Tietoja budjettisuunnitelman konfiguraatiosta ja määrityksestä

Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Tässä ohjeaiheessa on tietoja budjettisuunnittelun ja budjettisuunnitteluprosessien määrittämiseen. Kun olet määrittänyt budjettisuunnittelun, voit määrittää yhden tai useamman budjettisuunnitteluprosessin. Lisätietoja budjettisuunnitteluprosessien perustamisesta on tämän aiheen Setting up budget planning processes:ssa.

Tämä ominaisuus on käytettävissä vain, jos Microsoft Dynamics AX 2012 R2 on asennettu.

Määritä budjettisuunnittelu

Ennen kuin voit määrittää budjetin suunnitteluprosessin, katso budjetin suunnitteluprosessin vaatimukset kohdasta Budjetin suunnittelun yleiskuvaus. Budjetin suunnittelulla on vaatimuksia, jotka on täytettävä, ennen kuin määrität budjetin suunnittelun. Vaatimuksia ovat esimerkiksi budjetin organisaatiohierarkian määrittäminen, budjettisuunnitelman mallien luominen ja budjetoinnin työnkulkujen määrittäminen.

Kun olet viimeistellyt budjettisuunnitteluvaatimukset, voit määrittää budjetoinnin suunnittelun käyttämällä Budjettisuunnittelun konfigurointi -lomaketta. Lisätietoja on kohdassa “Konfiguroi budjettisuunnittelu” Avaintehtävät: Konfiguroi budjettisuunnittelu ja aseta budjettisuunnitteluprosessi:ssa. Lisätietoja Budjettisuunnittelun konfigurointi -lomakkeesta on kohdassa Budjetin konfiguraatio (lomake).

Tässä osiossa käsitellään seuraavat aiheet:

• Budget planning parameters, scenarios, stages, and workflows

• Workflows

• Budget planning stage rules and scenario constraints

• Allocations

• Budget planning priorities

• Folders and templates

Budjetin suunnittelun parametrit, skenaariot, vaiheet ja työnkulut

Määrittäessäsi budjetin suunnittelun, aloitat määrittämällä parametrit, skenaarioita, vaiheita ja työnkulkuja.

• Parametrit – Määritä budjettisuunnitelmissa käytettävät suojausroolit ja budjettisuunnitelmiin sisällytettävien tietojen taso Microsoft Excel -ohjelmassa.

• Budjettisuunnitelman skenaariot – Määritä budjettisuunnitelmien tietojen luokat. Määrität budjettiskenaariot tilanteissa tukemaan raha- ja muita mittayksikköluokkia, kuten määrää. Esimerkkejä budjettiskenaarioista ovat osaston edellinen vuosi ja osaston pyynnöt. Edellisen vuoden hätäpuhelut ja kokoaikavastaavuusmäärät (FTE) ovat esimerkkejä tilanteista, joissa käytetään määriä. Kun luot budjettisuunnitelman, valitset budjettisuunnitelman rivien skenaarion. Kun valitset toisen skenaarion, annat toisen sarjan budjettisuunnitelmarivejä.

• Budjettisuunnitteluvaiheet – Määritä budjettisuunnitelman vaiheet budjettisuunnitelman luonnista sen lopulliseen hyväksyntään asti. Budjetin suunnitteluvaiheet on järjestetty budjetin suunnittelun työnkuluiksi. Budjettisuunnittelun vaiheiden esimerkkejä ovat osaston tarkistus, osasto lähetetty, hallinnan tarkistus ja hallinnan hyväksyntä.

• Budjettisuunnittelun työnkulut – Määritä budjettisuunnittelun vaiheiden järjestestys ja liitä kukin budjettisuunnitelman työnkulku budjetoinnin työnkulun tunnukseen. Budjettisuunnittelun työnkulut koostuvat budjettisuunnittelun vaiheista. Budjetoinnin työnkulut ovat automaattisia prosesseja, jotka siirtävät budjettisuunnitelmia budjetin suunnitteluprosessin vaiheiden läpi. Lisätietoja on kohdassa "Työnkulut" tässä aiheessa.

Seuraavassa taulukossa on esimerkit kahdesta budjettisuunnittelun työnkulusta, yksi osastoille ja toinen hallinnolle. Osaston työnkululla on kolme vaihetta: budjettiskenaarioiden lähettäminen, skenaarioiden tarkistaminen ja skenaarioiden hyväksyminen. Hallinan työnkulussa on yksi vaihe tarkistukselle ja toinen vaihe lopulliselle hyväksynnälle.

Budjettisuunnittelun työnkulku	Budjetin suunnitteluvaihe ja budjettiskenaariot
Osaston budjettisuunnittelun työnkulku	Osasto lähetetty -vaihe Osaston edellisen vuoden skenaario osaston pyyntö – parhaimman tapauksen skenaario osaston pyyntö – pahimman tapauksen skenaario Osaston tarkistus -vaihe Osaston pyyntö – parhaimman tapauksen skenaario Osaston pyyntö – pahimman tapauksen skenaario Osasto hyväksytty -vaihe Osaston pyyntö – parhaimman tapauksen skenaario Osaston pyyntö – pahimman tapauksen skenaario
Johdon budjettisuunnittelun työnkulku	Hallinnan tarkistus -vaihe Kaikki osaston pyynnöt – parhaimmassa tapauksessa Kaikki osaston pyynnöt – pahimmassa tapauksessa Hallinnan lopullinen hyväksyntä -vaihe Kaikki osaston pyynnöt -skenaario

Tilanne voi sisältää erilaisia tietoja eri vaiheissa ja työnkuluissa. Esimerkiksi hallinnan tarkistuksen aikana voit lisätä, poistaa tai muokata budjettisuunnitelman rivejä parhaimman tapauksen skenaariossa.

Lopullisessa hyväksyntävaiheessa osastojen skenaarioiden budjettisuunnitelmarivit voidaan koota yhteen skenaarioon kaikkien osastojen osalta.

Back to top

Työnkulut

Budjettisuunnittelun työnkulku koostuu järjestetystä joukosta vaiheita, joiden läpi budjettisuunnitelma kulkee. Jokaiseen budjettisuunnittelun työnkulkuun liitetään budjetoinnin työnkulku, joka reitittää budjettisuunnitelmat yhdessä laskentataulukoiden, perusteluiden ja liitteiden kanssa organisaation läpi tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi.

Ennen kuin määrität budjettisuunnittelun työnkulun, sinun on käännettävä seuraavat tiedot:

• Budjettisuunnittelun vaiheet ja vaiheiden järjestys budjettisuunnittelun työnkuluissa.

• Vastuukeskukset, joihin budjettisuunnitelmat reititetään budjetin organisaatiohierarkiassa.

• Käyttäjät, jotka kehittävät, tarkistavat ja hyväksyvät budjettisuunnitelmat. Käyttäjien, jotka ovat mukana budjettisuunnittelussa, täytyy olla liitettynä niiden työntekijöiden tietueisiin, joiden asemat raportoivat organisaation budjettisuunnitteluyksikköön organisaation hierarkiassa. Vaihtoehtoisesti hierarkian ulkopuoliset käyttäjät on lisättävä budjettisuunnittelun käyttäjäryhmään.

• Budjetoinnin työnkulkujen vaikutusalue. Määritä, käytätkö yhtä työnkulkua organisaatiohierarkialle tai useille vastuukeskuksille tai käytätkö erillistä budjetointityönkulkua jokaiselle vastuukeskukselle.

• Kohdistukset budjettiskenaarioille. Määritä kohdistetaanko arvioidut, pyydetyt ja hyväksytyt budjettimäärät skenaarioiden välillä vai koostetaanko tai jaetaanko ne ylätason budjettisuunnitelmien ja liitettyjen budjettisuunnitelmien välillä. Määritä myös, kohdistetaanko budjettisummat automaattisesti käyttämällä vaiheen kohdistuksia ja aikatauluja.

• Työnkulkurajoitukset. Määritä, voivatko käyttäjät nollata tai poistaa työnkulkua käyttäviä budjettisuunnitelmia. Nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä -versiosta lähtien.

Napsauta kohdetta Budjetointi > Asetukset > Budjetoinnin työnkulut. Valitse sitten Budjettisuunnitelman työnkulut-tyyppi työnkulkueditorissa budjetoinnin työnkulun luomiseksi. Liität budjettisuunnittelun työnkulun budjetoinnin työnkulun tunnuksella Työnkulut alueella Budjettisuunnittelun konfigurointi lomakkeessa.

Esimerkiksi osaston liiketoimintabudjetin budjettisuunnitelman työnkulussa on kolme vaihetta: osasto lähetetty, osasto tarkistettu ja osasto hyväksytty. Työnkulkueditorin avulla voit luoda budjetoinnin työnkulun, jolla on kaksi vaihesiirtymäelementtiä, jotka käsittelevät siirtymät kolmen vaiheen välillä. Sitten voit liittää budjettisuunnittelun työnkulun osaston käyttöbudjettiin kaksivaiheiset siirtymäelementit sisältävän budjetointityökulun kanssa työnkulkutunnuksen, kuten 00049_001 avulla.

Budjettisuunnitelmien työnkulkuelementit

Kun valitset Budjettisuunnitelman työnkulut työnkulun tyypiksi, seuraavat Työnkulkuelementit ovat käytettävissä:

• Hyväksy budjettisuunnitelma – luo budjettisuunnitelmille hyväksyntäelementti. Tämä hyväksyntäelementti aiheuttaa seuraavat tulokset: Hyväksy, Hylkää, Pyydä muutosta, Delegoi, Peruuta ja Näytä historia.

• Aktivoi liittyvä budjettisuunnitelma – Luo automaattinen tehtävä ylätason budjettisuunnitelmaan liitettyjen budjettisuunnitelmien aktivoimiseksi. Siihen liittyville, aktivoiduille suunnitelmille työnkulku asetetaan tilaan Ei lähetetty ja asiakirjan tilaksi asetetaan Vedos. Jos budjetin pääsuunnitelmaan ei liity suunnitelmia, siihen liittyvä budjettisuunnitelma luodaan, jolloin valmistelijana on organisaation budjettipäällikkö. Jos budjettipäällikköä ei ole suunnitelmia, siihen liittyvän budjettisuunnitelman valmistelee ylätason budjetin valmistelija.

• Budjettisuunnitelman vaiheen siirtymä – luo automaattinen tehtävä budjettisuunnitelman vaihesiirtymälle. Vaiheen siirtotyö vaihtaa budjettisuunnitteluvaiheen seuraavaan budjettisuunnittelun työnkulun vaiheeseen. Budjettisuunnitelman työnkulkujen tulee sisältää vaihesiirtymäelementti jokaiselle siirtymälle, joka siirtää budjettisuunnitelman seuraavaan budjetin suunnitteluvaiheeseen. Esimerkiksi kolmivaiheinen työnkulku budjettisuunnitteluprosessille vaatii kaksivaiheiset siirtymäelementit liittyäkseen kolmen elementin kanssa, jotka ovat liitettynä kolmeen budjettisuunnitteluvaiheeseen.

• Budjetin suunnitteluvaiheen kohdistus – Luo automaattinen tehtävä kohdistuksen suorittamiseksi kohdistusaikataulun avulla määritetyn työnkulun ja budjettisuunnittelun vaiheen aikana. Kohdistusaikataulu määrittää kohdistusmenetelmän, lähdeskenaarion ja kohdeskenaarion.

• Vuonohjaukset – Luo vakiotyönkulkuelementit päätöksille ja toiminnoille.

• Tarkista liittyvät budjettisuunnitelmat, jotka ovat valmiita – Luo käyttäjälle ylätason budjettisuunnitelmaan liitettyjen valmiiden budjettisuunnitelmien tarkistustehtävä. Kaikilla liittyvillä budjettisuunnitelmilla tulee olla työnkulun tila Hyväksy tai Hylkää, ennen kuin ylemmän tason budjettisuunnitelman tarkistus voidaan suorittaa loppuun.

• Tarkista budjettisuunnitelma – Luo käyttäjälle budjettisuunnitelmien tarkistustehtävä.

Budjettisuunnitelmien työnkulun osanottajat

Seuraavat budjettiorganisaation osallistujat ovat budjettisuunnitelman työnkulun osanottajia:

• Budjetin organisaatiorakenteen päällikkö

• Budjettisuunnitelman valmistelija

• Budjetointiorganisaation päällikkö

• Ylemmän tason budjettisuunnitelman valmistelija

• Ylemmän tason budjettiorganisaation päällikkö

Lisätietoja on kohdassa Aseta Budjettityövirrat.

Back to top

Budjetin suunnitteluvaiheen säännöt ja skenaariorajoitukset

Käsiteltäessä budjettisuunnitelmaa vaihesäännöt ja skenaarion rajoitukset yhdistyvät määrittämään käyttöoikeuden budjettiskenaarioihin ja budjettisuunnitelman riveihin kyseisessä skenaariossa. Budjettisuunnittelun skenaarioiden rajoitukset määritetään Budjettisuunnittelun konfigurointi lomakkeessa ja ne määrittävät, milloin voit tarkastella tai muokata skenaarion tietoja. Budjettisuunnittelun vaihesäännöt määritetään Budjettisuunnitteluprosessi-lomakkeella, ja ne määrittävät, voitko lisätä tai muokata budjettisuunnitelman rivejä kunkin vaiheen aikana.

Seuraavassa taulukossa on esitetty, kuinka vaihesäännöt ja skenaariorajoitukset vaikuttavat mahdollisuuteen tarkastella, muuttaa ja lisätä skenaarion tietoja. Jos vaihesäännöt määrittävät esimerkiksi, että rivejä voidaan vaiheen aikana muuttaa mutta ei lisätä, skenaarion rajoitus muokkausoikeuksilla antaisi muokata budjettisuunnitelman rivejä. Kuitenkaan uusia rivejä ei voida lisätä.

Vaihesääntö - Muokkaa rivejä	Vaihesääntö - Lisää rivejä	Skenaarion rajoitus	Tilanne käyttöoikeustaso - tarkastele tai muokkaa
Ei	Ei	Näkymä	Näkymä
Ei	Ei	Ei mitään	Ei mitään
Ei	Ei	Muokkaa	Näkymä
Kyllä	Ei	Näkymä	Näkymä
Kyllä	Ei	Ei mitään	Ei mitään
Kyllä	Ei	Muokkaa	Muokkaa (muuta vain rivejä)
Kyllä	Kyllä	Näkymä	Näkymä
Kyllä	Kyllä	Ei mitään	Ei mitään
Kyllä	Kyllä	Muokkaa	Muokkaa (muokkaa ja lisää rivejä)

Back to top

Kohdistukset

Budjetin suunnittelussa summat tai määrät budjettisuunnitelmariviellä ovat kohdistettavissa lähde- ja kohdeskenaarioiden välillä. Vaikka lähdeskenaario ja kohdeskenaario yleensä poikkeavat toisistaan, ne voivat olla myös samoja. Voit suorittaa kohdistukset jommallakummalla seuraavista kohdistustavoista:

• Kohdista kausille – Budjettisuunnitelman rivit kohdistetaan budjettissuunnitelman lähdeskenaarion ja kohdeksenaarion kausien välillä kauden kohdistusavaimen avulla. Ennen kuin voit kohdistaa kausille, sinun on määritettävä kauden kohdistusavaimet Kaudenkohdistusluokat -lomakkeessa. Lisätietoja on kohdassa Kausittaiset luokat (lomake).

• Kohdista dimensioille – Budjettisuunnitelman rivit kohdistetaan budjettissuunnitelman lähdeskenaarion ja kohdeksenaarion taloushallinnon dimensioiden välillä. Ennen kuin voit kohdistaa dimensioille, sinun on määritettävä budjetin kohdistusehdot Budjetin kohdistusehdot -lomakkeessa. Lisätietoja on kohdassa Kohdistusehdot budjetti (lomake).

• Yhdistä– Budjettisuunnitelman rivit kootaan liittyvien budjettisuunnitelmien lähdeskenaariosta ylätason budjettisuunnitelman kohdeskenaarioon.

• Jaa– Budjettisuunnitelman rivit jaetaan ylätason budjettisuunnitelman lähdebudjettiskenaariosta liittyvien budjettisuunnitelmien kohdeskenaarioon.

  Ennen kuin voit luoda budjettisuunnitelmia rivien koontia tai jakoa varten, sinun on määritettävä budjettisuunnitteluprosessi siten, että voit luoda liittyviä budjettisuunnitelmia. Lisätietoja on kohdassa “Aseta budjettisuunnitteluprosessit” Avaintehtävät: Konfiguroi budjettisuunnittelu ja aseta budjettisuunnitteluprosessi:ssa.

• Käytä kirjanpidon kohdistussääntöjä – -versiosta lähtien voit käyttää kirjanpidon kohdistussääntöjä budjettisuunnitelman riveille. Budjettisuunnitelman rivit jaetaan lähdebudjettiskenaariosta kohdebudjettiskenaarioon valitun kirjanpidon kohdistussäännön mukaisesti. Lisätietoja tilikirjaallokaatiosäännöistä on Tietoja kohdistussäännöistä:ssa ja Kohdistussäännön luominen:ssa.

Kohdistusaikataulut ja vaiheen kohdistukset

Voit määrittää kohdistusaikataulut ja kohdistusten vaiheet Budjettisuunnittelun konfigurointi-lomakkeella. Kohdistusaikatauluja ja vaiheen kohdistuksia käytetään budjettisuunnitelmien automaattiseen kohdistukseen työnkulun käsittelyn aikana. Budjettisuunnitelman rivit kohdeskenaariossa voidaan luoda ja muokata ilman, että budjettisuunnitelman valmistelija tai tarkistaja luo rivit.

Kun määrität kohdistusaikataulun, valitset kohdistusmenetelmän, lähdeskenaarion ja kohdeskenaarion. Määrittäessäsi vaiheen kohdistuksen liität budjetti suunnitelman työnkulun ja vaiheen kohdistuksen aikatauluun. Budjettisuunnittelun työnkulku on liitettävä budjetoinnin työnkulkuun, joka käyttää automatisoitua Budjetin suunnitteluvaiheen kohdistus-työnkulkutehtävää. Työnkulun saavuttaessa tietyn vaiheen kohdistus tapahtuu automaattisesti. Automaattista tehtävää voidaan käyttää budjettisuunnitelmarivien luomiseen uudessa skenaariossa.

Back to top

Budjetin suunnittelun prioriteetit

Määrität budjettisuunnittelun prioriteetit Budjettisuunnittelun konfigurointi-lomakkeella. Budjettisuunnitelman prioriteetit määrittävät luokat ja tavoitteet budjettisuunnitelmalle. Budjettisuunnitelman prioriteettien avulla voidaan järjestää ja luokitella ja arvioida useita budjettisuunnitelmia. Voit esimerkiksi luoda budjettisuunnitelman prioriteetin terveydelle ja turvallisuudelle ja arvioida budjettisuunnitelmat, jotka on määritetty tähän prioriteettiin. Voit määrittää numeron luokittamaan budjettisuunnitelmat kaikkien budjettisuunnitelmien kesken.

Back to top

Kansiot ja mallit

Sinun on määritettävä kansiosijainnit budjettisuunnitelman liitteille. Sinun on myös määritettävä sijainti budjettisuunnitelman malleille, joita käytetään laskentataulukoiden ja perustelun luontiin. Liitteitä ja malleja voi olla useita, joten suosittelemme tiedostojen tallentamista eri sijainteihin.

Back to top

Budjettisuunnitteluprosessien määrittäminen

Määrität budjettisuunnitteluprosessit Budjettisuunnitteluprosessi-lomakkeessa. Lisätietoja on kohdassa “Aseta budjettisuunnitteluprosessit” Avaintehtävät: Konfiguroi budjettisuunnittelu ja aseta budjettisuunnitteluprosessi:ssa. Lisätietoja Budjettisuunnitteluprosessi -lomakkeesta on kohdassa Budjetin suunnittelu käsittely (lomake).

Kun olet määrittänyt budjettisuunnittelun, voit määrittää budjettisuunnitteluprosessit. Voit valita jokaiselle budjettisuunnitteluprosessille budjettijakson ja kirjanpidon. Sitten voit valita budjettisuunnitteluprosessin budjettiorganisaatiohierarkian, skenaariot, vaiheet ja työnkulut.

Kun olet valinnut budjettiorganisaatiohierarkian Budjettisuunnitteluprosessin hallinta -pikavälilehdessä, määritä budjettisuunnittelun työnkulku kaikille organisaation ruudukossa näkyville vastuupaikoille. Voit määrittää budjettisuunnittelun työnkulun tai muuttaa sitä samantyyppisille vastuupaikoille napsauttamalla Määritä työnkulku ja valitsemalla sitten kohdeorganisaatiotyypin ja käytettävän budjettisuunnittelun työnkulun. Budjetoinnin työnkulkutunnus, joka on liitetty kuhunkin budjettisuunnittelun työnkulkuun, lisätään ruudukkoon automaattisesti.

Kun määritetään vaihesäännöt ja mallit Budjetin suunnitteluvaiheen säännöt ja mallit pikavälilehteen, voit määrittää erilaisia säännöt ja mallit kutakin budjetin suunnitteluvaihetta varten. Esimerkiksi Hallinnan tarkistusvaihe voisi antaa käyttäjille mahdollisuuden budjettisuunnitelman rivien muuttamiseen, mutta ei lisäämiseen. Osaston tarkastusvaihe voi antaa käyttäjien sekä lisätä että muokata rivejä.

Käytä Liitä budjettisuunnitelmat -valintaruutuja Budjetin suunnitteluvaiheen säännöt ja mallit -pikavälilehdellä määrittelemään, voidaanko liitetyt budjettisuunnitelmat luoda budjettisuunnittelun vaiheessa. Nämä asetukset määrittävät myös, voitko tarkastella ylätason budjettisuunnitelmia, jotka luotiin ylemmällä organisaatiohierarkian tasolla kuin se taso, jolla liittyvät budjettisuunnitelmat luotiin.

Lisää rivejä- ja Muokkaa rivejä -valintaruutuarvot yhdessä skenaarion rajoitusten kanssa määrittävät, voitko lisätä tai muokata budjettisuunnitelman rivejä budjettisuunnitteluvaiheen aikana. Lisätietoa on Budget planning stage rules and scenario constraints -osiossa jäljempänä tässä aiheessa.

Back to top

Huomautus

Suosittelemme, että käytät -toimintoa budjettisuunnittelua koskevia tietoja sisältävien taloushallinnon raporttien luomiseen, ylläpitoon, käyttöönottoon ja tarkasteluun. -ohjelman avulla voit suunnitella tilinpäätökset kirjanpitotilien ja taloushallinnon dimensioiden perusteella, porautua tapahtumatason tietoihin ja tarkastella raportteja www-liittymässä. Lisätietoja talousraporttien tulostamisesta ia käyttämällä on Management Reporter for Microsoft Dynamics ERP:ssa.Voit käyttää ia raportoidaksesi budjettisuunnitelmatietoja vain jos sinulla on rulla 4 tai sitä myöhempi versio 2012:lle asennettuna.

Lisätietoja

Budjetin suunnittelun yleiskuvaus

Tietoja talousarvio suunnitelmat

Avaintehtävät: Konfiguroi budjettisuunnittelu ja aseta budjettisuunnitteluprosessi

Määritä budjettisuunnittelun suojaus

Budjetin konfiguraatio (lomake)

Budjetin suunnittelu käsittely (lomake)