Creación de un sitio para administrar registros
Para administrar los registros de Microsoft Office SharePoint Server 2007, debe planear e implementar un sitio del centro de registros. Los sitios del centro de registros son muy similares a cualquier otro sitio de SharePoint, pero se basan en la plantilla de sitio del centro registros y contienen características que se pueden usar para implementar el plan de archivos y administrar los registros mientras se guardan. Por ejemplo, puede configurar un sitio del centro de registros para controlar la información financiera de la organización de acuerdo con la ley Sarbanes-Oxley. Para obtener una descripción de los pasos para planear un sitio del centro de registros, vea Diseño del sitio del centro de registros (Office SharePoint Server).
Nota
Debe ejecutar el sistema de administración de registros según el estado de certificación del capítulo 2 de DoD 5015.2. El kit de recursos de DoD 5015.2 (en inglés) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0xC0A) (en inglés) ya está disponible para su descarga.
Tareas para la creación de un sitio para administrar registros
La creación de un sitio para administrar registros se realiza al completar las siguientes tareas:
Creación de un sitio del centro de registros. Crear un sitio del centro de registros como el sitio de nivel superior de una aplicación web dedicada.
Configuración de flujos de trabajo para administrar registros. Los flujos de trabajo son útiles para administrar registros en el sitio del centro de registros. Por ejemplo, se podría implementar un flujo de trabajo personalizado para notificar al administrador de registros relevante cuándo vencen los registros para la revisión.
Creación de directivas de administración de información para registros. Al definir las directivas de administración de información, puede garantizar que cada tipo de registro del plan de archivos se auditará y guardará de forma coherente durante el período de tiempo correcto. También hay otras directivas de administración de información, como los códigos de barras, que pueden ser relevantes para algunos de los tipos de archivos.
Creación de tipos de contenido para registros. El tipo de contenido define los atributos de los elementos que pertenecen a ese tipo, como sus datos metadatos, las directivas de administración de la información, los flujos de trabajo y otras características. Al asignar tipos de contenido a los registros, puede definir los siguientes atributos del registro de forma que se puedan volver a usar:
Los metadatos del registro que se van a guardar.
Los flujos de trabajo que estarán disponibles para los registros de ese tipo.
Las directivas de administración de información que se aplican a los registros de ese tipo. Estas directivas se deben establecer directamente en el tipo de contenido en lugar de en la colección de sitios.
Creación de bibliotecas de documentos para conservar registros. Las bibliotecas de documentos proporcionan el almacenamiento para los registros del sitio del centro de registros. Cuando se usa la distribución de registros, el método recomendado para planear las bibliotecas de documentos para guardar los registros consiste en crear una biblioteca de documentos para cada tipo de registro en el plan de archivos.
Administración de permisos del centro de registros. Use los permisos del centro de registros para controlar el acceso a los registros del sitio del centro de registros así como a listas predeterminadas.
Configuración de la lista de distribución de registros. La lista de distribución de registros es una tabla del sitio del centro de registros que enumera cada tipo de registro que se puede enviar al sitio del centro de registros y especifica la biblioteca donde se almacenan. Puede configurar la lista de distribución de registros para controlar la distribución de cada tipo de registro del centro de registros a la biblioteca de documentos adecuada.