Perinnän muistutusten automatisointi

Perintää voi tehostaa automatisoimalla asiakkaille lähetettävien muistutusten luonti-, julkaisu- ja lähetysprosessin. Automatisointi voi vähentää merkittävästi perintään kuluvaa aikaa, antaa paremman yleiskuvan prosessista ja mahdollistaa jokaisen vaiheen täyden hallinnan.

Yksittäiset toiminnot (vaiheet) määritetään Muistutuksen automaatio -sivulla. Muistutusten luonti-, julkaisu- ja lähetysvaiheet voidaan yhdistää. Vaihtoehtoisesti kullekin vaiheelle voidaan luoda erillinen automaatio, jos se parempi vaihtoehto omille perintäprosesseille. Automaatiot perustuvat muistutusehtoihin ja muistutustasoihin. Lisätietoja on kohdassa Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen. Suodattimet voidaan määrittää muistutusehdoille koko automaatiossa, minkä lisäksi suodattimet määritetään automaation kullekin toiminnolle. Lisäksi avoimet laskut voidaan PDF-tiedostoina sähköpostien liitteeksi.

Automaatio toteutetaan työjonotapahtumana. Automaatiota määritettäessä Aikataulu-kentän avulla määritetään, miten ja milloin automaatio suoritetaan. Jos valitaan Manuaalinen, automaatio suoritetaan kerran Käynnistä-toiminnolla. Valittavana on myös Viikoittain ja Kuukausittain sekä Mukautettu, jolla voidaan määrittää eritelty aikataulu. Jos Mukautettu valitaan, päivämääräkaava on syötettävä. Lisätietoja päivämääräkaavan syöttämisestä on kohdassa Päivämääräkaavojen käyttäminen. Jos valittu vaihtoehto on jokin muu kuin Manuaalinen, automaatio suoritetaan, kunnes se keskeytetään ja asetetaan pitoon. Jos automaation suorittamista halutaan tarkentaa lisää, Työjonotapahtumat-toiminnolla voi avata Työjonotapahtumat-sivun, jossa voi muuttaa toistuvuuden esimerkiksi päivittäiseksi tai tietylle viikonpäivälle.

Muistutustyönkulun automatisointi

Seuraavissa osissa käsitellään muistutusten määrittämistä siten, että ne luodaan, julkaistaan ja lähetetään automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, kirjoita Muistutusten automaatio ja valitse liittyvä linkki.
2. Valitse Uusi ja täytä sitten Yleinen-pikavälilehden kentät.
3. Valitse Muistutusehtojen suodatus -kentässä muistutusehto tai -ehdot, joissa tätä automaatiota käytetään.
4. Valitse Aikataulu-kentässä, kuinka usein automaatio suoritetaan.
5. Valitse Toiminnot-pikavälilehdessä Uusi ja valitse sitten, luoko, julkaiseeko tai lähettääkö automaatio muistutuksia. Valitse OK.
6. Täytä tarvittavat kentät automaation suorittaman toiminnon tyypin mukaan määrityssivulla. Lisätietoja asetuksista on kohdassa Muistutustoimintojen asetukset.
7. Kun automaation toiminnot on määritetty, niiden suoritusjärjestystä voi muuttaa Siirrä ylös- ja Siirrä alas -toiminnoilla.

Muistutustoimintojen asetukset

Muistutuksen luonti-, julkaisu- ja lähetystoimintojen määritysasetukset ovat erilaisia. Seuraavissa osissa käsitellään niiden käyttämistä.

Luonti

• Määritä korkein taso kaikille muistutusriveille.
• Luo muistutuksia pidossa oleville tapahtumille. Tämä asetus on kätevä esimerkiksi silloin, kun asiakkaan kanssa keskeneräinen riitatilanne ja heidän halutaan saavan kokonaiskuvan:
• Luo muistutuksia kaikille maksamattomille laskuilla eikä vain erääntyneille laskuille. Raportti näyttää erillään erääntyneet laskut ja laskut, joita ei ole maksettu mutta jotka eivät ole erääntyneet.
• Tarkenna muistutusta suodattimia määrittämällä.

Lähetä

Kun muistutus julkaistaan, asiakastapahtumiin luodaan tapahtumia, jotka sisältävät kirjauspäivän and verotuspäivän. Lähetä muistutuksia -määritys -sivun asetuksilla voi määrittää, korvataanko lähetetyn muistutuksen tiedot luodun muistutuksen tiedoilla. Jos muistutus esimerkiksi luotiin edellisenä päivänä ja lähetettiin kuluvana päivänä, eräpäivä siirtyy päivällä.

Lähetä

Huomautus

Lähetysautomaatio edellyttää, että sähköposti on määritetty Business Centralissa. Lisätietoja sähköpostin määrittämisestä on kohdassa Sähköpostin määrittäminen.

Sähköpostien sisältö, kuten liitetekstit, sähköpostin perustekstit ja kieli saadaan muistutusehdon määrityksistä. Lisätietoja sähköpostiasetuksista on kohdassa Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen.

Seuraavia voidaan hallita Lähetä muistutuksia -määritys -sivun asetusten avulla:

• Yleiset asetukset, kuten kuvaus, ja saman muistutuksen lähetyskertojen määrä.
• Muistutukseen sisällytettävän sisällön asetukset.
• Asetukset lähetettyjen muistutusten seurantaan vuorovaikutuksia luomalla riippumatta siitä, tulostetaanko muistutukset vai lähetetäänkö ne sähköpostitse, ja liitetäänkö vain erääntyneet laskut, kaikki laskut vai ei mitään laskuja.

Muistutushistorian käyttäminen

Business Central kirjaa jokaisen automaation suorituskerran. Historiatietoja saadaan käyttöön valitsemalla Lokitapahtumat-toiminto. Lisäksi Lähetetyt muistutukset -toiminnon avulla saadaan luettelo lähetetyistä muistutuksista.

Virheiden käsitteleminen

Toiminnot-pikavälilehdessä voidaan määrittää kullekin toiminnolle, halutaanko automaation pysähtyvän, jos toiminnossa on virhe. Jos näin tehdään, automaatio ei käsittele myöhemmin tulevia toimintoja. Tämä ominaisuus otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä Määritä Pysäytä virheen ilmetessä- tai Tyhjennä Pysäytä virheen ilmetessä -toiminnolla.

Automaation toimintoasetusten muuttaminen

Automaation asetuksia voidaan muuttaa koska tahansa. Valitse Toiminnot-pikavälilehdessä Määritys ja tee muutokset.

Katso myös

Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen
Avoimia saldoja koskevien muistutusten lähettäminen