Asiakassopimukset
Asiakassopimukset sisältävät velvollisuuksia asiakkaille. Sopimusten rakenne on samankaltainen kuin myyntitilauksilla. Asiakassopimus-sivun Yleistä-pikavälilehden kentät sisältävät tietoja toimittajasta, kuten sen yhteyshenkilön. Rivit sisältävät tietoja sopimuksen osien laskutuksesta.
Toimitus ja laskutus -pikavälilehdellä voit määrittää toimittajan toimitusten ja laskujen vastaanottajat.
- Vaihtoehtoinen toimitusosoite tai Mukautettu osoite Toimitus-osoitteelle. Sopimusyhteydessä toinen käsite toimituksen vastaanottajalle voisi olla palvelun vastaanottaja. Voit esimerkiksi käyttää tätä käsitettä kumppanimallissa kumppanin loppuasiakkaan tallentamiseen. Tätä varten toimitustiedot toimivat myös visuaalisena indikaattorina uusia sopimuselementtejä määritettäessä. Lisätietoja: Palvelusitoumusten määrittäminen asiakassopimukselle.
- Mukautettu osoite tai Muu asiakas Laskutus-osoitteelle. Samoin kuin myyntitilauksissa tähän voi syöttää eriävän vastaanottajan. Tämä otetaan huomioon luotaessa sopimuslaskuja.
Huomautus
Sopimukset ovat käytettävissä Myyntiasiakkaan myyntihistoria -tietoruudussa sivuilla Asiakaskortti, Toimittajakortti ja Sopimuskortti. Avaa yleiskatsaus valitsemalla haluamasi vinkki.
Asiakassopimuksen luontiprosessin yleiskatsaus
Seuraavassa ovat korkean tason vaiheet sopimuksen luomiseen asiakkaalle.
Uuden asiakassopimuksen luominen
Luo nopeasti uusi asiakassopimus käyttämällä Asiakkaat-sivun Sopimus-toimintoa. Asiakkaan yhteystiedot siirtyvät uuteen sopimukseen.
Voit luoda sopimuksen noudattamalla seuraavia ohjeita:
- Valitse
-kuvake, syötä Asiakkaat ja valitse sitten liittyvä linkki. - Valitse asiakas ja valitse sitten Sopimus-toiminto.
- Vaihtoehtoisesti voit täyttää kentät Sopimustyyppi ja Kuvaus. Lisätietoja sopimustyypeistä: Sopimustyypit.
- Valitse Määritetty käyttäjätunnus -kentässä työntekijä, joka on vastuussa sopimuksesta.
- Muuta tarvittaessa Laskutustiedot-kohdan kenttien Valuuttakoodi, Maksuehtokoodi ja Maksutapa arvoja. Nämä arvot on kopioitu asiakkaalta vaiheessa 1.
- Valitse, tuotetaanko laskuille Tietojen yleiskatsaus.
- Tarkista Toimitus ja laskutus -pikavälilehdellä kenttien Toimitus ja Laskutus arvot.
- Seuraavana vaiheena on palvelusitoumusten määrittäminen. Lisätietoja: Palvelusitoumusten määrittäminen asiakassopimukselle.
Vinkki
Voit käyttää kenttiä Sopimustyyppi ja Määritetty käyttäjätunnus suodattimina tilauslaskutuksessa, jos haluat laskuttaa sopimuksia erikseen tyypin ja kirjaajan mukaan.
Sopimukseen voi lisätä palvelusitoumuksia kahdella tavalla. Voit määrittää palvelusitoumuksia vapautetuista tilauksista asiakassopimuksen Nouda palvelusitoumukset -toiminnon avulla ja voit tarvittaessa myös pidentää sopimusta. Lisätietoja on kohdassa Sopimuksen pidentäminen.
Palvelusitoumusten määrittäminen asiakassopimukselle
Palvelusitoumusten laskuttaminen edellyttää niiden määrittämistä sopimukselle. Voit määrittää palvelusitoumuksia Asiakassopimus-sivun Nouda palvelusitoumukset -toiminnon avulla. Palvelusitoumukset ilman asiakassopimusta -sivulla näkyvät ne asiakkaan palvelusitoumukset, jotka laskutetaan sopimusperusteisesti mutta joita ei ole vielä määritetty sopimukselle. Näkyvissä olevat palvelusitoumukset perustuvat palvelukohteen asiakkaaseen. Lisätietoja on kohdassa Palvelukohteet. Kun avaat ne sopimuksessa Sopimusnro-kenttä esimääritetään palvelusitoumuksen kohdassa Määritä sopimusnumerolle.
Jos Toimitusasiakkaan nimi on sama palvelukohteessa ja sopimuksessa, kentän arvo näkyy lihavoituna.
Vinkki
Voit myös avata Palvelusitoumukset ilman asiakassopimuksia -sivun käyttämällä Palvelusitoumukset ilman sopimuksia -osaa Tilaus- ja toistuva laskutus -roolikeskuksessa tai käyttämällä TellMe-hakua. Tässä tapauksessa palvelusitoumuksia ei suodateta ja sopimusnumeroa ei esimääritetä.
Tilaus- ja toistuva laskutus -roolikeskuksen lisäksi osa on käytettävissä myös roolikeskuksissa Yrityskeskus, Liiketoimintajohtaja, Palvelupäällikkö, Myyntitilausten käsittelijä, Projektipäällikkö ja Myynti- ja kontaktipäällikkö.
Kun sopimuksen palvelusitoumukset siirtyvät, luodaan sopimusrivejä, jotka sisältävät näiden palvelusitoumusten sisällön. Sopimusrivien muutokset siirtyvät palvelusitoumuksiin. Määrä-kentässä näkyy kulloisenkin palvelukohteen määrä.
Huomautus
Jos vaihtoehtoista toimitusasiakkaan osapuolta ei sisällytetä sopimukseen, kun asiakassopimukselle määritetään ensimmäinen palvelu, sopimus käyttää palvelukohteelle määritettyä toimitusasiakkaan osapuolta. Tämä määritys helpottaa sopimuksen luomista kumppanimallia määritettäessä.
Palvelusitoumukset luodaan yleensä automaattisesti, kun kirjaat toimituksen myyntitilaukseen. Vaatimuksena on vastaava määritys nimikkeessä tai palvelusitoumuspaketissa.
Vinkki
Sopimusrivien muokkaaminen palelusitoumusten sijaan yksittäisissä palvelukohteissa helpottaa työtä. Koska yhdessä laskutettavien palvelusitoumusten sisällöt ovat yleensä samankaltaisia, niiden sisällyttäminen samaan sopimukseen voi helpottaa niiden tarkastelua ja muokkaamista sopimuksessa.
Varoitus
Tekstirivejä voi syöttää sopimusriveille vain manuaalisesti. Tekstirivejä käytetään sisäisinä muistiinpanoja sopimusta käsittelevää henkilöä varten. Laskutusperuste on aina palvelusitoumus.
Seuraavana vaiheena on laskujen luominen sopimukselle.
Laskun luominen sopimuksen perusteella
Tilauslaskutuksessa sopimuslaskut luodaan yleensä Toistuva laskutus -sivulta. Lisätietoja: Toistuva laskutus. Toistuva laskutus on suunniteltu luomaan laskutusehdotuksia erinä. Lisäksi käytettävissä on useita vaihtoehtoja kirjausasiakirjojen, kuten yhteislaskujen, luomiseen. Lisätietoja: Asiakirjojen kirjaaminen.
Voi kuitenkin myös olla hyödyllistä luoda sopimuslasku sopimukselle, jota käsittelet, ilman laskutusehdotuksen luomista ensin. Silloin voit käyttää sivujen Asiakassopimukset ja Asiakassopimus Luo sopimuslasku -toimintoa. Voit määrittää laskutuksen avainpäivän Laskutuspäivämäärä-kentässä ja laskutuksen päättymispäivämärän valinnaisesti Laskutuksen päättyminen -kentässä. Lisäksi voit määrittää luotavien kirjausasiakirjojen arvot Asiakirjan päivämäärä ja Kirjauspäivämäärä. Jos otat Avaa asiakirja -valintapainikkeen käyttöön, luotu asiakirja avautuu. Valinnaisesti voit kirjata luodun asiakirjan suoraan ottamalla käyttöön Kirjaa asiakirja -valintapainikkeen. Lukuun ottamatta kenttää Laskutuksen päättyminen, kaikille kentille määritetään Omat asetukset -sivulla määritetty käsittelypäivämäärä.
Huomautus
Sopimuslaskun luominen tässä kuvatulla tavalla on hyödyllistä vain yksittäistapauksissa.
Sopimuslaskujen tiedot
Asiakassopimus-sivun Laskutustiedot-pikavälilehden Tietojen yleiskatsaus -kentällä määritetään, sisältävätkö laskut automaattisesti laskutustietoja. Voit määrittää, sisältävätkö tiedot hintoja. Tämä kenttä toimii myös kriteerinä yhteislaskuja luotaessa, ja sillä on oltava sama arvo kaikissa yhdistettävissä sopimuksissa.
Alihankkijan nimi yhteislaskussa- ja Vastaanottajan nimi yhteislaskussa -kentillä määritetään, siirretäänkö asiakkaiden nimiä yhteislaskuihin ja mitä nimiä siirretään. Kun luot uuden asiakassopimuksen, Yhteismyyntilaskun alkuperäinen nimi -kenttä täytetään laskutiedoilla. Lisätietoja on kohdassa Laskutiedot. Tämän voi kuitenkin määrittää myös sopimuksen perusteella.
Sopimuksen laajentaminen
Jos haluat laajentaa sopimusta lisäosalla, käytä Asiakassopimus-sivun Laajenna sopimusta -toimintoa. Tämä toiminto luo palvelukohteena ja määrittää siihen liittyvät palvelusitoumukset asiakas- ja/tai toimittajasopimukselle.
Laajenna sopimusta -sivulla on kolme pikavälilehteä. Käytä Toimittaja-välilehden Toimittajasopimuksen numero -kenttää toimittajan yhteishenkilön valitsemiseen toimittajapuolen palvelusitoumuksia varten. Tämä kenttä on muokattavissa vain, jos Laajenna toimittajasopimusta -valintapainike on käytössä. Asiakas-pikavälilehti on samankaltainen. Määritä uutta sopimuselementtiä vastaava nimike Nimike-pikavälilehden Nimikenro-kentässä. Voit täyttää myös kentät Määrä ja Toimituksen alkamispäivä. Lisäpalvelusitoumukset-kentän MuokkausApu 
mahdollistaa valinnaisten palvelusitoumusten määrittämisen valitulle nimikkeelle.
Laajenna sopimusta -sivu on hieman erilainen sen mukaan, miten se avataan. Avattaessa näkyvät edellisen avauskerran arvot. Kun avaat sen sivulta Asiakassopimus tai Toimittajasopimus, Asiakas- tai Toimittaja-pikavälilehdessä näkyy asiakasta tai toimittajaa koskevia tietoja.
Voit myös avata sivun valikosta. Myös tässä tapauksessa edellisen kutsun arvoja käytetään oletusarvoina. OK-painike ei kuitenkaan ole käytettävissä toiminnon suorittamista varten. Voit suorittaa toiminnon Suorita laajennus -toiminnolla. Suorita laajennus -toiminto ei ole käytettävissä, kun avaat sivun asiakas- tai toimittajasopimuksesta käsin.
Laskualennukset
Lisätietoja kertasumma-alennusten yhdistämismäärityksestä kokonaiselle sopimukselle: Laskualennukset.
Suljetut sopimusrivit
Kun olet määrittänyt sopimusriville palvelun päättymispäivämäärän joko manuaalisesti tai käyttämällä Työjonoa, et voi laskuttaa riviä. Päättyneet rivit eivät näy sopimuksen oletusnäkymässä. Rivit näkyvät kuitenkin Asiakassopimus-sivun Suljetut rivit -pikavälilehdessä. Voit esimerkiksi tarvittaessa käyttää näitä tietoja niiden luomiseksi uudelleen sopimuksessa.
Suljettu-valintaruutua lukuun ottamatta suljettujen rivien kenttiä vuo muokata. Jos tyhjennät valintaruudun, rivi siirtyy takaisin Rivit-pikavälilehteen ja on muokattavissa. Tällöin voit esimerkiksi muuttaa palvelun päättymispäivämäärää. Jos et tee muutosta, rivi siirtyy takaisin Suljetut rivit -pikavälilehdelle, kun seuraavan kerran käytät Päivitä palvelupäivämäärät -toimintoa. Lisätietoja peruutuspäivämäärien ja määräpäivien päivittämisestä sekä päättyvistä sopimusriveistä: Sopimusten osien päättyminen.
Sopimusrivien yhdistäminen
Ajan mittaan asiakas saattaa ostaa samankaltaisia tai identtisiä palvelusitoumuksia. Esimerkkinä on se, että asiakas ostaa lisää käyttäjiä olemassa olevalle lisenssille. Valitse näiden palvelusitoumusten yhteistä laskuttamista varten Asiakassopimus-kortilla rivit ja yhdistä nämä palvelusitoumukset sitten valitsemalla Yhdistä sopimusrivit.
Voit yhdistää sopimusrivejä vain, jos ne täyttävät seuraavat kriteerit:
- Millekään palvelusitoumukselle ei ole laskutusehdotusrivejä.
- Dimensiot ovat identtiset.
- Loppukäyttäjän tiedot ovat identtiset.
- Palvelukohteiden nimikkeet ovat identtiset.
- Palvelukohteiden Asiakasreferenssit ovat identtisiä.
- Palvelukohteita ei seurata sarjanumeron perusteella.
- Seuraava laskutuspäivämäärä on identtinen. Lisätietoja: Yhdenmukaistettu laskutus.
Huomautus
Toimintoa ei voi käyttää tekstirivien osalta.
Valitse Valitse asiakassopimusrivi-sivulla sopimusrivi, jolla valitut rivit yhdistetään. Tämän jälkeen luodaan uusi palvelukohde valitun sopimusrivin palvelukohteen kopiona siten, että se sisältää palvelusitoumukset ja kokonaismäärän. Yhdistettävät palvelusitoumukset ovat suljettuna, ja uusi palvelu lisätään sopimukseen. Lisätietoja: Suljetut sopimusrivit. Alkuperäisissä palvelukohteissa Toimituksen päättymispäivä -kenttä on määritetty mahdollisuuksien mukaan.
Yhdenmukaistettu laskutus
Jos asiakas ostaa useita palvelusitoumuksia, joilla on pidempi laskutusväli (kuten 12 kk), eri aikoina ja laskuttaa ne saman sopimuksen perusteella, palvelujen laskutuspäivämäärät eroavat yleensä toisistaan. Jos asiakas haluaa kohdistaa laskutuksen laskutuspäivämäärälle, valitse Yhdenmukaistetun laskutuksen asiakassopimukset -valintaruutu Sopimustyypit -sivulla. Lisätietoja: Sopimustyypit.
Jos valitset tämän valintaruudun asiakassopimuksen sopimustyypiksi, voit muokata Toimitus ja laskutus -pikavälilehden kenttiä Laskutuksen peruspäivämäärä ja Oletusarvoinen laskutusväli. Kun ensimmäinen palvelusitoumus lisätään sopimukseen, kentät esimääritetään kyseisten tietojen perusteella. Voit kuitenkin muuttaa niitä tarvittaessa.
Kun luot laskutusehdotusrivejä, Business Central tarkastaa, onko kukin palvelusitoumus yhteydessä sopimukseen, jossa käytetään yhdenmukaistettua laskutusta. Jos on, yhdenmukaistetun laskutuksen kentät otetaan huomioon.
Yhdenmukaistetun laskutuksen kentät päivitetään tarpeen mukaan, jos lisäät, poistat tai muutat palvelusitoumuksia.
Vinkki
Jos lisäät palvelusitoumuksia, joilla on pidempi laskutusväli (kuten 12 kk), sopimukseen, jonka Seuraava laskutuspäivämäärä on vuoden kuluessa, ja kyseiset (sekä kaikki tulevat) palvelusitoumukset pitäisi yleensä laskuttaa vain vuoden lopussa, voit nollata Laskutuksen peruspäivämäärä -kentän arvoksi vuoden 1. päivän tammikuuta.
Erikoistapaus: Ensimmäisen laskutusehdotuksen poistaminen
Tässä osassa kuvataan erityistapaus, joka vaatii manuaalisia toimia.
Sopimus on laskutettava yhdenmukaisesti (kuten kalenterivuosittain). Siksi sopimuksen Laskutuksen peruspäivämäärä -arvoksi määritetään kuluvan vuoden 1. tammikuuta. Palvelusitoumukset lisätään ensimmäisen vuoden kuluessa. Jos laskutusehdotus nyt luodaan ensimmäisen vuoden sisällä ja sitä varten ja poistetaan myöhemmin, Laskutuksen peruspäivämäärä -arvona käytetään sopimusrivien (palvelusitoumusten) vanhinta Seuraava laskutuspäivämäärä -arvoa. Tätä ei voi välttää palvelukohteiden automaattisten päivitysten vuoksi, ja sitä tapahtuu van, jos sopimusta ei ole laskutettu. Ongelma ei toistu ensimmäisen laskutuksen jälkeen. Tässä tapauksessa sinun on manuaalisesti palautettava Laskutuksen peruspäivämäärä arvoon 1. tammikuuta kuluvaa vuotta.
Liittyvät tiedot
Voit avata sopimukseen liittyviä tietoja sopimuksista. Voit esimerkiksi tarkastella liittyviä laskuja ja hyvityslaskuja. Jos sopimuksen kirjauksia siirretään jaksoittain, tarkastele niitä Sopimusten siirrot -toiminnon avulla.
Rivien osalta voit käyttää Laskutusrivit- ja Arkistoidut laskutusrivit -toimintoja valittuun riviin liittyvien tietojen tarkastelua varten. Arkistoidut laskutusrivit -toiminto avaa kirjatun laskun ja hyvityslaskun.