Legen Sie eine Option fest, um eingehende Outlook-E-Mails in Dynamics 365 for Outlook automatisch nachzuverfolgen
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit Microsoft Dynamics 365 for Outlook nachverfolgen möchten, wird eine Kopie des E-Mail-Datensatzes als Aktivität in Dynamics 365 for Customer Engagement gespeichert und mit dem Outlook-Datensatz synchronisiert. Mehr Informationen: Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Standardmäßig ist die E-Mail-Nachverfolgung ein manueller Vorgang. Sie müssen die Schaltfläche Nachverfolgen oder die Schaltfläche Bezug festlegen für sämtliche E-Mails auswählen, die Sie nachverfolgen möchten. Manuelle Nachverfolgung ist eine Methode, mit der Sie Ihre persönlichen E-Mails getrennt von Kunden-E-Mails halten können. Alternativ können Sie eine Option festlegen, um E-Mail-Nachrichten automatisch nachzuverfolgen.
Trinkgeld
Sie können Exchange die Nachverfolgung von Ordnern als alternative Methode zum automatischen Nachverfolgen von Nachrichten verwenden. Mit der Ordnernachverfolgung können Nachrichten direkt auf jedem beliebigem Gerät nachverfolgt werden. Weitere Informationen: Nachverfolgen von Outlook-E-Mails durch das Verschieben in einen nachverfolgten Exchange-Ordner
Automatisches Nachverfolgen von E-Mail-Nachrichten
Wählen Sie in Dynamics 365 for Outlook in der RegisterkarteDatei Customer Engagement aus und dann Optionen.
Wählen Sie im Dialogfeld Persönliche Optionen festlegen auf der Registerkarte E-Mail im Bereich Auswählen, wie Dynamics 365 for Outlook in Dynamics 365 for Customer Engagement integriert werden soll die Option Eingehende E-Mail in Outlook überprüfen und festlegen, ob eine E-Mail als Dynamics 365 for Customer Engagement-Datensatz-Option verknüpft und gespeichert werden soll.
Sie können festlegen, ob Sie alle E-Mail-Nachrichten oder nur bestimmte Typen nachverfolgen möchten, indem Sie im Abschnitt E-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung in Dynamics 365 for Customer Engagement auswählen in der Liste Nachverfolgen eine der folgenden Optionen aus:
Alle E-Mail-Nachrichten. Verfolgen Sie alle E-Mails zu Customer Engagement-E-Mail-Nachrichten. Wenn Sie diese Option wählen, verfolgen Dynamics 365 Apps sowohl Junk-Mails als auch Geschäftskonversationen, also wählen Sie diese Option sorgfältig aus.
E-Mail-Nachrichten als Antwort auf Customer Engagement-E-Mails Nur Antworten oder Weiterleitungen von E-Mail-Nachrichten, die bereits nachverfolgt werden und als E-Mail-Aktivitäten gespeichert wurden. Dies ist die gebräuchlichste Option.
E-Mail-Nachrichten aus Dynamics 365-Apps Leads, Kontakte und Konten. E-Mail-Nachrichten werden nur nachverfolgt, wenn sie von einer Person stammen, für die in Dynamics 365 for Customer Engagement ein Lead-, Kontakt- oder Firmendatensatz vorhanden ist.
E-Mail-Nachrichten von Dynamics 365 for Customer Engagement-Datensätzen, für die E-Mail aktiviert wurde.. E-Mail-Nachrichten aus allen Datensatztypen, die ein E-Mail-Adressfeld enthalten (auch aus benutzerdefinierten Datensatztypen), werden nachverfolgt.
Notiz
Standardmäßig werden E-Mails in Ihrem Ordner Gesendete Elemente in Outlook nicht automatisch als in Dynamics 365 nachverfolgt angezeigt. Eine optionale Einstellung ist verfügbar, um Elemente aus dem Ordner „Gesendete Elemente“ automatisch zu verfolgen. Wenn ein Administrator diese Einstellung aktiviert, werden die oben genannten persönlichen Optionen verwendet, um festzulegen, welche gesendeten E-Mails automatisch nachverfolgt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Gesendete Elemente in Ordnern mit serverseitiger Synchronisierung automatisch verfolgen
Notiz
Je häufiger Sie die gleichen E-Mail-Adresse für die Nachverfolgung nutzen, desto wenige hilfreich wird sie (da sie vielen Datensätzen zugeordnet ist).
Wenn Sie automatisch Vertrags- oder Leaddatensätze für nachverfolgte E-Mail-Nachrichten erstellen möchten, aktivieren Sie im Abschnitt Automatisches Erstellen von Datensätzen in Dynamics 365 for Customer Engagement das Kontrollkästchen Erstellen und wählen Sie dann Kontakte oder Leads in der Liste aus. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, versucht Dynamics 365 for Outlook, die E-Mail-Adresse des Empfängers einer E-Mail-Adresse in Customer Engagement zuzuordnen. Falls es keinen übereinstimmenden Datensatz findet, erstellt es automatisch einen Kontakt- oder Leaddatensatz.
Notiz
Kontakt- und Leaddatensätze werden nicht erstellt, wenn Sie nicht die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen haben. Weitere Informationen: TechNet: Wie sich die Sicherheit auf die Synchronisation zwischen Dynamics 365-Apps und Outlook auswirkt
Notiz
Mehrere benutzerdefinierte Datensatztypen enthalten möglicherweise dieselbe E-Mail-Adresse. In diesem Fall verknüpft Dynamics 365 for Customer Engagement die von dieser Adresse eingegangenen E-Mail-Nachrichten mit einem der benutzerdefinierten Datensatztypen. Wenn beispielsweise zwei Datensatztypen (Patient und Arzt) mit derselben E-Mail-Adresse someone@example.com vorhanden sind, verknüpft Dynamics 365 for Customer Engagement die von someone@example.com empfangenen E-Mail-Nachrichten entweder mit dem Datensatztyp Patient oder Arzt. Durch das Senden einer E-Mail an someone@example.com wird die E-Mail sowohl mit dem Datensatztyp Patient als auch Arzt verknüpft.
Siehe auch
Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook