Outlook-e-mails bijhouden door een knop te kiezen in Dynamics 365 for Outlook
Om het meeste uit Dynamics 365 for Customer Engagement te halen, is het belangrijk om al uw interacties met klanten en e-mailcommunicaties bij te houden. Maak een centrale opslagplaats voor uw Outlook-e-mailcommunicaties door ze bij te houden in Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Als u een e-mailbericht bijhoudt in Dynamics 365 for Outlook, wordt de e-mail opgeslagen als activiteitrecord in Customer Engagement. Dan kunt u of iedereen met toegang tot uw activiteitrecords dat e-mailbericht bekijken samen met alle andere klantactiviteiten in Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook of op een mobiel apparaat.
Het bijhouden van e-mail in Dynamics 365 for Outlook is een handmatig proces. Hierdoor kunt u uw persoonlijke e-mail gescheiden houden van uw e-mails met klanten. U kunt ook instellen dat e-mailberichten automatisch worden bijgehouden. Meer informatie: Een optie instellen op het automatisch bijhouden van binnenkomende Outlook-e-mail in Dynamics 365 for Outlook
Fooi
Als uw organisatie e-mail synchroniseert door middel van serversynchronisatie, kunt u e-mailberichten automatisch bijhouden door deze te verslepen naar een bijgehouden map. Bijhouden op mapniveau is een krachtige en intuïtieve manier om e-mailberichten direct bij te houden vanaf vrijwel elk apparaat. Meer informatie: Outlook-e-mail bijhouden door deze te verplaatsen naar een bijgehouden Exchange-map.
Vereisten voor het bijhouden van e-mailberichten
Om e-mail bij te houden in Dynamics 365 for Outlook, moet uw Outlook-e-mailadres overeenkomen met uw Customer Engagement-e-mailadres. U kunt niet van of naar meerdere e-mailadressen synchroniseren.
Welke records zijn gekoppeld aan de e-mailactiviteit?
Als u een e-mailbericht bijhoudt, wordt in Dynamics 365 for Outlook standaard het Customer Engagement-adresboek gebruikt om het bericht te koppelen aan Customer Engagement-contactpersonen op de regels Aan, Van en Bcc. U kunt het e-mailbericht ook koppelen aan een specifieke record, zoals een bepaalde account, kans of aanvraag. Het is in het algemeen het beste om een bericht te koppelen aan een specifieker record als dit mogelijk is. Zo is de record gemakkelijker te vinden.
Een e-mailbericht bijhouden
Selecteer in Dynamics 365 for Outlook het e-mailbericht dat u wilt bijhouden.
Voer een van de volgende stappen uit:
Als u het e-mailbericht wilt bijhouden zonder dit aan een specifieke record in Customer Engagement te koppelen, klikt u op het tabblad Start in de groep Customer Engagement op Bijhouden.
-Of-
Als u het e-mailbericht wilt bijhouden en wilt koppelen aan een bepaalde record in Customer Engagement, klikt u op het tabblad Start in de groep Customer Engagement op Betreft instellen, klikt u op Meer en zoekt u vervolgens de record in het dialoogvenster Record opzoeken. Nadat u de gewenste record hebt gevonden, klikt u op Toevoegen.
Als u op de knop Bijhouden of de knop Betreft instellen klikt, wordt een Dynamics 365 for Customer Engagement-deelvenster (ook het bijhoudvenster genoemd) onder in de e-mailrecord weergegeven. Dit deelvenster geeft aan dat de record wordt bijgehouden en bevat koppelingen naar gerelateerde records. Als u een Betreffende-record instelt, wordt in het bijhoudvenster ook een koppeling naar die record weergegeven. Meer informatie: Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
U kunt ook zien dat een record wordt bijgehouden door te kijken in de Outlook-map. U ziet het symbool Bijgehouden in Dynamics 365-apps
naast bijgehouden records.
Als u de Customer Engagement-activiteitrecord wilt wijzigen (bijvoorbeeld de betreffende record veranderen), opent u het e-mailbericht in Outlook en klikt u in de groep Customer Engagement op Weergeven in Dynamics 365-apps.
Wat moet ik nog meer weten over het bijhouden van e-mailrecords?
Customer Engagement-adresboek. Het adresboek wordt automatisch geïnstalleerd als Dynamics 365 for Outlook is geïnstalleerd. Hierdoor kunt u naar een Customer Engagement-contactpersoon zoeken vanuit het veld Aan van een e-mailbericht of afspraak bij het maken van een bericht of afspraak. Standaard zoekt Dynamics 365 for Outlook alleen naar contactpersonen van wie u de eigenaar bent. U kunt een persoonlijke optie instellen om deze zoekopdracht breder te maken. Meer informatie: Adresboekopties instellen in Dynamics 365 for Outlook
Offline werken. E-mailberichten die u bijhoudt wanneer u offline bent, worden opgeslagen als activiteiten als u weer online bent. Meer informatie: Offline werken met Dynamics 365 for Outlook
Antwoorden op bijgehouden berichten. U kunt instellen of antwoorden op bijgehouden berichten ook moeten worden bijgehouden. Meer informatie: Persoonlijke opties instellen die van invloed zijn op het bijhouden en synchroniseren tussen Dynamics 365-apps en Outlook of Exchange
Bijgehouden e-mailberichten bewerken. Na verzending kunt u een e-mailbericht niet bewerken, maar u kunt er een betreffende record voor instellen of de betreffende record veranderen.
Bijlagen. Een bijgehouden e-mailbericht kan worden geopend door iedereen die de machtiging heeft om uw activiteiten te bekijken. Als het e-mailbericht bijlagen heeft, worden de bijlagen aan de activiteit toegevoegd. Als u niet wilt dat een bijlage beschikbaar is, moet u deze uit de e-mailactiviteit verwijderen.
Uw systeembeheerder kan het opslaan van berichten blokkeren als deze bijlagen bevatten met een bepaald bestandstype, zoals EXE-bestanden. Berichten die worden opgeslagen op een andere locatie dan de standaardlocatie voor Microsoft Exchange, kunnen niet worden gekoppeld.
Zie ook
Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Records verwijderen die zijn bijgehouden met Dynamics 365 for Outlook
Persoonlijke opties instellen die van invloed zijn op het bijhouden en synchroniseren tussen Dynamics 365-apps en Outlook of Exchange
Sjablonen voor e-mail makenVeelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook