Spore mails i Outlook ved at vælge en knap i Dynamics 365 for Outlook
For at du kan få mest muligt ud af Dynamics 365 for Customer Engagement, er det vigtigt at holde styr på al samspil med kunder, og mailkommunikation er nøglen. Opret et centralt opbevaringssted til din Outlook-mailkommunikation ved at "spore" den i Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Når du sporer en mail i Dynamics 365 for Outlook, gemmes mailen som en aktivitetspost i Customer Engagement. Derefter kan du eller andre, der har adgang til dine aktivitetsposter, få vist denne mail sammen med alle andre kundeaktiviteter i Customer Engagement, Dynamics 365 for Outlook eller på en mobilenhed.
Sporing af mails i Dynamics 365 for Outlook er en manuel proces. Det giver dig mulighed for at holde dine personlige mails adskilt fra dine kundemails. Du kan også angive en indstilling for at spore mails automatisk. Flere oplysninger: Angive en indstilling til automatisk at spore indgående mail i Outlook i Dynamics 365 for Outlook
Tip
Hvis din organisation synkroniserer mail ved hjælp af synkronisering på serversiden, kan du automatisk spore mails ved at trække dem til en mappe, der spores. Sporing på mappeniveau er en effektiv og intuitiv metode til at spore mails direkte fra stort set enhver enhed. Flere oplysninger: Spore Outlook-mail ved at flytte den til en sporet Exchange-mappe
Krav til sporing af mails
Hvis du vil spore mail i Dynamics 365 for Outlook, skal din Outlook-e-mail-adresse svare til din Customer Engagement-mailadresse. Du kan ikke synkronisere til eller fra flere mailadresser.
Hvilke poster er tilknyttet mailaktiviteten?
Som standard, når du sporer en mail, bruger Dynamics 365 for Outlook adressekartoteket i Customer Engagement til at knytte mailen til Customer Engagement-kontakter i Til, Fra og Bcc. Du kan også knytte mailen til en mere specifik post, f.eks. et bestemt firma, salgsmulighed eller sag. Det er normalt bedst at knytte en meddelelse til en mere specifik post, hvis det er muligt. Dette vil gøre det nemmere at finde posten.
Spor en mail
I Dynamics 365 for Outlook skal du vælge den mail, du vil spore.
Benyt en af følgende fremgangsmåder:
Hvis du vil spore mailen uden at knytte den til en bestemt post i Customer Engagement, skal du under fanen Startside i gruppen Customer Engagement og klikke på Spor.
Eller
Hvis du vil spore mailen og knytte den til en bestemt post i Customer Engagement, skal du under fanen Startside i gruppen Customer Engagement, klikke på Angiv angående, klikke på Flere og derefter søge efter posten i dialogboksen Slå post op. Når du har fundet den ønskede post, skal du klikke på Tilføj.
Når du klikker på knappen Spor eller knappen Angiv angående, vises en Dynamics 365 for Customer Engagement-rude (også kendt som "sporingsruden") i bunden af mailposten. Denne rude viser, at posten spores og angiver hyperlinks til relaterede poster. Hvis du angiver en "angående"-post, indeholder sporingsruden også et link til denne post. Flere oplysninger: Oversigt over sporing af poster i Dynamics 365 for Outlook
Du kan også se, at en post spores, ved at kigge i Outlook-mappen. Du kan se symbolet Sporet i Dynamics 365-apps
ud for de sporede poster.
Hvis du vil ændre aktivitetsposten Customer Engagement (for eksempel for at ændre angående-posten), skal du åbne mailen i Outlook, og derefter skal du i gruppen Customer Engagement klikke på Vis i Dynamics 365-apps.
Hvad skal jeg ellers vide om sporing af mailposter?
Adressekartotek for Customer Engagement. Adressekartoteket installeres automatisk, når Dynamics 365 for Outlook installeres. Dette gør det muligt at søge efter en Customer Engagement-kontakt fra feltet Til i en mail eller aftale, når du opretter den. Som standard søger Dynamics 365 for Outlook kun efter kontakter, du ejer. Du kan angive en personlig indstilling for at udvide søgningen. Flere oplysninger: Angive indstillinger for adressekartoteket i Dynamics 365 for Outlook
Arbejde offline. Mails, som du kan spore, når du arbejder offline, gemmes som aktiviteter, når du skifter til onlinetilstand. Flere oplysninger: Arbejde offline med Dynamics 365 for Outlook
Svar på sporede meddelelser. Du kan angive, om svar på sporede meddelelser også skal spores. Flere oplysninger: Angiv personlige indstillinger, der påvirker sporing og synkronisering mellem modelbaserede apps i Dynamics 365 og Outlook eller Exchange
Redigering af sporede mailmeddelelser. Når en mail er blevet sendt, kan du ikke redigere den, men du kan angive eller ændre en angående-post for den.
Vedhæftede filer. Sporede mails, der kan åbnes af alle, som har tilladelse til at se dine aktiviteter. Hvis mailen indeholder vedhæftede filer, medtages filerne i aktiviteten. Hvis du ikke vil gøre en vedhæftet fil tilgængelig, kan du slette den fra mailaktiviteten.
Administratoren kan blokere meddelelser, så de ikke gemmes, hvis de indeholder vedhæftede filer med bestemte filtyper, f.eks. .exe-filer. Mails, der gemmes på andre placeringer end Microsoft Exchange-standardplaceringen, kan ikke tilknyttes.
Se også
Oversigt over sporing af poster i Dynamics 365 for Outlook
Slette poster, der er registreret i Dynamics 365 for Outlook
Angiv personlige indstillinger, der påvirker sporing og synkronisering mellem Dynamics 365-apps og Outlook eller Exchange
Oprette skabeloner til mailOfte stillede spørgsmål om synkronisering af poster mellem Microsoft Dynamics 365-apps og Microsoft Outlook