Administrer arbeidsordrer med Field Service i Outlook (frontlinjeledere)

Dynamics 365 Field Service tilbyr et Outlook-tillegg for frontlinjeleder for å opprette, vise og redigere arbeidsordre direkte fra e-posten. Uten å forlate Outlook kan du svare på forespørsler om service eller spørsmål om eksisterende forespørsler. Outlook-tilleggsprogrammet støtter delte postbokser. Outlook-tilleggsprogrammet bruker legitimasjonen for Microsoft-kontoen til personen som var logget på for den delte postboksen.

Med Copilot kan du raskt opprette en arbeidsordre med informasjon fra e-posten, svare med foreslåtte tidsplaner eller bekrefte en tidsplan.

Du kan også opprette en arbeidsordre manuelt og bruke Field Service-planleggingstavlen til planlegging.

Forutsetning

• Fullfør Kom i gang med Field Service i Outlook.
• Administratoren aktiverer Copilot i Microsoft Outlook og innstillingene for Generer e-postsvar.
• Du har et betalt Field Service-miljø. Copilot er ikke tilgjengelig i prøvemiljøer.
• Miljøet ditt er oppdatert til nyeste build i bølge 2 i 2023.

Opprett en arbeidsordre med Copilot

Copilot i Dynamics 365 Field Service overholder retningslinjene for ansvarlig kunstig intelligens. Hvis Copilot-ikonet ikke vises, kan det hende at administratoren har deaktivert Copilot-innstillingen.

1. Når du viser en e-post, åpner du tillegget Field Service.

   Hvis e-postmeldingen tidligere ble brukt til å opprette en arbeidsordre ved hjelp av Copilot, vises en melding med en kobling til arbeidsordren, med mindre e-postmeldingen ble flyttet. Hvis e-postmeldingen ble flyttet til en annen mappe, for eksempel fra Innboks til Arkiv, vises ingen melding eller kobling.

2. I fanen Hjem velger du Opprett en arbeidsordre fra e-post.

   

   Hvis e-posten ikke oppfyller Microsofts retningslinjer for ansvarlig KI, viser Copilot en feil. Opprett arbeidsordren manuelt.

3. Se gjennom arbeidsordren for å sikre at alt innhold generert av kunstig intelligens er nøyaktig. Fyll ut all nødvendig informasjon som ikke var inkludert i e-posten. Eksempel:

   • Tjenestekonto
   • Arbeidsordretype
   • Prisliste

   Hvis en verdi ikke vises i listen, velger du + Ny elementtype for å opprette den i Field Service-appen. Lagre og lukk Field Service-appen. Skriv inn den nye verdien eller velg Oppdater for å få den til å vises i listen.

   

   Vi oppfordrer deg til å bruke lik/ikke lik-knappene til å gi tilbakemelding. Tilbakemeldingen hjelper oss å forbedre svarene til Copilot kontinuerlig.

4. Velg Lagre.

   Arbeidsordrenummeret vises øverst i Field Service-ruten og e-posten lagres i Field Service-tidslinjen.

   Tips

   Hvis du vil åpne arbeidsordren i Dynamics 365 Field Service-appen, velger du ikonet for å åpne nettapp .

5. Velg blant en av de foreslåtte handlingene, eller velg tilbakepilen for å gå tilbake til Hjem-fanen.

Opprett en arbeidsordre manuelt

1. Mens du ser på en e-post, åpner du Field Service-tillegget og velger deretter Arbeidsordrer-fanen.

2. Velg knappen Opprett arbeidsordre (+).

3. Fyll inn nødvendig informasjon fra e-posten. Eksempel:

   • Tjenestekonto
   • Arbeidsordretype
   • Prisliste

   Hvis en verdi ikke vises i listen, velger du + Ny elementtype for å opprette den i Field Service-appen. Lagre og lukk Field Service-appen. Skriv inn den nye verdien eller velg Oppdater for å få den til å vises i listen.

   

   Tips

   Kopier relevant informasjon fra e-postmeldingen til Sammendrag-feltet, opptil 8000 tegn. Hvis du vil ha generell informasjon om arbeidsordrer, kan du se Arbeidsordrearkitektur.

4. Velg Lagre.

   Arbeidsordrenummeret vises øverst i Field Service-ruten og e-posten lagres i Field Service-tidslinjen.

   Tips

   Hvis du vil åpne arbeidsordren i Dynamics 365 Field Service-appen, velger du ikonet for å åpne nettapp .

Lag et utkast til e-postsvar med Copilot

Bruk Copilot til å dele foreslåtte tidsplaner for arbeidsordrer som ikke er planlagt, eller angi tidsplanbekreftelser for planlagte arbeidsordrer.

Copilot i Dynamics 365 Field Service overholder retningslinjene for ansvarlig kunstig intelligens. Hvis Copilot-ikonet ikke vises, kan det hende at administratoren har deaktivert denne funksjonen.

1. Når du viser en e-post, åpner du tillegget Field Service.

2. Fra en åpen arbeidsordre velger du Lag utkast til e-post med planleggingsforslag eller Lag utkast til e-post for å bekrefte plan.

   

   Eller gå til Hjem-fanen, velg Lag utkast til e-post basert på arbeidsordre, og velg deretter Foreslåtte planer eller Bekreft plan. Hvis disse alternativene ikke vises, velger du den opprinnelige e-postmeldingen.

   

3. Når du har sett gjennom den genererte e-postmeldingen, velger du ett av følgende:

   • Legg til i e-post: Den genererte responsen vises som et svar. Foreta endringer, og velg Send.

   • Kopier til utklippstavlen: Velg Kopier-ikonet for å kopiere svaret, og lim det inn etter behov.

   • Foreta justeringer: Velg Juster-ikonet for å endre lengden eller tonen i e-posten, og velg deretter Oppdater.

   • Regenerer: Velg Regenerer-ikonet for å generere et annet e-postsvar.

     

4. Når du har lagt til og sendt e-posten, velger du en av de foreslåtte handlingene eller velger tilbakepilen for å gå tilbake til Hjem-fanen eller arbeidsordrelisten.

Vis en arbeidsordre

1. Mens du ser på en e-post, åpner du Field Service-tillegget og velger deretter Arbeidsordrer-fanen.

   Listen viser opptil 50 arbeidsordrer, med den nyeste oppført først.

2. Hvis du vil vise flere arbeidsordre i Field Service-appen, velger du Vis mer nederst i listen.

   

3. Finn arbeidsordren du vil vise:

   • Skriv inn arbeidsordre-ID-en i Finn etter ID-boksen, og velg Søk.

   • Hvis du vil filtrere listen etter status eller prioritet, velger du Filter, velger du den du vil ha, og velger deretter Bruk.

   • Hvis du vil fjerne et filter, velger du Filter, fjerner merkingen og velger deretter Bruk.

4. Velg arbeidsordren for å vise eller redigere den.

   

Når du viser en arbeidsordre, kan du også gjøre følgende avhengig av systemstatusen:

• Lag et utkast til en e-postmelding med Copilot for å foreslå eller bekrefte tidsplaner.

• Planlegg arbeidsordren eller vis tidsplanen.

• Åpne et kart for å finne serviceadressen. Velg Åpne i Bing-kart-ikonet.

• Åpne arbeidsordren i Dynamics 365 Field Service. Velg ikonet for å åpne nettapp .

Planlegg eller omplanlegg en arbeidsordre

Field Service-tillegget hjelper deg med å planlegge arbeidsordrer i Outlook. Planleggingsforslag er basert på teknikernes tilgjengelighet og ferdigheter, nærhet til kundens plassering, lovede tidsvinduer og forretningsenheten.

1. Vis arbeidsordren du må planlegge eller endre tidsplanen for.

2. Velg Planlegg for å planlegg. Hvis du vil planlegge på nytt, velger du Se tidsplan, og deretter Planlegg på nytt.

   Systemet søker etter tilgjengelige teknikere basert på arbeidsordrekravene, og viser deretter forslag. Hvis du vil vise flere forslag , velger du Vis mer nederst i listen.

3. Se gjennom listen over forslag. Du kan søke etter en tekniker etter navn, filtrere etter datoer eller sortere listen etter start- eller reisetid.

   Hvis Beregnet varighet ikke er angitt i ressurskravene, brukes 30 minutter som standard.

   

4. Hvis du vil tildele arbeidsordren til en tekniker, velger du Bestill ressurs-ikonet.

   Teknikeren er bestilt, og statusen endres til Planlagt. En bekreftelse vises øverst i ruten Field Service.

5. Velg tilbakepilen for å gå tilbake til Hjem-kategorien eller arbeidsordrelisten.

Flytte en bestilling

Hvis du ikke trenger å endre den tildelte teknikeren, bare datoen eller klokkeslettet for serviceavtalen, kan du flytte bestillingen. Om nødvendig kan du også tildele arbeidsordren til en annen ressurs.

1. Vis arbeidsordren, og velg Vis tidsplan.

2. Velg Flytt bestilling.

   

3. Velg ny dato og klokkeslett og, om nødvendig, en annen ressurs.

4. Velg Oppdater.

   Teknikeren er bestilt. En bekreftelse vises øverst i ruten Field Service.

Rediger en arbeidsordre

1. Vis arbeidsordren du vil redigere.

2. Gjør de nødvendige endringene, og velg Lagre.