Configuración de sitios de documentos activos para la administración de registros

Después que desarrollar un plan de archivo y crear el sitio del centro de registros, configure los sitios de documentos activos de la organización de modo que los registros se puedan mover de forma automática o manual al sitio del centro de registros. La solución para mover un documento al sitio de un centro de registros a menudo incluirá la implementación de un flujo de trabajo personalizado. Para obtener información acerca de cómo crear flujos de trabajo personalizados, vea el Microsoft Office SharePoint Server 2007 Kit de desarrollo de software (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0xC0A)

Tareas para configurar sitios de documentos activos para la administración de registros

La configuración de un sitio de documentos activo para la administración de registros se realiza haciendo las siguientes tareas:

• Preparación de una granja de servidores para enviar registros a un sitio de centro de registros. Una granja de servidores que ejecute Office SharePoint Server 2007 puede conectarse a un único sitio del centro de registros. Cuando una granja de servidores se conecta a un sitio del centro de registros, se pueden enviar registros (documentos y otros elementos) al sitio del centro de registros desde la interfaz de usuario de Office SharePoint Server 2007 o se puede usar una solución personalizada, como un flujo de trabajo.

• Configuración de flujos de trabajo para transportar registros. Aunque los usuarios del sitio pueden enviar manualmente registros a un sitio del centro de registros, a menudo es necesario seguir un proceso empresarial oficial para que un elemento pueda convertirse en un registro. Por ejemplo, es posible que un documento pueda necesitar pasar por un proceso de aprobación antes de que pueda enviarse al centro de registros. En Office SharePoint Server 2007, puede configurar los flujos de trabajo para dar cabida a estos procesos empresariales.

• Creación de tipos de contenido para los documentos activos. Un tipo de contenido define los atributos, como sus metadatos, las directivas de administración de la información, los flujos de trabajo, las plantillas y otras características, de elementos que pertenecen a ese tipo. Si asigna tipos de contenido a documentos activos que se convertirán en registros, puede definir los siguientes atributos del documento de manera que se puedan volver a usar:

  • Los metadatos que se van a conservar.

  • El flujo de trabajo que se va a utilizar para mover documentos de ese tipo al sitio del centro de registros.

  • Las acciones sobre los documentos de ese tipo que se deben auditar.

  • La programación y el método para que expiren los documentos de ese tipo del sitio de documentos activos.

• Configuración de un servidor de correo electrónico de Exchange Server 2007 para enviar registros a un sitio del centro de registros. Microsoft Exchange 2007 incluye características que admiten los objetivos de los administradores de registros y de los responsables del cumplimiento de las normas corporativas. Como las características de Exchange 2007 que admiten la administración de registros se diseñaron para integrarse fácilmente con las características de administración de registros de Office SharePoint Server 2007, los mensajes de correo electrónico pueden enviarse a Office SharePoint Server 2007 y almacenarse como registros donde puede administrar su conservación, clasificación y expiración desde una ubicación central.

Vea también

Conceptos

Administración de registros
Creación de un sitio para administrar registros
Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server)