Aloita raporttiasettelujen luominen

Business Centraliin kuuluu monia valmiita asetteluita, joita voit käyttää raporteissa. Muita asetteluita on saatettu lisätä osana muita laajennuksia. Lisäksi voit luoda omia raporttiasetteluita joko alusta alkaen ja olemassa olevan asettelun perusteella.

Muistio

Voit myös käyttää raporttiasetteluja lisätäksesi sisältöä sähköpostiviesteihin. Raporttiasettelut voivat säästää aikaa ja auttaa yhdenmukaisuuden varmistamisessa siten, että samaa sisältöä käytetään uudelleen, kun viestit asiakkaidesi kanssa. Vain Word-tyyppisiä mukautettuja raporttiasetteluja voi käyttää sähköpostin kanssa. Et voi käyttää RDLC-asetteluita sähköpostin kanssa. Lisätietoja on kohdassa Uudelleenkäytettävien sähköpostitekstien ja -asettelujen määrittäminen.

Raporttiasettelujen yleiskatsaus

Voi olla hyödyllistä ajatella raportin asettelua tiedostona, joka tuodaan ja liitetään raporttiin. Hallitset kaikkia Business Centralin asetteluja periaatteessa samalla tavalla asettelutyypistä riippumatta. Yleensä käytetään Raporttiasettelut-sivua. Asettelut eroavat toisistaan lähinnä sen suhteen, miten ne suunnitellaan. Jokainen asettelu suunnitellaan käyttämällä ohjelmistoa, johon asettelu on rakennettu, kuten Word, Excel tai SQL Server Report Builder.

Raportin asettelun määrittäminen sisältää kolme tai neljä perustehtävää.

1. Valitse asettelutyyppi.
2. Vie aiemmin luodun asettelun kopio, jota voit käyttää lähtökohtana.
3. Tee muutokset asettelutiedostoon sopivassa sovelluksessa.
4. Lisää uusi asettelutiedosto raporttiin.

Tärkeää

Vain käyttäjän määrittämiä asetteluja voidaan muokata tai korvata. Et voi muokata tai korvata laajennuksen asetteluita, jotka ovat peräisin laajennuksesta. Raportin asettelut -sivulla voit selvittää, onko asettelu käyttäjän määrittämä asettelu vai laajennusasettelu, katsomalla Laajennus-saraketta. Laajennusasettelussa Laajennus-sarake näyttää tiedot lähdelaajennuksesta. Käyttäjän määrittämissä asetteluissa Laajennus-sarake on tyhjä.

Lisätietoja laajennusasettelujen ja käyttäjän määrittämien asettelujen välisistä eroista on kohdassa Asettelun lähteet.

Aloittaminen

Tilanteesta riippuen todelliset tehtävät vaihtelevat. Seuraavan taulukon avulla pääset alkuun.

Mitä haluat tehdä?	Lisätietoja
Selvitä, mikä on paras asettelutyyppi käytettäväksi omassa tilanteessani.	Haluamasi asettelun tyypin valitseminen
Luo raportille uusi asettelu joko tyhjästä tai olemassa olevan asettelun kopion perusteella.	Uuden asettelun luominen
Tee muutoksia raportin käyttämään asetteluun.	Asettelun muokkaaminen
Korvaa raportin nykyinen asettelutiedosto asettelutiedoston uudella versiolla.	Korvaa asettelu
Muuta raportin käytössä oleva asettelu toiseen asetteluun.	Raportin käyttämän asettelun määrittäminen
Asettelun nimen ja kuvauksen muuttaminen.	Asettelun nimeäminen uudelleen

Haluamasi asettelun tyypin valitseminen

Ensimmäinen tehtävä, kun luot asettelua, on päättää, minkä asettelun tyypin haluat. Voit valita Word- , Excel- ja RDLC-asettelutyypeistä. Valintasi määräytyy sen mukaan, miltä haluat luodun raportin näyttävän. Lisäksi se riippuu osaamisestasi asettelun luomiseen käytetystä ohjelmistosta, kuten Wordista, Excelistä ja SQL Server Report Builderista.

• Excel-asettelujen luominen ja muokkaaminen on yleensä helpointa, koska tietojen yhteenveto-, grafiikka- ja muotoiluominaisuudet ovat tavallisia Excelin ominaisuuksia.
• Kaikilla raporteilla ei ole tietojoukkoa, joka on optimoitu Excel-asettelun käyttämistä varten. Esimerkiksi koosteet ja monimutkaiset laskennat toimivat parhaiten RDLC- tai Word-asetteluilla. Sama pätee asiakirjoihin.
• Jos teet vain tyylimuutoksia, kuten muutoksia kirjasintyyppiin, kokoon ja väreihin, Word-asettelu on hyvä valinta.
• Tietokenttien lisäys- ja uudelleenjärjestelyominaisuudet ovat kehittyneempiä Word- ja RDLC-asetteluissa kuin Excel-asetteluissa.
• Word- ja RDLC-asettelujen käyttäminen on hyvä valinta raporteissa, jotka tulostetaan lopulta.
• Word- ja RDLC-asetteluiden yleiset rakenteet ovat samanlaisia. Kuitenkin jokaisessa tyypissä on tiettyjä piirteitä, jotka vaikuttavat siihen, miten luotu raportti näkyy Business Centralissa. Tämän vuoksi sama raportti voi näyttää erilaiselta sen mukaan, käytetäänkö Word- vai RDLC-asettelua.

Uuden asettelun luominen

Uuden asettelun luomiseen on erilaisia tapoja. Helpoin tapa on käyttää kopiota olemassa olevasta asettelusta. Näissä menetelmissä voit joko tallentaa aiemmin luodun asettelun suoraan kopiona tai viedä sen ja tuoda sen sitten uuteen asetteluun. Tätä kehittyneempi tapa on luoda asettelu alusta alkaen käyttämällä tyhjää asettelua.

Tallenna olemassa oleva kopiona

Kopioimalla olemassa olevan asettelun voit luoda nopeasti uuden asettelun, joka on identtinen sen kanssa. Voit tehdä sitten muutoksia viemällä uuden asettelun.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse asettelu, josta haluat kopion, uutta asettelua varten, ja valitse sitten Muokkaa tietoja -toiminto.

   Jos valitsit laajennuksen asettelun, ohjelma kysyy, haluatko muokata sen kopiota. Valitse Kyllä.

   Vinkki

   Voit löytää haluamasi asettelun käyttämällä hakukenttää, suodatinruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Anna uusi nimi Asettelun nimi -kentässä.

4. Määritä Tallenna muutokset kopioitavaksi -asetukseksi Käytössä.

5. Valitse OK.

   Uusi asettelu näkyy Raporttiasettelut-sivulla.

6. Tee muutokset, jotka haluat tehdä uuteen asetteluun.

Vie olemassa oleva kopiona ja tuo uutena

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse asettelu, josta haluat kopion, uutta asettelua varten, ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto.

   Asettelutiedosto ladataan laitteellesi.

   Vinkki

   Voit löytää haluamasi asettelun käyttämällä hakukenttää, suodatinruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Avaa asettelutiedosto haluamassasi sovelluksessa, kuten Wordissa (.docx-tiedosto) tai Excelissä (.xlsx-tiedosto).

   Lisätietoja:

   • Wordin asettelujen käyttäminen
   • Microsoft Excel -asetteluiden käyttäminen
   • RDLC-asettelujen käyttö

4. Tee tiedostoon tarvittavat muutokset ja tallenna se.

5. Valitse Raporttiasettelut-sivulla Uusi.

6. Täytä Lisää uusi asettelu raporttiin -valintaikkunassa seuraavat kentät.

   Kenttä	Kuvaus	Pakollinen
   Raportin tunnus	Syötä raportille määritetty tunnus.	Kyllä
   Asettelun nimi	Syötä asettelulle lyhyt kuvaava nimi, jotta tunnistat sen helposti.	Kyllä
   Kuvaus	Syötä asettelua koskevat tarkemmat tiedot.	Ei
   Muotoiluasetukset	Määritä tämä kenttä vastaamaan asettelun tyyppiä, (kuten Word, Excel tai RDLC).	Kyllä

7. Valitse OK.

8. Lataa raportin asettelutiedosto jollakin seuraavista tavoista:

   • Vedä tiedosto laitteen tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa-painike.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

Nähdäksesi, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Luo tyhjästä

Kun luot uuden asettelun tyhjästä asettelusta, sinun on suunniteltava se kokonaan. Asettelutiedostossa on kaikki tarvittavat raporttikentät, joita voi lisätä ja järjestää tarpeen mukaan.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse mikä tahansa asettelu, joka koskee raporttia, jota haluat käyttää uudessa asettelussa.

3. Valitse Uusi.

4. Täytä Lisää uusi asettelu raporttiin -valintaikkunassa seuraavat kentät.

   Kenttä	Kuvaus	Pakollinen
   Raportin tunnus	Syötä raportille määritetty tunnus.	Kyllä
   Asettelun nimi	Syötä asettelulle lyhyt kuvaava nimi, jotta tunnistat sen helposti.	Kyllä
   Kuvaus	Syötä asettelua koskevat tarkemmat tiedot.	Ei
   Muotoiluasetukset	Määritä tämä kenttä vastaamaan asettelun tyyppiä, (kuten Word, Excel tai RDLC).	Kyllä

5. Ota käyttöön Luo tyhjä asettelu raporttiobjektista -vaihtoehto.

6. Valitse OK.

   Uusi asettelu näkyy luettelossa. Asettelu on tyhjä, mutta kaikki raportin kentät ja kuvaukset ovat käytettävissä, ja niitä voi lisätä asetteluun.

7. Nyt voit aloittaa asettelun suunnittelun.

Asettelun muokkaaminen

Muokkaa aiemmin luotua käyttäjän määrittämää asettelua noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse muokattava asettelu ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto.

   Asettelutiedosto ladataan laitteellesi.

   Vinkki

   Voit löytää haluamasi asettelun käyttämällä hakukenttää, suodatinruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Avaa asettelutiedosto haluamassasi sovelluksessa, kuten Wordissa (.docx-tiedosto) tai Excelissä (.xlsx-tiedosto).

   Lisätietoja:

   • Wordin asettelujen käyttö
   • Microsoft Excel -asetteluiden käyttäminen
   • RDLC-asettelujen käyttö

4. Tee tiedostoon tarvittavat muutokset ja tallenna se.

5. Raportin asettelut -sivulla valitse aiemmin luotu asettelu ja valitse sitten Korvaa asettelu -toiminto.

6. Valitse OK ja sitten Valitse, jos haluat avata Resurssienhallinnan laitteessasi.

7. Etsi ja valitse Excel-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

8. Nähdäksesi, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Korvaa asettelu

Voit korvata aiemmin luodun käyttäjän määrittämän asettelutiedoston uudella tiedostolla noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse olemassa oleva asettelu ja valitse sitten Korvaa asettelu -toiminto.

3. Valitse OK ja sitten Valitse, jos haluat avata Resurssienhallinnan laitteessasi.

4. Etsi ja valitse Excel-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

5. Nähdäksesi, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Asettelun nimeäminen uudelleen

Noudata seuraavia ohjeita, jos haluat muuttaa käyttäjän määrittämän asettelun nimeä ja kuvausta.

1. Valitse -kuvake, syötä Raporttiasettelut ja valitse sitten liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse uudelleen nimettävä asettelu ja valitse sitten Muokkaa tietoja -toiminto.

   Vinkki

   Voit löytää haluamasi asettelun käyttämällä hakukenttää, suodatinruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Anna uusi nimi kohdassa Asettelun nimi.

4. Valitse OK.

Liittyvät tiedot

Raporttien ja asiakirjojen asettelujen yleiskatsaus
Wordin asettelujen käyttö
Microsoft Excel -asetteluiden käyttäminen
Raporttien suorittaminen ja tulostaminen Business Centralissa
Business Centralin käyttö

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen