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Nachverfolgen von Outlook-E-Mails durch das Verschieben in einen nachverfolgten Exchange-Ordner

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Methoden

Verfolgen Sie über die Ordnernachverfolgung Kundeninteraktionen von jedem Ort aus und über jedes Gerät. Nachdem Sie einen nachverfolgten Ordner eingerichtet haben, können Sie E-Mail in den Ordner verschieben oder ziehen, um diese automatisch in Dynamics 365 for Customer Engagement nachzuverfolgen. Wenn Sie für den Ordner einen betreffenden Datensatz (z.B. einen bestimmten Konto- oder Verkaufschance-Datensatz) festlegen, verknüpft Customer Engagement automatisch alle E-Mails in diesem Ordner mit diesem bestimmten Datensatz. Nachverfolgte Ordner können in Dynamics 365 for Outlook, Exchange Online, Outlook im Web oder in jeder anderen mobilen App mit Exchange-Unterstützung genutzt werden.

Exchange-E-Mail-Ordnernachverfolgung in Dynamics 365-Apps.

Tipp

Nachverfolgte Ordner arbeiten mit Exchange-Posteingangsregeln zusammen. Dies vereinfacht das automatische Weiterleiten von E-Mails zu einem speziellen Ordner. Beispielsweise können Sie eine Exchange-Posteingangsregel einrichten, die automatisch E-Mails von einem Contoso-Kontakt zu einem nachverfolgten Contoso-Ordner weiterleitet, der mit einer bestimmten Verkaufschance verknüpft ist. Weitere Informationen zur Einrichtung von Regeln.

Voraussetzungen für die Verwendung von verfolgten Ordnern

Einrichten eines nachverfolgten Ordners

  1. Wechseln Sie zu Optionen:

    • Klicken Sie auf der Navigationsleiste in der Web-App auf die Schaltfläche OptionenOptionsschaltfläche für Dynamics 365-Apps.

    • In Dynamics 365 for Outlook: Klicken Sie auf Datei>Customer Engagement>Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Persönliche Optionen festlegen auf die Registerkarte E-Mail, und klicken Sie unter E-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung in Dynamics 365 for Customer Engagement auswählen auf die Option Konfigurieren von Ordner-Nachverfolgungsregeln.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Nachverfolgung auf Ordnerebene unter Exchange-Ordner auf die Option + Neue Ordnerzuordnung +. Klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil und wählen Sie den Ordner aus, den Sie nachverfolgen möchten.

    Ordner-Nachverfolgungs-Regeldialogfeld in Dynamics 365-Apps.

    Anmerkung

    Sie können nur Ordner oder Unterordner innerhalb des Exchange-Posteingangs nachverfolgen. Nur der Ordner, den Sie auswählen, wird nachverfolgt. Wenn Sie beispielsweise einen Ordner auswählen, der die Unterordner enthält, dann werden diese nicht nachverfolgt. Es sei denn, Sie wählen diese gezielt im Dialogfeld aus. Die maximale Anzahl der nachverfolgbaren Ordner ist 25.

  4. Wenn Sie den Ordner mit einem bestimmten Datensatz verknüpfen möchten – z. B. eine Firma oder eine Verkaufschance – klicken Sie unter Bezugsdatensatz in Dynamics 365-Apps auf die Schaltfläche Suche Grafik der Schaltfläche Nachschlagefeld. und suchen Sie dann nach dem Datensatz.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für alle Ordner, die Sie nachverfolgen und (optional) mit den Bezugsdatensätzen verknüpfen möchten.

  6. Wenn Sie mit dem Hinzufügen und Verknüpfen der Ordner fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Bewährte Methoden für die Ordnernachverfolgung

  • Nutzen Sie die Vorteile der Ordnernachverfolgung auf mobilen Geräten. Wenn das Gerät Exchange-E-Mail unterstützt, funktioniert die Ordnernachverfolgung automatisch. Sie müssen nichts installieren. Ziehen oder verschieben Sie einfach die E-Mail in einen nachverfolgten Ordner, um diese E-Mail in Customer Engagement nachzuverfolgen.

  • Ob Sie einen Bezugsdatensatz für einen Ordner einrichten oder nicht, hängt davon ab, wie Sie den Ordner verwenden möchten:

    • Wenn Sie ein kleines Volumen an E-Mails von vielen verschiedenen Kunden erhalten, können Sie einen einzigen Ordner mit dem Namen "Nachverfolgen in Dynamics 365 Apps" (oder einem ähnlichen Namen) erstellen, der nicht mit einem bestimmten Datensatz verknüpft ist. So können Sie eine Nachrichten in den Ordner ziehen, und diese wird automatisch nachverfolgt. Wenn Sie später eine E-Mail-Nachricht in diesem Ordner mit einem speziellen Customer Engagement-Datensatz verknüpfen möchten, öffnen Sie den Aktivitätsdatensatz in Customer Engagement, und füllen Sie anschließend das Feld „Bezug“ aus.

    • Wenn Sie große Mengen von E-Mails von einem bestimmten Kunden empfangen, können Sie für diesen Kunden einen Ordner erstellen (oder einen vorhandenen Ordner verwenden) und diesen mit einem bestimmten Datensatz verknüpfen. Erstellen Sie beispielsweise einen Contoso-Ordner und verknüpfen Sie diesen mit einem Contoso-Firmendatensatz oder -Verkaufschancendatensatz.

  • Sie können mehrere Ordner einrichten, die mit demselben Bezugsdatensatz verknüpft sind. Sie können beispielsweise einen Ordner "Contoso-Sales-Vorschläge" und einen Ordner "Contoso-Rechtsangelegenheiten" mit demselben Contoso-Firmendatensatz verknüpfen.

  • Es empfiehlt sich, einen Ordner nicht über einen längeren Zeitraum für unterschiedliche Datensätze zu verwenden. Nehmen wir beispielsweise an, Sie verfolgen die E-Mail-Kommunikation für eine Verkaufschance mit Kunde 1 und haben Sie Verkaufschance gewonnen. In diesem Fall benötigen Sie keine weitere Nachverfolgung der Kommunikation mit dem Kunden. Sie sind möglicherweise versucht, den Bezugsdatensatzes für den Ordner einfach einem neuen Kunden (Kunde 2) zuzuweisen. Wenn Sie sich dazu entscheiden, werden alle E-Mails in diesem Ordner, einschließlich der E-Mails, die Kunde 1 betreffen, Kunde 2 zugeordnet. Deshalb ist es in diesem Fall besser, einen neuen Ordner zu erstellen, der mit Kunde 2 verbunden ist, und den Bezugsdatensatz für diesen neuen Ordner auf Kunde 2 festzulegen. Anschließend können Sie den Bezugsdatensatz für den Ordner von Kunde 1 löschen.

  • Sie können einen nicht nachverfolgten Ordner in einem nachverfolgten Ordner nutzen. Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten persönliche E-Mails von einem Contoso-Kontakt speichern. Sie können hierzu einen Unterordner "Persönlich" unter dem Contoso-Ordner erstellen und diesen nicht nachverfolgen.

  • Wenn Sie einen Ordner nicht mehr nachverfolgen müssen, dann sollten Sie die Nachverfolgung aus Leistungsgründe beenden. Wenn Sie die Nachverfolgung eines Ordners beenden möchten, dann entfernen Sie diesen aus dem Dialogfeld Nachverfolgung auf Ordnerebene.

Was geschieht, wenn Sie die Nachverfolgung beenden, Ordner verschieben, löschen oder umbenennt, oder den Bezugsdatensatz ändern?

In der folgenden Tabelle sehen Sie, was bei diesen Aktivitäten geschieht.

Aktion Ergebnis
Nachverfolgung eines Ordners über das Dialogfeld Nachverfolgung auf Ordnerebene beenden Alle E-Mail-Nachrichten, die bereits in diesem Ordner vorhanden waren, werden weiterhin nachverfolgt. Der Bezugsdatensatz ist weiterhin mit diesen E-Mail-Nachrichten verknüpft. Neue E-Mails, die Sie zu diesem Ordner hinzufügen, werden nicht nachverfolgt.
Löschen Sie einen Ordner aus Outlook oder Exchange Alle E-Mail-Nachrichten, die in diesem Ordner enthalten sind, werden in Outlook oder Exchange Online gelöscht. E-Mail-Nachrichten, die bereits über diesen Ordner verfolgt wurden, werden jedoch nicht aus Microsoft Dynamics 365 Apps gelöscht.
Verschieben eines Ordners in Outlook oder Exchange Der Ordner und alle zugehörigen Inhalte werden weiterhin nachverfolgt. Wenn Sie einen Ordner außerhalb des Posteingangs verschieben, werden die Nachverfolgungsregeln deaktiviert.
Umbenennen eines Ordners in Outlook oder Exchange Der Ordner und alle zugehörigen Inhalte werden weiterhin nachverfolgt. Tipp: Wenn Sie Ordner umbenennen, nutzt die Software die Exchange-Ordner-ID zur Nachverfolgung - sie ist nicht vom Namen des Ordners abhängig. Dies ist wichtig, wenn Sie einen Ordner löschen, und später einem neuen neuen Ordner denselben Namen wie der des gelöschten Ordners geben. Wenn Sie beispielsweise Ordner 1 löschen, Ordner 2 erstellen und Ordner 2 dann in Ordner 1 umbenennen. Die ursprünglichen Nachverfolgungsinformationen für Ordner 1 werden in diesem Fall nicht beibehalten.
Entfernen der Verknüpfung zwischen einem nachverfolgten Ordner und einem bestimmten Datensatz über das Löschen der Verknüpfung im Dialogfeld Nachverfolgung auf Ordnerebene Alle Nachrichten in diesem Ordner, die zuvor verknüpft wurden, sind auch weiterhin verknüpft. Die neuen Nachrichten, die zu diesem Ordner hinzugefügt werden, sind nicht verknüpft.
Verschieben Sie eine E-Mail-Nachricht in einen nachverfolgten und mit einem Datensatz verknüpften Ordner in einen anderen Ordner Wenn der neue Ordner keinen Bezugsdatensatz hat, dann ist die E-Mail-Nachricht weiterhin mit dem ursprünglichen Datensatz verknüpft. Wenn neue Ordner einen Bezugsdatensatze hat, dann wird die E-Mail mit diesen verknüpft.
Manuelle Änderung des Bezugsdatensatzes für ein E-Mail-Nachricht, die über einen nachverfolgten Ordner mit einem anderen Bezugsdatensatze verknüpft ist Die Regel für den nachverfolgten Ordner hat Vorrang. Wenn der Ordner synchronisiert ist, wird die E-Mail-Nachricht mit dem in der Ordnernachverfolgungsregel, angegebenen Datensatz verknüpft. Dies geschieht auch dann, wenn Sie den Bezugsdatensatz manuell ändern. Um den Bezugsdatensatze in diesem Fall zu ändern, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

- Verschieben Sie die Nachricht in einen nachverfolgten Ordner, der mit dem Datensatz verknüpft ist, den Sie benötigen.
- Entfernen Sie die Verknüpfung zum Bezugsdatensatz im Dialogfeld Nachverfolgung auf Ordnerebene, bevor Sie den Bezugsdatensatz manuell ändern.
- Verschieben Sie die E-Mail außerhalb des nachverfolgten Ordners. Ändern Sie dann den Bezugsdatensatz für diese E-Mail manuell.
Zwei Benutzer verschieben dieselbe E-Mail-Nachricht in unterschiedliche Ordner mit unterschiedlichen Bezugsdatensätzen Sie können nur einen Bezugsdatensatz für eine E-Mail-Nachricht festlegen. In diesem Fall wird der Datensatz, der zuerst verarbeitet wird, als Bezugsdatensatz verknüpft.

Sehen Sie sich dieses Video an

Möchten Sie die Ordnernachverfolgung in Aktion erleben? Diese Demo zeigt alles Wichtige.

Videotranskript

Ein großer Teil der Arbeit in Dynamics 365 for Customer Engagement besteht in der Erstellung und Erfassung diverser Aktivitäten – E-Mails senden, Termine erstellen und Aufgaben erstellen – rund um den Vertriebs- oder Serviceprozess. Wenn Sie eine Aktivität einem bestimmten Datensatz und einer Verkaufschance zuordnen möchten, können Sie beispielsweise einen Bezugsdatensatz für diese Aktivität festlegen.

Wenn Sie auf Nachverfolgung auf Ordnerebene verwenden, können Sie den Bezugsdatensatz für eine E-Mail einfach festlegen, indem Sie sie in einen Exchange-Ordner ziehen oder verschieben.

Sehen wir uns ein Szenario mit Nachverfolgung auf Ordnerebene an.

Nancy ist Vertriebsmitarbeiterin und sucht und qualifiziert Leads. Nancy hat gerade mit der Arbeit an einer neuen Verkaufschance namens Northwind Traders begonnen und möchte alle E-Mails im Zusammenhang mit dieser Verkaufschance nachverfolgen und verknüpfen.

Zuerst muss Nancy einen Ordner in Exchange erstellen. Die Ordner für ihre aktuellen Konten und Verkaufschancen sind bereits erstellt. Also erstellt Nancy einfach einen neuen Ordner unter dem Ordner „Verkaufschancen“. Dann ordnet Nancy den neu erstellten Exchange-Ordner Customer Engagement zu.

Nancy klickt auf Optionen und auf die Registerkarte E-Mail. Beim Klicken auf Konfigurieren erstellt Nancy eine neue Zuordnung zwischen dem Exchange-Ordner und dem angeforderten Customer Engagement-Datensatz ‒ in unserem Beispiel: Northwind Traders. Ab sofort kann sie eingehende E-Mail bezüglich Northwind Traders einfach in den Ordner ziehen.

Die neuen E-Mails werden der Northwind Traders-Verkaufschance in Customer Engagement zugeordnet. Nancy kann außerdem E-Mails unterwegs auf einem mobilen Gerät nachverfolgen. Nancy kann die E-Mails einfach in der nativen E-Mail-Anwendung in den Ordner „Northwind Traders“ verschieben.

Da Morgan der Hauptkontakt für Northwind Traders ist, gehören alle mit dieser Verkaufschance verbundenen E-Mail-Nachrichten Morgan. Statt die E-Mails von Morgan manuell zu kopieren, kann Nancy eine Exchange-Regel erstellen, die die E-Mails von Morgan automatisch in den Northwind Traders-Ordner kopieren.

So werden die E-Mails automatisch in Customer Engagement nachverfolgt und der Verkaufschance Northwind Traders zugeordnet.

Die Nachverfolgung auf Ordnerebene bietet die Möglichkeit, E-Mails auf einfache Weise nachzuverfolgen und dem Ordner zu Customer Engagement zuzuordnen - und zwar auf jedem Gerät, oder automatisch über Exchange-Regel.

Siehe auch

Nachverfolgen von Outlook-E-Mails über eine Schaltfläche in Dynamics 365 for Outlook
Überblick über Nachverfolgungsdatensätze in Dynamics 365 for Outlook
Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Datensätzen zwischen Microsoft Dynamics 365-Apps und Microsoft Outlook
Konfigurieren der Regeln für die Nachverfolgung auf Ordnerebene für Outlook oder Exchange