Aloita raporttiasettelujen luominen

Business Centralin mukana tulee monia valmiita asetteluita, joita voit käyttää raporteissa. Muita asetteluita on saatettu lisätä osana muita laajennuksia. Voit myös luoda omia raportteja alusta alkaen ja olemassa olevan asettelun perusteella.

Tärkeää

Voit myös käyttää raporttiasetteluja lisätäksesi sisältöä sähköpostiviesteihin. Raporttiasettelut voivat esimerkiksi säästää aikaa ja auttaa yhdenmukaisuuden varmistamisessa siten, että samaa sisältöä käytetään uudelleen, kun viestit asiakkaidesi kanssa. Jotta voit käyttää mukautettuja raporttiasetteluja sähköpostissa, niiden tiedostotyyppinä on oltava Word. Et voi käyttää RDLC-tiedostotyyppiä. Lisätietoja on kohdassa Uudelleenkäytettävien sähköpostitekstien ja -asettelujen määrittäminen.

Yleiskatsaus

Kun käsittelet raportin asetteluja, voit ajatella asettelua tiedostona, joka on tuotu ja liitetty raporttiin. Asettelun tyypistä riippumatta asettelujen hallinta on periaatteessa samanlaista kuin Business Centralin asettelut. Yleensä käytetään Raporttiasettelut-sivua. Pääasiallinen ero on asettelun suunnittelussa, joka tehdään käyttämällä asettelusovellusta, jolle asettelu on luotu, kuten Wordia, Exceliä tai SQL Server Report Builderia.

Tätä käsitettä silmällä pitäen raportin asettelun määrittämiseen liittyy periaatteessa seuraavat kolme tai neljä tehtävää:

1. Määritä asettelun tyyppi.
2. Vie aiemmin luodun asettelun kopio käytettäväksi lähtökohtana.
3. Tee muutokset asettelutiedostoon sopivassa sovelluksessa.
4. Lisää uusi asettelutiedosto raporttiin.

Tärkeää

Et voi muokata tai korvata laajennuksen asettelua, joka on peräisin laajennuksesta. Vain käyttäjän määrittämiä asetteluja voidaan muokata tai korvata. Raporttiasettelut-sivulla voit määrittää, onko asettelu laajennusasettelu vai käyttäjän määrittämä asettelu, tarkastelemalla Laajennus-saraketta. Laajennuksen asettelussa näkyy tietoja sarakkeen lähdelaajennuksesta. Laajennus-sarake on tyhjä käyttäjän määrittämän asettelun osalta.

Lisätietoja laajennusasettelujen ja käyttäjän määrittämien asettelujen välisistä eroista on kohdassa Asettelun lähde.

Aloittaminen

Tilanteesta riippuen todelliset tehtävät vaihtelevat. Seuraavan taulukon avulla pääset alkuun.

Mitä haluat tehdä?	Lisätietoja
Selvitä, mikä on paras asettelutyyppi käytettäväksi omassa tilanteessani	Haluamasi asettelun tyypin valitseminen
Luo uusi asettelu raporttia varten, joka perustuu aiemmin luodun asettelun kopioon, tai luo uusi asettelu alusta alkaen	Uuden asettelun luominen
Muutosten tekeminen raportissa käytettyyn aiemmin luotuun asetteluun	Asettelun muokkaaminen
Asettelutiedostosta on uusi versio raporttia varten. Haluan korvata aiemmin luodun asettelutiedoston.	Korvaa asettelu
Raportin käytössä olevan asettelun vaihtaminen toiseen asetteluun	Raportin käyttämän asettelun määrittäminen
Asettelun nimen ja kuvauksen muuttaminen	Asettelun nimeäminen uudelleen

Haluamasi asettelun tyypin valitseminen

Ensimmäinen asia, kun luodaan asettelua, on päättää, minkä asettelun tyypin haluat. Voit valita joko Word, Excel tai RDLC. Asettelun tyyppi määräytyy sen mukaan, miltä haluat luodun raportin näyttävän. Lisäksi se riippuu siitä, miten hyvin tunnet sovellusohjelmiston asettelujen luomiseen, kuten Wordin, Excelin ja SQL Server Report Builderin.

• Excel-asettelujen luominen ja muokkaaminen on yleensä helpointa, koska tietojen yhteenveto-, grafiikka- ja muotoiluominaisuudet ovat tavallisia Excelin ominaisuuksia.

• Kaikilla raporteilla ja asiakirjoilla ei ole tietojoukkoa, joka on optimoitu Excel-asettelun käyttämistä varten. Esimerkiksi koosteet ja monimutkaiset laskennat toimivat parhaiten RDLC- tai Word-asetteluilla. Sama pätee asiakirjoihin.

• Jos olet tekemässä vain tyylin muutoksia, kuten fontin tyypin, koon ja värin muutoksia, myös Wordin asettelu on hyvä valinta.

• Tietokenttien lisääminen Wordissa tai RDLC:ssä tai tietokenttien järjestäminen uudelleen on kehittyneempää kuin Excelissä.

• Word- ja RDLC-asettelujen käyttäminen on hyvää raporteissa, jotka tulostetaan lopulta.

• Word- ja RDLC-asetteluiden yleiset rakenteet ovat samanlaisia. Kuitenkin jokaisessa tyypissä on tiettyjä piirteitä, jotka vaikuttavat siihen, miten luotu raportti näkyy Business Centralissa. Sama raportti saattaa näyttää erilaiselta RDLC-asetteluun verrattuna Word-asettelua käytettäessä.

Uuden asettelun luominen

Uuden asettelun voi luoda useilla eri tavoilla. Helpoimmat tavat sisältävät olemassa olevan asettelun kopion, joka voidaan tehdä tallentamalla olemassa oleva asettelu suoraan kopiona tai viemällä asettelu ja tuomalla se uuteen asetteluun. Tätä kehittyneempi tapa on luoda asettelu alusta alkaen.

Tallenna olemassa oleva kopiona

Kopioiminen on nopea tapa luoda uusi asettelu, joka on sama kuin aiemmin luotu asettelu. Kun olet tehnyt kopion, voit tehdä muutoksia viemällä asettelun.

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse asettelu, josta haluat kopion, uutta asettelua varten, ja valitse sitten Muokkaa tietoja -toiminto.

   Jos valitset laajennuksen asettelun, ohjelma kysyy, haluatko muokata kopiota. Jatka valitsemalla Kyllä.

   Vinkki

   Voit etsiä asettelua käyttämällä Haku-ruutua, Suodatin-ruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Asettelun nimen muuttaminen.

4. Vaihda Tallenna muutokset kopioon -valitsin asentoon Käytössä ja valitse sitten OK.

   Uusi asettelu näkyy Raporttiasettelut-sivulla.

5. Jos haluat tehdä muutoksia uuteen asetteluun, katso lisätietoja kohdasta Olemassa olevan asettelun muokkaaminen.

Vie olemassa oleva kopiona ja tuo uutena

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse asettelu, josta haluat kopion, uutta asettelua varten, ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto.

   Asettelutiedosto ladataan laitteellesi.

   Vinkki

   Voit etsiä asettelua käyttämällä Haku-ruutua, Suodatin-ruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Avaa asettelutiedosto haluamassasi sovelluksessa, kuten Wordissa (.docx-tiedosto) tai Excelissä (.xlsx-tiedosto).

   Lisätietoja:

   • Wordin asettelujen käyttö
   • Excel-asettelujen käyttö
   • RDLC-asettelujen käyttö

   Tee muutokset tiedostoon ja tallenna se.

4. Valitse Raporttiasettelut-sivulla Uusi.

5. Täytä Lisää uusi asettelu raporttiin -sivulla seuraavat kentät:

   Kenttä	Kuvaus	Pakollinen
   Raportin tunnus	Määritetty raportille määritettyyn tunnukseen	kyllä
   Asettelun nimi	Kirjoita asettelulle lyhyt kuvausnimi, jotta tunnistat sen helposti.	kyllä
   Kuvaus	Kirjoita asettelua koskevat tarkemmat tiedot.	ei
   Muotoiluasetukset	Määritä tämä kenttä vastaamaan asettelun tyyppiä, kuten Word, Excel tai RDLC.	kyllä

6. Valitse OK ja lataa sitten raportin asettelutiedosto tekemällä jokin seuraavista toimista:

   • Vedä tiedosto laitteesi tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa-painike.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

Jos haluat nähdä, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Luo tyhjästä

Kun luot asettelun alusta alkaen, se on suunniteltava kokonaan. Asettelutiedostossa on kaikki tarvittavat raporttikentät, joita voi lisätä ja järjestää tarpeen mukaan.

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

1. Valitse luettelosta mikä tahansa asettelu, joka koskee raporttia, jota haluat käyttää uudessa asettelussa.

2. Valitse Uusi.

3. Täytä Lisää uusi asettelu raporttiin -sivulla seuraavat kentät:

   Kenttä	Kuvaus	Pakollinen
   Raportin tunnus	Määritetty raportille määritettyyn tunnukseen	kyllä
   Asettelun nimi	Kirjoita asettelulle lyhyt kuvausnimi, jotta tunnistat sen helposti.	kyllä
   Kuvaus	Kirjoita tarkempia tietoja asettelusta.	ei
   Muotoiluasetukset	Määritä tämä kenttä vastaamaan asettelun tyyppiä, kuten Word, Excel tai RDLC.	kyllä

4. Ota käyttöön Luo tyhjä asettelu raporttiobjektista -valitsin.

5. Valitse OK, kun olet valmis.

   Uusi asettelu näkyy luettelossa. Asettelu on tyhjä, mutta kaikki raporttien kentät ja kuvaukset ovat käytettävissä, ja niitä voi lisätä asetteluun.

6. Nyt voit aloittaa asettelun suunnittelun. Lisätietoja on kohdassa Olemassa olevan asettelun muokkaaminen.

Asettelun muokkaaminen

Muokkaa aiemmin luotua käyttäjän määrittämää asettelua noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse muokattava asettelu ja valitse sitten Vie asettelu -toiminto.

   Asettelutiedosto ladataan laitteellesi.

   Vinkki

   Voit etsiä asettelua käyttämällä Haku-ruutua, Suodatin-ruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Avaa asettelutiedosto haluamassasi sovelluksessa, kuten Wordissa (.docx-tiedosto) tai Excelissä (.xlsx-tiedosto).

   Lisätietoja:

   • Wordin asettelujen käyttö
   • Excel-asettelujen käyttö
   • RDLC-asettelujen käyttö

   Tee muutokset tiedostoon ja tallenna se.

4. Raportin asettelut -sivulla valitse aiemmin luotu asettelu ja valitse sitten Korvaa asettelu -toiminto.

5. Valitse OK>Valitse, jos haluat avata Resurssienhallinnan laitteessasi.

6. Etsi ja valitse Excel-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

7. Jos haluat nähdä, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Korvaa asettelu

Voit korvata aiemmin luodun käyttäjän määrittämän asettelutiedoston uudella tiedostolla noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse olemassa oleva asettelu ja valitse sitten Korvaa asettelu -toiminto.

3. Valitse OK>Valitse, jos haluat avata Resurssienhallinnan laitteessasi.

4. Etsi ja valitse Excel-tiedosto ja valitse sitten Avaa.

   Valitsemasi tiedosto ladataan asetteluun, ja palaat Raporttiasettelut-sivulle.

5. Jos haluat nähdä, miltä raportti näyttää uudessa asettelussa, valitse asettelu luettelosta ja valitse sitten Suorita raportti.

Asettelun nimeäminen uudelleen

Noudata seuraavia ohjeita, jos haluat muuttaa käyttäjän määrittämän asettelun nimeä ja kuvausta.

1. Valitse kuvake , syötä Raporttiasettelut ja valitse liittyvä linkki.

   Raporttiasettelut-sivulla näkyvät kaikki asettelut, jotka ovat käytettävissä kaikissa raporteissa.

2. Valitse uudelleen nimettävä asettelu ja valitse sitten Muokkaa tietoja -toiminto.

   Vinkki

   Voit etsiä asettelua käyttämällä Haku-ruutua, Suodatin-ruutua ja sarakkeiden lajittelua.

3. Muuta asettelun nimi ja valitse sitten OK.

Liittyvät tiedot

Raporttiasetteluiden hallinta
Wordin asettelujen käyttö
Excel-asettelujen käyttö
Raporttien, eräajojen ja XMLportien käsitteleminen
Business Centralin käyttäminen

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen