Een optie instellen voor automatisch bijhouden van binnenkomende Outlook-e-mail in Dynamics 365 for Outlook
Als u mICROSOFT Dynamics 365 for Outlook gebruikt om een e-mailbericht bij te houden, wordt een kopie van de e-mailrecord opgeslagen als activiteit in Dynamics 365 for Customer Engagement en gesynchroniseerd met de Outlook-record. Meer informatie: Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Standaard is het bijhouden van e-mail een handmatig proces: u moet de knop Bijhouden of de knop Betreft instellen instellen voor elk e-mailbericht dat u wilt bijhouden. Handmatig bijhouden biedt een manier waarop u uw persoonlijke e-mail van uw klant-e-mail gescheiden kunt houden. Als alternatief kunt u een optie instellen om e-mailberichten automatisch bij te houden.
Fooi
U kunt bijhouden van Exchange-mappen gebruiken als een alternatieve methode om automatisch berichten bij te houden. Met bijhouden van mappen kunt u berichten direct vanaf vrijwel elk apparaat bijhouden. Meer informatie: Outlook-e-mail bijhouden door deze te verplaatsen naar een bijgehouden Exchange-map.
Automatisch e-mailberichten bijhouden
Kies in Dynamics 365 for Outlook op het tabblad Bestand de optie Customer Engagement en kies vervolgens Opties.
Selecteer in de sectie Selecteren hoe in Dynamics 365 for Outlook e-mail moet worden geïntegreerd met Dynamics 365 for Customer Engagement op het tabblad E-mail van het dialoogvenster Persoonlijke opties instellen de optie Binnenkomende e-mail in Outlook controleren en bepalen of een e-mail moet worden gekoppeld en opgeslagen als Dynamics 365 for Customer Engagement-record.
Als u wilt opgeven of u alle e-mailberichten wilt bijhouden of alleen bepaalde typen, selecteert u een van de volgende opties in de sectie De e-mailberichten selecteren die in Dynamics 365 for Customer Engagement moeten worden bijgehouden in de lijst Bijhouden:
Alle e-mailberichten. Hiermee worden alle e-mailberichten bijgehouden die zijn gerelateerd aan e-mailberichten in Customer Engagement. Als u deze optie selecteert, houdt Dynamics 365-apps behalve bedrijfsgesprekken ook ongewenste e-mail bij. Kies deze optie dus met zorg.
E-mailberichten in reactie op e-mail van Customer Engagement. Alleen antwoorden op of doorsturen van e-mailberichten die al worden bijgehouden, worden opgeslagen als e-mailactiviteiten. Dit is de meest voorkomende optie.
E-mailberichten van potentiële klanten, contactpersonen en accounts van Dynamics 365-apps. Hiermee worden alleen e-mailberichten bijgehouden als deze afkomstig zijn van iemand met een Dynamics 365 for Customer Engagement-record voor potentiële klant, contactpersoon of account.
E-mailberichten van Dynamics 365 for Customer Engagement-records met e-mailfunctionaliteit. Hiermee worden e-mailberichten bijgehouden van alle recordtypen (ook aangepaste recordtypen) die een e-mailadresveld bevatten.
Notitie
Standaard wordt e-mail in uw map Verzonden items in Outlook niet automatisch weergegeven als bijgehouden in Dynamics 365. Er is een optionele instelling beschikbaar om automatisch items uit de map Verzonden items bij te houden. Als een beheerder deze instelling inschakelt, worden de hierboven genoemde persoonlijke opties gebruikt om te bepalen welke verzonden e-mails automatisch worden bijgehouden. Zie Automatisch verzonden mapitems bijhouden met serversynchronisatie voor meer informatie
Notitie
Hoe meer u hetzelfde e-mailbericht gebruikt voor bijhouden, hoe minder nuttig het wordt omdat het aan veel records wordt toegewezen.
Als u automatisch records voor contactpersonen of potentiële klanten wilt maken voor bijgehouden e-mailberichten, schakelt u in de sectie Automatisch records maken in Dynamics 365 for Customer Engagement het selectievakje Maken in en kiest u vervolgens Contactpersonen of Potentiële klanten in de lijst. Als dit selectievakje is ingeschakeld, probeert Dynamics 365 for Outlook het e-mailadres van afzenders af te stemmen op een e-mailadres in Customer Engagement. Als geen overeenkomende record wordt gevonden, wordt automatisch een contactpersoon- of leadrecord gemaakt.
Notitie
Er worden geen contactpersoon- en leadrecords gemaakt zijn als u niet de juiste beveiligingsmachtigingen hebt. Meer informatie: TechNet: De invloed van beveiliging op synchronisatie tussen Dynamics 365-apps en Outlook
Notitie
Meerdere aangepast recordtypen kunnen hetzelfde e-mailadres bevatten. In dit geval koppelt Dynamics 365 for Customer Engagement de e-mailberichten die worden ontvangen van dit e-mailadres aan een van de aangepaste recordtypen. Als er bijvoorbeeld twee recordtypen zijn (patiënt en arts) met hetzelfde e-mailadres someone@example.com, koppelt Dynamics 365 for Customer Engagement de e-mailberichten die zijn ontvangen van someone@example.com aan het recordtype Patiënt of Arts. Als echter een e-mailbericht wordt verzonden naar someone@example.com, wordt het e-mailbericht gekoppeld aan zowel het recordtype Patiënt als het recordtype Arts.
Zie ook
Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Veelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook