Konfigurowanie i zarządzanie dokumentami systemu Microsoft Dynamics AX za pomocą bibliotek dokumentów programu Microsoft SharePoint
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
Ten temat zawiera informacje dotyczące sposobu konfigurowania zarządzania dokumentami do integracji z bibliotekami dokumentów Windows SharePoint w Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub nowszych wersjach Microsoft Dynamics AX. Po skonfigurowaniu zarządzania dokumentami i skonfigurowania biblioteki dokumentów w SharePoint, można zapisać załączniki dokumentów do SharePoint i zapisać szablony dokumentów w bibliotece dokumentów SharePoint.
Wymagania wstępne
W poniższej tabeli przedstawiono wymagania wstępne, które muszą istnieć przed rozpoczęciem.
Kategoria |
Wymaganie wstępne |
|---|---|
Wersja |
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub nowsza wersja |
Zadania pokrewne konfiguracji |
Aktywuj zarządzanie dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Skonfiguruj zarządzanie dokumentami. |
Inne produkty |
Windows SharePoint Należy utworzyć lub mieć dostęp do jednej lub wielu bibliotek dokumentów przed wykonaniem procedur opisanych w tym temacie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat Planowanie bibliotek dokumentów w programie SharePoint. |
1. Określ typy uwierzytelniania dla witryn SharePoint
W celu interakcji z dokumentami w SharePoint z Microsoft Dynamics AX, należy określić typ uwierzytelniania dla każdej witryny SharePoint do integracji z Microsoft Dynamics AX. W takim przypadku, uwierzytelnianie odnosi się do procesu który Microsoft Dynamics AX używa do określania, czy użytkownik ma uprawnienia dostępu do witryny SharePoint.
Aby określić typ uwierzytelniania dla witryny SharePoint, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
Kliknij przycisk Dodaj.
Wprowadź adres URL dla witryny SharePoint.
Wybierz typu uwierzytelniania dla witryny SharePoint. Do pomocy w wyborze typu uwierzytelniania, które jest najlepszy dla Ciebie służą informacje w tabeli poniżej.
Typ
Cel
Windows
Wybierz tę opcję, jeśli serwer SharePoint znajduje się w sieci lokalnej.
SharePoint Online
Wybierz tę opcję, jeśli serwer SharePoint znajduje się w chmurze.
2. Tworzenie typów dokumentów dla bibliotek dokumentów SharePoint.
Aby zapisać załącznik lub szablon to SharePoint, należy utworzyć typ dokumentu dla następujących rodzajów dokumentów:
Załączniki dokumentów — są to dokumenty, które są zapisywane na komputerze, a które chcesz dołączyć do rekordu Microsoft Dynamics AX i zapisać do biblioteki dokumentów SharePoint.
Szablony — są to szablony, które zostały skonfigurowane, a które chcesz często używać ponownie do zakończenia różnych procesów biznesowych, takich jak przetwarzanie zamówień sprzedaży.
Aby utworzyć typy dokumentów dla SharePoint, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Typy dokumentów.
Kliknij Nowy, a następnie wprowadź następujące informacje.
W przypadku załączników dokumentów
Pole
Wartość
Klasa
Dołącz plik
Grupa
Plik
Lokalizacja
SharePoint
Folder archiwum
Wprowadź adres URL biblioteki dokumentów programu SharePoint, w tym polu. Pamiętaj o uwzględnieniu tylko części adresu URL, które są wymagane. Na przykład nie dopisuj "Allitems.aspx" na końcu adresu URL.
W przypadku szablonów dokumentów
Pole
Wartość
Klasa
Biblioteka szablonów
Grupa
Dokument
Lokalizacja
Folder archiwum
Folder archiwum
Witryna SharePoint
Wprowadź adres URL dla witryny SharePoint, na której są przechowywane szablony dokumentów.
Pamiętaj o uwzględnieniu tylko części adresu URL, które są wymagane. Na przykład nie dopisuj "Allitems.aspx" na końcu adresu URL.
Biblioteka dokumentów
Wybierz bibliotekę dokumentów, w którym są przechowywane szablony.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz temat "Tworzenie typu dokumentu" w Skonfiguruj zarządzanie dokumentami.
3. Dołączenie dokumentu do rekordu i zapisywanie dokumentu do biblioteki dokumentów SharePoint
Do celów rejestracji, wszystkie dokumenty dołączane do rekordów Microsoft Dynamics AX można zapisać w bibliotekach dokumentów SharePoint. Zamiast wcześniejszego przesyłania dokumentu do SharePoint i dołączania go do rekordu, można zapisać załączniki rekordu w bibliotece dokumentów SharePoint i dołączyć je do rekordu w tym samym czasie.
Aby dołączyć dokument do rekordu i zapisać plik to SharePoint w tym samym czasie, należy wykonać następujące czynności:
Otwórz rekord, do którego chcesz załączyć dokument.
W okienku akcji należy kliknąć opcję Załączniki. Możesz również kliknąć kolejno opcje Plik > Polecenie > Obsługa dokumentu.
Kliknij Nowy, a następnie wybierz nazwę typu załącznika dokumentu, utworzonego w kroku 2 procedury Tworzenie typów dokumentów dla bibliotek dokumentów SharePoint, opisanej wcześniej w tym temacie.
Przejdź do lokalizacji pliku do załączenia, a następnie kliknij przycisk Otwórz.
4. Zapisz szablon dokumentu do biblioteki SharePoint i aktywuj szablon
Przed użyciem szablonu, należy zapisać szablon do biblioteki SharePoint, a następnie aktywować szablon w formularzu Typy dokumentów.
Aby zapisać szablon dokumentu to biblioteki SharePoint, wykonaj następujące kroki:
Otwórz szablon dokumentu, który został już utworzony. Jeśli szablony dokumentów nie zostały jeszcze utworzone, zobacz Klucz zadań: tworzenie i używanie szablonów programu Word przy użyciu dodatków pakietu Office lub Najważniejsze zadania: tworzenie i udostępnianie szablonu programu Excel przy użyciu dodatków pakietu Office.
Zapisz szablon do biblioteki dokumentów SharePoint.
Aby aktywować szablon dokumentu, wykonaj następujące kroki:
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Typy dokumentów.
Wybierz typ dokumentu dla szablonu dokumentu, utworzonego w procedurze "Tworzenie typów dokumentów dla bibliotek dokumentów SharePoint," opisanej wcześniej w tym temacie.
Na skróconej karcie Szablony dokumentów kliknij opcję Synchronizacja.
Wybierz szablon, który być aktywowany, a następnie kliknij przycisk Aktywuj.
Zadania pokrewne
Skonfiguruj zarządzanie dokumentami