Creación de directivas de administración de información para registros
Una directiva de administración de la información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Las directivas de administración de la información permiten a las organizaciones controlar y realizar un seguimiento de aspectos como el tiempo que se conserva el contenido o qué acciones pueden realizar los usuarios con ese contenido. Para obtener más información acerca de los tipos de contenido, vea Creación de tipos de contenido para registros.
Las directivas de administración de la información ayudan a las organizaciones a cumplir la normativa legal o gubernamental, o simplemente pueden exigir la aplicación de procesos de negocio internos. Por ejemplo, es posible que una organización desee automatizar el cumplimiento de la normativa gubernamental, lo que requiere que demuestre unos controles adecuados de sus informes financieros. Para ello, se pueden crear directivas de administración de la información para un tipo de contenido de informe financiero que:
Auditen acciones específicas en el proceso de creación y aprobación de todos los documentos relacionados con archivos financieros.
Administren cuánto tiempo deben conservarse los informes financieros.
Cada regla individual de una directiva de administración de la información es una característica de directiva. Office SharePoint Server 2007 incluye diversas características de directiva predefinidas que pueden usar las organizaciones de forma individual o conjunta para definir las directivas de administración de la información de sus sitios. En Office SharePoint Server 2007, se incluyen las siguientes características de directiva:
Auditoría. La característica de directiva de auditoría puede ayudar a las organizaciones a analizar cómo se usan los sistemas de administración de contenido. Cuando está habilitada, la auditoría registra eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista. Las organizaciones pueden configurar la característica de directiva de auditoría para registrar eventos, como el momento en que se modifica, ve, protege, desprotege o elimina un documento o elemento, o se cambian sus permisos. Toda la información de auditoría se almacena en un solo registro de auditoría en el servidor y los administradores de colecciones de sitios pueden ejecutar informes sobre dicho registro. Las organizaciones también pueden usar el modelo de objetos de Windows SharePoint Services 3.0 para escribir y agregar eventos personalizados al registro de auditoría.
Nota
Al enviar un documento a un sitio del centro de registros, el historial de auditoría del documento se envía con el documento y se almacena en un archivo XML en el sitio del centro de registros con el documento.
Expiración. La característica de directiva de expiración puede ayudar a las organizaciones a eliminar contenido obsoleto de sus sitios de una manera coherente y revisable. Esta característica de directiva ayuda a las organizaciones a administrar el costo y el riesgo asociados a la retención de contenido obsoleto. Las organizaciones pueden configurar una directiva de expiración para especificar que determinados tipos de contenido expiren en una fecha relativa a una columna de fecha o en una cantidad de tiempo calculada después de alguna actividad de documento como, por ejemplo, la creación o edición.
Códigos de barras. La característica de directiva de códigos de barras permite a las organizaciones realizar un seguimiento de las copias físicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La característica de directiva de códigos de barras crea un valor de identificador único para cada documento. A continuación, los usuarios pueden insertar una imagen de código de barras de ese valor en los elementos o documentos de Microsoft Office system que creen. Además, pueden usar un código de barras en una copia física de un documento para buscar la copia original del documento en el servidor. De forma predeterminada, los códigos de barras cumplen con el estándar común de código 39 (ANSI/AIM BC1-1995, código 39). Las organizaciones pueden usar el modelo de objetos de Office SharePoint Server 2007 para instalar otros proveedores de códigos de barras.
Nota
Los códigos de barras se generan cuando el documento se agrega a la biblioteca de documentos. Si esta directiva se agrega a una biblioteca de documentos que contiene documentos existentes, los documentos existentes no mostrarán el código de barras. Debe actualizar el documento o sus propiedades para que Office SharePoint Server 2007 genere el código de barras.
Etiquetas. La característica de directiva de etiquetas permite a las organizaciones realizar el seguimiento de las copias físicas de documentos o elementos de lista que se han imprimido desde un sitio. La característica de directiva de etiquetas genera automáticamente las etiquetas de texto basadas en las propiedades del documento y el formato que especifique el propietario del sitio o el administrador de listas. Cuando los usuarios insertan etiquetas en documentos de Microsoft Office system, las etiquetas se actualizan automáticamente con la información de las propiedades del documento.
Nota
Las etiquetas se generan cuando el documento se agrega a la biblioteca de documentos. Si esta directiva se agrega a una biblioteca de documentos que contiene documentos existentes, los documentos existentes no mostrarán la etiqueta. Debe actualizar los documentos o sus propiedades para que Office SharePoint Server 2007 genere las etiquetas.
Los administradores de registros deben configurar directivas de administración de la información para alinearlas con los requisitos incluidos en el plan de archivos.
Se recomiendan dos enfoques para implementar directivas de administración de la información para registros:
Crear directivas individuales para cada tipo de contenido.
Crear directivas individuales para una biblioteca en el sitio del centro de registros si el contenido de una biblioteca de documentos es único para dicha biblioteca.
Nota
Además, puede crear directivas de administración de la información de la colección de sitios para cubrir un conjunto completo de tipos de registro y aplicarlas a más de una biblioteca de documentos. Sin embargo, sólo se recomienda hacer esto si tiene una directiva que se va a reutilizar en varios tipos de contenido.
En una biblioteca de documentos, puede aplicar una sola directiva a la biblioteca de documentos completa o puede aplicar una directiva independiente a cada tipo de contenido. Puede configurar la biblioteca de documentos para permitir varios tipos de contenido.
Requisitos de tareas
Para crear directivas de administración de la información para registros, siga el procedimiento siguiente:
Vea también
Conceptos
Creación de un sitio del centro de registros
Configuración de flujos de trabajo para administrar registros
Creación de tipos de contenido para registros
Creación de bibliotecas de documentos para conservar registros
Administración de permisos del centro de registros
Configuración de la lista de distribución de registros
Desarrollo del plan de archivo (Office SharePoint Server)