Zarządzanie dokumentami
Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Ten temat zawiera odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące zarządzania dokumentami. Zarządzania dokumentami można użyć w Microsoft Dynamics AX do załączania plików do rekordów. Na przykład można dołączać pliki PDF, Microsoft Word lub pliki Microsoft Excel do zamówienia zakupu lub zamówienia sprzedaży. Można również utworzyć szablony Word i Excel z danych Microsoft Dynamics AX.
Jaka jest różnica między obsługą dokumentów i zarządzaniem dokumentami?
Nie ma różnicy. Oba określenia odnoszą się do tej samej funkcji. W poprzednich wersjach programu Microsoft Dynamics AX, funkcja ta była nazwana obsługą dokumentów. W nowszych wersjach, nazywa się ona zarządzaniem dokumentami.
Jaka jest różnica między zarządzaniem dokumentami i zarządzaniem drukiem?
Zarządzanie dokumentami umożliwia dodawanie notatek, dokumentów oraz innych plików do rekordów w Microsoft Dynamics AX.
Zarządzanie drukowaniem umożliwia sterowanie ustawieniami drukowania dla wybranych raportów. Ustawienia wydruku obejmują liczbę kopii, drukarkę docelową i tekst wersji językowych, które mogą być uwzględnione w raporcie. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Zarządzanie drukowaniem.
Jaka jest różnica między typami dokumentów i typami plików?
Typy dokumentów są używane do klasyfikowania dokumentów, które można dołączyć do rekordów lub utworzone szablony. System zarządzania dokumentami obsługuje kilka typów dokumentów. Są to między innymi listy, arkusze i notatki. Przed przystąpieniem do tworzenia szablonów lub dołączaniem dokumentów do rekordów, należy skonfigurować typy dokumentów w Typy dokumentów formularza. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Skonfiguruj zarządzanie dokumentami.
Typ pliku to rozszerzenie dokumentu. Na przykład .doc, .xlsx i .pdf są to typy plików.
Czy można eksportować lub importować typy dokumentów?
Tak. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Eksportowanie i importowanie typu dokumentu.
Czy zarządzanie dokumentami integruje się z Office 365?
Tak. Załączniki dokumentu mogą znajdować się w dowolnym miejscu w Internecie lub w intranecie i mogą być one załączane przy użyciu URL DocuType. Na przykład w przypadku załączenia dokumentu Word, który znajduje się w SharePoint Online do rekordu, załącznik zostanie otwarty w wersji dla sieci web Word.
Czy można przechowywać załączniki Microsoft Dynamics AX w SharePoint?
Tak, ale tylko, jeśli używasz wersji Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub nowszej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie i zarządzanie dokumentami systemu Microsoft Dynamics AX za pomocą bibliotek dokumentów programu Microsoft SharePoint.
Czy można korzystać z szablonów, które są przechowywane w SharePoint jako szablony dokumentów Microsoft Dynamics AX?
Tak, ale tylko, jeśli używasz wersji AX 2012 R2 lub nowszej. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie i zarządzanie dokumentami systemu Microsoft Dynamics AX za pomocą bibliotek dokumentów programu Microsoft SharePoint.
Czy można przenosić archiwum dokumentów?
Tak. Jednak należy skopiować dokumenty z dotychczasowego archiwum do nowego archiwum przed wprowadzeniem nowej lokalizacji w polu katalogu archiwum. Ten środek ostrożności jest konieczny, aby nie przerwać odwołania dokumentów do istniejących dokumentów.
W celu przeniesienia archiwum dokumentów, należy wykonać następujące czynności:
Skopiuj wszystkie dokumenty z dotychczasowego archiwum do nowego archiwum.
Kliknij przycisk Administrowanie organizacją > Ustawienia > Zarządzanie dokumentami > Parametry zarządzania dokumentami.
W obszarze Ogólne formularza w polu Folder archiwum wprowadź ścieżkę nowego archiwum dokumentów.
Dlaczego nie można kliknąć ikony załączników w formularzu obsługi dokumentu?
Ikona załączników jest dostępna tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie następujące scenariusze:
Wybrany został rekord.
Aktywowanie zostało zarządzanie dokumentami. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Skonfiguruj zarządzanie dokumentami.
Masz uprawnienia do wyświetlania załączników dla rekordu.
Jak blokuje się formularz obsługi dokumentów?
Formularz Obsługa dokumentu zawsze zawiera listę dokumentów załączonych do wybranego rekordu. Jeśli formularz Obsługi dokumentów zostawimy otwarty i wybierzemy inny rekord, formularz zostanie zaktualizowany tak, aby wyświetlał listę dokumentów dołączonych do nowo otworzonych rekordów.
Aby uniknąć aktualizacji formularza Obsługi dokumentów, jeśli wybierzesz inny rekord, można zablokować widok, tak aby informacje w formularzu nie zostały zmienione.
Do blokowania widoku formularza Obsługi dokumentów wykonaj następujące kroki:
Wybierz rekord.
Kliknij Plik > Polecenie > Obsługa dokumentów, aby otworzyć formularz Obsługi dokumentów.
Kliknij kolejno opcje Funkcje > Blokowanie.
Wybierz inny rekord. Dokumenty zablokowanego rekordu wciąż będą wyświetlane w formularzu Obsługa dokumentu.
Nie ma tutaj Twojego pytania?
Firma Microsoft chce uwzględnić jak największą liczbę pytań, aby Pomoc systemu Microsoft Dynamics AX była bardziej użyteczna dla osób takich, jak ty.
Powiedz nam, jakie pytanie chciałbyś dodać do tego tematu. Wyślij wiadomość e-mail na adres adocs@microsoft.com.
Patrz również
Skonfiguruj zarządzanie dokumentami
Klucz zadań: tworzenie i używanie szablonów programu Word przy użyciu dodatków pakietu Office