Toistuva laskutus
Sopimukset laskutetaan Toistuva laskutus -sivulla. Ensin luodaan laskutusehdotus, jonka perusteella toisessa vaiheessa luodaan kirjausasiakirjat, kuten laskut ja hyvityslaskut. Lisätietoja kirjausasiakirjoista: Kirjausasiakirjat. Laskutus tai laskutusehdotuksen luominen perustuu sopimusriveihin, ja siinä otetaan huomioon Seuraava laskutuspäivämäärä -kentän päivämäärä. Lisätietoja: Sopimusten, palvelukohteiden ja palvelusitoumusten hallinta.
Laskutusehdotusten käyttö
Toistuva laskutus -sivun rakenne on seuraava:
- Suodatusalue
- Tässä voidaan valita Laskutusmalli.
- Laskutuspäivämäärä esimääritetään laskutusmallin perusteella, mutta sitä voi muuttaa. Tätä voi käyttää asianmukaisten laskutuksen sopimusrivien ehdottamiseen (sopimusrivin) Seuraava laskutuspäivämäärä -kentän perusteella.
- Laskutusväli kertoo kunkin rivin osalta, mihin päivämäärään mennessä se on oletusarvoisesti laskutettava. Tämän voi määrittää (erilaiseksi) kaikille luotaville riveille käyttäen Laskutuksen päättymispäivämäärä -kenttää. Tämä voi johtaa laskutettavan jakson lyhentymiseen tai pidentymiseen. Tämä kenttä määräytyy laskutusmallin mukaan, ja sitä voi myös muuttaa. Rajoittamisen avulla voidaan esimerkiksi saavuttaa se, että tilikauden aikana lisätyt sopimusnimikkeet laskutetaan vain vuoden/tilikauden loppuun asti, jotta laskutusväli on jälleen yhdenmukainen seuraavalla laskutusjaksolla.
- Tapahtumat
- Luo laskutusehdotus Tämä toiminto käy läpi kaikki sopimusrivit ja ehdottaa laskutettavat palvelusitoumukset arvojen Seuraava laskutuspäivämäärä ja Laskutuksen päättymispäivämäärä perusteella. Laskutusehdotukseen voi lisätä rivejä muuttamalla laskutusmallia ja kutsumalla se uudelleen. Jos Seuraava laskutuspäivämäärä on laskutuspäivämäärää myöhemmin, tätä riviä ei oteta huomioon. Jos Seuraava laskutuspäivämäärä on laskutuspäivämäärää aiemmin, vastaava jakso on laskutettava (laskutusväli huomioon ottaen).
- Luo asiakirjoja Tämä toiminto luo sopimuslaskuja tai hyvityslaskuja näkyvissä oleville riveille, joilla ei vielä ole asiakirjoja.
- Tyhjennä laskutusehdotus Tämän toiminnon kutsuminen poistaa laskutusehdotuksen. Tällöin järjestelmä kysyy, poistetaanko koko laskutusehdotus vai vain valittuna olevan laskutusmallin perusteella lisätyt rivit.
- Poista asiakirjat Tämä toiminto poistaa kaikki näkyvissä oleville riveille luodut sopimuslaskut tai hyvityslaskut.
- Muuta laskutuksen päättymispäivämäärää Tällä toiminnolla Laskutuksen päättyminen -kentän päivämäärää voi muuttaa yksilöllisesti. Tällöin Palvelusumma lasketaan uudelleen. Toiminto suoritetaan kaikkien valittujen rivien osalta.
- Poista laskutusrivi Tällä toiminnolla voi poistaa kaikki valitut rivit.
- Päivitä Tämä toiminto päivittää rivit esimerkiksi, jos niillä näkyy varoituksia. Jos varoituksen syy ei ole enää olemassa, varoitus poistuu.
- Siirry
- Asiakas/Toimittaja Tämä toiminto avaa kulloisenkin rivin asiakas- tai toimittajakortin.
- Sopimus Tämä toiminto avaa kulloisenkin rivin sopimuskortin.
- Palvelukohde Tämä toiminto avaa kulloisenkin rivin palvelukohteen.
- Sopimusrivin dimensiot Tällä toiminnolla voi tarkastella kulloisellekin sopimusriville tallennettuja dimensioita.
- Laskutusehdotusrivit
- Laskutusehdotusriveillä näkyvät laskutettavien rivien tiedot.
- Toimittajan ja sopimuksen lisäksi näkyvissä on myös tietoja palvelukohteesta ja palvelusitoumuksista, jotka laskutetaan.
- Kun toiminto Luo laskutusehdotus kutsutaan, kullekin palvelusitoumukselle luodaan vähintään yksi rivi arvojen Seuraava laskutuspäivämäärä ja Laskutuspäivämäärä perusteella. Tässä luodaan aina useita rivejä, jos sopimusrivin Laskutusväli sopii useita kertoja arvojen Seuraava laskutuspäivämäärä ja Laskutuksen päättymispäivämäärä aikavälille. Kullakin rivillä on tietoja laskutusjaksosta (kentät Laskutuksen alkamispäivämäärä ja Laskutuksen päättymispäivämäärä) ja hinnoista (kentät Palvelusumma, Hinta, Määrä ja Alennus). Käytettäessä tätä menetelmää mitään sopimusriviä ei voi ohittaa (kunhan laskutusmallin suodatusperusteet ovat oikein), koska kaikki menneet sopimusrivit kuuluvat automaattisesti suodatuksen piiriin.
- Laskutusehdotukselle voi määrittää ryhmittelyn Laskutusmallissa (katso seuraava osa). Jos ryhmittely on määritetty valittuna olevassa oletusarvossa, laskutusehdotusrivejä voidaan laajentaa ja kutistaa tätä perustetta käyttäen. Tämä tehdään käyttämällä kaksoisnuolta Kumppanin nimi -otsikon vieressä. Lisäksi myös yksittäisiä lohkoja voi laajentaa ja kutistaa. Tämä tehdään käyttämällä yksittäistä nuolta rivin Kumppanin nimi -kentän vieressä.
- Jos kirjausasiakirja (lasku tai hyvityslasku) on jo luotu, se näkyy kohdissa Asiakirjatyyppi ja Asiakirjanro. Kirjausasiakirja voidaan avata napsauttamalla kohtaa Asiakasnro.
Vinkki
Voit laajentaa laskutusehdotusta palanen kerrallaan muuttamalla laskutusmallia ja avaamalla Luo laskutusehdotus -sivu uudelleen. Tällä tavalla voit esimerkiksi luoda yhteisiä laskuja useille sopimuksille, vaikka sopimukset löytyisivät eri laskutusehdotuksista.
Laskutusmallit
Kun 
Laskutusmalli-kentässä valitaan MuokkausApu, kaikki käytettävissä olevat laskutusmallit tulevat näkyviin. Kukin laskutusmalli vaatii yksilöllisen koodin ja kuvauksen sekä suodatusperusteet ja päivämäärän laskennan oletusarvot. Päivämäärälaskennan oletusarvot määritetään päivämääräkaavojen muodossa. Tämän jälkeen todelliset päivämääräarvot lasketaan sen käsittelypäivämäärän perusteella, jolloin laskutusmalli valitaan tai sitä sovelletaan. Oletusarvoja voi tällöin käyttää yhä uudelleen.
Kumppani-kentän avulla voit määrittää, käytetäänkö tätä oletusarvoa asiakkaan (Asiakas-arvo) vai toimittajan (Toimittaja-arvo) laskuttamiseen.
Laskutusmallin käyttäminen edellyttää suodatusperusteiden syöttämistä. Perusteet määrittävät laskutettavat palvelusitoumukset. Voit määrittää suodattimet käyttäen Muokkaa suodatinta -toimintoa. Tällöin avautuu sivu, jolla voit määrittää suodatusperusteet. Esimääritettyjen perusteiden lisäksi voit lisätä muita perusteita, kuten sopimustyypin, vastaavan käyttäjän tai myyjän. Kun valitset suodatinsivulla OK, perusteet tallennetaan laskutusmalliin. Tämän tunnistaa siitä, että Sopimussuodatin-kentässä on valintamerkki.
Laskutuksen päivämääräkaava -kenttään syötetään päivämääräkaava, joka tulkitaan, kun laskutusmallia käytetään Laskutuspäivämäärä-kentässä. Tämän jälkeen tätä kenttää käytetään laskutettavien palvelusitoumusten suodattamiseen (Seuraava laskutuspäivämäärä) luotaessa ehdotusrivejä. Jos päivämääräkaavaa ei ole määritetty, Toistuva laskutus -arvona käytetään käsittelypäivämäärää.
Laskutuksen päättymisen päivämääräkaava -kenttään voidaan valinnaisesti syöttää päivämääräkaava, joka tulkitaan, kun laskutusmallia käytetään Laskutuspäivämäärä-kentässä. Tätä kenttää käytetään tämän jälkeen laskutuksen päättymispäivämäärän määrittämiseen laskutettavissa palvelusitoumuksissa. Jos päivämääräkaavaa ei ole määritetty, myös Toistuva laskutus -kohdan kenttä pysyy tyhjänä, ja rivejä ehdotetaan sopimusrivin tietojen perusteella.
Vain omat ehdotukset -kenttää voidaan käyttää laskutusehdotuksen suodattamiseen siten, että jäljellä ovat vain käyttäjän luomat rivit.
Ryhmittelyperuste-kentällä hallintaan sitä, näytetäänkö laskutusehdotuksen rivit ryhmiteltyinä. Ryhmittelemättömyyden lisäksi käytettävissä ovat valinnat Sopimus ja Sopimuskumppani. Kun valintana on Sopimus, kaikki sopimuksen laskutusrivit näytetään ryhmiteltynä. Ryhmittetystaso näkyy lihavoituna. Lisäksi Laskutuksen alkamispäivämäärä- ja Laskutuksen päättymispäivämäärä -kentissä näkyy (ryhmitelty) kokonaisjakso ja Palvelusumma-kentässä asiaan liittyvien palvelumäärien kokonaissumma.
Huomautus
Kukin sopimusrivi voidaan lisätä laskutusehdotukseen vain kerran laskutusjaksoa kohden. Jos muu käyttäjä on jo luonut jakson laskutusrivin ja laskutusehdotuksessa käytetään oletusarvoa, jossa Vain omat ehdotukset -ilmaisin on määritetty, kulloinenkin käyttäjä ei voi luoda kyseistä riviä uudelleen itselleen.
Kirjausasiakirjojen luonti
Kun laskutusehdotus on luotu, voit Luo asiakirjat -toiminnon avulla luoda laskut tai hyvityslaskut näkyvissä oleville riveille, joille ei vielä ole asiakirjoja. Tällöin avautuu samanniminen sivu, jolla voidaan määrittää luotavat asiakirjat. Esimerkiksi sekä Asiakirjan päivämäärä että Kirjauspäivämäärä voidaan määrittää. Vaihtoehtoisesti luodut asiakirjat voidaan myös kirjata suoraan (Kirjaa asiakirjat). Lisäksi Asiakirjojen peruste -arvoa voi käyttää sen määrittämiseen, luodaanko kirjausasiakirjat sopimuskohtaisesti, sopimuskumppanikohtaisesti vai laskun vastaanottajia kohden.
- Sopimus Kullekin sopimukselle luodaan erillinen lasku. Tällöin kaikki kulloisenkin sopimuksen oletusarvot otetaan käyttöön.
- Sopimuskumppani Laskuja luodaan jokaiselle sopimuskumppanille. Esimerkiksi maksuehdot ja maksutavat perustuvat asiakkaan vastaaviin. Laskut luodaan erillisesti sopimuksille vain, jos valuutta tai Sopimuslaskujen tiedot eroavat toisistaan.
- Laskun vastaanottaja Laskuja luodaan kullekin Laskun vastaanottajalle Esimerkiksi maksuehdot ja maksutavat perustuvat asiakkaan vastaaviin. Laskut luodaan erillisesti sopimuksille vain, jos valuutta tai Sopimuslaskujen tiedot eroavat toisistaan.
Lisätietoja luotavista kirjausasiakirjoista: Kirjausasiakirjat.
Vinkki
Etukäteen ja jälkikäteen laskutettavia sopimusrivejä voidaan tarvittaessa ehdottaa laskutettavaksi eri laskutusmallien kautta. Tämä on mahdollista Seuraava laskutuspäivämäärä- ja Laskutuspäivämäärä-arvojen vuorovaikutuksella, jos Laskutuksen päättymispäivämäärä -päivämäärää ei käytetä. Vaihtoehtoisesti tai lisäksi eri tavoin laskutettavat sopimukset voidaan erottaa toisistaan myös käyttämällä erityyppisiä sopimuksia. Lisätietoja: Sopimustyypit. Sopimustyyppiä voidaan käyttää suodattimena laskutusmalleissa.
Päivitystarve
Toistuvassa laskutuksessa on monitasoinen mekanismi tietojen epäjohdonmukaisuuksien ehkäisemiseen. Jos palvelusitoumukseen tai sopimusriviin tehdään muutoksia, kun rivit on jo luotu laskutusehdotuksessa, kyseiset rivit korostetaan kaksinkertaisesti laskutusehdotuksessa. Rivit ensinnäkin näytetään punaisina ja lihavoituina, minkä lisäksi niille lisätään Vaatii päivityksen -kenttään ilmaisin osoittamaan, että rivit on päivitettävä. Päivityksen yhteydessä muutetut arvot noudetaan palvelusitoumuksista tai sopimusriveiltä. Päivitys voidaan toteuttaa suorittamalla joko Luo laskutusehdotus- tai Päivitä-toiminto. Kun päivitystä ei ole vielä suoritettu, kirjausasiakirjoja (lasku/hyvityslasku) ei voi luoda.
Jos kirjaamaton asiakirja on jo olemassa, palvelusitoumuksiin tai sopimusriveihin ei voi tehdä muutoksia. Näkyviin tulee tätä koskeva virhesanoma.
Vain muutokset, joilla ei ole merkitystä laskutukselle, voidaan tehdä itse kirjausasiakirjassa. Muutoksia voi tehdä esimerkiksi rivien kuvauksiin ja uusia rivejä voi lisätä. Kaikkia muita muutoksia varten on ensin poistettava kirjausasiakirja, tehtävä sopimusrivin (tai palvelusitoumusten) muutokset, päivitettävä laskutusrivit ja sitten luotava asiakirja uudelleen.
Lisäksi ei ole mahdollista luoda useita kirjausasiakirjoja samalle laskutusriville.
Huomautus
Heti, kun sopimusriville luodaan laskutusehdotus, Seuraava laskutuspäivämäärä -kenttä päivittyy vastaamaan kulloistakin tilaa. Jos laskutusrivi poistetaan (tai laskutusjaksoa muutetaan), kenttä nollataan (tai määritetään muutetun laskutusjakson mukaiseksi) automaattisesti.
Sopimuslaskun hyvityslasku palauttaa myös Seuraava laskutuspäivämäärä -kentän. Jotta sopimusrivi a palvelusitoumukset olisivat yhdenmukaisia useita sopimuslaskuja luotaessa, hyvitysten on oltava kronologisia.