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Creación de tipos de contenido para los documentos activos

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Los documentos activos son documentos en uso, como los mensajes de correo electrónico de la Bandeja de entrada de un trabajador de la información, las especificaciones de producto impresas en el escritorio de un usuario o los documentos de una biblioteca de documentos. Cabe esperar que los documentos activos cambien a lo largo del tiempo, que se copien y se compartan, y, generalmente, que se desplacen por la organización.

Los documentos activos pueden declararse como registros si sirven como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización. Por ejemplo, si su organización proporciona un servicio que incluye el envío de contenido a un cliente, dicho contenido se convierte en un registro de la entrega del servicio y es posible que deba conservarse una copia del documento.

Por el contrario, algunos tipos de documentos activos nunca se convierten en registros. Por ejemplo, no se puede clasificar como un registro un mensaje de correo electrónico enviado entre compañeros de trabajo para acordar dónde reunirse para el almuerzo.

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, documento o carpeta. Es necesario crear nuevos tipos de contenido para los documentos activos de forma que los documentos se puedan distribuir a la biblioteca de documentos adecuada del Centro de registros. Cada tipo de contenido puede especificar:

  • Las propiedades que se van a asociar a los elementos de su tipo

  • Los flujos de trabajo que se pueden iniciar desde los elementos de su tipo

  • Las directivas de administración de información que se van a asociar a los elementos de su tipo

  • Las plantillas de documento (para tipos de contenido de documento)

  • Las conversiones de documentos que estarán disponibles (para tipos de contenido de documento)

  • Las características personalizadas

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Si lo hace, especifica que la lista o biblioteca puede contener elementos de ese tipo de contenido y que el comando Nuevo de esa lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo. Cuando los registros se distribuyen al Centro de registros, el tipo de contenido del documento activo se asocia con el tipo de contenido correspondiente del Centro de registros y se distribuye en consecuencia.

Requisitos de la tarea

Para crear tipos de contenido para los documentos activos, puede realizar los procedimientos siguientes, sin importar el orden:

Vea también

Conceptos

Configuración de sitios de documentos activos para la administración de registros
Preparación de una granja de servidores para enviar registros a un sitio de centro de registros
Configuración de flujos de trabajo para transportar registros