Configureren hoe Outlook-e-mails en -gebeurtenissen worden opgeslagen in CRM
Als Beheerder kunt u de velden configureren die verkopers kunnen gebruiken om e-mails en vergaderingen te categoriseren, die ze opslaan in het CRM-systeem (Customer Relationship Management). Verkopers kunnen eenvoudig klantinteracties vinden en volgen door e-mails en vergaderingen te categoriseren in hun CRM-inbox. Verkopers willen hun e-mails en vergaderingen bijvoorbeeld mogelijk indelen op basis van prioriteit, account of dealfase.
U kunt ook bepalen of verkopers bijlagen samen met de e-mail of vergadering in CRM mogen opslaan. Wanneer het opslaan van bijlagen is ingeschakeld, kunt u ook configureren of alle bijlagen standaard moeten worden geselecteerd om in CRM te worden opgeslagen. In beide gevallen kunnen verkopers kiezen welke bijlagen ze willen opslaan wanneer ze de e-mail of vergadering opslaan in CRM.
Voorwaarden
CRM-beheerders moeten de beheerdersinstellingen openen via de app Copilot voor Sales in Teams. Ga voor meer informatie naar Microsoft 365 Copilot voor Sales beheerdersinstellingen.
Configureer de velden die u wilt opslaan in het CRM
U kunt de velden selecteren die samen met e-mails of vergaderingen in het CRM worden opgeslagen. Deze velden worden vervolgens aan verkopers getoond wanneer zij e-mails of vergaderingen opslaan in het CRM.
Selecteer in de Copilot voor Sales-beheerinstellingen het type CRM-systeem Opslaan in <>.
Selecteer e-mails opslaan in <type CRM-systeem> of Vergaderingen opslaan in <type CRM-systeem>, afhankelijk van het type activiteit dat u wilt configureren.
(Optioneel) Selecteer Gegevens vernieuwen om de laatste updates van de velden uit het CRM op te halen. Als CRM Beheerder bijvoorbeeld een veldlabel in CRM heeft bijgewerkt, kunt u de gegevens vernieuwen om het bijgewerkte label in Copilot voor Sales te bekijken.
Selecteer in de sectie Categoriseren met velden de optie Velden toevoegen.
Selecteer in het dialoogvenster Categorie toevoegen de velden die aan verkopers moeten worden getoond.
In het dialoogvenster Categorie toevoegen worden alle standaardvelden en aangepaste velden van de e-mail- en afsprakentiteiten in het CRM weergegeven, met uitzondering van systeemvelden. In het dialoogvenster worden alleen velden van de volgende typen weergegeven: optiesets, opzoeken en tekst, meerdere regels tekst (platte tekst/Memo), Booleaanse waarden en gehele getallen.
Sla uw wijzigingen op.
De velden die u hebt geconfigureerd, zijn nu beschikbaar voor verkopers wanneer zij e-mails of vergaderingen opslaan in het CRM. Ga voor meer informatie naar Outlook-activiteiten opslaan in uw CRM.
Instellingen voor het opslaan van bijlagen configureren
Selecteer in de Copilot voor Sales-beheerdersinstellingen Opslaan in (CRM).
Ga als volgt te werk om de instellingen voor het opslaan van bijlagen in e-mails te configureren:
Schakel onder het gedeelte e-mails opslaan in (CRM) de optie Bijlagen bij e-mails opslaan in.
Om alle bijlagen standaard op te slaan, selecteert u Alle bijlagen in de e-mail standaard opslaan. Als u deze optie niet selecteert, kunnen verkopers kiezen welke bijlagen ze willen opslaan wanneer ze de e-mail opslaan in CRM.
Ga als volgt te werk om instellingen voor het opslaan van bijlagen voor vergaderingen te configureren:
Schakel onder de sectie Vergaderingen opslaan in (CRM) de optie Bijlagen opslaan bij vergaderingen in.
Als u alle bijlagen standaard wilt opslaan, selecteert u Alle bijlagen in de vergadering standaard opslaan. Als u deze optie niet selecteert, kunnen verkopers kiezen welke bijlagen ze willen opslaan wanneer ze de vergadering opslaan in CRM.