Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen

Muistutusten avulla voidaan tiedottaa asiakkaille erääntyneistä summista ja pyytää maksua. Ostoreskontran hallintaa varten on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Muistutusehtojen avulla voidaan hallita muistutusprosessin toimintaa. Kullakin muistutusehdolla on määritettävä muistutustasojoukko. Muistutustasot sisältävät sääntöjä siitä, milloin muistutus lähetetään, mitä kuluja veloitetaan ja lasketaanko korkoa. Muistutustasot sisältävät myös ylityskausiasetuksen, joka varmistaa, ettei muistutusta lähetetä asiakkaan jo maksamasta laskusta.

Vinkki

Kun muistutusehdot ja -tasot on määritetty, ne voidaan sisällyttää muistutusten automaattisiin luonti-, julkaisu- ja lähetysprosesseihin. Lisätietoja automaattisista prosesseista on kohdassa Perinnän muistutusten automatisointi.

Muistutusehdot

Jos asiakkailla on erääntyneitä maksuja, sinun täytyy päättää, milloin ja miten lähetetään muistutus. Lisäksi saattaa olla tarpeen veloittaa heidän tileiltään korkoja tai maksuja. Muistutusehtoja voi määrittää kuinka monta tahansa.

Huomautus

Jos haluat laskea erääntyneiden maksujen koron, voit tehdä sen muistutusten luomisen yhteydessä. Jos halutaan kuitenkin laskea vain korko ja ilmoittaa se asiakkaille lähettämättä muistutuksia, käytä viivästyskululaskua. Lisätietoja on kohdissa Muistutukset tai Viivästyskulut.

Viestinnän liitteiden ja sähköpostin perustekstien määrittäminen

Muistutusehtojen asetukset -sivulla voidaan määrittää liitetekstit ja vakiosähköpostiviestit, joita käytetään kaikilla muistutustasoilla. Vaihtoehtoisesti viestit voidaan luoda tasokohtaisesti. Esimerkiksi ensimmäisellä muistutustasolla lähetettävän viestin sävy tai sisältö voi olla erilainen kuin toisella tai kolmannella tasolla. Kaikkien tasojen liite- ja sähköpostiviestitekstit luodaan valitsemalla Asiakasviestit sivun yläosassa. Tiettyjen rivien viestit luodaan valitsemalla Muistutustaso-pikavälilehdessä rivi ja valitsemalla sitten Asiakasviesti-toiminto pikavälilehdessä.

Liitteen ja sähköpostiviestin teksteissä käytetään oletusarvoisesti käyttäjän kieliasetusta. Jos muistutus lähetetään muiden maiden asiakkaille, viestintään halutaan ehkä käyttää eri kieltä. Jokaisella Business Centralin tukemalla kielellä voidaan luoda tekstejä Lisää tekstiä kielelle -toiminnolla. Siinä tapauksessa on varmistettava, että liiteteksteissä ja sähköpostiviestin teksteissä käytetään samaa kieltä. Jos ne eivät samat ja muistutusehdoissa on useita tasoja, automaatio ei ehkä pysty mukauttamaan viestiä yhdellä tai usealla tasolla. Kielien vastaavuus voidaan varmistaa Viestien yleiskuvaus -toiminnossa vertaamalla viestien tekstejä.

Kun sähköpostiviesti lähetetään, muistutus liitetään raporttina sähköpostiviestiin. Muistutuksen luova raportti määritetään Raporttivalintojen muistutus-/viivästyskulu -sivulla. Tällä sivulla voidaan valita myös raportti, joka sisältää sähköpostin perustekstin Sähköpostin perustekstin asettelun nimi -kentässä. Kun asiakkaille lähetetään sähköpostiviestejä, Sähköpostiviestin teksti -pikavälilehdessä olevat tekstit lisätään Sähköpostin perustekstin asettelun nimi -kentässä valittuun raporttiin. Vakioraportissa on tekstikenttä tätä tekstiä varten. Tätä raporttia voidaan tarvittaessa muokata esimerkiksi lisäämällä tai poistamalla sisältöä. Näiden raporttien asettelua muokataan Raporttiasettelut-sivulla. Lisätietoja raporttiasetteluista on kohdassa Raporttiasettelujen luonnin aloittaminen.

Huomautus

Sähköpostiviestintä suoraan Business Centralista edellyttää, että kyseinen määritys on tehty. Lisätietoja sähköpostitilien yhdistämisestä Business Centraliin on kohdassa Sähköpostin määrittäminen.

Muistutusehtojen määrittäminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutusehdot ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
3. Voit käyttää useita muistutusehtoyhdistelmä, kun määrität kullekin koodin.

Muistutustasot

Kullekin muistutusehdolle voidaan määrittää rajoittamaton määrä muistutustasoja, joskin useimmat yritykset käyttävät kahta tai kolmea tasoa. Kun asiakkaalle luodaan ensimmäinen muistutus, ohjelma käyttää tason 1 asetuksia. Kun muistutus lähetetään, tason numero rekisteröidään muistutustapahtumiin, jotka luodaan ja linkitetään yksittäisiin asiakastapahtumiin. Jos asiakkaalle on tarpeen lähettää uusi muistutus, kaikki avoimiin asiakastapahtumiin linkitetyt muistutustapahtumat tarkistetaan suurimman tason numeron selvittämistä varten. Tämän jälkeen käytetään uutta muistutusta varten seuraavan tason numeron ehtoja.

Jos luot enemmän muistutuksia kuin mille olet määrittänyt tasoja, ohjelma käyttää ylimmän tason ehtoja. Luotavien muistutusten enimmäismäärä määräytyy muistutusehtojen Muistutusten enimmäislukumäärä -kentän mukaan.

Muistutustasojen määrittäminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutusehdot ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse Muistutusehdot-sivulla rivi, jonka ehdoille haluat määrittää tasoja, ja valitse sitten Tasot-toiminto.

3. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.

   Vinkki

   Laske korko -kentän asetus määrittää, näkyykö muistutuksessa korko, kun muistutus lähetetään. Muistutusehdot-sivun Kirjaa korko -kenttä määrittää, kirjataanko laskettu korko KP- ja asiakastileille.

   Voit määrittää, että korko lasketaan, valitsemalla Laske korko -kentän.

   Jokaiselle muistutustasolle voidaan haluttaessa määrittää lisämaksuja sekä paikallisena että ulkomaan valuuttana. Kullekin Muistutustasot-sivun koodille voi määrittää useita ulkomaan valuutoissa olevia lisämaksuja.

   Lisämaksut voidaan laskea kolmella eri tavalla, jotka on määritelty Lisämaksun laskentatyyppi -kentän arvon mukaan.

   • Kiinteä

     Maksut lasketaan itse muistutustasolle rivin Lisämaksu-kenttien arvojen perusteella.

   • Yksittäinen dynaaminen

     Maksut lasketaan kyseiselle muistutustasolle asianmukaisen rivin Lisämaksun asetukset-kenttien arvojen perusteella.

   • Kumulatiivinen dynaaminen

     Maksut lasketaan kyseiselle muistutustasolle yhdistettyjen rivien Lisämaksun asetukset -kenttien arvojen perusteella.

4. Valitse Valuutat-toiminto.

5. Määritä Muistutustason valuutat -sivulla jokaiselle muistutustason koodille ja vastaavalle muistutustason numerolle valuutan koodi ja lisämaksu.

   Huomautus

   Kun luot muistutuksia ulkomaan valuuttana, tässä määritettäviä ulkomaan valuutan ehtoja käytetään muistutusten luontiin. Jos ulkomaan valuuttojen ehtoja ei ole määritetty, käytetään Muistutustasot-sivulla määritettyjä PVA:n muistutusehtoja ja ne muunnetaan soveltuvaan valuuttaan.

   Voit määrittää kutakin muistutustasoa varten tekstin, joka tulostetaan ennen muistutuksen merkintöjä (Aloitusteksti) tai niiden jälkeen (Lopetusteksti).

6. Valitse tilanteen mukaan joko Aloitusteksti- tai Lopetusteksti-toiminto ja täytä Muistutusteksti-sivun tiedot.

7. Liittyviä arvoja voidaan lisätä automaattisesti muistutustekstiin käyttämällä seuraavia paikkamerkkejä Teksti-kentässä.

   Paikkamerkki	Arvo
   %1	Muistutuksen otsikon Asiakirjan pvm -kentän sisältö
   %2	Muistutuksen otsikon Eräpäivä -kentän sisältö
   %3	Viivästyskuluehtojen Korko-kentän sisältö
   %4	Muistutuksen otsikon Jäljellä oleva summa -kentän sisältö
   %5	Muistutuksen otsikon Korkosumma-kentän sisältö
   %6	Muistutuksen otsikon Lisämaksu-kentän sisältö
   %7	Muistutuksen kokonaissumma
   %8	Muistutuksen otsikon Muistutustaso-kentän sisältö
   %9	Muistutuksen otsikon Valuutan koodi -kentän sisältö
   %10	Muistutuksen otsikon Kirjauspvm -kentän sisältö
   %11	Yrityksen nimi
   %12	Muistutuksen otsikon Lisämaksu riviä kohti -kentän sisältö

   Jos kenttään kirjoitetaan esimerkiksi Velkasi on %9 %7, ja se erääntyy %2., muistutustekstiksi tulee Velkasi on 1200,50 USD, ja se erääntyy 2.2.2024..

   Huomautus

   Business Central laskee eräpäivän annetun päivämääräkaavan mukaan. Lisätietoja on kohdassa Päivämäärän kaavojen käyttäminen.

8. Sähköpostiviestin kieli määritetään valitsemalla Lisää tekstiä kielelle -toiminto. Kielikoodi-kenttä päivittyy näyttämään valinnan. Kirjoita Sähköpostiviestin teksti -pikavälilehdessä viestin sisältö valitulla kielellä.

Kun muistutusehdot on määritetty, ne voidaan määrittää asiakkaille Asiakaskortti-sivulla. Lisätietoja on kohdassa Uusien asiakkaiden rekisteröinti.

Katso myös

Avointen saldojen perintä
Avoimia saldoja koskevien muistutusten lähettäminen
Viivästyskuluehtojen määrittäminen
Rahoituksen määrittäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen