Talousraportoinnin valmisteleminen taloustietojen ja tililuokkien avulla

Talousraportit-ominaisuus antaa merkityksellisiä tietoja tilikartassa näkyvistä taloudellisesta tiedoista. Talousraportit voidaan määrittää analysoimaan kirjanpitotilien lukuja ja vertaamaan pääkirjanpidon tapahtumia budjettitapahtumiin. Tulokset näkyvät roolikeskuksen kaavioissa ja raporteissa, kuten kassavirtakaaviossa sekä Tuloslaskelma- ja Tase-raporteissa. Voit käyttää näitä kahta raporttia esimerkiksi liiketoimintajohtajan ja kirjanpitäjän aloitussivujen Tilinpäätökset-toiminnon avulla.

Business Central sisältää talousraporttinäytteitä, joita voi käyttää heti malleina. Lisäksi voidaan määrittää omia raportteja vertailulukujen määrittämistä varten. Voit esimerkiksi luoda taloudellisia raportteja katteen laskemista varten osastojen tai asiakasryhmien kaltaisille dimensioille. Luotavien talousraporttien määrää ei ole rajoitettu, eikä niiden luontiin tarvita kehittäjän apua.

Talousraportoinnin edellytykset

Taloudellisten raporttien määrittäminen edellyttää tilikartan rakenteen ymmärtämistä. Taloudellisten raporttien suunnittelussa on todennäköisimmin otettava huomioon kolme keskeistä käsitettä:

• KP-kirjaustilien yhdistäminen KP-tililuokkiin.
• Dimensioiden käytön suunnitteleminen.
• KP-budjettien määrittäminen.

KP-tililuokat yksinkertaistavat taloudellisten raporttien määritelmiä, minkä lisäksi ne myös reagoivat joustavasti tilikarttarakenteen muutoksiin. Lisätietoja on kohdassa Tilipäätösten asettelun muuttaminen KP-tililuokkien avulla.

Dimensioiden määrittäminen mahdollistaa taloushallinnon tietojen jaottelun organisaation kannalta sopivalla tavalla. Lisätietoja on kohdassa Dimensioiden käsitteleminen.

Jos kirjanpitotapahtumia halutaan tarkastella budjettitapahtumien prosenttiosuuksina, sitä varten on luotava KP-budjetteja. Lisätietoja on kohdassa KP-budjettien luominen.

Talousraportit

Taloudelliset raportit järjestävät tilikarttasi tilejä tavoilla, jotka tekevät tiedoista helpommin esitettäviä. Voit määrittää eri asetteluja määrittääksesi tiedot, jotka haluat suodattaa tilikartasta. Taloudelliset raportit mahdollistavat myös laskelmat, joita ei voi tehdä suoraan tilikartassa. Voit esimerkiksi luoda tiliryhmien välisummia ja sisällyttää ne muihin summiin. Toinen esimerkki on laskea katteita osastojen tai asiakasryhmien kaltaisille dimensioille. Lisäksi pääkirjanpidon tapahtumia ja budjettitapahtumia voi suodattaa esimerkiksi nettomuutoksen tai veloitussumman perusteella.

Huomautus

Ajattele matemaattisesti tilinpäätösraporttia, joka on määritelty kahdella asialla:

• Rivimääritysten vektori, joka määrittää, mitä tulee laskea.
• Sarakemääritysten vektori, joka määrittää laskennan tiedot.

Rahoitusraportti on sitten näiden kahden vektorin ulkotuote, jossa kukin solun arvo lasketaan sarakkeen datamääritykseen käytettävän rivin kaavan mukaan.

Talousraportit-sivulla nähdään, miten kaikissa talousraporteissa käytetään seuraavat määritteet sisältävää mallia:

• Nimi (koodi)
• Kuvaus
• Rivimääritys
• Sarakemääritys

Huomautus

Business Centralin esimerkkitalousraportit eivät ole sellaisenaan käyttövalmiita. KP-tilien, dimensioiden, KP-tililuokkien ja budjettien määrittämistapa määrittää, miten esimerkkirivi- ja sarakemäärityksiä sekä niitä käyttäviä talousraportteja on muutettava omia määrityksiä vastaaviksi.

Vähintään kahta talousraporttia ja sarakemääritystä voidaan verrata myös kaavojen avulla. Vertailujen avulla voidaan

• luoda mukautettuja raportteja
• luoda tarvitta määrä talousraportteja, joista kullakin on yksilöivä nimi
• määrittää useita raportin asetteluita sekä tulostaa raportit käyttäen nykyisiä lukuja.

Lisätietoja vertailuista on kohdassa Vertailujakson ja vertailupäivämäärän kaava sarakemäärityksessä.

Oppimispolku: Talousraporttien luominen Microsoft Dynamics 365 Business Centralissa

Haluatko oppia luomaan budjetteja ja käyttämään sitten talousraportteja, ulottuvuuksia sekä rivi- ja sarakemäärityksiä yritysten tyypillisesti tarvitsemien talousraporttien luomiseen?

Aloita käyttämällä seuraavaa oppimispolkua Talousraporttien luominen Microsoft Dynamics 365 Business Centralissa.

Luo uusi talousraportti

Käytät talousraportteja pääkirjanpitotilien analysointiin tai pääkirjanpidon kirjausten vertaamiseen budjettimerkintöihin. Voit esimerkiksi tarkastella KP-tapahtumien prosenttiosuuksia budjettitapahtumista.

Business Centralin vakioversion talousraportit eivät välttämättä sovi yrityksesi tarpeisiin. Voit nopeasti luoda omia talousraportteja kopioimalla olemassa olevan, kuten vaiheessa 3 kuvataan.

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Talousraportit-sivulla Uusi uuden talousraportin nimen luomiseksi. Vaihtoehtoisesti aiemmin luodun talousraportin asetuksia voidaan käyttää uudelleen valitsemalla Kopioi talousraportti -toiminto.
3. Kirjoita raportin lyhyt nimi (et voi muuttaa nimeä myöhemmin) ja raportin kuvaus.
4. Valitse rivi- ja sarakemääritykset.
5. Valinnainen: valitse rivi- ja sarakemääritysten analyysinäkymät.
6. Valitse Muokkaa talousraporttia -toiminto, jossa haluat käyttöösi lisää talousraportin ominaisuuksia.
7. Asetukset-pikavälilehdessä voidaan muokata raportin kuvausta, muuttaa rivi- ja sarakemäärityksiä sekä määrittää päivämäärien näyttötapa. Päivämäärähierarkiana voi olla päivä, viikko, kuukausi, vuosineljännes ja vuosi tai kirjanpitojaksot. Lisätietoja on kohdassa Kirjanpitojaksojen vertaaminen jakson kaavojen avulla.
8. Dimensiot-pikavälilehdessä voidaan määrittää raportin dimensiosuodattimet.
9. Raporttia voi esikatsella Dimensiot-pikavälilehden alla olevalla alueella.

Vinkki

Kun talousraportti on luotu, se voidaan esikatsella ja tarkistaa Talousraportti-sivulla. Avaa sivu valitsemalla Näytä talousraportti -toiminto.

Huomautus

Kun talousraportti avataan Näytä- tai Muokkaus-tilassa, suodatinruutu on käytettävissä. Raportin tietojen suodattimia ei määritetä suodatinruudussa. Kyseiset suodattimet voivat aiheuttaa virheitä, tai ne eivät suodata tietoja. Raportin suodattimet määritetään sen sijaan Asetukset- ja Dimensiot-pikavälilehtien kenttien avulla.

Rivimäärityksen luominen tai muokkaaminen

Talousraporttien rivimääritykset mahdollistavat laskelmat, joita ei voi tehdä suoraan tilikartassa. Voit esimerkiksi luoda tiliryhmien välisummia ja sisällyttää ne muihin summiin. Lisäksi voidaan laskea välivaiheet, joita ei näytetä lopullisessa raportissa.

Rivimääritykset sisältävät myös raportin muotoiluasetukset. Useimmat vaihtoehdot sisältävät raporttien visuaalisen määrityksen, jota käytetään, kun ihmiset tarkastelevat ja esikatselevat raportteja näytöillä sekä tulostavat niitä.

Huomautus

Jotkin muotoiluvaihtoehdot eivät siirry Exceliin vietäessä. Jos viet raportteja usein Exceliin, voit jättää tässä tehtävän muotoilun väliin ja muotoilla raportin sen sijaan Excelissä.

Lisätietoja on kohdassa Rivimääritykset talousraporteissa.

Sarakemäärityksen luominen tai muokkaaminen

Määritä sarakemääritysten avulla, mitkä sarakkeet sisällytetään raporttiin. Suunniteltava raporttiasettelu voi esimerkiksi nettomuutosta ja saldoa samalta jaksolta kuluvana ja edellisenä vuonna. Sarakemäärityksessä saa olla enintään 15 saraketta. Useat sarakkeet ovat käteviä esimerkiksi silloin, kun näytetään 12 kuukauden budjetit, joissa on summan näyttävä sarake.

Lisätietoja on kohdassa Sarakemääritykset talousraporteissa.

Dimensioiden käyttäminen talousraporteissa

Talousanalyysissä dimensio on tieto, jonka lisäät tapahtumaan eräänlaiseksi merkiksi. Tämän tiedon avulla voi yhdistää ryhmiksi tapahtumia, joilla on samoja ominaisuuksia, kuten asiakkaita, alueita, tuotteita tai myyjiä, sekä noutaa nämä ryhmät helposti analysoitavaksi. Dimensioita voidaan käyttää päiväkirjojen tapahtumissa, asiakirjoissa ja budjeteissa.

Kukin dimensio kuvaa sitä, mihin analysointi keskittyy. Joten esimerkiksi kaksidimensioinen analyysi voisi olla myynti per alue. Useamman kuin kahden dimension käyttäminen tapahtumaa luotaessa mahdollistaa monisyisen analysoinnin. Esimerkki monimutkaisesta analyysista on perehtyä alue-, asiakasryhmä- ja myyntikampanjakohtaiseen myyntiin. Näin saadaan entistä enemmän merkityksellisiä tietoja liiketoiminnasta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi se, miten hyvin yritys toimii, missä se menestyy ja missä ei sekä minne pitäisi kohdentaa enemmän resursseja. Nämä merkitykselliset tiedot auttavat tekemään tietopohjaisia liiketoimintapäätöksiä. Saat lisätietoja siirtymällä kohtaan Dimensioiden käyttäminen.

Määritä talousraportit yleiskatsausten avulla

Talousraportin avulla voidaan luoda laskelma, joka vertaa pääkirjanpidon ja budjetin lukuja.

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse talousraportti talousraportit-sivulta.

3. Valitse Muokkaa rivimääritettä -toiminto

4. Valitse Rivimääritys-sivun Nimi-kentässä haluamasi talousraportin nimi.

5. Valitse Syötä KP-tilit -toiminto.

6. Valitse ne tilit, jotka haluat sisällyttää tiliotteeseen, ja valitse OK.

   Tilit lisätään talousraporttiin. Halutessasi voit myös muuttaa sarakemääritystä.

7. Valitse Muokkaa talousraporttia -toiminto.

8. Määritä Talousraportti-sivun Dimensiot-pikavälilehdessä budjettisuodattimeksi haluamasi suodattimen nimi.

9. Valitse OK.

Nyt voit kopioida ja liittää budjettierittelyn laskentataulukkoon.

Talousraporttien integroiminen Exceliin

Voit integroida talousraportin Excel-työkirjamallin kanssa, muuttaa asettelun tarpeidesi mukaan ja päivittää Excel-malliin tiedot Business Centralista. Integrointi helpottaa esimerkiksi kuukausittaisten ja vuosittaisten taloudellisten raporttien luontia sinulle toimivassa muodossa.

Excel-integroinnin määrittäminen rahoitusraportille (Luo Excel-malli)

Kun haluat määrittää Excel-integroinnin rahoitusraportille, luo Excel-malli noudattamalla näitä vaiheita.

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Talousraportit-sivulla talousraportti ottaaksesi Excelin käyttöön ja valitse sitten Tuo Exceliin -toiminto.
3. Valitse Luo uusi tiedosto -toiminto. Tämä toiminto lataa Excel-mallin työkirjan, jossa on yksi raportin nimen mukaan nimetty työkirja.
4. Kopioi työkirja ja nimeä se uudelleen Dataksi.
5. Nimeä raportin työkirja uudelleen mieleiseksesi.
6. Merkitse raporttityökirjaan kaikki solut, joissa näkyy talousraportin tietoja (mukaan lukien sarake- ja riviotsikot). Etsi Kotisivu-valintanauhan Numero-valikko ja valitse muodoksi Yleinen.
7. Valitse alueen vasemmanpuoleisin solu, jossa on talousraportin tietoja, ja määritä viittaus vastaavaan soluun Data-työkirjassa. Laajenna kaavaa ensimmäisen rivin kaikkiin soluihin vetämällä riviä alas ja peitä sitten talousraportin kaikki rivit vetämällä riviä alas.
8. Piilota data-työkirja.
9. Muotoile raporttityökirja tarpeidesi mukaan.
10. Tallenna työkirja OneDriveen tai vastaavaan paikkaan, jossa tiedosto varmuuskopioidaan ja versioidaan.
11. Sulje työkirja.

Huomautus

Jos teet muutoksia sen raportin rivi- tai sarakemäärityksiin, jolle loit mallin, päivitä myös malli. Jokaisen Excel-mallin rivin ja sarakkeen on oltava samassa sijainnissa kuin luotu raportti.

Esimerkki: Luo ja päivitä Excel-malli kuukausittaisen raportin luomiseksi

Voit luoda Excel-mallin, joka sisältää raportointipakettiin sisällytettävät raportit. Jokaisella työkirjan raportilla täytyy olla tietovälilehti ja välilehti, jossa on muotoiltu raportti. Kun päivität kuukausipakettia, käytä kussakin raportissa Päivitä kopio olemassa olevasta asiakirjasta -toimintoa. Muista tallennus jokaisen päivityksen jälkeen.

Luo kuukausittainen talousraportti alla olevien ohjeiden avulla.

1. Valitse talousraportti, jota käytit Excel-mallin luomisessa.
2. Muuta päivämääräsuodattimeksi seuraava kuukausi.
3. Valitse Vie Exceliin- ja Päivitä kopio olemassa olevasta asiakirjasta -toiminto.
4. Valitse tallennettu malli. Varmista, että Excel-tiedosto on suljettu. Muussa tapauksessa virhesanoma ilmoittaa, että tiedosto on käytössä.
5. Seuraavassa näytössä näkyvät Excel-työkirjassa käytettävissä olevat välilehdet. Valitse Tiedot-välilehti ja valitse sitten OK. Jos valitaan välilehti, jonka otsikko on TL, muotoilu korvataan. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki on aloitettava alusta.
6. Excel-työkirja luodaan. Varmista, että muutosten näyttäminen on otettu käyttöön muokkauksessa.
7. Tallenna työkirja käyttämällä eri nimeä kuin alkuperäisen mallin nimi.

Talousraportin suorittaminen Excel-mallin avulla

Voit suorittaa talousraportin Excel-mallin avulla noudattamalla seuraavia vaiheita:

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Talousraportit-sivulla talousraportti ottaaksesi Excelin käyttöön ja valitse sitten Tuo Exceliin -toiminto.
3. Valitse Päivitä kopio olemassa olevasta asiakirjasta -toiminto.
4. Lataa Excel-malli (sulje Excel-työkirja ennen sen lataamista).
5. Valitse Nimi-/Arvo-haku-sivulla Data-työkirja.
6. Business Central suorittaa talousraportin ja yhdistää tuloksena syntyvät tiedot Excel-malliin.

Tulosta ja tallenna talousraportit

Voit tulostaa talousraportteja laitteesi tulostuspalveluiden avulla. Business Central tarjoaa myös mahdollisuuden tallentaa raportteja Excel-työkirjoina, Word-asiakirjoina sekä PDF- ja XML-tiedostoina.

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Talousraportit-sivulla tulostettava raportti ja valitse sitten Tulosta-toiminto.
3. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
4. Valitse Tulostin-kentässä laite, johon raportti lähetetään.
   1. (Selaimen käsittelemä) -vaihtoehto ilmaisee, että raportille ei ole määritetty tulostinta. Tässä tapauksessa selain käsittelee tulosteen ja näyttää vakiotulostusvaiheet. Voit valita laitteeseesi yhdistetyn paikallisen tulostimen. (Käsitellään selaimessa) ei ole käytössä Business Central -mobiilisovelluksessa ja Teamsin sovelluksessa.
5. Valitse Tulosta-toiminto.

Talousraportin ajoittaminen tai tallentaminen PDF-, Word- tai Excel-tiedostona

Voit tallentaa taloudellisen raportin tiedostomuodoissa, kuten PDF, XML, Word tai Excel. Business Central voi myös luoda toistuvia talousraportteja.

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa Talousraportit-sivu, valitse Tulosta-toiminto.
3. Määritä raportti sen mukaisesti ja valitse sitten Lähetä-toiminto.
4. Valitse tiedostomuoto tai Ajoita-toiminto ja valitse OK.
5. Voit luoda ajoitetun tai toistuvan talousraportin täyttämällä kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
   
   Toistuvissa talousraporteissa luodaan talousraportti määrittämällä Varhaisin aloituspäivämäärä/aika ja Vanhentumispäivä/aika -kenttiin ensimmäinen ja viimeinen päivämäärä. Valitse myös sen päivän päivämäärä, jolloin raportti luodaan, määrittämällä Seuraava suorituspvm-kaava -kenttä Käytä pvm-kaavoja -osassa selostettujen muotojen jälkeen.

Taloudellisten raporttimääritysten käytön parhaat käytännöt

Talousraportin määrityksiä ei versioita. Kun muutat raporttimääritystä, vanha versio korvataan, kun muutos tallentuu tietokantaan. Seuraavassa luettelossa on joitakin parhaita käytäntöjä talousraporttimääritysten parissa työskentelemiseen:

• Jos lisäät raporttimääritelmiä, valitse hyvä koodi ja täytä kuvaus-kenttään merkityksellinen teksti samalla kun tiedät, mihin raporttia käytetään. Näiden tietojen avulla työkaverisi (ja tuleva itsesi) voivat työskennellä raportin parissa ja ehkä muuttaa raporttimäärittelyä.
• Ennen kuin muutat raporttimääritystä, harkitse kopion ottamista varmuuskopioksi siltä varalta, että muutos ei toimi odotetulla tavalla. Voit joko kopioida määrityksen (antaa sille hyvän nimen) tai viedä sen. Lisätietoja on kohdassa Talousraporttimääritysten tuominen tai vieminen.
• Jos tarvitset uuden kopion määrityksestä, jonka Business Central tarjoaa, helppo tapa saada sellainen, on luoda uusi yritys, joka sisältää vain asetustietoja. Vie sitten määritys ja tuo se yritykseen, jossa määrityksen päivitystä tarvitaan.

Tuo tai vie talousraporttien määrityksiä

Voit tuoda ja viedä taloudellisia raporttimäärityksiä RapidStart-konfigurointipaketteina. Esimerkiksi määrityspaketit ovat hyödyllisiä silloin, kun jaat tietoja muiden yritysten kanssa. Paketti luodaan .rapidstart-tiedostossa, joka pakkaa paketin sisällön.

Huomautus

Talousraporttimääritystä tuotaessa aiemmin luodut tietueet, joilla sama nimi kuin tuotavilla tietueilla, korvataan uusilla määrityksillä. Raporttimäärityksen määrityspaketti ei korvaa mitään aiemmin luotua raporttimäärityksessä käytettävää rivi- tai sarakemääritystä.

Talousraporttimääritykset tuodaan tai viedään seuraavasti:

1. Valitse -kuvake, syötä Talousraportit ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse talousraportti ja valitse sitten Tuo talousraportti- tai Vie talousraportti -toiminto sen mukaan, mitä haluat tehdä.

Lisätietoja talousraportin rivi- tai sarakemääritysten tuomisesta tai viemisestä on seuraavissa artikkeleissa:

• Talousraporttien rivimääritysten tuominen tai vieminen tai
• Talousraportoinnin sarakemääritysten tuominen tai vieminen

Talousraporttien tarkastelu- ja muokkausoikeudet

Seuraavassa taulukossa on luettelo käyttöoikeusjoukoista, jotka määrittävät, voitko tarkastella talousraportteja tai muokata talousraporttien määrityksiä.

Käyttöoikeus	Käyttöoikeusjoukko
Raporttien tarkasteleminen.	KP-raporttimallit - Näytä
Muokkaa talousraporttien määrityksiä, kuten rivi- ja sarakemäärityksiä.	Raporttimallit - Muokkaus

Katso myös

Rivimääritykset taloushallinnon raportoinnissa
Sarakemääritykset taloushallinnon raportoinnissa
Raporttien suorittaminen ja tulostaminen
Taloushallinnon liiketoimintatiedot
Taloushallinto
Rahoituksen määrittäminen
Pääkirjanpito ja tilikartta
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen