Synchronisatielogica voor afspraken, contactpersonen en taken

Artikel
10/16/2024

In dit artikel wordt besproken hoe afspraken, contactpersonen en taken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange. e-mail wordt apart gesynchroniseerd.

Afspraken, contactpersonen en taken worden standaard in beide richtingen gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange. Server-side synchronisatie, ook bekend als Exchange-synchronisatie, is de voorkeursmethode. Synchroniseren vindt afhankelijk van het item dat wordt gesynchroniseerd en de synchronisatierichting op een andere manier plaats.

Configuratievereisten voor synchronisatie

Voordat afspraken, contactpersonen en taken kunnen worden gesynchroniseerd, moet de bijbehorende postvakrecord in Dynamics 365 aan de volgende vereisten voldoen. Houd er rekening mee dat wachtrijpostvakken geen synchronisatie van afspraken, contactpersonen of taken ondersteunen.

Het e-mailadres van de gebruiker wordt goedgekeurd.
Het postvak wordt getest en ingeschakeld.
Afspraken, contactpersonen en taken worden ingesteld op gebruik van serversynchronisatie.

Zie voor meer informatie Verbinding maken met Exchange Online en Serversynchronisatie.

Met synchronisatiefilters worden de records bepaald die worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange met behulp van serversynchronisatie. Zie De records kiezen om te synchroniseren tussen Customer Engagement-apps en Exchange voor meer informatie.

Synchroniseren vanuit Dynamics 365 met Exchange

Nadat een item is gesynchroniseerd met Exchange, wordt een koppeling tot stand gebracht. Synchronisatie is altijd bidirectioneel. Elke verandering aan de ene kant, wordt weergegeven aan de andere kant.

Synchroniseren vanuit Exchange met Dynamics 365

Afspraken, contactpersonen en taken worden alleen gesynchroniseerd vanuit Exchange met Dynamics 365 als aan de volgende vereisten wordt voldaan:

Het item is gemaakt in de Dynamics 365 for Outlook-app.
Het item wordt bijgehouden voor Dynamics 365 in Dynamics 365 for Outlook.
De Bijgehouden voor Dynamics 365-categorie wordt toegepast in Outlook en andere e-mailclient, niet in Dynamics 365 for Outlook.

Notitie

Met serversynchronisatie worden afspraken gesynchroniseerd met de categorie Bijgehouden voor Dynamics 365 als de afspraak zich in de hoofdmap Agenda of de submappen ervan bevindt. Items in andere agendamappen worden niet gesynchroniseerd.

Een schermopname van een postvak in Outlook, met afspraken die kunnen worden gesynchroniseerd vanuit de hoofdmap Agenda.

Wanneer aan deze vereisten wordt voldaan, wordt het item met serversynchronisatie in Dynamics 365 gemaakt en wordt een koppeling tot stand gebracht. Synchronisatie is altijd bidirectioneel. Elke verandering aan de ene kant, wordt weergegeven aan de andere kant.

Voor meer informatie raadpleegt u:

Afspraken synchroniseren

Hoe afspraken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange, hangt af van de synchronisatierichting en de eigenschappen van de afspraak.

Afspraakorganisator

De afspraakorganisator is een sleutelveld voor het synchroniseren van afspraken. Hiermee worden verschillende synchronisatiegedragingen bepaald. Bijvoorbeeld alleen de organisator van Dynamics 365-afspraken kan afspraken vanuit Dynamics 365 synchroniseren en distribueren naar Exchange-deelnemers. Wanneer u afspraken maakt met behulp van aanpassingen, zoals Power Automate of aangepaste code, zorgt u ervoor dat de organisator correct is opgegeven. Het organisatorveld wordt standaard niet weergegeven in het afsprakenformulier. U kunt het veld desgewenst toevoegen aan formulieren, weergaven of geavanceerde zoekopdrachten om te bevestigen dat de waarde aanwezig en correct is.

Als een organisator van een afspraak wordt gewijzigd in Dynamics 365 nadat deze is gesynchroniseerd met Exchange, kan dit ertoe leiden dat de oorspronkelijke organisator een annulering uitvoert. Dit kan gebeuren omdat de afspraak niet meer voldoet aan de voorwaarden van de synchronisatiefilters van de gebruiker. Bovendien kan de nieuwe organisator de afspraak synchroniseren als een nieuwe vergadering in Exchange. Het gedrag van het verzenden van een annulering van de vorige organisator kan worden gewijzigd met behulp van de OrgDBOrgSetting genaamd DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Notitie

Een afspraak die in Dynamics 365 is gemaakt, wordt weergegeven als gemaakt door SYSTEEM als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

De gebruiker die de afspraak volgt, is niet de organisator
De OrgDBOrgSetting genaamd DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities is ingesteld op de standaardwaarde False.

Als de organisator van de Outlook-vergadering een Dynamics 365-gebruiker is, is de eigenaar de organisator. Als de organisator geen Dynamics 365-gebruiker is, is de eigenaar de gebruiker die de vergadering heeft bijgehouden.

Afspraken synchroniseren vanuit Dynamics 365 met Exchange

toewijzing: Afspraken in Dynamics 365 worden gesynchroniseerd met Exchange als vergaderingen.
Afspraakstatus: Als de afspraakstatus in Dynamics 365 Voltooid, Geannuleerd of Vrij (Open) is, wordt de afspraakstatus gesynchroniseerd met Exchange als Vrij.
Herinnering: Er wordt geen herinnering ingesteld als de afspraak meer dan zeven dagen geleden is of als de afspraakstatus Vrij (Open) is.
Uitnodigingen: Er wordt geen uitnodiging verzonden als:
- Als de afspraak in het verleden ligt.
- Als er geen deelnemers zijn uitgenodigd.
- Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator is.
- Als geen van de volgende eigenschappen is gewijzigd: Subject, Body, Location, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizer, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Geannuleerde en verwijderde afspraken synchroniseren vanuit Dynamics 365 met Exchange

Exchange stuurt een annulering van de afspraak naar deelnemers wanneer de afspraak wordt verwijderd in het postvak van de organisator.

Als de afspraak wordt verwijderd in Dynamics 365, wordt er geen annulering verzonden in de volgende gevallen:

Als de afspraak in het verleden ligt.
Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator van de afspraak is.
Als de afspraak geen deelnemers heeft.

Afspraken die in Dynamics 365 worden geannuleerd, worden standaard niet gesynchroniseerd met Exchange als Geannuleerd. Als u dit gedrag wilt wijzigen, schakelt u SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange in OrgDbOrgSettings in. Als deze instelling is ingeschakeld, wordt met het annuleren van een afspraak in Dynamics 365 de vergadering in Exchange geannuleerd, waarmee de annulering naar deelnemers wordt verzonden.

Wanneer een afspraak in Dynamics 365 wordt verwijderd en met Exchange wordt gesynchroniseerd, wordt de afspraak alleen in Exchange verwijderd als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:

De afspraak is gekoppeld.
De gebruiker die synchroniseert, is de organisator van de afspraak.
De afspraak ligt in de toekomst.
De afspraak is niet logisch verwijderd.

Als niet aan al deze voorwaarden wordt voldaan, bestaat de afspraak nog steeds in Exchange, maar is deze ontkoppeld.

Bij het bijhouden van een terugkerende vergadering stuurt Dynamics 365 geen nieuwe uitnodigingen naar deelnemers in de volgende gevallen:

Als alle exemplaren van de reeks nog steeds in Outlook en Exchange bestaan.
Als er geen deelnemers zijn toegevoegd of verwijderd.

Als de organisator eerdere exemplaren van de serie heeft verwijderd, beschouwt Dynamics 365 ze als ontbrekend in Exchange. Deze worden opnieuw gemaakt en deelnemers krijgen een nieuwe uitnodiging.

Afspraken synchroniseren vanuit Exchange met Dynamics 365

toewijzing: Vergaderingen in Exchange worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als afspraken. Terugkerende vergaderingen worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als een terugkerende primaire afspraak en de bijbehorende exemplaren. Als afzonderlijke exemplaren van een terugkerende vergadering worden gewijzigd in Exchange, worden ze gesynchroniseerd met Dynamics 365 als uitzonderingsafspraakrecords.
Afspraakstatus en status Vrij/Bezet: Als de afspraakstatus in Exchange Vrij is, wordt de afspraakstatus gesynchroniseerd met Dynamics 365 als Vrij. Als de status Voltooid of Geannuleerd is in Dynamics 365, wordt de afspraakstatus in Dynamics 365 ingesteld op Voltooid. Als de status Open is in Dynamics 365, wordt de afspraakstatus ingesteld op Vrij. Als de status Vrij/Bezet van de Exchange-afspraak is ingesteld op Werken elders, wordt de Dynamics 365-afspraak ingesteld op de status Open en is de status Vrij.
Afspraken met de status Voltooid of Geannuleerd in Dynamics 365: Als de afspraakstatus in Dynamics 365 Voltooid of Geannuleerd is, worden wijzigingen in de vergadering in Exchange niet gesynchroniseerd met Dynamics 365.
Afspraken boeken en conflictbeheer: Wanneer een afspraak wordt getraceerd naar Dynamics 365, gebruikt server-side synchronisatie de boekings-API om ervoor te zorgen dat deelnemers op het opgegeven tijdstip beschikbaar zijn. Als de agenda van de organisator in Dynamics 365 bijvoorbeeld tegelijkertijd een andere afspraak heeft, mislukt de boeking en wordt de afspraak niet gesynchroniseerd. De gebruiker kan het planningsconflict aanpakken, het selecteren om het te negeren en de afspraak toch laten synchroniseren. Boeken vanuit Dynamics 365 in Outlook onderdrukt automatisch het planningsconflict. Zie voor meer informatie Er is een planningsconflict gevonden bij het opslaan van afspraak [afspraakonderwerp] van Exchange in Microsoft Dynamics 365.

Geannuleerde en verwijderde afspraken synchroniseren vanuit Exchange met Dynamics 365

Wanneer een bijgehouden afspraak of een uitzonderingsafspraak wordt verwijderd in Exchange, wordt de afspraak niet verwijderd in Dynamics 365 tijdens synchronisatie in de volgende gevallen:

Als de status Voltooid of Geannuleerd is.
Als de afspraak in het verleden ligt.
Als de gebruiker die de afspraak synchroniseert, niet de organisator van de afspraak is.

(Een uitzonderingsafspraak is een specifiek exemplaar van een terugkerende afspraak die afzonderlijk is gewijzigd.)

Serviceafspraken synchroniseren

toewijzing: Serviceafspraken in Dynamics 365 worden gesynchroniseerd met Exchange als vergaderingen.
Uitnodigingen en annuleringen: Voor serviceafspraken worden nooit uitnodigingen en annuleringen verzonden.
Kopieën: tijdens de synchronisatie ontvangen gebruikers een eigen kopie van de serviceafspraak in hun mailbox. Er is geen centrale organisator voor serviceafspraken.

Contactpersonen synchroniseren

toewijzing: Contacten in Dynamics 365 worden gesynchroniseerd met Exchange als contacten.
Adres synchronisatie: Zie Adres synchronisatie voor contacten.
Verwijderde contacten:
- Contactpersonen die in Dynamics 365 worden verwijderd, worden alleen in Exchange verwijderd als de synchronisatiegebruiker niet de eigenaar is van de contactpersoon.
- Contactpersonen die in Exchange worden verwijderd, worden alleen in Dynamics 365 verwijderd als de synchronisatiegebruiker de eigenaar is van de contactpersoon.

Taken synchroniseren

Hoe taken worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Exchange, hangt af van de synchronisatierichting en de eigenschappen van de taak.

Taken synchroniseren vanuit Dynamics 365 met Exchange

toewijzing: Faxen, brieven, telefoongesprekken en taken in Dynamics 365 worden als taken gesynchroniseerd met Exchange.
Herinnering: Als de vervaldatum van taak meer dan een dag geleden is en de status van taak in Dynamics 365 Open of Gepland is, wordt er tijdens de synchronisatie een herinnering ingesteld.
Vervaldatum: De geplande einddatum van taak in Dynamics 365 wordt gesynchroniseerd met Exchange als de vervaldatum van taak.
taak status: Wanneer percentage voltooid niet is opgegeven:
- wordt een taak met de status Open gesynchroniseerd met Exchange als Niet gestart.
- wordt een taak met de status Voltooid of Geannuleerd gesynchroniseerd met Exchange als Voltooid.
Voltooiingsdatum: De werkelijke einddatum van taak wordt gesynchroniseerd met Exchange als de voltooiingsdatum van taak.
Verwijderde taken: Taken die in Dynamics 365 worden verwijderd, worden in Exchange alleen verwijderd als hun status in Exchange niet Voltooid is.
taak automatisch aanvullen: Taken die zijn gemarkeerd als Voltooid in Dynamics 365 hebben een waarde in het veld actualEnd . Als het veld actualEnd van een taak is ingevuld en de datum in het verleden ligt, wordt de taak automatisch met Exchange gesynchroniseerd als Voltooid. Als u aanpassingen gebruikt om een taak opnieuw te activeren, moet u ervoor zorgen de datum actualEnd te wissen om te voorkomen dat de taak automatisch wordt voltooid met de serversynchronisatie.

Taken synchroniseren vanuit Exchange met Dynamics 365

toewijzing: Taken in Exchange worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als taken.
taak status: Taken die nog niet zijn gestart in Exchange worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als Niet gestart.
Werkelijke start van taak: Wanneer een taak die in Exchange is gemaakt, wordt gesynchroniseerd met Dynamics 365, wordt het veld werkelijkeStart ingesteld op het huidige tijdstempel.
Verwijderde taken: Faxen, brieven, telefoongesprekken en taken die in Exchange worden verwijderd, worden standaard ook verwijderd in Dynamics 365. Dit gedrag kan worden gewijzigd door de OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange in-/uit te schakelen.
Percentage voltooid: Taken die zijn ingesteld als 100% voltooid, worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 als Voltooid.

Geavanceerde synchronisatie-instellingen

Logisch verwijderde items negeren tijdens synchronisatie

Wanneer een item niet meer overeenkomt met de synchronisatiefilters, is dat meestal om een van de volgende twee redenen:

De bijbehorende record bestaat niet meer in Dynamics 365 omdat deze fysiek is verwijderd.
De bijbehorende record bestaat nog steeds in Dynamics 365, maar is niet langer toegankelijk. De gebruiker die aan het postvak is gekoppeld, heeft geen toegang meer tot het item, of de eigenschappen van het item zijn gewijzigd en het komt niet meer overeen met de synchronisatiefilters. Deze voorwaarde wordt logische verwijdering genoemd.

Standaard wordt met serversynchronisatie in beide gevallen een verwijderingsbewerking naar Exchange verzonden. Als u dit gedrag wilt wijzigen en logische verwijderingen wilt negeren, schakelt u DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync in OrgDbOrgSettings in.

Raadpleeg het volgende voor meer informatie over synchronisatiefilters:

Gekopieerde items toestaan

Wanneer een gekoppeld item in Exchange wordt gekopieerd, wordt de kopieeractie met serversynchronisatie standaard genegeerd. Dit gedrag voorkomt dat dubbele gegevens worden gemaakt in Dynamics 365. Als u dit gedrag wilt wijzigen en dubbele items uit Exchange wilt binnenhalen, schakelt u IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox in OrgDbOrgSettings in.

Afspraakbijlagen, contactadressen en taken synchroniseren in Outlook

De volgende gedeelten zijn van toepassing op synchronisatie die via Dynamics 365 for Outlook of serversynchronisatie plaatsvindt. Zie voor meer informatie Uw e-mailsysteem integreren.

Een schermopname van het tabblad Synchronisatie systeeminstellingen in Dynamics 365 for Outlook.

Afspraakbijlagen synchroniseren

Gebruikers kunnen documenten, afbeeldingen, opnamen en andere bestanden toevoegen aan de afspraken die zij maken in Dynamics 365 of in de Dynamics 365 for Outlook-app. Standaard worden bijlagen niet opgenomen wanneer afspraken worden gesynchroniseerd. Als u ze wilt opnemen, doet u het volgende:

Ga in Dynamics 365 for Outlook naar Instellingen>Beheer>Systeeminstellingen.
Selecteer op het tabblad Synchronisatie Afspraakbijlagen synchroniseren met Outlook of Exchange.

Overwegingen bij het synchroniseren van bijlagen

Als u synchronisatie van bijlagen uitschakelt, worden bijlagen niet weergegeven in afspraken in Dynamics 365. Deze worden nog steeds in afspraken in Dynamics 365 for Outlook weergegeven.
U kunt geen bijlagen in terugkerende afspraken of in serviceafspraken synchroniseren.
Bijlagen kunnen de synchronisatietijden verlengen. Als u een netwerk met lage bandbreedte gebruikt, is het wellicht verstandig om spaarzaam om te gaan met bijlagen.

Adressen van contactpersonen synchroniseren

Selecteer op het tabblad Synchronisatie in Dynamics 365 for Outlook een van de volgende opties om te kiezen hoe adressen van contactpersonen worden gesynchroniseerd:

Synchroniseer alleen het postadres in Outlook-contactpersoon: Eén postadres wordt gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Outlook. Dat is voldoende voor de meeste organisaties en is de standaardinstelling.
Synchroniseer alle drie de adressen (Zakelijk, Privé, Overig) in Outlook-contactpersonen: Alle drie de Outlook-postadressen (Zakelijk, Privé en Overig) worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365 en Outlook.

Waarschuwing

Als u bestaande gegevens hebt, kan het wijzigen van de instelling van synchronisatie van alle drie de adressen leiden tot gegevensverlies. Als deze instelling wordt ingeschakeld, worden kenmerken van bestaande contactpersonen die worden bijgehouden opnieuw toegewezen. We raden aan dat u deze optie test voordat u deze implementeert zodat u begrijpt hoe de hertoewijzing uw omgeving en de gegevens beïnvloedt. In de meeste gevallen hebt u de volledige gegevens aan één kant (gewoonlijk in Dynamics 365) en synchroniseert u deze met de andere kant (gewoonlijk Outlook of Exchange).

Zie voor meer informatie Welke velden kunnen worden gesynchroniseerd tussen Dynamics 365-apps en Outlook?

Taken synchroniseren die zijn toegewezen in Outlook

Standaard worden taken die zijn gemaakt in Dynamics 365 for Outlook niet gesynchroniseerd met Dynamics 365. Als u ze wilt synchroniseren, selecteert u op het tabblad Synchronisatie in Dynamics 365 for Outlook de optie Taken synchroniseren die zijn toegewezen in Outlook.

Overwegingen bij het synchroniseren van taken

U kunt geen terugkerende taken synchroniseren.
Degene die de taak toewijst en degene aan wie de taak wordt toegewezen moeten zich in dezelfde organisatie bevinden.
Taken kunnen niet worden gesynchroniseerd met meerdere e-mailadressen.

Delen via