Avointen saldojen perintä

Tässä artikkelissa käsitellään ominaisuuksia, joiden avulla voidaan periä avoimia saldoja asiakkailta.

Kun asiakasmaksuja rekisteröidään ja täsmäytetään, perintäprosessi sisältää usein ainakin yhden seuraavista vaiheista avoimien saldojen perinnässä. Sen perusteella, miten perintä hoidetaan yrityksessä, Business Central voi auttaa seuraavasti:

• Asiakkaille voidaan lähettää tiliote, jossa on tietoja saldoista, avoimista saldoista ja liittyvistä tapahtumista. Kyseessä voi olla esimerkiksi joko avoimet tapahtumat tai kaikki tapahtumat, jotka kirjattu edellisen vuoden, vuosineljänneksen tai kuukauden taikka jonkin muun jakson aikana. Jos asiakkailla on erääntyneitä maksuja, voit aloittaa lähettämällä heille asiakkaan tiliotteen raportin muistutuksena. Lisätietoja on kohdassa Tiliotteet.
• Avoimista saldoista ilmoittavien muistutusten (joita kutsutaan myös perintäkirjeiksi tai maksupyynnöiksi) lähettäminen asiakkaille. Muistutus voi sisältää sekä erääntyneet että avoimet tapahtumat, joten asiakas saa tietää myös tulevista eräpäivistä. Niiden avulla voit myös laskea viivästyskuluja, kuten korkoja tai lisämaksuja, ja sisällyttää ne muistutukseen. Muistutusten luonti-, julkaisu- ja lähetysprosessit voidaan automatisoida. Lisätietoja on kohdassa Muistutukset.
• Erääntyneiden summien korkojen periminen lähettämällä viivästyskululasku. Käytä viivästyskululaskuja, jos haluat veloittaa asiakkailta korkoja tai maksuja muistuttamatta erääntyneistä summista. Lisätietoja on kohdassa Viivästyskulut.
• Asiakkaiden kanssa voidaan keskustella avoimista saldoista tai mahdollisia väärinkäsityksiä ja kiistoja voidaan hallita ottamalla asiakkaisiin yhteyttä puhelimitse tai sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti asiakkaita voidaan muistuttaa tilien saldoista myös suoremmin. Lisätietoja on kohdassa Manuaalisten perintätoimien sujuvoittaminen Outlookin Copilot for Financen avulla.

Manuaalisten perintätoimien sujuvoittaminen Outlookin Copilot for Financen avulla

Huomautus

Copilot for Finance on tällä hetkellä saatavana esiversion Yhdysvalloissa. Sen on tarkoitus tulla yleisesti saataville vuoden 2024 jälkimmäisellä puoliskolla, jolloin myös hinnoittelutietojen oletetaan julkaistavan.

Jos asiakkaille ilmoitetaan avoimista saldoista sähköpostitse, asiakkaaseen ja laskuun liittyvät tiedot on todennäköisesti haettava Business Centralista. Copilot for Financen ansiosta tämä tehtävä helpottuu, sillä se varmistaa, että olennaiset asiakastiedot ovat käytettävissä Outlookissa. Jos kyse on esimerkiksi vastaanotetusta sähköpostiviestistä, Copilot for Finance voi etsiä asiakkaan linkitetyn yhteyshenkilön kautta sekä näyttää erääntyneet saldotiedot ja avoimet laskut, jotka on helppo liittää vastaukseen. Outlookin Copilot for Financen avulla voidaan myös

• käyttää ja päivittää laskujen riitauksen tilaa- ja luvatun maksun päivämäärää
• päivittää yhteystiedot
• tehdä sähköpostivastauksen luonnos Copilotin avulla
• liittää tiliote ja laskut suoraan Outlookista.

Lisätietoja on kohdissa Copilot for Finance ja Copilot for Financen (esiversio) käyttöönotto-opas.

Tiliotteet

Asiakaskortissa voit luoda ilmoituksen asiakkaan kanssa tapahtuville tapahtumille. Sitten voidaan luoda PDF-tiedosto, joka lähetetään asiakkaalle. Vaihtoehtoisesti asiakastiliotteen avulla voit lähettää asiakkaille yleiskatsauksen liiketoiminnasta kanssasi.

Vinkki

Tarvittaessa tiliote voidaan lähettää Exceliin muutoksia varten.

Asiakkaan tilioteraportin lähettäminen

1. Valitse -kuvake, kirjoita Asiakkaan tiliote ja valitse liittyvä linkki.
2. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
3. Valitse Tulostusvaihtoehdot-kohdassa, miten raportti lähetetään asiakkaalle.

Huomautus

Jos käytössä on useita valuuttoja, asiakkaan tiliotteen raportti tulostetaan aina asiakkaan valuuttana. Tiliotteen päivämääränä ja erääntymispäivämääränä, jos erääntyminen otetaan huomioon, käytetään tiliotteen kauden viimeistä päivämäärää.

Muistutukset

Muistutusten avulla voit muistuttaa asiakkaita erääntyneistä summista. Niiden avulla voit myös laskea viivästyskuluja, kuten korkoja tai lisämaksuja, ja sisällyttää ne muistutukseen.

Vinkki

Vaikka tässä artikkelissa olevat tiedot ovat oikeita, siinä kuvaillaan lähinnä manuaalista prosessia. Business Centralissa on työkaluja, joilla voidaan automatisoida muistutusten luonti-, julkaisu- ja lähetysprosessit. Näiden vaiheiden automatisointi voi säästää merkittävästi perintään käytettyä aikaa. Lisätietoja on kohdassa Perinnän muistutusten automatisointi.

Ennen kuin voit luoda muistutuksia, sinun on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Lisätietoja on ohjeaiheessa Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen. Ostoreskontran hallintaa varten on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Muistutusehtojen avulla voidaan hallita muistutusprosessin toimintaa. Kullakin muistutusehdolla on määritettävä muistutustasojoukko. Muistutustasot sisältävät sääntöjä siitä, milloin muistutus lähetetään, mitä kuluja veloitetaan ja lasketaanko korkoa. Muistutustasot sisältävät myös ylityskausiasetuksen, joka varmistaa, ettei muistutusta lähetetä asiakkaan jo maksamasta laskusta. Viivästyskuluehdot-sivu määrittää, lasketaanko muistutukseen korot.

Voit ajaa Luo muistutukset -eräajon säännöllisin väliajoin ja luoda näin muistutukset kaikille asiakkaille, joilla on erääntyneitä saldoja, tai voit luoda muistutuksen tietylle asiakkaalle manuaalisesti ja antaa ohjelman laskea ja täyttää sen rivit automaattisesti.

Muistutusten luomisen jälkeen voit muokata niitä. Kunkin muistutuksen alussa ja lopussa näkyvä teksti määräytyy muistutustason ehtojen mukaan, ja sen voi nähdä Kuvaus-sarakkeessa. Jos laskettu summa on lisätty automaattisesti tekstin alkuun tai loppuun, tekstiä ei muuteta, jos poistat rivit. Tällöin tekstin muuttaminen edellyttää Päivitä muistutuksen teksti -toiminnon käyttämistä.

Asiakastapahtuma, jolla on Estossa-kenttä valittuna, ei aiheuta muistutuksen luomista. Jos muistutus kuitenkin luodaan toisen tapahtuman perusteella, pidossa olevaksi merkitty erääntynyt tapahtuma sisällytetään muistutukseen. Näiden tapahtumien riveille ei lasketa korkoa.

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset – yleensä sähköpostina.

Muistutusten luominen automaattisesti

Muistutus on vastaava kuin lasku. Kun luot muistutuksen, muistutuksen otsikko ja vähintään yksi muistutusrivi on oltava lisättynä. Voit luoda toiminnolla muistutuksia kaikille asiakkaille automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Muistutus-sivulla Luo muistutuksia -toiminto.
3. Täytä Luo muistutukset -sivulla kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.
4. Valitse OK-painike.

Muistutusten luominen manuaalisesti

Voit täyttää Muistutus-sivulla Yleiset-pikavälilehden tiedot manuaalisesti, jonka jälkeen rivit täytetään automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutukset ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Täytä Yleiset-pikavälilehdessä tarvittavat kentät.

4. Valitse Ehdota muistutusrivejä -toiminto.

5. Täytä Ehdota muistutusrivejä -eräajossa kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.

6. Valitse Sisällytä pidossa olevat tapahtumat -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän erääntyneet, pidossa olevat avoimet tapahtumat.

7. Valitse Vain tapahtumat, joissa erääntyneitä määriä -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän vain erääntyneet avoimet tapahtumat. Vain laskut ja maksut näytetään, koska nämä ovat tapahtumia, joista asiakkaiden maksut voivat olla myöhässä.

   Tärkeää

   Pidossa olevat avoimet tapahtumat lisätään riippumatta Vain tapahtumat, joissa on erääntyneitä summia -asetuksen tilasta.

8. Valitse OK-painike.

Muistutustekstien vaihtaminen

On monta tapaa määrittää teksti, joka näkyy tulostetussa muistutuksessa. Joskus voit haluta korvata nykyiselle luokalle määritetyt alku- ja lopputekstit eri luokkien teksteillä.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa sopiva muistutus ja valitse sitten Päivitä muistutusteksti -toiminto.
3. Anna Päivitä muistutusteksti -sivun Muistutustaso-kentässä tarvittava taso.
4. Päivitä aloitus- ja lopputekstit valitsemalla OK.

Muistutuksen lähettäminen

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset.

Kun lähetät muistutuksen, tiedot siirretään erilliseen lähetettyjen muistutusten sivulle. Samalla muistutuksen tapahtumat kirjataan. Jos muistutukseen on laskettu korkoja tai lisämaksuja, tapahtumat kirjataan asiakastapahtumiin ja pääkirjanpitoon.

Kun muistutus lähetetään, tapahtumat kirjataan Muistutusehdot-sivun määritysten mukaan. Tämän määrityksen mukaisesti korko ja/tai lisämaksut joko kirjataan asiakkaan tilille ja pääkirjanpitoon tai ei. Asiakkaan kirjausryhmät -sivun asetukset määrittävät, mille tileille kirjataan.

Viivästyskululaskun jokaiselle asiakastapahtumalle luodaan tapahtuma Muistutus-/viivästyskulutapah.-sivulle.

Jos Kirjaa korko- tai Kirjaa lisämaksu -valintaruudut on valittu Muistutusehdot-sivulla, myös seuraavat tapahtumat luodaan:

• Yksi tapahtuma Asiakastapahtumamerkinnät-sivulla
• Yksi myyntisaamistapahtuma liittyvällä KP-tilillä
• Yksi korkotapahtuma ja/tai yksi lisämaksutapahtuma liittyvällä KP-tilillä

Lisäksi muistutuksen lähettämisestä voi seurata ALV-tapahtumia.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutukset ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse ensin soveltuva muistutus ja sitten Lähetä-toiminto.
3. Täytä Lähetä muistutukset -sivulla tarvittavat kentät.
4. Valitse OK-painike.

Muistutus on joko tulostettu lähettäväksi määritettyyn sähköpostiin PDF-liitteenä.

Lähetetyn muistutuksen peruuttaminen

Jos muistutukset lähetettiin vahingossa, voit peruuttaa ne, ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Voit tehdä sen joko yksi kerrallaan tai eränä.

1. Valitse Lähetetyt muistutukset -sivulla vähintään yhden peruutettavan lähetetyn muistutuksen rivi ja valitse sitten Peruuta-toiminto.
2. Täytä Peruuta lähetetyt muistutukset -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.

Viivästyskulut

Jos asiakas ei suorita maksua eräpäivään mennessä, viivästyskulut voidaan laskea automaattisesti ja ne lisätään asiakkaan tilin erääntyneisiin summiin. Voi antaa asiakkaille tiedon lisätyistä kuluista lähettämällä viivästyskululaskuja.

Huomautus

Käyttämällä viivästyskululaskuja voit laskea korot ja viivästyskulut sekä antaa niistä tiedon asiakkaille muistuttamatta erääntyneistä maksuista. Vaihtoehtoisesti voit laskea erääntyneiden maksujen koron muistutusten luomisen yhteydessä.

Ennen viivästyskululaskujen luomista sinun täytyy määrittää ehdot. Lisätietoja on ohjeaiheessa Viivästyskuluehtojen määrittäminen.

Voit luoda yksittäiselle asiakkaalle viivästyskululaskun manuaalisesti ja täyttää rivit automaattisesti. Vaihtoehtoisesti Luo viivästyskululasku -toiminnon avulla voidaan luoda viivästyskululaskut kaikille asiakkaille tai valituille asiakkaille, joilla on erääntyneitä saldoja.

Viivästyskululaskujen luomisen jälkeen voit muokata niitä. Kunkin viivästyskululaskun alussa ja lopussa näkyvä teksti määräytyy viivästyskuluehtojen mukaan, ja tekstin voi nähdä rivien Kuvaus-sarakkeessa. Jos laskettu summa lisätään automaattisesti tekstin alkuun tai loppuun, tekstiä ei muuteta, jos rivi poistetaan. Tällöin tekstin muuttaminen edellyttää Päivitä lisäkulun teksti -toiminnon käyttämistä.

Kun olet luonut viivästyskululaskut ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää viivästyskululaskut – yleensä sähköpostina.

Viivästyskululaskujen luominen manuaalisesti

Viivästyskululasku on samanlainen kuin tavallinen lasku. Voit täyttää otsikon manuaalisesti ja antaa ohjelman täyttää rivit, tai voit antaa ohjelman luoda viivästyskululaskut kaikille asiakkaille automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, kirjota Viivästyskululaskut ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto ja täytä tarvittavat kentät.

3. Valitse Ehdota lisäkululaskurivejä -toiminto.

4. Määritä suodatin Ehdota lisäkululaskurivejä -sivun Asiakastapahtuma-pikavälilehdessä, jos haluat luoda viivästyskululaskuja vain tietyille tapahtumille.

   Huomautus

   Vaikka ne ovat luettelossa, maksun ja hyvityslaskun valitseminen Asiakirjatyyppi-suodattimiksi ei vaikuta siihen, koska Ehdota viivästyskululaskun rivejä -toiminto käsittelee vain positiivisia määriä.

5. Aloita eräajo valitsemalla OK.

Viivästyskululaskutekstien päivitys

Joskus viivästyskuluehtojen alku- ja lopputekstejä halutaan ehkä muuttaa. Jos teet tämän silloin, kun olet luonut viivästyskululaskut – mutta et vielä lähettänyt niitä, voit antaa ohjelman päivittää muutetut tekstit laskuihin.

1. Valitse -kuvake, kirjota Viivästyskululaskut ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa viivästyskululasku, jonka tekstiä haluat muuttaa, ja valitse sitten Päivitä lisäkulun teksti -toiminto.
3. Voit määrittää Päivitä lisäkulun teksti -sivulla suodattimen, jos haluat päivittää useita laskuja.
4. Päivitä aloitus- ja lopputekstit valitsemalla OK.

Viivästyskululaskujen lähettäminen

Kun viivästyskululaskut on luotu ja tarvittavat muutokset on tehty, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää viivästyskululaskut.

Kun muistutus lähetetään, tapahtumat kirjataan Viivästyskuluehdot-sivun määritysten mukaan. Tämän määritys määrittää, kirjataanko korko ja/tai lisämaksut asiakkaan tilille ja pääkirjanpitoon. Asiakkaan kirjausryhmät -sivun asetukset määrittävät tilit, joille korko tai maksut kirjataan.

Viivästyskululaskun jokaiselle asiakastapahtumalle luodaan tapahtuma Muistutus-/viivästyskulutapah.-sivulle.

Jos Kirjaa korko- tai Kirjaa lisämaksu -valintaruudut on valittu Viivästyskuluehdot-sivulla, myös seuraavat tapahtumat luodaan:

• Yksi tapahtuma Asiakastapahtumat-sivulla
• Yksi myyntisaamistapahtuma liittyvällä KP-tilillä
• Yksi korkotapahtuma ja/tai yksi lisämaksutapahtuma liittyvällä KP-tilillä

Lisäksi viivästyskululaskun lähettämisen seurauksena voi olla ALV-tapahtumia.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Viivästyskululaskut ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse ensin soveltuva lasku ja sitten Lähetä-toiminto.
3. Täytä Lähetä viivästyskululaskut -sivulla tarvittavat kentät.
4. Valitse OK-painike.

Viivästyskululasku on joko tulostettu tai lähetetty määritettyyn sähköpostiin PDF-liitteenä.

Lähetetyn viivästyskululaskun peruuttaminen

Jos viivästyskululaskut lähetettiin vahingossa, ne voidaan peruuttaa, ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Se voidaan tehdä joko yksi kerrallaan tai eränä.

1. Valitse Lähetetyt viivästyskululaskut -sivulla vähintään yhden peruutettavan viivästyskululaskun rivi ja valitse sitten Peruuta-toiminto.
2. Täytä Peruuta lähetetyt viivästyskululaskut -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.

Muistutus-/Viivästyskulutapahtumien katsominen

Kun lähetät muistutuksen, muistutustapahtuma luodaan Muistutus-/viivästyskulutap.-sivulle kullekin asiakastapahtuman sisältävälle muistutusriville. Voit sitten hakea tietyn asiakkaan muistutustapahtumien yleiskuvauksen.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Asiakkaat ja valitse liittyvä linkki.
2. Avaa kyseessä olevan asiakkaan kortti ja valitse Tapahtumakirjaukset-toiminto.
3. Valitse Asiakastapahtumat-sivulla tapahtumarivi, jonka muistutukset haluat nähdä, ja valitse sitten Muistutus-/viivästyskulutapah.-toiminto.

Useita korkoprosentteja

Voit määrittää jokaiselle viivästyskuluehdolle useita korkoprosentteja. Näin voit laskea viivästyskulut useilla eri korkoprosenteilla tietylle jaksolle. Tästä on hyötyä, jos laskutat myöhästyneistä maksuista eri koron. Koron laskeminen on samanlaista kaikille viivästyskuluille. Ainoa ero on tietyn jakson korkoprosentti. Jos useita korkoprosentteja ei ole määritetty, korkoprosentti ja kausi määritetään Viivästyskuluehdot- ja Muistutusehdot-sivuilla laskennan koko kaudelle. Lisätietoja on kohdassa Useiden korkoprosenttien määrittäminen.

Katso myös

Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen
Viivästyskuluehtojen määrittäminen
Myyntisaamisten hallinta
Myynti
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen