Planification de l’implémentation de Power BI : prise en charge et supervision de contenu

Remarque

Cet article fait partie de la série d’articles sur la planification de l’implémentation de Power BI. Cette série se concentre principalement sur l’expérience Power BI au sein de Microsoft Fabric. Pour une introduction à la série, consultez Planification de la mise en œuvre de Power BI.

Cet article vous aide à prendre en charge et à superviser du contenu dans le cadre de la gestion de cycle de vie de ce contenu. Il est principalement destiné à :

• Administrateurs Fabric : administrateurs chargés de superviser Fabric dans l’organisation. Les administrateurs Fabric pourraient avoir besoin de collaborer avec d’autres administrateurs, tels que ceux qui supervisent Microsoft 365 ou Azure DevOps.
• Centre d’excellence (COE) et équipes BI : les équipes qui sont également responsables de la supervision de Power BI au sein de l’organisation. Ces équipes comprennent des décideurs qui déterminent la manière de gérer le cycle de vie du contenu Power BI. Ces équipes peuvent également inclure des gestionnaires de mise en production qui gèrent le cycle de vie des versions du contenu et des ingénieurs qui créent et gèrent les composants nécessaires pour utiliser et prendre en charge efficacement la gestion de cycle de vie.
• Créateurs de contenu et propriétaires de contenu : les utilisateurs qui créent du contenu qu’ils souhaitent publier sur le portail Fabric afin de le partager avec d’autres personnes. Ces personnes sont responsables de la gestion de cycle de vie du contenu Power BI qu’elles créent.

La gestion de cycle de vie est constituée de l’ensemble des processus et des pratiques que vous utilisez pour gérer le contenu depuis sa création jusqu’à sa mise hors service. Dans la quatrième étape de la gestion du cycle de vie, vous déployez du contenu, ce qui implique la publication initiale du contenu dans un espace de travail de développement et la promotion du contenu dans un espace de travail de test et de production. À la fin de la quatrième étape, les consommateurs de contenu utilisent déjà votre contenu. Dans la cinquième étape, vous prenez en charge ce contenu et supervisez son utilisation pour faciliter l’adoption et résoudre les problèmes.

La prise en charge et la supervision du contenu sont essentielles pour garantir l’adoption efficace de vos solutions. La prise en charge fait référence à la façon dont vous allez permettre aux visionneurs et aux consommateurs de contenu d’utiliser efficacement le contenu que vous déployez. La supervision fait référence aux activités d’audit et de supervision que vous effectuez pour suivre et mesurer votre solution, ainsi que la façon dont elle est utilisée par les visionneurs et les consommateurs de contenu.

L’image suivante illustre le cycle de vie du contenu Power BI, et met en évidence la cinquième phase, au cours de laquelle vous prenez en charge et supervisez le contenu.

Remarque

Pour obtenir une vue d’ensemble de la gestion de cycle de vie du contenu, consultez le premier article de cette série.

Cet article se concentre sur les considérations et décisions clés de prise en charge et de supervision du contenu via son cycle de vie. Pour obtenir plus de conseils sur la façon de prendre en charge et de superviser du contenu, consultez :

• Feuille de route d’adoption de l’infrastructure : support utilisateur : cet article décrit des considérations générales et des conseils pour prendre en charge les utilisateurs de Fabric et de Power BI.
• planification de l’implémentation de Power BI : audit et surveillance : cette série décrit en détail les options disponibles pour vous permettre d’auditer et de supervise votre contenu.
• Planification de la solution BI : déployer, prendre en charge et superviser : cet article décrit certaines choses à considérer pour prendre en charge le contenu lors de la création de votre solution Fabric ou Power BI.
• Migrer vers Power BI : prendre en charge la solution : cet article décrit quelques considérations sur la meilleure prise en charge d’une solution Power BI lors d’une migration à partir d’autres technologies.

À ce stade, le contenu a été déployé et est utilisé par les consommateurs. Votre prochaine action consiste à prendre suffisamment en charge le contenu tout au long de son cycle de vie.

La façon dont vous gérez la prise en charge dépend considérablement de la personne qui possède et gère le contenu. Le contenu décisionnel d’entreprise est susceptible d’avoir le modèle de prise en charge le plus robuste. Toutefois, le contenu géré par l’entreprise et le contenu libre-service créé par les équipes décentralisées doivent également être pris en charge, bien que les personnes et les processus impliqués puissent différer. Assurez-vous que les obligations de tous les auteurs sont claires en ce qui concerne la prise en charge du contenu qu’ils publient.

Conseil

Si vous attendez que vos données et votre environnement décisionnel se développent, ne sous-estimez pas l’importance de prendre en charge le contenu de production (sans développement, sans test).

Les sections suivantes décrivent certaines considérations et décisions clés relatives à la façon dont vous allez prendre en charge et superviser le contenu.

Choisir votre modèle de support

Il existe de nombreuses façons valides de définir un modèle de support. Les options vont du support interne et intra-équipe informel au support technique plus officiellement organisé et au support étendu. Toutefois, il est courant d’utiliser plusieurs méthodes pour prendre en charge les utilisateurs. Pour plus d’informations sur la planification des différents types de support utilisateur, consultez support utilisateur.

Conseil

Le niveau de prise en charge requis peut également dépendre du niveau de gouvernance que vous avez sélectionné. Veillez à impliquer votre Centre d’excellence dans les décisions relatives au support.

Il existe deux types d’utilisateurs principaux à prendre en compte lors de la planification de votre modèle de support.

• Support des consommateurs : l’accent est mis sur la prise en charge de la fourniture de contenu précis et opportun aux consommateurs, ou aux utilisateurs seulement visionneurs, qui consomment du contenu produit par d’autres membres de l’organisation.
• Support des créateurs de contenu : l’accent est mis sur la prise en charge des besoins des créateurs décisionnels libre-service qui conçoivent, publient, sécurisent et gèrent du contenu que d’autres utilisateurs consomment. Ces créateurs décisionnels en libre-service consomment la solution que vous avez fournie pour créer du contenu supplémentaire.

Remarque

Il existe différentes rubriques importantes pour planifier votre modèle de support.

• Outils et appareils utilisateur : planifier la façon dont les créateurs de contenu et les consommateurs peuvent obtenir de l’aide pour installer et utiliser des outils pour créer et afficher du contenu.
• Mentorat et activation des utilisateurs : planifier comment améliorer les compétences de la communauté des utilisateurs afin qu’elles puissent créer et utiliser du contenu efficacement.
• Support utilisateur : planifier la façon dont vous pouvez résoudre les problèmes pour les utilisateurs avec des canaux de support internes et externes.

Le reste de cette section présente les considérations relatives aux consommateurs de contenu et aux créateurs.

Support des consommateurs de contenu

Tenez compte des points suivants lors de la prise en charge des consommateurs qui n’ont besoin que de visionner du contenu.

• Comment obtenir de l’aide : Comment le consommateur saura-t-il qui contacter pour obtenir de l’aide ? Voici quelques situations courantes :
  • Disposer d’une stratégie pour les consommateurs seulement visionneurs.
  • Créer un flux de travail de requêtes d’accès pour les consommateurs.
  • Résoudre les problèmes critiques qui bloquent la productivité, tels qu’une d’actualisation des données, un rapport d’échec de connectivité de DirectQuery ou lorsque la sécurité au niveau des données n’est pas configurée correctement pour un utilisateur.
  • Résoudre des problèmes non critiques qui ne sont pas urgents, tels que les problèmes de rapport avec un signet ou un bouton.
  • Résolution des écarts de données.
• Comment utiliser la solution : Quel type d’assistance est disponible pour aider les consommateurs à utiliser et à comprendre pleinement la solution ? Une page de vue d’ensemble dans le rapport ou un didacticiel vidéo court peut être utile pour les utilisateurs (par exemple, elle peut montrer comment passer vers un autre rapport). Fournir ce type d’aide peut entraîner une adoption accrue de la solution, un retour sur investissement accru et moins de demandes de support.
• Comment accepter les commentaires : Lorsque le consommateur a une nouvelle demande ou une amélioration, comment peut-il envoyer sa demande ? Une boucle de commentaires (par exemple, un formulaire) vous permet d’accepter des idées pour améliorer la solution. Les boucles de commentaires sont souvent considérées en même temps que la planification du support, car ce sont des concepts étroitement liés.

Remarque

Une fois une solution déployée en production, attendez-vous à recevoir différents types et volumes de commentaires par rapport à ce que vous avez reçu lors de la validation. Prévoyez qu’il y aura des volumes plus élevés de demandes et de commentaires pendant cette période d’hyper-support (la période immédiate après un changement majeur). Planifiez en conséquence ce volume plus élevé et essayez de le voir comme une opportunité de bâtir la confiance de la communauté des utilisateurs.

Support des créateurs de contenu

Tenez compte des points suivants lors du support des créateurs de données et des créateurs de rapports qui doivent créer, publier et gérer du contenu.

• Comment publier un nouveau contenu : comment l’auteur saura-t-il qui contacter pour obtenir de l’aide lorsqu’il doit publier du nouveau contenu ? L’étendue de l’aide dont ils auront besoin dépend des paramètres de locataire, et du rôle d’espace de travail de l’auteur. Voici quelques requêtes courantes qui surviennent souvent :
  • Gérer qui peut créer de nouveaux espaces de travail et le processus de création d’espaces de travail .
  • Créer un pipeline de déploiement ou accéder à Azure DevOps (voir également Étape 4 : déployer du contenu).
• Comment mettre à jour la sécurité : Quel est le processus requis pour qu’un auteur demande des mises à jour de sécurité ? Les autorisations pour le contenu peuvent nécessiter une attention régulière, en fonction de la fréquence à laquelle les utilisateurs changent. Plusieurs actions courantes incluent l’ajout et la suppression d’utilisateurs, de groupes de sécurité et de principaux de service :
  • Rôles d’espace de travail
  • Autorisations d’application Power BI et autorisations par élément
  • Sécurité OneLake
  • Fichiers dans OneDrive et SharePoint et fichiers Power BI que les consommateurs affichent à partir de OneDrive et SharePoint
• Comment accéder à de nouvelles fonctionnalités : que doit faire un auteur quand il doit utiliser des fonctionnalités auxquelles il n’a pas accès ? Voici quelques situations courantes :
  • Mode de licence de l’espace de travail
  • Gestion de la capacité et de la taille (SKU).
• Comment mettre à jour la connectivité des données : si un auteur a besoin d’accéder à une passerelle ou à une connexion, quelle est la procédure à suivre pour demander des mises à jour (s’il n’a pas d’autorisations) ? Voici quelques situations courantes :
  • Ajout d’une connexion à une source de données
  • Ajout d’un nouvel utilisateur pour une connexion de source de données

Conseil

Préparez-vous à résoudre rapidement les problèmes de support les plus urgents pour permettre aux utilisateurs de continuer à être productifs. Lorsqu’il est bloqué, un utilisateur peut trouver une solution de contournement (qui n’est peut-être pas idéale) pour continuer à agir, en particulier lorsque son canal de support a un temps de réponse élevé.

Une fois que vous avez défini votre modèle de support pour les consommateurs et les créateurs de contenu, vous devez ensuite planifier la façon dont vous allez prendre en charge le contenu. En règle générale, cela implique l’audit et la surveillance réguliers du contenu.

Décider comment auditer et surveiller le contenu

L’audit et la surveillance du contenu tout au long de son cycle de vie sont importants. La création de processus pour auditer le contenu peut vous aider de différentes façons.

• Évaluer l’adoption de la solution : vous devez analyser régulièrement deux aspects de l’adoption :
  • Utilisation de la solution : l'analyse des niveaux d’utilisation de contenu implique de comprendre quel contenu est utilisé, quand, par qui, et comment il est utilisé. Pour plus d’informations sur les types de questions que vous pouvez poser, consultez Utilisation du contenu.
  • Utilisation efficace de la solution : l’analyse del’utilisation efficace du contenu est plus difficile à définir et à mesurer (par rapport à son utilisation). Vous pouvez examiner plus en détail les données d’activité des utilisateurs pour déterminer si le comportement réel des utilisateurs correspond à vos attentes. Par exemple, si vous vous attendez à un nombre élevé de vues de rapport par jour, mais que ce que vous voyez est une seule exportation par utilisateur par jour, vous devez effectuer un examen plus en détail.
• Comprendre les éléments publiés : Vous pouvez documenter les métadonnées des éléments publiés en tant que point dans le temps. Par exemple, vous pouvez créer un inventaire de locataires à compter du 1er janvier, ce qui peut indiquer que 12 modèles sémantiques et 94 rapports existaient à cette date. Pour plus d’informations sur les avantages d’un inventaire de locataires, consultez Comprendre les articles publiés.
• Réduire les risques : maintenant que vous comprenez ce qui se passe avec votre contenu, vous pouvez agir rapidement pour réduire les risques. Par exemple, vous pouvez identifier les problèmes de sécurité ou de protection des données avec le contenu. Pour d’autres choses à considérer, consultez Atténuer les risques.
• Rechercher des problèmes de performances et d’intégrité : lors de l’audit du contenu, vous trouverez des données qui peuvent être utilisées comme entrée pour les activités d’optimisation des performances. Il est également possible que vous puissiez résoudre un problème avant qu’il ne soit remarqué par les consommateurs du contenu. Pour plus d’informations, consultez Supervision des performances.

Conseil

Il existe de nombreuses considérations relatives à la planification et aux critères décisionnels liés à l’audit et à la surveillance qui sont abordés dans d’autres articles. L’étendue de vos activités d’audit et de supervision peut varier en fonction de votre objectif et de votre rôle de travail. Pour plus d’informations, consultez l’article suivant :

• Audit au niveau du rapport pour l’audit et la surveillance des éléments de création de rapports, tels que les rapports paginés.
• Audit au niveau des données pour l’audit et la surveillance des éléments de données, comme les modèles sémantiques.
• Audit au niveau du locataire pour l’audit du contenu dans l’ensemble de votre locataire.

Liste de vérification : voici les décisions et actions clés lorsque vous planifiez la prise en charge et la supervision de contenu :

• Évaluer la façon dont la prise en charge des utilisateurs est gérée : examinez la façon dont la prise en charge est actuellement gérée pour se familiariser avec l’état actuel.
• Décider comment gérer la prise en charge : déterminez la façon dont vous allez prendre en charge le contenu tout au long de son cycle de vie. Décidez comment prendre en charge les consommateurs et les auteurs.
• Clarifier les rôles et responsabilités de support : confirmez qui est censé faire quoi, et quand, pour prendre en charge le contenu après sa publication. Clarifiez les attentes spécifiques des propriétaires de contenu (y compris les auteurs en libre-service). Précisez également les attentes du Centre d’excellence (COE), de l’équipe informatique, de l’équipe décisionnel et du personnel du support technique.
• Créer un modèle de support pour les consommateurs : créez des processus spécifiques et une documentation de prise en charge destinée aux consommateurs de contenu.
• Créer un modèle de support pour les créateurs : créez des processus spécifiques et une documentation de prise en charge destinée aux auteurs.
• Configurer un système de suivi du support : créez un système pour accepter et suivre l’état des demandes des utilisateurs.
• Former le personnel du support : organisez des sessions de transfert des connaissances ou des sessions de formation pour préparer le personnel du support technique.
• Communiquer le modèle de support aux utilisateurs : assurez-vous que vos consommateurs et auteurs savent quelles ressources sont disponibles pour eux, ainsi que les processus à suivre. Dans les paramètres de locataire Fabric, personnalisez les liens du menu d’aide afin de diriger les utilisateurs vers vos ressources internes.
• Déterminer les besoins spécifiques en matière d’audit et de surveillance : tenez compte des activités d’audit et de surveillance au niveau du rapport, au niveau des données et au niveau du locataire.
• Hiérarchiser les efforts d’audit : identifiez plusieurs questions clé auxquelles répondre. Déterminez l’objectif et les priorités de vos efforts d’audit et de surveillance initiaux.
• Clarifier les rôles et responsabilités d’audit : confirmez qui est censé faire quoi, et quand, pour auditer le contenu. Clarifiez les attentes spécifiques des propriétaires de contenu (y compris les auteurs en libre-service) ainsi que le CEO et l’équipe informatique.
• Prendre des décisions relatives à l’architecture d’audit initiale : consultez les équipes informatiques en fonction des besoins pour déterminer l’existence de processus permettant d’extraire et de stocker des données d’audit. Si possible, accédez aux données existantes plutôt que de créer un nouveau processus. Lorsqu’un nouveau processus est nécessaire, prenez en compte les décisions d’architecture pour l’extraction, le stockage et la sécurisation des données.
• Créer des rapports analytiques d’audit initiaux : identifiez les exigences et l’audience de chaque rapport d’audit. Créez des rapports indiquant clairement l’objectif, l’action qui doit être effectuée et par qui elle doit être effectuée. Obtenez des commentaires et itérez selon les besoins.
• Créer une documentation et une formation pour les auteurs de contenu : fournissez des conseils aux administrateurs et aux créateurs de contenu pertinents pour les fonctionnalités de support et d’audit applicables à leur rôle de travail. Incluez des recommandations et des informations sur la façon de répondre aux exigences d’audit interne de prise en charge et l’audit.

Contenu connexe

Dans le prochain article de cette série, vous apprendrez à mettre hors service et à archiver du contenu à la fin de son cycle de vie.