Skonfiguruj zarządzanie dokumentami
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
W tym temacie wyjaśniono sposób konfigurowania zarządzania dokumentami po raz pierwszy. Zarządzania dokumentami, nazywanego także obsługą dokumentów, można używać do dołączania notatek, dokumentów lub odwołań do dokumentu do rekordów. Można również użyć Dodatki pakietu Office dla Microsoft Dynamics AX w celu integracji z zarządzaniem dokumentami i tworzenia dokumentów Microsoft Word i Microsoft Excel lub szablonów dokumentów, w których są używane dane Microsoft Dynamics AX.
Poniższa ilustracja pokazuje sposób konfigurowania zarządzania dokumentami. Numery odpowiadają procedurom opisanym w dalszej części tego tematu.
.png "Proces zarządzania konfiguracją dokumentu")
1. Aktywowanie zarządzania dokumentami
Zanim dołączysz dokumenty do zapisów lub wygenerujesz dokumenty z zapisów, musisz włączyć funkcję zarządzania dokumentami, a następnie włączyć zarządzanie dokumentami w określonych tabelach.
Aby aktywować zarządzanie dokumentami, wykonaj następujące kroki:
Kliknij menu Plik > Narzędzia > Opcje.
W obszarze Ogólne rozwiń Różne.
W grupie pól Obsługa dokumentu zaznacz pole wyboru Obsługa dokumentów jest aktywna.
Aby aktywować zarządzanie dokumentami w określonych tabelach, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Aktywne tabele dla dokumentów.
Należy kliknąć pozycję Nowy.
Wybierz nazwę tabeli, aby włączyć w niej zarządzanie dokumentami.
Przykład
Aby włączyć zarządzanie dokumentami dla zamówień sprzedaży, wybierz nazwę tabeli SalesTable.
Powtórz kroki 2 i 3 dla każdej tabeli, w której chcesz włączyć zarządzanie dokumentami.
2. Podaj folder archiwum dokumentów
W przypadku dołączania dokumentu do rekordu w Microsoft Dynamics AX, jest on przechowywany w określonej lokalizacji. Ta lokalizacja jest nazywana folderem archiwum. Można określić jeden folder archiwum dla wszystkich skonfigurowanych typów dokumentów lub można określić osobny folder archiwum dla każdego typu dokumentu. Jeśli nie określisz folderu archiwum dla typu dokumentu, typ dokumentu używa folderu archiwum określonego przez użytkownika w tej procedurze. Zobacz temat „Tworzenie lub import typów dokumentów" w dalszej części tego tematu, aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu określania folderu archiwum dla typu dokumentu.
Uwaga
Jeśli używasz Enterprise Portal dla Microsoft Dynamics AX, istnieją dodatkowe wymagania i ograniczenia dotyczące archiwów dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
Aby określić lokalizację dla folderu archiwum dokumentów, Microsoft Dynamics AX, należy wykonać następujące czynności:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
W obszarze Ogólne, przejdź do lokalizacji folderu archiwum.
Przestroga
Jeśli masz już określony folder archiwum i chcesz go zmienić, najpierw należy przenieść zawartość istniejącego folderu archiwum do nowego folderu archiwum. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie dokumentami.
Opcjonalnie: Określ maksymalny rozmiar pliku dozwolony dla dokumentów.
Pole
Opis
Maksymalny rozmiar pliku w bazie danych
Wprowadź maksymalny rozmiar pliku, w megabajtach dla pliku, który jest zapisany w bazie danych Microsoft Dynamics AX.
Maksymalny rozmiar pliku w systemie plików
Wprowadź maksymalny rozmiar pliku, w megabajtach dla pliku, który jest zapisany w lokalizacji folderu archiwum.
3. Podaj sekwencje identyfikatorów dokumentów
Przed użyciem zarządzania dokumentami, należy określić sekwencje numerów dla dokumentów. Pliki dołączone do rekordów mają zmieniane nazwy, gdy są przechowywane w folderze archiwum. Nazwa pliku załączonych plików jest określana przez sekwencje numerów definiowaną dla dokumentów.
Aby określić sekwencje numerów dla dokumentów, należy wykonać następujące czynności:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
W obszarze Sekwencje numerów wybierz kod sekwencji numerów dla każdego odwołania.
Jeśli kodu sekwencji numerów, którego szukasz nie ma na liście, należy utworzyć nowy kod sekwencji numerów w Sekwencje identyfikatorów strony listy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ustawienie sekwencji numerów.
4. Określ typy plików
Można kontrolować, które typy plików lub dokumenty z określonym rozszerzeniem nazwy pliku, użytkownicy mogą dołączać do rekordów Microsoft Dynamics AX.
Aby określić typy plików, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
W obszarze Typy plików przejrzyj domyślne typy plików. Usuń typów plików, których użytkownicy nie powinni dołączać do rekordów i dodaj wszelkie dodatkowe typy plików, które użytkownicy powinny mieć możliwość dołączać do rekordów.
5. Opcjonalnie: Konfigurowanie integracji z Dodatki pakietu Office
W przypadku korzystania z zarządzania dokumentami, można zintegrować z Dodatki pakietu Office w celu tworzenia dokumentów Word i skoroszytów Excel, które są dynamicznie połączone z tabelami w Microsoft Dynamics AX. Aby uzyskać szczególne instrukcje, jak to zrobić, zobacz Install Office Add-ins i Skonfiguruj integrację z dodatkami pakietu Microsoft Office.
6. Utwórz lub zaimportuj typy dokumentów
Typy dokumentów są wymagane do zarządzania dokumentami i klasyfikowania dokumentów, które można dołączyć do rekordów. Gdy utworzony jest niedołączony dokument, jeden z tych typów zawartości zostanie przypisany. Gdy przepływ pracy jest skonfigurowany, używa on typu dokumentu aby kierować dokument do odpowiedniego użytkownika lub kolejki elementów roboczych.
Typy dokumentów Notatka i Plik są dostępne domyślnie.
.gif "Dn636897.collapse_all(pl-pl,AX.60).gif")
Tworzenie typów dokumentów
Aby utworzyć typ dokumentu, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Typy dokumentów.
Kliknij nowy, a następnie wprowadź następujące informacje dotyczące typu dokumentu.
Pole
Opis
Klasa
Wybierz akcję, która się pojawi po utworzeniu przez użytkownika załącznika do dokumentu o wybranym typie:
Załącz URL— Dołącz odwołanie do dokumentu za pomocą adresu URL.
Tworzenie arkusza programu Microsoft Excel za pośrednictwem modelu COM – Utwórz arkusz kalkulacyjny Excel i skopiuj dane z wybranej transakcji..
Tworzenie dokumentu programu Microsoft Word za pośrednictwem modelu COM – Utwórz dokument Word i skopiuj dane z wybranej transakcji.
Tworzenie dokumentu zgłoszenia – Utwórz dokument Word bez otwierania Word.
Nota prosta — Powoduje utworzenie prostej notatki dla transakcji, do której występuje odwołanie.
Biblioteka szablonów — Utwórz plik szablonu za pomocą Word lub Excel, a następnie zapisz plik w bibliotece szablonów. Na przykład można utworzyć szablon budżetu za pomocą Excel. Każdy dział organizacji następnie wprowadza informacje dotyczące budżetu w kopii szablonu.
Uwaga
Administrator systemu musi utworzyć witrynę lub bibliotekę dokumentów SharePoint dla biblioteki szablonów.
Grupa
Wybierz grupę dla typu dokumentu.
Automatyczne zapisywanie
Zaznaczenie tego pola umożliwia automatyczne zapisywanie plików tymczasowych do bazy danych po ich użyciu.
Pliki tymczasowe są zazwyczaj przechowywane w folderze Temp w Microsoft Windows. Aby zapisać pliki tymczasowe w katalogu określonym na liście Położenie pliku, wybierz Automatyczne zapisywanie.
Automatyczne usuwanie
Zaznaczenie tego pola umożliwia automatyczne usuwanie plików tymczasowych po ich użyciu.
Pliki tymczasowe są zazwyczaj przechowywane w folderze Temp w Windows.
Usuń
Wybierz Tylko dokument aby usunąć tylko odwołanie do pliku dokumentu lub wybierz Dokument i plik fizyczny, aby usunąć zarówno odwołanie, jak i plik fizyczny.
Pytaj o potwierdzenie
Zaznacz pole wyboru, aby wymagać potwierdzenia przed usunięciem pliku fizycznego.
Kategoria
Wybierz Program Enterprise Portal kategorię dokumentu, która ma zostać skojarzona z typem dokumentu.
Do ustawiania szczegółowych informacji o kategoriach dokumentów służy formularz Enterprise Portal — parametry. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Dołączyć dokumenty, notatek lub adresy URL do rekordów.
Folder archiwum
Katalog, w którym są przechowywane pliki dokumentów dla wybranego typu dokumentu.
Jeśli to pole jest puste, wartość domyślna folderu archiwum, określona w Parametry zarządzania dokumentami formularza służy jako folder archiwum.
Uwaga
Jeśli używasz Program Enterprise Portal, istnieją dodatkowe wymagania i ograniczenia dotyczące archiwów dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
Lokalizacja
Wybierz lokalizację, w której są przechowywane pliki dokumentów dla tego typu zawartości. Dostępne są następujące opcje:
Folder archiwum – Dokumenty tego typu są przechowywane w katalogu podanym w polu Folder archiwum.
Baza danych – Dokumenty tego typu są przechowywane w bazie danych Microsoft Dynamics AX.
Lokalizacja oryginalna – Dokumenty tego typu są przechowywane w lokalizacji użytej przy pierwotnym dołączeniu pliku do rekordu.
SharePoint – Dokumenty tego typu są przechowywane w bibliotece dokumentów SharePoint.
Uwaga
Jeśli dokumenty są przechowywane ww współdzielonej lokalizacji, a nie w bazie danych, należy sprawdzić, czy dla lokalizacji udostępnionej są ustawione prawidłowe poziomy dostępu.
Sprawdzenie tabeli
Jeśli to pole wyboru zostanie zaznaczone, wybrany typ dokumentu jest dostępny jedynie z poziomu tabel określonych w formularzu Opcje.
Pole wyboru jest domyślnie wyczyszczone dla standardowych typów dokumentów Notatka i Plik.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Ograniczenie typu dokumentu do określonej tabeli.
Import typów dokumentów
Aby zaimportować typy dokumentów, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Typy dokumentów.
Należy kliknąć pozycję Import.
Przejdź do lokalizacji pliku, który zawiera eksportowane typy dokumentów.
Po wyświetleniu monitu z prośbą o usunięcie tabel przed rozpoczęciem importowania kliknij przycisk Tak na wszystkie, a następnie kliknij przycisk OK.
Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić.
6a. Opcjonalnie: Skonfiguruj zarządzanie dokumentami dla SharePoint
Można użyć bibliotek dokumentów SharePoint do przechowywania załączników do dokumentów lub szablonów dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie i zarządzanie dokumentami systemu Microsoft Dynamics AX za pomocą bibliotek dokumentów programu Microsoft SharePoint.
6b. Jeśli korzystasz z Program Enterprise Portal: Skonfiguruj kategorie dokumentów
W Program Enterprise Portal, można wybrać moduły lub obszary produktu, które wyświetlają określone kategorie dokumentów oraz rodzaje zewnętrznych użytkowników mających możliwość otwierania dokumentów.
Aby skonfigurować kategorie dokumentów Program Enterprise Portal, zobacz Set up documents for viewing in Enterprise Portal.
7. Określ typy zawartości
Typy zawartości są używane do klasyfikowania dokumentów, które nie są dołączone do rekordów. Przykładowe dokumenty niedołączone to faktury, raporty z wydatków lub zamówienia zakupu. Przepływ pracy używa typów zawartości dokumentów, aby kierować dokumenty do odpowiedniego użytkownika lub kolejki etapów przepływu pracy w celu przetworzenia. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie systemu przepływu pracy.
Aby utworzyć typy zawartości, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Typy zawartości dokumentu.
Kliknij Nowy, a następnie wprowadź nazwę i opis dla typu zawartości.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Typy zawartości dokumentu (formularz).
8. Opcjonalnie: Określ ustawienia zarządzania dokumentami dla narzędzi AIF
Przed użyciem usług dokumentów narzędzi integracji aplikacji (AIF), należy określić ustawienia zarządzania dokumentami dla narzędzi AIF. Usługi dokumentów narzędzi AIF są oparte na kwerendzie usług, które służą do wymiany danych z zewnętrznymi systemami przez wysyłanie i odbieranie dokumentów XML. Dokumenty te reprezentują jednostki biznesowe, takie jak odbiorcy, dostawcy i zamówienia sprzedaży.
Aby określić ustawienia zarządzania dokumentami dla narzędzi AIF, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
Należy kliknąć pozycję AIF.
Wypełnij następujące pola.
Pole |
Opis |
|---|---|
Typ dokumentu: |
Umożliwia wybranie typu dokumentu dla notatek w przychodzących dokumentach elektronicznych. Dla zamówień sprzedaży, tym typem musi być Notatka. |
Usługa pliku dokumentu |
Zaznacz to pole wyboru, jeśli pliki dokumentu usług sieci web należy przesłać do przepływu pracy dla marszruty do odpowiednich stron. |
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz AIF Document Services.
Następny krok
Po skonfigurowaniu zarządzania dokumentami, można załączyć dokumenty do rekordów lub utworzyć szablony dokumentów dla określonych typów dokumentów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Tworzenie notatki, Utwórz szablon dokumentu i skojarz go z typem dokumentu, or Tworzenie odwołania do istniejącego dokumentu.
Opcjonalnie, w przypadku ustawienia integracji z Dodatki pakietu Office można utworzyć dokumenty Word i skoroszytów Excel, które są dynamicznie połączone z tabelami w Microsoft Dynamics AX. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Klucz zadań: tworzenie i używanie szablonów programu Word przy użyciu dodatków pakietu Office lub Najważniejsze zadania: tworzenie i udostępnianie szablonu programu Excel przy użyciu dodatków pakietu Office.
Zadania pokrewne
Kopiowanie notatki lub odwołania do dokumentu