Configuración de la lista de distribución de registros
La lista de distribución de registros es una tabla del sitio del centro de registros que muestra cada tipo de registro que puede enviarse al sitio y especifica la biblioteca en la que se va a almacenar. Cuando se envían los registros al sitio del centro de registros mediante el uso del comando Enviar a Centro de registros o la interfaz programable, esta lista se usa para enviar el archivo entrante a su ubicación correcta.
Cada entrada de la lista de distribución de registros es un elemento en una serie de registros enumerados que especifican:
Título y descripción de la serie de registros. El título de una serie de registros indica un tipo de elemento que puede enviarse al sitio del centro de registros para la serie de registros actual. Si los registros se envían al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, el nombre debe coincidir con un nombre de tipo de contenido de la biblioteca que contiene el registro activo. Si los registros se envían desde otro origen, el nombre debe coincidir con el tipo de documento que puede enviarse desde ese origen de archivo mediante la interfaz programable.
Ubicación (una biblioteca de documentos) en la que se van a guardar los registros de la serie de registros actual.
Lista de tipos de registros, llamados alias. Éstos son otros nombres para los registros que pueden enviarse al sitio del centro de registros para esta serie de registros. Por ejemplo, si su organización tiene varios departamentos que usan nombres diferentes para el mismo tipo de registro subyacente (por ejemplo, "contratos" y "acuerdos"), puede definir alias para cada nombre usado en el mismo tipo de registro.
Una serie de registros de la lista de distribución de registros debe especificar la biblioteca de documentos predeterminada. Cuando un sitio del centro de registros recibe un registro que no coincide con un alias en la lista de distribución de registros, el registro se traslada a la ubicación especificada como predeterminada, donde puede ser archivado manualmente por un administrador de registros. La plantilla del sitio del centro de registros incluye una biblioteca de documentos de registros no clasificados y una serie de registros como ubicación predeterminada inicial; se recomienda conservar esta serie de registros como valor predeterminado.
Requisitos de tareas
Para configurar la lista de distribución de registros, realice el siguiente procedimiento:
Configuración de la lista de distribución de registros
En un sitio del centro de registros, en Listas, haga clic en Distribución de registros para abrir la lista de distribución de registros.
En la lista de distribución de registros, en el menú Nuevo, haga clic en Nuevo elemento.
En el cuadro Título, escriba el nombre del registro cuya información de distribución desee especificar.
Nota
El nombre de una serie de registros indica un tipo de elemento que puede enviarse al sitio del centro de registros para la serie de registros actual. Si los archivos se envían al sitio del centro de registros desde un servidor basado en Office SharePoint Server 2007 o Windows SharePoint Services 3.0, el nombre debe coincidir con un nombre de tipo de contenido de la biblioteca que contiene el registro activo. Si los archivos se envían desde otro origen, el nombre debe coincidir con el tipo de documento que puede enviarse desde ese origen de archivo mediante la interfaz programable.
En el cuadro de texto Descripción, escriba una descripción breve del tipo de registro.
En el cuadro Ubicación, escriba el nombre de la biblioteca donde desee que se almacenen los registros.
En el cuadro Alias, escriba los nombres alternativos que se usan a veces para este tipo de registro en particular. Separe cada entrada mediante una barra diagonal (/).
Nota
Los alias son otros nombres para los registros que pueden enviarse al sitio del centro de registros para esta serie de registros. Por ejemplo, si la organización tiene varios departamentos que usan nombres diferentes para el mismo tipo de registro subyacente (por ejemplo, "contratos" y "acuerdos"), puede definir alias para cada nombre usado en el mismo tipo de registro.
En la sección Predeterminado, active esta casilla para especificar que se debe usar esta lista de distribución de registros para distribuir los registros enviados que no coincidan con el título o los alias de otros elementos de distribución de registros.
Haga clic en Aceptar.
Vea también
Conceptos
Administración de registros
Creación de un sitio del centro de registros
Configuración de flujos de trabajo para administrar registros
Creación de directivas de administración de información para registros
Creación de tipos de contenido para registros
Creación de bibliotecas de documentos para conservar registros
Administración de permisos del centro de registros