Panoramica contabilità fornitori nel settore pubblico
Questo articolo descrive la funzionalità del settore pubblico per la contabilità fornitori integrata con Dynamics 365 Finance. Questa funzionalità include codici PO, definizioni di registrazione, fatturazione una tantum dei fornitori, moduli fiscali 1099, sconti in contanti, tipi di certificazione dei fornitori, riepilogo delle attività di contabilità del progetto, pagamenti elettronici, pagine di copertina e firma per i report, importi delle righe PO e pagine del giornale delle fatture dei fornitori.
Quali sono i prerequisiti per l'istituzione di conti da pagare nel settore pubblico?
Prima di iniziare a Regola le impostazioni e inserire i dati, è necessario completare le seguenti attività:
- Impostare i fornitori.
- Impostare sistemi di numerazione per fornitori, ordini di acquisto e così via.
- Decidere quali codici e messaggi dell'ordine di acquisto (PO) verranno utilizzati.
Dopo aver impostato i prerequisiti, potrebbe essere necessario impostare le seguenti funzionalità della contabilità fornitori:
Codici degli ordini di acquisto nel settore pubblico – È possibile creare codici e messaggi speciali per confermare gli ordini di acquisto. Un ordine di acquisto di conferma bypassa il tipico processo di acquisto. Ad esempio, è possibile autorizzare un ordine non pianificato utilizzando un numero di ordine di acquisto al momento dell'acquisto, anziché utilizzare un documento fornito prima che l'articolo sia richiesto.
Nota
Ciò vale anche per gli acquisti e le forniture .
Definizioni di registrazione nel settore pubblico – È possibile utilizzare le definizioni di registrazione per creare righe di giornale di contabilità secondaria per le transazioni di origine che soddisfano i criteri selezionati. Ad esempio, è possibile utilizzare le definizioni di posizionamento per generare più voci contabili bilanciate, in base ad attributi quali tipi di transazione e conti.
Nota
Ciò si applica anche a contabilità generale, Budgeting e Crediti commerciali.
Fornitori occasionali nel settore pubblico – Quando non è richiesta l'approvazione o un contratto sotto forma di ordine di acquisto, è possibile creare rapidamente una o più fatture contemporaneamente alla creazione di un record per il fornitore. Per ulteriori informazioni, vedere Piano per i fornitori una tantum nel settore pubblico.
Panoramica del modulo 1099 nel settore pubblico: se fai affari con fornitori soggetti all'imposta 1099 degli Stati Uniti, devi tenere traccia dell'importo che paghi a ciascun fornitore e segnalare tali informazioni alla fine dell'anno solare. Le organizzazioni del settore pubblico utilizzano i moduli 1099-G e 1099-S.
Nota
Ciò vale anche per gli acquisti e le forniture .
Funzionalità aggiuntive del settore pubblico
Le sezioni rimanenti descrivono la funzionalità Conti da pagare disponibile per il settore pubblico.
- Sconti in contanti – Seleziona il conto da compensare quando vengono applicati sconti in contanti alle fatture.
- Tipi di certificazione del fornitore – Definisci un tipo di certificazione per qualsiasi requisito del fornitore che desideri monitorare.
- Riepilogo attività contratto di acquisto – Inserisci i dettagli riepilogativi per le attività correlate a un contratto di acquisto.
- Pagamenti elettronici – Specificare i pagamenti elettronici ai fornitori.
- Pagine di copertina e di firma per i report sui pagamenti – Specifica quali informazioni devono apparire sulle pagine di copertina e di firma per un report sui pagamenti.
- Importi delle righe degli ordini di acquisto – Visualizza gli importi delle righe di un ordine di acquisto e tutti gli importi che devono ancora essere fatturati o per le fatture in sospeso.
Come posso applicare sconti in contanti alle fatture dei fornitori?
È possibile utilizzare la pagina Sconti in contanti in Contabilità fornitori o Contabilità clienti per Seleziona il conto da compensare quando vengono applicati sconti in contanti alle fatture. Puoi eseguire questa operazione sia per una fattura esistente sia per una nuova fattura creata da te. I codici sconto in contanti sono collegati ai conti dei clienti e dei fornitori e vengono applicati agli ordini di vendita e agli ordini di acquisto. Nella scheda dettaglio Impostazioni , il campo Conti di compensazione sconto consente di compensare il conto principale specificato per il conto sconti fornitore o i conti specificati nella riga della fattura.
Come posso specificare e assegnare i tipi di certificazione ai fornitori?
È possibile creare e assegnare alle organizzazioni fornitrici qualsiasi tipo di certificazione in loro possesso. Questa certificazione include credenziali professionali, come la licenza di ingegnere professionista o la certificazione. Microsoft SQL Server Tuttavia, la certificazione può anche specificare che i fornitori hanno un'assicurazione di responsabilità civile o appartengono a una minoranza, oppure che sono conformi a vari standard ambientali o di sicurezza per i consumatori. Utilizzare la pagina Tipo di certificazione per creare tipi di certificazione e descrizioni.
Come posso visualizzare o inserire informazioni riepilogative per l'attività del contratto di acquisto?
È possibile utilizzare la pagina Contratti di acquisto in Contabilità fornitori o Approvvigionamento e sourcing per immettere i dettagli riepilogativi per le attività correlate a un contratto di acquisto. Puoi eseguire questa operazione sia per un contratto di acquisto esistente sia per un nuovo contratto di acquisto da te creato. Tra gli esempi rientrano le tappe fondamentali del progetto, le date pianificate per i pagamenti a un fornitore o le date in cui gli elementi elencati in un contratto con un fornitore devono essere sottoposti a revisione.
Suggerimenti
- È possibile impostare un numero univoco per l'attività su Persone giuridiche pagina in Amministrazione organizzazione o contabilità generale. Quando si Seleziona l'attività nel contratto di acquisto, il numero viene assegnato automaticamente.
- È inoltre possibile impostare un identificatore univoco per il contratto di acquisto, in Sequenze numeriche sezione sul Parametri di approvvigionamento e sourcing pagina. Quando si crea un contratto di acquisto, il numero viene assegnato automaticamente.
Come posso specificare i pagamenti elettronici ai fornitori?
È possibile distribuire il pagamento di una fattura sui conti bancari di più fornitori. Puoi Seleziona gestire più conti bancari e assegnare una percentuale a ciascun conto. In base ai conti selezionati, vengono create singole o più transazioni aperte a fronte della fattura. È possibile creare pagamenti per ogni riga di giornale di registrazione senza creare un pagamento parziale per ciascun conto bancario del fornitore.
Suggerimento
Ad esempio, esiste un ordine di acquisto esistente per $100 e la Banca A è il conto bancario predefinito del fornitore. Nella tabella di erogazione dei pagamenti, la Banca A ha un'allocazione del 100%. (Se non è presente alcun conto bancario fornitore predefinito, la tabella è vuota.) È possibile modificare l'allocazione per la Banca A al 30 percento e quindi aggiungere una nuova riga. Nella nuova riga è possibile Seleziona un'altra banca fornitrice, ad esempio la Banca B, e l'allocazione per la nuova riga verrà automaticamente aggiornata al 70 percento.
Come posso creare e stampare le pagine di copertina e di firma per i report sui pagamenti?
Quando si creano pagine di copertina e di firma per un rapporto di pagamento, è possibile specificare le informazioni che devono comparire. Queste informazioni includono i nomi e i titoli delle persone che dovrebbero approvare i pagamenti proposti.
Come posso visualizzare gli importi delle righe degli ordini di acquisto?
È possibile visualizzare gli importi delle righe di un ordine di acquisto. Tali importi includono l'importo corrente ordinato e tutti gli importi ricevuti o fatturati. È inoltre possibile visualizzare gli importi che devono ancora essere fatturati o gli importi delle fatture in sospeso. Suggerimento: ad esempio, immaginiamo di visualizzare una riga di ordine di acquisto con acquisti registrati in due conti mastri. Un conto CoGe è per gli articoli ordinati da un fornitore di mobili per ufficio. Il secondo conto CoGe è per le forniture per ufficio. L'importo ordinato è pari alla somma degli importi fatturati, delle fatture in sospeso e degli importi rimanenti della fattura. L'importo ricevuto è la parte dell'importo ordinato che è stata ricevuta dal fornitore.
Per ulteriori informazioni, vedere gli argomenti seguenti:
Aggiungere un tipo di certificazione a un fornitore
Controllare l'accesso ai contratti di acquisto
Crea un fornitore e una fattura una tantum
Creare un tipo di certificazione del fornitore