Ostamisen analyysi

Yritykset sieppaavat paljon tietoa päivittäisten toimintojen aikana, ja ne tukevat ostopäälliköille arvokkaita liiketoimintatietoja:

• Ostotarjoukset
• Ostotilaukset
• Ostolaskut

Business Central tarjoaa monia toimintoja, joiden avulla voidaan kerätä, analysoida ja jakaa yrityksen ostotietoja:

• Power BI -raportit ostoja varten
• Tapauskohtainen luetteloissa tapahtuma analyysi
• Excelin tietojen tapauskohtainen analyysi (Avaa Excelissä -toiminnon avulla)
• Valmiit myyntiraportit

Kullakin näistä ominaisuuksista on etunsa ja haittapuolensa tietojen analyysityypin ja käyttäjän roolin mukaan. Lisätietoja on kohdassa Analytiikan, liiketoimintatietojen ja raportoinnin yleiskatsaus.

Tässä artikkelissa esitellään, kuinka voit käyttää näitä analyyttisiä ominaisuuksia saadaksesi tietoa ostoksista.

Ostojen analyysitarpeet

Myynnin analyysitarpeita pohdittaessa kannattaa käyttää persoonapohjaista mallia, joka kuvaa korkealla tasolla erilaisia analytiikkatarpeita.

Eri tehtävissä toimivilla henkilöillä voi olla erilaisia tietoja koskevia tarpeita, minkä lisäksi he käyttävät tietoja eri tavoin. Esimerkiksi resurssinhallinnassa ja taloushallinnossa työskentelevät käyttävät tietoja eri tavalla kuin myynnissä työskentelevät.

Rooli	Tietojen koostaminen	Tyypilliset tietojen käyttötavat
COO / CSO / CFO / CEO	Suoritustiedot	Tunnusluvut Koontinäytöt Talousraportit
ostopäällikkö.	Trendit, yhteenvedot	Valmiit johdon raportit Tapahtumakohtainen analyysi
Hankintavastaava/ostaja	Eritellyt tiedot	Valmiit operatiiviset raportit Näytöllä näkyvät tehtävän tiedot

Ostojen tunnuslukujen seuranta Power BI:n avulla

Suorituskykymittari (tunnusluku) on mitattava arvo, joka ilmaisee, kuinka tehokkaasti tavoite toteutuu. Hankinnassa ihmiset käyttävät usein seuraavia tunnuslukuja seuratakseen hankintaorganisaationsa suorituskykyä:

• Avoin summa (ilman ALV:tä)
• Vastaanotettu mutta laskuttamaton summa (ilman ALV:tä)
• Jaksoittaisten ostojen kasvu (summa tai prosentteina)
• Ostot nimikkeen/toimittajan/sijainnin/ostajan mukaan
• Toteutuneet ostot vrt. budjetti

Nämä ja monet muut ostojen suorituskykyilmaisimet ovat käytettävissä Business Centralin Power BI -ostosovelluksessa. Lue lisätietoja kohdasta Power BI:n ostosovellus.

Seuraavassa taulukossa kuvataan, miten Power BI:n ostojen sovelluksen raportteja käytetään.

Vastaanottaja...	Avaa Business Centralissa (CTRL + valinta)	Lisätietoja
Hanki korkean tason yhteenveto kaikista ostotoimista. Tarkastele ostotilastoja, kuten summien yhteenvetoja, avoimia summia, vastaanotettuja mutta laskuttamattomia summia sekä laskutettuja summia.	Ostojen yleiskatsaus	Ostojen yleiskatsaus – tietoja
Tutki ostojen eri komponenttien kustannuksia ostotietojesi yksityiskohtaisella erittelyllä luokittain, toimittajittain, kirjanpitokuukausittain, vuosittain ja asiakirjatyypeittäin.	Ostojen erittely	Ostojen purkaminen – tietoja
Analysoi päivittäisiä ostotoimia ja korosta päivittäisten menojen suuntauksia ja poikkeuksia. Seuraa päivittäisiä ostojen vaihteluja ja tunnista epätavanomaisia menomalleja.	Päivittäiset ostot	Päivittäiset ostot – tietoja
Analysoi ostojesi 30 päivän liukuvaa keskiarvoa, vertaa sitä ostojen kokonaissummaa ja tunnista ostojen suuntauksia ja malleja.	Liukuvat keskiarvot	Liukuvat keskiarvot – tietoja
Hanki yleiskuva kaikista keskiarvoista liukuvalta 12 kuukauden jaksolta pitkäaikaista suuntausten analysointia ja ennustamista varten.	Liukuva vuosittainen kokonaissumma	Liukuva vuosittainen kokonaissumma – tietoja
Vertaile ostotietojasi eri aikaväleiltä. Voit vertailla vuosi-, neljännesvuosi- tai kuukausitasolla ja selvittää, miten ostot ovat tapahtuneet näillä jaksoilla.	Jaksoittainen	Jaksoittainen – tietoja
Hanki merkityksellisiä tietoja ostojen suorituskyvystä ajan mittaan. Tunnista ajan myötä muodostuvia suuntauksia tai malleja.	Vuosittainen	Vuosittaiset – tietoja
Analysoi ostotoimia toimittaja- ja nimikekohtaisesti, jotta saat paremman kuvan nimikkeistä, joihin kuluu merkittävä osuus ostobudjetistasi.	Ostot nimikkeen mukaan	Tietoja: Ostot nimikkeen mukaan
Analysoi ostotoimia toimittajakohtaisesti tunnistaaksesi, mille toimittajille suurin osa ostotoimistasi kohdistuu.	Ostot toimittajan mukaan	Ostot toimittajan mukaan – tietoja
Analysoi ostotoimia ostajan mukaan hallitaksesi ostotiimejäsi ja yksilöllisiä suorituksia.	Ostot ostajan mukaan	Ostot ostajan mukaan – tietoja
Hanki kattava kuva ostotiedoistasi eri varastosijainneissa ja tunnista suuntauksia ja malleja niiden ostotoimissa.	Ostot sijainnin mukaan	Tietoja: Ostot sijainnin mukaan
Vertaile todellisia menoja kohdennettuun budjettiin varmistaaksesi, että menot ovat taloussuunnitelmien mukaisia.	Toteutunut vs. budjetti	Toteutunut vs. budjetti – tietoja

Vinkki

Voit helposti seurata Power BI -raporteissa näkyviä tunnuslukuja verraten niitä liiketoimintatavoitteisiisi. Lisätietoja: Yrityksen tunnuslukujen seuraaminen Power BI -mittareiden avulla.

Financial Reportingin käyttö tilinpäätösten ja KPI:iden tuottamiseen (ostoihin liittyvä)

Financial Reporting -ominaisuus antaa merkityksellisiä tietoja tilikartassa näkyvistä taloudellisesta tiedoista. Talousraportit voidaan määrittää analysoimaan kirjanpitotilien lukuja ja vertaamaan pääkirjanpidon tapahtumia budjettitapahtumiin. Erityisesti ostoja varten voidaan määrittää talousraportteja pääkirjanpidon (KP-) tileille, joita käytetään ostokirjausten seurantaan.

Dimensioilla on tärkeä tehtävä liiketoimintatiedoissa. Dimensio on tieto, joka voidaan lisätä tapahtumaan parametriksi. Dimensioiden avulla voidaan ryhmitellä samankaltaisia ominaisuuksia, kuten asiakkaita, alueita ja tuotteita ja noutaa nämä ryhmät helposti analyysia varten. Dimensioita voi käyttää esimerkiksi analyysinäkymien määrityksessä sekä talousraporttien luonnissa. Saat lisätietoja siirtymällä kohtaan Dimensioiden käyttäminen.

Lisätietoja talousraporteista on kohdassa Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla.

Taloushallinnon raportointi liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä (ostoihin liittyvät)

Jotkin organisaatiot käyttävät Business Centralia useassa liiketoimintayksikössä tai yrityksessä. Muut käyttävät Business Centralia tytäryhtiöissä, joiden tulee raportoida pääorganisaatioille. Business Central antaa kirjanpitäjille työkalut, jotka auttavat heitä siirtämään pääkirjanpidon tapahtumia kahdesta tai useammasta yrityksestä (tytäryrityksistä) konsolidoituun yritykseen. Erityisesti ostojenhallintaa varten pääkirjanpidon tapahtumat voidaan haluta konsolidoida ostotilien osalta, jotta ostojen KPI:iä voitaisiin seurata liiketoimintayksiköissä tai oikeushenkilöissä.

Lisätietoja on kohdassa Yrityksen konsolidointi.

Ostotietojen ad-hoc-analyysi

Joskus on tarkistettava nopeasti, täsmäävätkö luvut, tai vahvistettava luku. Seuraavat ominaisuudet sopivat erinomaisesti tapauskohtaisiin analyyseihin:

• Tietojen analyysi tapahtumaluettelosivuilla
• Avaa Excelissä

Tietoanalyysi-ominaisuuden avulla voit avata melkein minkä tahansa luettelosivun, kuten Ostotilaukset, Kirjatut ostolaskut, Toimittajan kirjanpidon merkinnät tai Pääkirjanpidon merkinnät, siirry analyysitilaan ja ryhmittele, suodata ja pivot-tiedot parhaaksi katsomallasi tavalla.

Vastaavasti Avaa Excelissä -toiminnolla voi avata luettelosivun, suodattaa luettelon mahdollisesti tietojen alijoukoksi ja käsitellä sitten tietoja Excelissä. Se voidaan tehdä esimerkiksi käyttämällä tietojen analysoinnin, entä jos -analyysin ja ennustetaulukon kaltaisia ominaisuuksia.

Vinkki

Jos järjestelmän ominaisuudet määritetään OneDriveen, Excel-työkirja avautuu selaimeen.

Lisätietoja ostotietojen tapauskohtaisen analyysin tekemisestä on ostotietojen ad hoc -analyysissä.

Valmiit ostoraportit

Business Central sisältää useita sisäisiä raportteja, jäljitystoimintoja ja työkaluja, joiden avulla osto-organisaatiot voivat raportoida tiedoistaan.

Ostojen saatavana olevien raporttien yleiskuvan saa valitsemalla Kaikki raportit aloitussivulla. Tämä toiminto avaa roolienhallinta-sivun, joka on suodatettu näyttämään Raportti ja analyysi -vaihtoehdon ominaisuudet. Valitse Ostot-otsikon alla Tutustu.

Lisätietoja on kohdassa Raporttien etsiminen roolienhallinnan avulla.

Ostojen analytiikka näytöllä

Business Centralissa on useita sivuja, joista saadaan ostojen yleiskatsauksia ja tehtäviä töitä. Seuraavassa on esimerkki siitä, miten pääset aloittamaan:

• Nimikkeiden saatavuuden tarkasteleminen
• Ostojen päivämäärien laskeminen
• Ostojen nimiketapahtumien tarkasteleminen

Ostoihin liittyvän pääkirjanpidon tapahtumien ja saldojen näyttäminen Tilikartta-sivulta

Tilikartta-sivulla on näkyvissä kaikki kirjanpitotilit ja kootut luvut pääkirjanpitoon tehdyistä kirjauksista. Seuraavat ovat mahdollisia tällä sivulla:

• Voit tarkastella pääkirjanpitotapahtumat- ja saldot näyttäviä raportteja.
• Voit tarkastella luetteloa kyseisen tilin kirjausryhmistä.
• Yhden tilin erillisten debet- ja kreditsaldojen näyttäminen.

Erityisesti ostoja varten Tilikartta-sivulla voidaan luoda näkymä, jossa näkyvät vain ostotapahtumien kirjaamiseen käytettävät tilit.

Lisätietoja on kohdassa Tilikartan ymmärtäminen.

Analysoi tiedot dimensioiden mukaan (liittyvät ostoihin)

Dimensiot ovat tapahtumia luokittelevia arvoja, jotta voit seurata ja analysoida tapahtumia asiakirjoissa, kuten ostotilauksissa. Dimensioiden avulla voit esimerkiksi ilmaista, mistä projektista tai osastosta tapahtuma on lähtöisin.

Sen sijaan että kullekin osastolle ja sijainnille määritettäisiin erilliset kirjanpitotilit, dimensioita voidaan käyttää analyysin perustana ja välttää monimutkaisen tilikarttarakenteen luominen.

Lue lisätietoja kohdasta Analysoi tietoja dimensioiden mukaan.

Katso myös

Yrityksen konsolidointi
Power BI:n ostamisen sovellus
Talousraporttien valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla
Taloushallinnon raportoinnin käsitteleminen liiketoimintayksiköiden tai yritysten välillä
Ostotietojen ad-hoc-analyysi
Valmiit ostoraportit
Tilikartan ymmärtäminen
Tietojen analysoiminen dimensioiden mukaan
Analytiikan, liiketoimintatietojen ja raportoinnin yleiskatsaus
Business Centralin käyttö

Käynnistä maksuton kokeiluversio!

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen