Podróż użytkownika
W poniższej treści omówimy kompleksową podróż użytkownika za pomocą zestawu szablonów zatwierdzeń biznesowych.
Charlotte jest użytkownikiem biznesowym, który chce zatwierdzić, biorąc pod uwagę kilka kwestii:
| Scenariusz | Uwagi |
|---|---|
| Faktury SAP | W przypadku składania faktur SAP na podstawie danych znajdujących się na fakturze wymagana jest ręczna akceptacja. |
| Zatwierdzenia menedżera | W przypadku faktur SAP przekraczających limity akceptacji przełożonego wymagana jest zgoda menedżera. |
| Dostępność osoby zatwierdzającej | W zależności od tego, gdzie na świecie znajduje się osoba zatwierdzająca, obowiązują różne harmonogramy urlopów lub harmonogramy pracy. Oczekiwanie na zatwierdzenie może powodować opóźnienia do czasu powrotu osoby zatwierdzającej. |
| Obsługa świąt | Osoby zatwierdzające mogą być na urlopie w momencie przesłania wniosku. W takim przypadku mogą wystąpić opóźnienia w przetwarzaniu wniosku o zatwierdzenie lub niejasność co do tego, kto jest alternatywną osobą zatwierdzającą. |
| Uprawnienia dotyczące bota Power Platform | Charlotte ma ograniczone uprawnienia do tworzenia i wdrażania rozwiązań w zakresie zatwierdzania w środowiskach testowych i produkcyjnych. |
| Obsługa zespołu COE | Charlotte współpracuje z Gibsonem jako swoim kontaktem technicznym i mentorem, który pomaga instalować rozwiązania i tworzyć niskokodowe rozwiązania Power Platform. |
Charlotte ocenia te rozważania i decyduje się na użycie zestawu do zatwierdzania biznesowego, ponieważ zapewnia on obsługę zatwierdzeń wielopoziomowych i obsługę różnych scenariuszy osób zatwierdzających. Współpracując z Gibsonem z zespołu Center of Excellence, Charlotte instaluje w środowisku zestaw do zatwierdzeń biznesowych. Po zainstalowaniu zestawu Charlotte modeluje proces zatwierdzania. Ponieważ SAP Power Automate to nowszy obszar dla Charlotte, współpracuje z Gibsonem nad zbudowaniem wymaganych wyzwalaczy w celu uzyskania danych SAP i uruchomienia przepływu pracy zatwierdzania. Zatwierdzenia są generowane przez skorzystanie z przepływu pracy i przepływu w chmurze Power Automate, aby osoby zatwierdzające mogły akceptować i odrzucać żądania.
Podsumowanie podróży użytkownika
Przeglądając ten przykład podróży użytkownika, można zauważyć trzy główne osoby zatwierdzające, zatwierdzenia administratora i administratora Power Platform w ramach podróży użytkownika korzystającej z zestawu zatwierdzeń.
| Osoba | Rola | Typ użytkownika | Popis |
|---|---|---|---|
| Administrator Power Platform | Menedżer IT | Profesjonalny deweloper | Tworzy/przypisuje środowiska i importuje rozwiązanie zestawu zatwierdzeń jako administrator system lub konfigurator systemu. |
| Administrator zatwierdzeń | Dyrektor sprzedaży | Użytkownik zaawansowany | Konfiguruje zestaw tak, aby odpowiadał wymaganiom biznesowym. Analizuje procesy zatwierdzania pod kątem możliwości ulepszeń. |
| Osoba zatwierdzająca | Menedżer ds. sprzedaży | Użytkownik biznesowy | Otrzymuje zgody na zaakceptowanie lub odrzucenie. |
Przykład
Przykładową podróż użytkownika można zilustrować w postaci podsumowanego diagramu składającego się z poniższej serii kroków
| Rola | Czynności |
|---|---|
| Profesjonalny deweloper/administrator | Gibson tworzy lub wyznacza środowisko do zainstalowania zestawu zatwierdzeń biznesowych. Wymaga roli konfiguratora systemu do zainstalowania zestawu zatwierdzającego |
| Administrator zatwierdzeń | Charlotte konfiguruje zestaw tak, aby odpowiadał wymaganiom biznesowym działu sprzedaży. |
| Twórca | Gibson lub inny twórca Power Platform tworzy przepływ uruchamiający zatwierdzenia zintegrowany z SAP i systemami wewnętrznymi. |
| Osoba zatwierdzająca | Rebecca może używać Microsoft Teams do zatwierdzania wniosków bez dodatkowego szkolenia. |
| Administrator zatwierdzeń | Charlotte analizuje procesy zatwierdzania pod kątem możliwości ulepszeń. |
Środowisko
Instaluj
Gibson przegląda Przewodnik konfiguracji, aby upewnić się, że spełniono wymagania wstępne. Korzystając z uprawnień administratora systemu lub konfiguratora systemu, zestaw zatwierdzeń można zainstalować w środowisku i zapewnić administratorom zatwierdzania dostęp do aplikacji.
Skonfiguruj proces zatwierdzania biznesowego
Charlotte używa projektanta procesów do tworzenia nowego przepływu pracy zatwierdzania biznesowego oraz definiowania etapów zatwierdzania, warunków i kroków zatwierdzania na każdym etapie, które odpowiadają wymaganiom biznesowym w dziale sprzedaży.
Więcej informacji: Skonfiguruj gotowe zatwierdzenia
Wyzwalacze zatwierdzania
Gibson, inny producent lub profesjonalni deweloperzy w organizacji mogą z łatwością zintegrować swoje istniejące rozwiązania i systemy informatyczne. Wyzwalacze mogą obejmować połączenia, takie jak serwer SQL, Azure Functions. Osoby te mogą rozpocząć proces zatwierdzania, dodając nowy przepływ w chmurze lub modyfikując istniejące działania przepływu w chmurze.
Pozostałe procesy zatwierdzania są obsługiwane automatycznie i zarządzane w zestawie zatwierdzeń.
Więcej informacji: Wyzwalanie zatwierdzeń
Integracja z aplikacjami biznesowymi
Typowe scenariusze zatwierdzania wymagają integracji z aplikacjami biznesowymi, takimi jak SAP i Dynamics 365 itp. Dostępne są natywne łączniki umożliwiające integrację z tymi usługami.
Integracja z RPA
Użyj przepływów pulpitu, aby usprawnić procesy zatwierdzania w starszych systemach, automatyzując proces zatwierdzania w nowoczesny sposób.
Żądania zatwierdzenia procesu
Rebecca i inne skonfigurowane osoby zatwierdzające otrzymują wiadomości jako karty adaptacyjne w Microsoft Outlook i Microsoft Teams. Zatwierdzenia te obejmują szczegółowe informacje dostarczone przez projektanta zatwierdzeń biznesowych, Charlotte, w celu ustalenia, czy wniosek powinien zostać zatwierdzony, czy odrzucony.
Więcej informacji: Przetwarzanie żądań zatwierdzenia, Konfiguracja nieobecności i delegowania.