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Pianificare Microsoft Viva Connections per l'organizzazione

Nota

  • Per creare un'esperienza di Viva Connections, è necessario disporre di un tipo di licenza Enterprise (E), Frontline (F) o Academic (A).
  • Gli utenti con un abbonamento a Microsoft 365 (licenza E, F o A) sono limitati alla creazione e all'uso di un'unica esperienza. Se si vogliono creare o usare due o più esperienze (fino a 50), ogni utente del tenant deve avere una licenza Microsoft Viva Suite o Viva Communications and Communities. Per altre informazioni, vedi Microsoft Viva piani e prezzi.
  • Viva Connections non ha requisiti per iniziare.
  • Per accedere alla interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore di SharePoint. Viva Connections è disponibile nei dispositivi mobili e tablet in ambienti GCC, GCC High e DoD con funzionalità limitate. Per altre informazioni, vedere l'elenco della disponibilità del servizio.

In questa fase, creare un team di stakeholder per allinearsi agli obiettivi e ai casi d'uso principali per la strategia di esperienza utente dell'organizzazione. Iniziare soddisfacendo i requisiti e quindi pianificando ogni componente dell'esperienza. Nella fase di pianificazione prendere in considerazione le metriche di successo e le tattiche di adozione per garantire che Viva Connections soddisfi le esigenze dell'organizzazione e degli utenti.

I passaggi seguenti contrassegnati con un asterisco (*) sono facoltativi o possono essere applicati solo ai clienti che usano i siti home di SharePoint per completare l'esperienza di Viva Connections.

Passaggio 1: Pianificare Viva Connections

Viva Connections è progettato per consentire agli utenti di completare attività ad alta priorità e accedere a informazioni importanti. Quest'esperienza può essere costruita nel tempo man mano che l'organizzazione si adatta e si espande. Le organizzazioni possono usare il sito home intranet di SharePoint esistente, se disponibile, o creare un'esperienza autonoma accessibile in Microsoft Teams.

Viva Connections è costituito da tre parti principali: il dashboard, il feed e le risorse. Queste parti vengono visualizzate in modo diverso nei dispositivi desktop e mobili. Altre informazioni sulle differenze tra l'esperienza desktop e dispositivi mobili.

  • Cruscotto: Il dashboard è il set di strumenti digitali dell'utente. Riunisce gli strumenti di cui gli utenti hanno bisogno, consentendo un accesso rapido e semplice sia in ufficio che sul campo.
  • Nutrire: Il feed fornisce aggiornamenti alle persone giuste al momento giusto. È strettamente integrato con Viva Engage, notizie di SharePoint e Stream per visualizzare un feed personalizzato, in base alla destinazione post-livello dei gruppi a cui appartengono gli utenti.
  • Risorse:l'esperienza Risorse consente di trovare soluzioni su più piattaforme. Usa gli elementi di spostamento dalla barra dell'app di SharePoint, che può essere assegnata a un gruppo di destinatari.
Desktop Dispositivi mobili
Screenshot che mostra l'esperienza di destinazione Viva Connections nell'app desktop. Screenshot che mostra l'esperienza di destinazione Viva Connections nell'app per dispositivi mobili.
- L'istanza di Viva Connections dell'organizzazione verrà visualizzata come icona nella barra dell'app di Teams.
- Quando l'icona è selezionata, gli utenti visualizzeranno l'esperienza di destinazione predefinita.
- Quando l'icona è selezionata due volte, viene visualizzato il pannello di spostamento globale.
- Usare web part come notizie, Viva Engage, file e contenuti multimediali e web part Contenuto evidenziato per fornire agli utenti un flusso costante di contenuto da un'ampia gamma di origini.
- Aggiungere la web part Dashboard per semplificare il completamento delle attività
- L'istanza di Viva Connections dell'organizzazione verrà visualizzata come icona nella barra dell'app per dispositivi mobili di Teams.
- Una volta selezionato, gli utenti possono passare dal dashboard al feed alle risorse.

Passaggio 2: Prendere in considerazione l'uso di un sito home di SharePoint per integrare l'esperienza* (facoltativo)

Un'esperienza di Viva Connections non richiede la creazione di un sito home di SharePoint (un sito di comunicazione con funzionalità speciali), ma la possibilità di fornirne uno può integrare l'esperienza utente. Un sito home di SharePoint funge da frontdoor per la intranet dell'organizzazione e da gateway per altri portali più diffusi rilevanti per l'intera organizzazione. Alcune organizzazioni usano un sito home di SharePoint per integrare l'esperienza Viva Connections ed estendere l'esperienza al Web. Fare riferimento alla tabella seguente per determinare se l'organizzazione vuole usare un sito home di SharePoint oltre a Viva Connections. È possibile aggiungere un sito home di SharePoint in qualsiasi momento.

Requisito Descrizione
Creare un sito home di SharePoint* (facoltativo) Un sito home di SharePoint è un sito di comunicazione di SharePoint che funge da frontdoor per la intranet dell'organizzazione. Hanno funzionalità aggiuntive, ad esempio la possibilità di assegnare priorità alle notizie pubblicate dal sito home di SharePoint nel resto della intranet. Dopo aver impostato un sito home di SharePoint, le notizie pubblicate da tale sito verranno classificate in ordine di priorità nella intranet. I siti home di SharePoint vengono impostati in Microsoft Amministrazione Center quando si crea una nuova esperienza di Viva Connections. Per aggiungere un sito home di SharePoint, scegliere l'opzione per compilare un portale Intranet esistente.

Altre informazioni su come pianificare la navigazione nel sito home di SharePoint in combinazione con hub e spostamento globale. Iniziare quindi a creare un sito home di SharePoint.
Configurare la struttura di spostamento globale* (solo utenti del sito home di SharePoint) Dopo aver configurato il sito home di SharePoint, è possibile abilitare e personalizzare la navigazione globale nella barra dell'app di SharePoint. Nell'app desktop Viva Connections Teams, le risorse nel pannello di spostamento globale verranno visualizzate quando il logo dell'organizzazione è selezionato sul binario dell'app Teams. I collegamenti dalla barra di spostamento globale possono anche essere importati nella sezione Risorse di Viva Connections.

Altre informazioni su come abilitare e personalizzare la struttura di spostamento globale.
Controllare, assegnare priorità e modernizzare i siti* (facoltativo) Dopo aver identificato gli scenari chiave per Viva Connections, è necessario identificare il contenuto o i siti che devono essere modernizzati se si usano ancora siti e pagine classici. Non tutti i contenuti o i siti di SharePoint classici devono essere modernizzati per sfruttare i vantaggi di Viva Connections. Concentrarsi sui casi d'uso prioritari che devono essere inclusi nell'istanza di Viva Connections dell'organizzazione.

Altre informazioni su come modernizzare i contenuti e linee guida sull’integrità del portale per i siti a traffico elevato

Creare un sito home di SharePoint per l'organizzazione* (facoltativo)

Un sito home di SharePoint è la frontdoor della intranet dell'organizzazione e un gateway per altri portali più diffusi rilevanti per l'intera organizzazione. Il sito home di SharePoint sarà anche l'esperienza di destinazione per Viva Connections nell'app desktop Microsoft Teams.

Screenshot che mostra l'esperienza di destinazione Viva Connections nell'app desktop.

Iniziare in piccolo identificando alcune risorse e funzioni che il sito home di SharePoint può servire. Prendere in considerazione l'uso di un modello di sito personalizzabile quando si crea un nuovo sito di comunicazione di SharePoint denominato modello Home organizzazione per rendere rapidamente operativo il sito home di SharePoint. Facoltativamente, trasformare il sito home di SharePoint in un sito hub di SharePoint per aggiungere un ulteriore livello di spostamento e aumentare l'ambito di ricerca.

Altre informazioni su come pianificare il sito home di SharePoint e su come avviare siti di SharePoint integri.

Configurare la navigazione globale nella barra dell'app SharePoint* (facoltativo)

Quindi, dall'icona Impostazioni del sito home di SharePoint selezionare Configura spostamento globale per sfruttare le funzionalità di Viva Connections complete. Progettare la struttura di spostamento globale in modo da completare ed espandere le risorse nel sito home di SharePoint. Altre informazioni sullo spostamento e architettura delle informazioni in SharePoint.

Animazione della barra globale dell'app in SharePoint.

I collegamenti di spostamento visualizzati nel riquadro di spostamento globale nella barra dell'app SharePoint verranno visualizzati anche nell'app Viva Connections in Microsoft Teams per desktop quando l'icona dell'organizzazione è selezionata nel binario dell'app Teams. I collegamenti dalla barra di spostamento globale possono anche essere importati nella sezione Risorse di Viva Connections.

Controllare, assegnare priorità e modernizzare il contenuto per allinearsi agli scenari e alle attività principali* (facoltativo)

Dopo aver definito gli scenari e le attività chiave nella fase di pianificazione, prepararsi per Viva Connections assicurando che il contenuto prioritario si trovi nei siti di comunicazione e nei siti del team di SharePoint moderni. È possibile usare sia i siti moderni che i siti classici, ma solo i siti moderni verranno visualizzati nell'app Microsoft Teams. I siti classici si aprono in una finestra del browser separata.

Se sono presenti molti siti di SharePoint classici, assicurarsi di concentrarsi su siti, pagine e contenuti rilevanti per l'esperienza di Viva Connections. I siti e i contenuti non correlati ad attività e scenari chiave potranno essere modernizzati in un secondo momento.

Siti che devono essere controllati e classificati in ordine di priorità:

  • Siti che si connettono alle schede nel dashboard di Viva Connections
  • Siti visualizzati nella struttura di spostamento globale
  • Siti che pubblicano spesso notizie sull'organizzazione
  • Siti che consentono agli utenti di completare le attività quotidiane più importanti o di accedere a informazioni importanti

Strumenti che contribuiscono alla modernizzazione:

Passaggio 3: Pianificare il dashboard

Per iniziare, identificare gli scenari chiave che Viva Connections devono supportare e identificare i proprietari di tali esperienze utente. Le attività e gli scenari saranno supportati principalmente dalle schede nel dashboard Viva Connections che possono essere destinate a gruppi di destinatari specifici usando Gruppi di Microsoft 365. Valutare quali gruppi di utenti devono accedere a risorse specifiche.

Dashboard per dispositivi mobili Descrizione
Interazione tra il dashboard e le schede. In questo esempio, una scheda nel dashboard è collegata a una pagina di SharePoint in cui gli utenti possono eseguire facilmente un controllo di integrità giornaliero da un dispositivo mobile.

Gli scenari comuni includono la visualizzazione delle buste paga e delle ore di permesso, l'invio di ticket di assistenza, gli aggiornamenti sulle notizie, la consultazione dei menu per la pausa pranzo, la ricerca di persone in una directory e la gestione dei turni. Collaborare e allinearsi con i gruppi aziendali che gestiscono queste esperienze per determinarne la migliore progettazione. Altre informazioni sull'adozione Viva Connections per altre informazioni sugli scenari comuni e su come identificare le esperienze utente che comportano un'adozione duratura.

Generale Per gli information worker Per gli operatori sul campo
- Visualizzare pagamenti e benefit
- Inviare un ticket all'Help Desk
- Accesso alle opzioni per pranzo e caffè
- Aggiornare le notizie e gli annunci
- Trovare informazioni su persone e team
- Completare la formazione necessaria
- Visualizzare le festività aziendali
- Visualizzare e gestire i turni
- Accedere alle schede attività e ai moduli più diffusi
- Visualizzare i criteri e le risorse delle aree di lavoro

Tipi di schede dashboard

In fase di pianificazione, prendere in considerazione i diversi tipi di schede disponibili. Esistono tre diversi tipi di schede che possono essere usate nel dashboard Viva Connections. Alcune schede potrebbero richiedere più tempo rispetto ad altre per l'implementazione o potrebbero richiedere il lavoro sul back-end per la configurazione.

Processo di pianificazione

Immagine di un flusso di processo di pianificazione.

Quando si collabora con i proprietari aziendali e gli stakeholder principali per allineare la strategia di progettazione Viva Connections, rispondere alle domande seguenti per ogni attività:

  • Chi è il gruppo di destinatari?
  • Cosa devono fare o imparare gli utenti?
  • Quali strumenti o tecnologie usano attualmente?
  • Quali strumenti o tecnologie dovrebbero usare i visitatori per svolgere le loro attività chiave?
  • Quali informazioni devono essere pubblicizzate?

Iniziare con i flussi di lavoro più importanti

Non è necessario trasformare tutte le attività in schede nel dashboard. Concentrarsi sulle attività più importanti che possono essere eseguite in breve tempo. Trovare opportunità allineate ai campi "Quick wins" e "First successes" nella matrice di decisioni seguente come inizio.

Immagine di una matrice di pianificazione.

Progettare tenendo in considerazione il pubblico

Come procedura consigliata, è importante prendere decisioni radicate in attività specifiche per determinati gruppi di destinatari:

  • Prendere in considerazione l'uso di un framework comune per la pianificazione di uno scenario che inizia con la selezione di un determinato ruolo o gruppo di destinatari "Come un...".
  • Quindi, restringere l'obiettivo con "Devo...".
  • Si consideri quindi lo strumento o il processo ideale per soddisfare l'obiettivo con "In modo che io...".
  • Infine, descrivere in cosa consiste il successo con "So di avere avuto successo quando...".

Ad esempio, creare una tabella simile alla seguente per elencare gli scenari aziendali che si desidera risolvere con le schede nel dashboard:

Nel mio ruolo di... Devo... In modo che... So di avere avuto successo quando...
Utente a tempo pieno Facile accesso alle informazioni sui benefit e sulle retribuzioni Posso controllare rapidamente informazioni importanti senza bisogno di assistenza da parte delle risorse umane Le richieste di assistenza per i benefit e le retribuzioni per il team hr sono ridotte
Personale sul campo Orologio in entrata e in uscita da un dispositivo mobile È possibile creare efficienza nel flusso di lavoro Le pianificazioni e le interruzioni vengono gestite da Viva Connections
Responsabile del personale Accoglienza e onboarding di nuovi membri del team Posso crescere e sviluppare talenti Passo meno tempo a gestire le operazioni standard di onboarding
Agente di vendita Accedere a materiali di formazione su prodotti specifici da un dispositivo mobile Può risolvere rapidamente i problemi dei clienti La maggior parte dei problemi dei clienti viene risolta in tempo reale
Specialista delle risorse umane Promuovere i benefici dell'uso del self-service È possibile dedicare più tempo a lavorare con gli utenti su scenari e domande sui vantaggi univoci Tutte le interazioni degli utenti riguardano singoli scenari critici

Esempi di diverse progettazioni di dashboard

Il dashboard deve concentrarsi sulle attività più importanti. Le attività specifiche di determinati gruppi di destinatari dovrebbero essere mirate a garantire che gli utenti vedano solo le schede ritenute importanti per il lavoro quotidiano.

Information Worker Operatori sul campo
Immagine del dashboard Viva Connections progettato per i lavoratori in prima linea. Immagine del dashboard Viva Connections progettato per gli information worker.

Contenuto per la pianificazione dei dashboard

Passaggio 4: Prepararsi per il feed

Il feed porta le comunicazioni da tutta l'organizzazione in un'unica posizione in cui può essere facilmente visualizzato. Questo feed consente di mantenere i lavoratori in prima linea, gli information worker e i lavoratori ibridi coinvolti e informati su notizie e annunci importanti. Questa soluzione fornisce anche agli editori di contenuti un metodo affidabile per la distribuzione di notizie e informazioni importanti.

Tecnicamente, non è necessario eseguire alcuna operazione per configurare il feed perché il contenuto viene sincronizzato automaticamente. Tuttavia, è possibile influenzare la gerarchia del contenuto.

Immagine del feed nell'app per dispositivi mobili.

Suggerimenti su come influenzare la gerarchia del contenuto nel feed

Il feed è progettato per essere dinamico, personalizzato e un luogo in cui è possibile utilizzare le notizie e gli annunci più rilevanti. Il feed si basa su un flusso costante di nuovi contenuti e l'esperienza migliore contiene un equilibrio tra notizie aziendali, contenuti organici e contenuti curati.

Contenuto per i feed di pianificazione

Passaggio 5: Pianificare le risorse

Le risorse sono i collegamenti di spostamento ai portali e ad altre destinazioni comuni. Le risorse devono essere i portali più importanti e diffusi per il gruppo di destinatari e possono essere destinate a gruppi di destinatari specifici. Durante la preparazione Viva Connections, è possibile sapere che queste risorse vengono visualizzate dalla barra delle app di SharePoint (se l'organizzazione dispone di un sito home di SharePoint) e nella barra delle app di Teams quando Viva Connections è configurato.

Desktop Dispositivi mobili
Screenshot che mostra lo spostamento globale nell'app desktop. Screenshot che mostra lo spostamento globale nelle app per dispositivi mobili.

Per le organizzazioni con siti home di SharePoint, considerare il modo in cui i collegamenti nella struttura di spostamento globale integrano le risorse evidenziate nel sito home di SharePoint. A seconda del contenuto che si vuole rendere disponibile nel riquadro di spostamento globale, è possibile progettare la struttura di spostamento del sito home di SharePoint e la struttura di spostamento globale in tre modi diversi.

Contenuto per la pianificazione delle risorse

Passaggio 6: Creare un piano di adozione

Il modo di pianificare il cambiamento e di aiutare gli utenti ad adottare nuove risorse sarà diverso per ogni organizzazione. Usare le considerazioni e le procedure consigliate qui come punto di partenza per creare un piano di adozione adatto alle esigenze dell'organizzazione. Includere nel piano le considerazioni per la gestione delle modifiche e i materiali di formazione per gli utenti finali.

Considerazioni sull'adozione

  • Viva Connections è possibile accedere solo in Microsoft Teams. Se l'organizzazione non usa già Microsoft Teams, è necessario pianificare l'adozione di Microsoft Teams insieme a Viva Connections.
  • Semplifica l'adozione per gli utenti finali anteponendo l'app in Teams durante la selezione delle impostazioni. Questa operazione deve essere eseguita una sola volta (Viva Connections è abilitato automaticamente per impostazione predefinita in Teams).
  • Individuare i primi utilizzatori e i promotori e trovare il modo di estendere il loro entusiasmo al resto dell'organizzazione.
  • Pianificare l’interazione con gli utenti nei luoghi in cui si riuniscono e condividono le informazioni (ad esempio, se l'organizzazione usa già Teams per le riunioni, pianificare la pubblicazione in quei canali).
  • Determinare a chi e dove devono andare le domande su Viva Connections. È consigliabile usare Viva Engage, un sito di SharePoint o un canale di Teams per consentire agli utenti di porre domande o visualizzare domande frequenti.

Considerazioni sulla gestione delle modifiche

  • Iniziare creando consapevolezza e interesse in più canali per attirare destinatari diversi. Prendere in considerazione gli spazi comuni per gli utenti in loco, come ad esempio la sala ristoro o le sale riunioni. Per i lavoratori remoti e il resto dell'organizzazione, pianificare la pubblicazione di annunci in Teams, Viva Engage e SharePoint.
  • Assicurarsi che diversi gruppi di destinatari di utenti finali possano comprendere facilmente in che modo questo nuovo strumento consente di migliorare il lavoro quotidiano.
  • Creare le opportunità per gli utenti di porre domande, ottenere assistenza e vedere dimostrazioni live. Valutare la possibilità di organizzare sessioni settimanali di formazione o in specifici orari d'ufficio durante il primo mese di adozione. Usare i promotori, dove possibile.
  • Rafforzare il cambiamento creando incentivi per l'uso di nuovi strumenti.
  • Spiegare chiaramente come usare Viva Connections nelle app desktop e per dispositivi mobili, come interagire con il dashboard, il feed e le risorse e dove visualizzare le notizie e gli annunci più recenti.
  • Creare linee guida specializzate per gruppi di destinatari diversi, ad esempio ruoli di lavoro in prima linea o ruoli di lavoro ibridi.

Considerazioni sul training

  • Usare la formazione per aumentare la consapevolezza del modo in cui è possibile accedere alle risorse in Teams su desktop o dispositivi mobili.
  • Mostrare diversi modi per connettersi e interagire con le schede nel dashboard e nel contenuto nel feed. Valutare la possibilità di fornire linee guida di formazione diverse per gruppi di destinatari diversi.
  • Mettere in evidenza i portali più diffusi in SharePoint tendendoli disponibili nella scheda Risorsa quando si usa un dispositivo mobile.

Risorse relative all’adozione

Altre informazioni su adozione, procedure consigliate e ottenere modelli di comunicazione nel centro di adozione Viva.

Passaggio 7: Prendere in considerazione le metriche di successo

Parte del processo di pianificazione include la determinazione delle metriche che verranno usate per misurare l'efficacia Viva Connections nel riunire l'organizzazione e mantenere informati gruppi di destinatari specifici. Per iniziare, prendere in considerazione le attività e gli strumenti offerti dal dashboard. Ad esempio, se si crea una scheda collegata a un sito SharePoint delle risorse umane o a una pagina specifica, è probabile che si riscontri un maggiore traffico e coinvolgimento in relazione a tale sito nei report di utilizzo.

Nota

La funzionalità di analisi non è disponibile negli ambienti GCC, GCC High e DoD. Per altre informazioni, vedere l'elenco della disponibilità del servizio.

  • analisi Viva Connections: comprendere come e quando gli utenti interagiscono con i componenti dell'esperienza di Viva Connections usando l'analisi Viva Connections. Esaminare il numero di persone che hanno visualizzato e coinvolto esperienze Viva Connections, i tipi di contenuto con cui gli utenti interagiscono e le piattaforme usate per accedere a Viva Connections.
  • Visualizzazione generale dell'utilizzo nelle app M365: Usare l'analisi di utilizzo di Microsoft 365 per accedere a un dashboard predefinito che contiene diversi report predefiniti incentrati sull'adozione di app, utilizzo, comunicazione e collaborazione di Microsoft 365.
  • Dati a livello di sito o di pagina: ottenere report di utilizzo a livello di sito e a livello di pagina in SharePoint per valutare l’impegno e ottenere informazioni su quando gli utenti accedono al contenuto e quali dispositivi usano.
  • Ottenere un feedback diretto dagli utenti: oltre all'analisi dell'utilizzo, è possibile chiedere direttamente agli utenti la loro soddisfazione complessiva. Valutare la possibilità di creare una scheda nel dashboard collegata a un modulo Microsoft in cui chiedere agli utenti di valutare la loro soddisfazione e fornire un feedback.

Passaggio 8: Pianificare la manutenzione nel tempo

In genere, Viva Connections richiede una manutenzione continua minima dopo la configurazione. Man mano che l'azienda cresce e si evolve, è probabile che si possano identificare nuovi scenari che possono essere supportati da Viva Connections. Nel corso del tempo, è possibile decidere di ritirare le schede nel dashboard o di riorganizzare lo spostamento globale nelle risorse. Inoltre, gli utenti condivideranno un feedback che potrà essere usato per migliorare l'esperienza. Ognuno di questi scenari richiederà del tempo per implementare e comunicare secondo le esigenze. Pianificare l'impiego di una persona di riferimento o di un team di persone in grado di gestire tali attività nel tempo.

  • Cruscotto: Una volta progettato e testato, il dashboard dovrà essere aggiornato solo per supportare nuovi scenari o ritirare gli scenari precedenti.
  • Nutrire: Il contenuto viene visualizzato e aggregato dinamicamente da post di notizie e Viva Engage di SharePoint.
  • Risorse: Analogamente al dashboard, dopo aver stabilito i collegamenti ai portali, le risorse avranno bisogno di aggiornamenti solo in base alle esigenze.

Compilare e personalizzare quindi Viva Connections per l'organizzazione

Dopo aver soddisfatto i requisiti (per i clienti che vogliono un sito home di SharePoint), avere un piano per il dashboard e essere pronti ad aiutare gli utenti ad adottare Viva Connections, è il momento di passare alla fase di compilazione.