Nachverfolgen von Outlook-E-Mails über eine Schaltfläche in Dynamics 365 for Outlook
Um das meiste aus Dynamics 365 for Customer Engagement herauszuholen, ist es wichtig, alle Kundeninteraktionen und E-Mail-Kommunikationen nachzuverfolgen. Erstellen Sie einen zentralen Speicher Ihrer Outlook-E-Mail-Kommunikation, indem Sie sie in Microsoft Dynamics 365 for Outlook „nachverfolgen“. Wenn Sie E-Mails in Dynamics 365 for Outlook nachverfolgen, wird die E-Mail als Aktivitätsdatensatz in Customer Engagement gespeichert. Anschließend können Benutzer, die Zugriff auf Ihre Aktivitätendatensätze haben, die die E-Mail-Nachrichten zusammen mit allen anderen Kundenaktivitäten in Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook oder auf einem mobilen Gerät anzeigen.
Das Nachverfolgen von E-Mails in Dynamics 365 for Outlook ist ein manueller Prozess. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre persönlichen E-Mails separat von Ihren Kunden-E-Mails zu halten. Alternativ können Sie eine Option festlegen, um E-Mail-Nachrichten automatisch nachzuverfolgen. Weitere Informationen: Legen Sie eine Option fest, um eingehende Outlook-E-Mails in Dynamics 365 for Outlook automatisch nachzuverfolgen
Trinkgeld
Wenn Ihre Organisation E-Mails über die serverseitige Synchronisierung synchronisiert, dann können Sie E-Mail-Nachrichten über die Ordnernachverfolgung verfolgen, indem Sie diese in einen nachverfolgten Ordner ziehen. Die Ordnernachverfolgung ist eine leistungsstarke und intuitive Möglichkeit, um E-Mails direkt auf jedem beliebigem Gerät nachzuverfolgen. Weitere Informationen: Nachverfolgen von Outlook-E-Mails durch das Verschieben in einen nachverfolgten Exchange-Ordner
Anforderungen für die Nachverfolgung von E-Mail-Nachrichten
Um E-Mails in Dynamics 365 for Outlook nachzuverfolgen, muss die Outlook-E-Mail-Adresse mit Ihrer Customer Engagement-E-Mail-Adresse übereinstimmen. Sie können nicht zu oder von mehreren E-Mail-Adressen synchronisieren.
Welche Datensätze werden der E-Mail-Aktivität zugeordneter?
Beim Nachverfolgen einer E-Mail-Nachricht verwendet Dynamics 365 for Outlook standardmäßig das Customer Engagement-Adressbuch, um Nachricht zu Customer Engagement-Kontakten in den Feldern An, Von und Bcc zuzuordnen. Sie können die E-Mail außerdem mit einem bestimmten Datensatz verknüpfen. Z. B. einer bestimmten Firma, eine Verkaufschance oder eine Anfrage. Es ist normalerweise besser, eine Nachricht mit einem bestimmteren Datensatz zu verknüpfen. Dadurch ist der Datensatz einfach zu finden.
Nachverfolgen einer E-Mail-Nachricht
Wählen Sie in Dynamics 365 for Outlook die E-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung aus.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Um die E-Mail nachzuverfolgen, ohne sie mit einem bestimmten Datensatz in Customer Engagement zu verknüpfen, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Customer Engagement die Option Nachverfolgen aus.
- ODER -
Um die E-Mail nachzuverfolgen und sie mit einem bestimmten Customer Engagement-Datensatz zu verknüpfen (z. B. einer bestimmten Verkaufschance oder einer Anfrage), wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Customer Engagement die Option Bezug festlegen aus, und wählen Sie dann Weiteres aus. Suchen Sie dann nach dem Datensatz im Dialogfeld Datensatz suchen. Nachdem Sie den Datensatz gefunden haben, den Sie verwenden möchten, wählen Sie Hinzufügen aus.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen klicken, wird ein Dynamics 365 for Customer Engagement-Bereich (als „Nachverfolgungsbereich“ bezeichnet) unten im E-Mail-Datensatz angezeigt. Dieser Bereich zeigt an, dass der Datensatz nachverfolgt, und er stellt Links zu verknüpften Datensätzen zur Verfügung. Wenn Sie auf einen Bezugsdatensatz festlegen, stellt der Nachverfolgungsbereich einen Link zu dem Bezugsdatensatz zur Verfügung. Mehr Informationen: Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Sie können ermitteln ob ein Datensatz nachverfolgt wird, indem im Outlook-Ordner nachschauen. Sie sehen das Symbol Nachverfolgt in Dynamics 365-Apps
neben den nachverfolgten Datensätzen.
Um den Customer Engagement-Aktivitätsdatensatz zu ändern (z. B. zum Ändern des Bezugsdatensatzes), öffnen Sie die E-Mail-Nachricht in , und klicken Sie dann in der Customer Engagement-Gruppe auf In Dynamics 365 for Customer Engagement-Apps anzeigen.
Was muss ich sonst noch zur Nachverfolgung von E-Mail-Datensätzen wissen?
Customer Engagement-Adressbuch. Das Adressbuch wird automatisch installiert, wenn Dynamics 365 for Outlook installiert ist. Es ermöglicht die Suche nach Customer Engagement-Kontakten in einer E-Mail-Nachricht im Feld An oder in einem Termin bei dessen Erstellung. Standardmäßig such Dynamics 365 for Outlook nur nach Kontakte, die Sie besitzen. Sie können eine persönliche Option festlegen, um diese Suche zu erweitern. Weitere Informationen: Festlegen von Adressbuchoptionen in Dynamics 365 for Outlook
Offline arbeiten. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten nachverfolgen während Sie offline sind, dann werden diese als Aktivitäten gespeichert sobald Sie wieder in den Onlinemodus wechseln. Weitere Informationen: Offline arbeiten mit Dynamics 365 for Outlook
Antworten auf nachverfolgte Nachrichten. Sie können festlegen, ob Antworten auf nachverfolgte Nachrichten ebenfalls nachverfolgt werden. Weitere Informationen: Festlegen von persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen Dynamics 365-Apps und Outlook oder Exchange auswirken
Bearbeiten von erfassten E-Mail-Nachrichten. Wenn eine E-Mail gesendet wurde, kann sie nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch einen Bezugsdatensatz für sie festlegen oder ändern.
Anlagen. Sämtliche nachverfolgte E-Mail-Nachrichten können von jedem Benutzer geöffnet werden, der die Berechtigung zum Anzeigen Ihrer Aktivitäten hat. Wenn E-Mails Anlagen enthalten, werden diese in die Aktivität einbezogen. Sofern keine Anlage zur Verfügung stellen wollen, dann löschen Sie sie aus der E-Mail-Aktivität.
Der Administrator kann das Speichern von Nachrichten blockieren, wenn sie Anlagen von bestimmten Dateitypen enthalten, wie z. B. EXE-Dateien. Nachrichten, die an anderen Speicherorten als dem Microsoft Exchange-Standardspeicherort gespeichert sind, können nicht verknüpft werden.
Siehe auch
Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Datensätze löschen, die mit Dynamics 365 for Outlook nachverfolgt wurden
Festlegen von persönlichen Optionen, die sich auf Nachverfolgung und Synchronisierung zwischen Dynamics 365-Apps und Outlook oder Exchange auswirken
E-Mail-Vorlagen erstellen Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook