Piano per fornitori occasionali nel settore pubblico
Questo articolo spiega come prepararsi all'importazione e alla creazione di più fornitori occasionali e fatture.
In genere, se si prevede di importare in massa informazioni su fornitori e fatture, si crea prima un file di dati in formato foglio di calcolo e lo si salva in formato CSV (valori separati da virgole).
- Poiché le virgole vengono utilizzate per separare i campi in un file CSV, non utilizzare virgole nel testo di una voce. Ad esempio, per specificare il nome dell'azienda "Smith, Smith e Jones", immettilo come Smith Smith e Jones.
- Se non si impostano valori per i campi in questa pagina, i nuovi account fornitore creati utilizzeranno i valori del profilo fornitore una tantum a cui si fa riferimento nella pagina Parametri contabilità fornitori . Ad esempio, se il metodo di pagamento è impostato su Controllo per il profilo del fornitore occasionale nella pagina Parametri contabilità fornitori , tale metodo di pagamento verrà impostato anche per i fornitori occasionali che stai aggiungendo.
- La sequenza numerica dei conti da pagare del fornitore occasionale viene utilizzata per assegnare i conti del fornitore occasionale e non deve essere impostata su Continuo per questo servizio. Le fatture vengono generate in stato di bozza. Prima di creare proposte di pagamento, è necessario registrare le fatture.
La tabella seguente mostra i campi che deve contenere il file di importazione. Ogni etichetta di campo equivale a un'intestazione di colonna in un foglio di calcolo e ogni riga del foglio di calcolo contiene i dati per ciascuna colonna applicabile.
Sezione del venditore
| Campo | Dettagli |
|---|---|
| Tipo di record | Persona o Organizzazione |
| Nome | (Se il valore del tipo di record è Persona) |
| Secondo nome (facoltativo) | (Se il tipo di record è Persona) |
| Cognome | (Se il tipo di record è Persona) |
| Nome fornitore | (Se il tipo di record è Organizzazione) |
| Gruppo | Limite di dieci caratteri |
| Paese/area geografica | Limite di dieci caratteri |
| Codice postale (CAP) | |
| Via | |
| Città | |
| Città | |
| Codice fiscale federale (facoltativo) | (Solo negli Stati Uniti) Numero 1099 |
| Tipo ID imposta | (Solo Stati Uniti) I valori possono essere Sconosciuto, Numero di identificazione del datore di lavoro, Numero di previdenza sociale, Numero di identificazione del contribuente individuale o Numero di identificazione del contribuente adottato. Nota: se non viene fornito alcun codice identificativo fiscale federale, questo campo deve essere impostato su Sconosciuto. |
| Conto bancario (facoltativo) | Nome conto bancario |
| Numero conto bancario | |
| Numero di routing (facoltativo) | |
| Codice SWIFT (facoltativo) | Noto anche come BIC (codice identificativo bancario) |
| IBAN (facoltativo) | Numero di conto bancario internazionale, limite di 34 caratteri |
Sezione fattura
| Campo | Dettagli |
|---|---|
| Numero fattura | Numero fattura, limite 20 caratteri |
| Descrizione della fattura (facoltativo) | |
| Data di pubblicazione (facoltativo) | Formato data |
| Data fattura | Formato data |
| Data di scadenza (facoltativo) | Formato data |
| Numero riga | |
| Numero articolo (facoltativo) | Limite di 20 caratteri Nota: se non viene fornito alcun numero di articolo, è necessario fornire valori nei campi Categoria di approvvigionamento e Gerarchia di categorie di approvvigionamento . Se non vengono specificate né la categoria di approvvigionamento né la gerarchia delle categorie di approvvigionamento, è necessario specificare un valore nel campo Numero articolo . |
| Nome dell'articolo (facoltativo) | Limite di 60 caratteri |
| Gerarchia delle categorie di approvvigionamento (facoltativo) | Nota: se si specifica un valore per questo campo, è obbligatorio anche il campo Categoria di approvvigionamento . |
| Categoria di approvvigionamento (facoltativo) | Nota: se si specifica un valore per questo campo, è obbligatorio anche il campo Gerarchia delle categorie di approvvigionamento . |
| Quantità (facoltativo) | |
| Unità (facoltativo) | Limite di dieci caratteri |
| Importo netto riga | Sono consentiti valori decimali. |
| Prezzo unitario (facoltativo) | Sono consentiti valori decimali. |
Sezione Distribuzioni
| Campo | Dettagli |
|---|---|
| Numero | Numero di riga di distribuzione contabile |
| Dimensioni finanziarie | Se il file importato contiene dimensioni finanziarie, è necessario includere tutte le dimensioni finanziarie con la denominazione corretta, altrimenti verrà visualizzato un messaggio di errore che indica che la dimensione del registro non è valida. Sarà quindi necessario correggere le dimensioni finanziarie o rimuovere le colonne dal file. |
| Percentuale | Sono consentiti valori decimali. |
Cosa faccio adesso?
Dopo aver impostato i prerequisiti richiesti, consulta Fornitori occasionali nel settore pubblico.