przypisane do kategorii zaopatrzenia. Aby uzyskać więcej informacji o importowaniu danych produktu od dostawcy, zobacz Import katalogu od dostawcy. Aby uzyskać więcej informacji na temat ręcznego dodawania produktów zaopatrzenia do Microsoft Dynamics AX, zobacz Najważniejsze zadania: definiowanie produktów.
Definiowanie relacji produktów (opcjonalne)	Menedżer ds. zakupów	Relacje produktów definiują sposób, w jaki produkty są powiązane ze sobą. Za pomocą relacji produktów, można zachęcić pracowników do wybierania preferowanych zestawów produktów i wymusić ściślejszą kontrolę wydatków pracownika. Można na przykład skojarzyć komputer z określonym monitorem, który ma odpowiednią wartość. W ten sposób kiedy pracownik wybiera komputer, oferowany jest monitor preferowany. Relacje produktu mogą być zdefiniowane przez dostawcę lub samemu można je definiować w produkcie głównym. Aby uzyskać więcej informacji na temat definiowania relacji produktu, zobacz temat Ustawianie typów relacji produktów.
Dodawanie atrybutów (opcjonalnie)	Menedżer ds. zakupów	Konfigurując atrybuty, można określić poziom szczegółowości, który ma zostać zachowany dla produktów w katalogu. Atrybuty to szczegóły, które organizacja chce śledzić dla określonego produktu lub kategorii. Przykładami atrybutów są m.in. numer SKU, wersja produktu, kolor i rozmiar. Atrybuty można przypisać do kategorii zaopatrzenia. Wszystkie produkty, które są przypisane do kategorii zaopatrzenia dziedziczą atrybuty, które są przypisane do tej kategorii. Po przypisaniu kategorii i jej produktów do katalogu, wszystkie atrybuty dla tego produktu są wyświetlane w witrynie zamówień. Aby uzyskać więcej informacji o definiowaniu atrybutów, zobacz temat Konfigurowanie typów atrybutu i atrybutów.
Dodawanie dostawców i produktów do kategorii zaopatrzenia	Menedżer ds. zakupów	Po utworzeniu hierarchii kategorii zaopatrzenia w danej organizacji, każdą kategorię zaopatrzenia można skojarzyć z określonymi dostawcami, produktami i tak dalej. Jeśli katalog jest tworzony przy użyciu hierarchii kategorii zaopatrzenia, skojarzenia te mogą być automatycznie kopiowane do katalogu. Te same ograniczenia mogą następnie zostać zastosowane na poziomie katalogu i w witrynie zamówień. Aby uzyskać więcej informacji o tym, jak dodawać dostawców i produkty z kategoriami zaopatrzenia, patrz Najważniejsze zadania: ustawianie i obsługa hierarchii kategorii zaopatrzenia.
Konfigurowanie dostępu do witryn katalogów dostawców zewnętrznych	Menedżer ds. zakupów	Dostęp do katalogów zewnętrznych dostawców można skonfigurować tak, aby użytkownicy mogli zamawiać produkty bezpośrednio z witryny z katalogiem dostawcy. Można skonfigurować dostęp do witryny z katalogiem dostawcy zewnętrznego w oparciu o dane otrzymane od dostawcy. Należy sprawdzić poprawność konfiguracji i aktywować konfiguracje katalogu w Microsoft Dynamics AX. Uwaga Aby można było skonfigurować dostęp do witryny z katalogiem dostawcy zewnętrznego, dostawca musi być zarejestrowany w Microsoft Dynamics AX. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu konfigurowania dostępu do katalogów dostawców zewnętrznych, zobacz Konfigurowanie zewnętrznego katalogu dostawcy.

Konfigurowanie katalogu

Po spełnieniu wymagań wstępnych, można skonfigurować katalog. Istnieje możliwość utworzenia jednego katalogu, który jest używany w całej organizacji. Dostęp do katalogu jest kontrolowany przez reguły zasad zakupów. Można również utworzyć wiele katalogów, które są używane przez różne oddziały w organizacji.

W poniższej tabeli opisano zadania, które trzeba wykonać w celu skonfigurowania katalogu.

Zadanie	Rola	Opis
Tworzenie nowego katalogu	Menedżer ds. zakupów	Podczas tworzenia katalogu, należy określić nazwę i opis dla katalogu. Należy również zdefiniować sposób tworzenia struktury nawigacji, określić, czy katalog jest aktualizowany ręcznie czy automatycznie i określić właściciela katalogu. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu konfigurowania katalogu zaopatrzenia, zobacz temat Klucz zadań: Tworzenie wykazów zamówień.
Tworzenie kategorii nawigacji dla witryny zamówień	Menedżer ds. zakupów	Struktura, określona dla kategorii nawigacji określa, co użytkownicy widzą w okienku nawigacji w witrynie zamówień. Można utworzyć strukturę nawigacji ręcznie lub przez skopiowanie hierarchii kategorii zaopatrzenia organizacji. Produkty można skojarzyć z wieloma kategoriami, tak aby użytkownicy mogli łatwiej znaleźć to, czego szukają. Na przykład kable zasilające do komputerów przenośnych mogą zostać uwzględnione zarówno w kategorii sprzętu komputera i kategorii materiałów biurowych. Więcej informacji o definiowaniu ustawień kategorii nawigacji dla katalogów można znaleźć w temacie Klucz zadań: Tworzenie wykazów zamówień.
Dodawanie produktów do katalogu	Menedżer ds. zakupów	Jeśli do tworzenia katalogu użyto hierarchii kategorii zaopatrzenia, produkty, które są skojarzone z tymi kategoriami zaopatrzenia są automatycznie dodawane i mapowane w kategoriach katalogu. Można dodać więcej produktów za pomocą karty Produkty w formularzu Katalogi. Nie można usunąć produktów, które są dodawane do katalogu przy użyciu hierarchii kategorii zaopatrzenia. Można jednak ukryć produkty, które mają nie być wyświetlane w witrynie zamówień. Jeśli ręcznie utworzymy kategorie katalogu, należy ręcznie dodać produkty, które mają być wyświetlane w każdej kategorii katalogu. Można usunąć z kategorii katalogu każdy produkt, który jest dodany ręcznie. Aby uzyskać więcej informacji na temat dodawania produktów do katalogu zaopatrzenia, zobacz Klucz zadań: Tworzenie wykazów zamówień.
Dodawanie dostępu do witryn katalogów dostawców zewnętrznych (opcjonalnie)	Menedżer ds. zakupów	Jeśli zezwoli się pracownikom na zamawianie towarów i usług bezpośrednio od dostawcy, można dodać łącze do witryny dla katalogu dostawcy zewnętrznego do kategorii zaopatrzenia lub do wybranych kategorii katalogu. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu konfigurowania dostępu do witryn dla katalogów dostawców zewnętrznych, zobacz Konfigurowanie zewnętrznego katalogu dostawcy.
Publikowanie katalogu w witrynie zamówień	Menedżer ds. zakupów lub pracownik działu zakupów	Przed wyświetleniem katalogu w witrynie zamówień, należy zdefiniować reguły katalogu dla katalogu, ustawić stan katalogu na Aktywnyi opublikować katalog. Można również dezaktywować katalogi, które już nie mają być dostępne dla użytkowników w witrynie zamówień. Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu publikowania katalogu zaopatrzenia, zobacz temat Klucz zadań: Tworzenie wykazów zamówień.
Synchronizacja danych wyszukiwania produktów	Menedżer ds. zakupów lub pracownik działu zakupów	Aby utworzyć bardziej wydajną i skuteczną wyszukiwarkę, upewnij się, że ma miejsce synchronizacja danych wyszukiwania produktów z modułem Enterprise portal. Dane wyszukiwania produktów należy zsynchronizować z modułem Enterprise Portal dla każdej aktualizacji.

Patrz również

Klucz zadań: Tworzenie wykazów zamówień

Przegląd wykazów przywożonych dostawcy

Przegląd wykazów zewnętrznego dostawcy