Používání elektronických dokladů v procesu nákupu

S nákupními doklady můžete použít nakonfigurované elektronické doklady (e-doklady).

S funkcí elektronických dokladů lze použít následující nákupní doklady:

• Nákupní faktury
• Nákupní objednávky (od verze 24.0)
• Nákupní dobropisy
• Finanční deníky

Poznámka

Od Business Central verze 24.0 je možné se připojit nákupní objednávky s přijatým elektronickými doklady.

E-doklady při nákupech

Potvrzení o nákupu e-dokladů v Dynamics 365 Business Central lze provést hromadně, nebo ručně.

Jak nastavit dodavatele pro práci s různými nákupními doklady

Chcete-li nakonfigurovat dodavatele, aby správně pracovali s příchozími elektronickými fakturami, postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Dodavatelé a poté vyberte související odkaz.

2. Vyberte dodavatele, kterého chcete konfigurovat.

3. Na pevné záložce Příjem vyhledejte pole Příjem e-dokladu do pro zadání výchozího nákupního dokladu, který má být vygenerován z přijatého elektronického dokladu.

   Poznámka

   V poli Příjem e-dokladu do uživatelé mohou buď vybrat Nákupní faktura, nebo Nákupní objednávka na základě toho, co by si chtěli nechat vytvořit z přijaté e-faktury. Tento výběr nemá vliv na tvorbu opravných dokladů; v obou scénářích systém vygeneruje dobropis.

   Poznámka

   Pokud uživatel zvolí možnost Nákupní objednávka v poli Příjem e-dokladu do, systém se pokusí aktualizovat jednu ze stávajících nákupních objednávek, ale pokud nákupní objednávka pro dodavatele v přijatém elektronickém dokladu neexistuje, Business Central vytvoří novou nákupní objednávku za použití stejného přístupu jako při vytváření nové nákupní faktury, jak je vysvětlen na této stránce dále.

4. Vyberte jednu z možností, kterou chcete použít pro vybraného dodavatele.

5. Zavřete stránku.

Práce s nákupními fakturami

Spuštění dávkové úlohy

Poznámka

Tato dávková úloha slouží k automatickému sběru vašich příchozích faktur. Může fungovat pouze v zemi nebo oblasti, kde tato funkce existuje.

Pokaždé, když je ke spuštění vybrána Fronta úloh a externí služba má příchozí faktury, které byly odeslány od vašeho dodavatele, systém tyto faktury shromáždí a naimportuje. Pro dokončení tohoto procesu postupujte následovně:

1. Po dokončení dávkové úlohy se nově importované faktury zobrazí na stránce E-doklady spolu s jejich základními podrobnými informacemi.

2. Chcete-li zobrazit další údaje, otevřete konkrétní e-doklad.

3. Pokud v elektronickém dokladu nebyly žádné chyby nebo problémy, pole Záznam namapuje číslo dokladu nákupní faktury, pokud je nakonfigurováno na stránce Karta dodavatele (kterou systém automaticky vytvořil). Vyberte odkaz pro otevření dokumentu.

   Poznámka

   Tento dokument vytvořený systémem není odeslaným dokumentem.

4. Chcete-li přejít přímo na nákupní doklad, vyberte pole Záznam. Po otevření stránky Nákupní faktura doklad zkontrolujte. Pokud je vše v pořádku, doklad zaúčtujte.

5. Když zaúčtujete nákupní doklad, pole Záznam v části E-doklad se aktualizuje z Faktura na Nákupní faktura a je k dispozici číslo zaúčtovaného nákupního dokladu. Můžete vybrat číslo pro otevření zaúčtované nákupní faktury.

Údaje o protokolech jsou stejné jako v procesu prodeje elektronických dokladů.

Protože chyby v prodejním procesu většinou souvisí s dostupností služby, může došlý doklad obsahovat více důvodů. Nejčastějším důvodem chyby je, že systém nedokáže rozpoznat řádky na e-dokladu, který jste dostali od vašeho dodavatele. Proto nemůže zadávat řádky do své nákupní faktury.

Existují dvě běžné chyby:

• Pokud chcete použít tento konkrétní řádek z faktury dodavatele, která byla přímo zaúčtována na účet hlavní knihy (G/L), musíte správně nakonfigurovat hodnotu Mapování textu. Chcete-li tuto chybu obejít, pokud chcete používat účty hlavní knihy, vyberte Mapovat text na účet a vytvořte konkrétní mapování hodnoty Text mapování s hodnotou Č. debetního účtu, kterou chcete použít.
• Chcete-li sledovat zásoby a používat řádky z faktury dodavatele k vyplnění položek na řádcích dokladu, musíte správně nakonfigurovat hodnotu Referenční číslo položky. Chcete-li tuto chybu obejít, namapujte externí položku s čísly položek pomocí referenčního seznamu položek. Více se dozvíte v části Použití referencí položek.

Poté, co opravíte chyby a varování, můžete ručně určit, kdy má systém vytvořit nákupní fakturu na základě vašeho nastavení, výběrem možnosti Vytvořit dokument.

Ruční import faktur

Chcete-li ručně importovat externí elektronické doklady, postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Služba e-dokladu a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Služba e-dokladu vyberte aktivní službu.
3. Vyberte Přijmout a nahrajte soubor e-dokladu, který jste získali od dodavatele.
4. Pokud se zobrazí chybová zpráva, otevřete e-doklad a problémy vyřešte.
5. Až dokončíte odstraňování problémů, ve skupině Importovat ručně vyberte Vytvořit dokument.
6. Po vytvoření dokumentu v Business Central nemění použití dávkové úlohy způsob, jakým jej prohlížíte.

E-doklady s nákupními objednávkami

Propojení nákupních objednávek s přijatými e-doklady

Pokud váš Dodavatel nakonfiguroval pole Přijmout e-doklad pro na Nákupní objednávky, když je elektronický doklad vytvořen v Business Central (ručně nebo z externího koncového bodu), Business Central provede následující kroky:

1. Pokud Nákupní objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje a v souboru příjmu E-doklad je číslo nákupní objednávky, Business Central automaticky propojí tento elektronický doklad s uvedenou nákupní objednávkou a Stav dokumentu tohoto e-dokladu je nastaven na Probíhá a Stav e-dokladu na podstránce Stav služby je nastaven na Objednávka je propojena. Toto propojení je viditelné v poli Doklad na tomto konkrétním e-dokladu. Pokud potřebujete změnit automaticky propojenou nákupní objednávku, můžete tak učinit pomocí akce Aktualizovat propojení nákupní objednávky a výběrem jedné ze stávajících nákupních objednávek pro tohoto dodavatele. Můžete tak učinit pouze před spárováním řádků mezi e-dokladem a nákupní objednávkou.

2. Pokud nákupní objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje s číslem nákupní objednávky v přijatém souboru e-dokladu, Business Central nabízí možnost vybrat jednu z existujícího nákupních objednávek, když jste tento doklad nahráli ručně. Tato podmínka otevře seznam Nákupní objednávky s objednávkami pouze pro dodavatele, od kterého jste obdrželi e-doklad. Musíte vybrat požadovanou nákupní objednávku a poté vybrat OK. Pokud se vám nepodařilo vybrat správnou nákupní objednávku nebo jste získali e-doklad automaticky z externího koncového bodu pomocí fronty úloh, nový e-doklad není propojen s žádným nákupním dokladem. Stav dokumentu potom zobrazuje Chyba a Stav elektronického dokumentu na podstránce Stav služby také ukazuje Chyba zpracování importovaného dokladu. Chcete-li dokončit propojení nákupní objednávky, vyberte akci Aktualizovat propojení nákupní objednávky a vyberte jednu z existujících nákupních objednávek pro tohoto dodavatele.

3. Pokud nákupní objednávka pro tohoto konkrétního prodejce neexistuje, když je vytvořen nový e-doklad, Business Central vytvoří novou nákupní objednávku, používající stejný model tvorby, který již existuje pro nové nákupní faktury. Stav dokladu tohoto e-dokladu je nastaven na Probíhá a Stav e-dokladu na podstránce Stav služby je nastaven na Importovaný dokument vytvořen. Poté je toto propojení viditelné v poli Doklad na tomto konkrétním e-dokladu.

Párování řádků z přijatého e-dokladu s nákupní objednávkou

Přijaté elektronické doklady můžete spárovat s řádky nákupních objednávek ze dvou různých míst: ze stránky E-doklad nebo ze stránky Nákupní objednávka. Nejjednodušší způsob, jak najít již propojené nákupní objednávky, je použít dlaždici Propojené nákupní objednávky jako součást aktivit e-dokladů. Všechny nepropojené dokumenty lze nalézt pomocí dlaždice Čekající elektronické faktury nákupu, kde máte seznam e-dokladů, které musíte zkontrolovat. Aktivity e-dokladů s těmito dvěma dlaždicemi lze nalézt v následujících centrech rolí: Hodnocení obchodního manažera, Obchodní manažer, Účetní, Manažer zásob a Expedice a příjem.

Tip

Existují také dva způsoby, jak porovnat řádky. Jedním ze způsobů je provést to ručně, jak je popsáno v článku. Dalším způsobem je použít Pomoc při párování elektronických dokladů s Copilot. Funkce pomoci při párování elektronických dokladů vám pomůže spárovat přijaté elektronické faktury se stávajícími řádky nákupních objednávek pomocí modelu velkých jazykových modulů (LLM). Další informace o používání Copilota najdete v tématu Mapování e-dokladů na řádky nákupní objednávky s Copilotem.

Poznámka

Pokud se procento DPH mezi příchozím dokladem a procentem DPH společnosti liší, nelze spárované doklady použít v prostředí pro více zemí.

Odpovídající řádky z nákupní objednávky

Můžete porovnat řádky ze seznamu Nákupní objednávky nebo z jedné z otevřených nákupních objednávek. Chcete-li zahájit proces, použijte následující kroky:

1. Vyberte dlaždici Propojené nákupní objednávky ve vašem Centru rolí, pokud existuje nějaké číslo.

2. Vyberte jednu dvou možností pro párování:

   • Pokud chcete porovnat řádky ze seznamu Nákupní objednávky, vyberte řádek Nákupní objednávka, který chcete párovat, a vyberte akci Mapování řádků elektronického dokladu.
   • Pokud chcete nejprve otevřít nákupní objednávku, otevřete dokument a poté vyberte akci Mapování řádků elektronického dokladu.

3. Protože obě možnosti mají stejný proces, otevře se stránka Párování nákupních objednávek s následujícím obsahem:

   1. V záhlaví naleznete následující informace, které vám mohou pomoci snadněji mapovat řádky:

      Název pole	Popis
      Jméno dodavatele	Určuje jméno dodavatele elektronického dokladu.
      Číslo e-dokladu	Udává číslo propojeného elektronického dokladu.
      Datum elektronického dokladu	Udává číslo propojeného elektronického data.
      Částka e-dokladu	Určuje celkovou částku propojeného elektronického dokladu včetně DPH.

   2. V řádcích najdete řádky importované ze souboru E-doklad na levé straně a řádky ze stávající nákupní objednávky vpravo.

   3. Všechny řádky na obou stranách mají čísla položek a popisy spolu s poli Přímé jednotkové náklady a % slevy na řádek.

   4. Na straně Importované řádky můžete také najít pole Množství jako celkové množství z elektronické faktury a pole Spárované množství určující množství, které je již spárování s řádky nákupní objednávky.

   5. Na straně Řádky nákupních objednávek můžete také najít Dostupné množství jako množství, kterému lze přiřadit tento řádek (přijaté, ale nefakturované množství) a Množství k fakturaci s uvedením množství, které je již spárováno s tímto řádkem.

   6. Chcete-li řádky spárovat, vyberte řádky na obou stranách, které chcete spárovat, a vyberte akci Ruční spárování. Shodné řádky jsou označeny zeleně.

   7. Je možné přiřadit jeden k jednomu, ale je také možné přiřadit mnoho k jednomu nebo jeden k mnoha výběrem více řádků na jedné nebo druhé straně, než zvolíte akci Přiřadit ručně.

   8. Můžete také vybrat akci Automaticky spárovat, aby se automaticky spárovaly všechny řádky se stejnými hodnotami Typ, Č., Jednotková cena, Sleva a Měrná jednotka.

   9. Pokud uděláte chybu, můžete vybrat akci Odebrat shodu a odstranit odpovídající řádky na straně nákupní objednávky nebo vybrat akci Obnovit shodu k resetování všech shod.

   10. Pokud má váš e-doklad mnoho řádků, můžete během procesu přiřazování vybrat akci Zobrazit nevyřízené řádky k odstranění všech řádků elektronického dokladu, pokud jsou již spárované. Pokud potřebujete zobrazit všechny řádky, můžete vždy vybrat akci Zobrazit všechny řádky.

4. Jakmile dokončíte párování, musíte vybrat akci Použít na nákupní objednávku.

5. Poté, co použijete párování na nákupní objednávku, Business Central aktualizuje následující pole:

   1. Č. faktury dodavatele a Datum dokladu v záhlaví dokumentu se aktualizují hodnotami z elektronického dokumentu, který jste obdrželi a propojili
   2. Množství k fakturaci v řádcích se aktualizují o hodnoty ze sloupce Množství k fakturaci ze stránky Párování nákupních objednávek na základě shody, kterou jste provedli.
   3. Nyní můžete dokument odeslat výběrem akce Přidat.
   4. Jakmile dokument zaúčtujete, pole Dokument na stránce E-doklad změní hodnotu tak, aby se vztahovala k zaúčtované nákupní faktuře.
   5. Zavřete stránku.

Důležité

Ve výchozím nastavení můžete spárovat pouze řádky, které mají v obou dokladech stejnou celkovou částku. To znamená, že přímé jednotkové náklady spolu s použitým řádkem % slevy musí být stejné, protože v jednom dokladu může mít částku bez slevy a v jiném se slevou.

Pokud chcete přidat určitou toleranci a povolit rozdíl mezi řádky v e-faktuře a nákupní objednávce, postupujte následovně:

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení nákupů a závazků a poté vyberte související odkaz.
2. Chcete povolit toleranci v poli % rozdílu párování e-dokladu, přičemž uvedete maximální povolené procento rozdílu nákladů při párování příchozího řádku e-dokladu s řádkem nákupní objednávky.
3. Toto nastavení se vztahuje na všechny spárované řádky, ale opět s ohledem na toleranci k celkové částce, jako u přímých jednotkových nákladů společně s použitým % slevy na řádku.
4. Zavřete stránku.

Párování řádků z e-dokladu

Můžete párovat řádky na stránce E-doklad. Na začátek použijte následující kroky:

1. Vyberte ikonu , zadejte E-doklady a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte E-doklad, který chcete párovat.
3. Výběrem akce Přiřadit nákupní objednávku otevřete stránku Párování nákupních objednávek.
4. Opakujte stejné kroky, které jste použili při zahájení párování z nákupních objednávek.

Přehled stavů elektronických dokladů

Chcete-li získat lepší přehled o všech e-dokladech ve společnosti, můžete vybrat centrum rolí Účetní, kde existují stavy elektronických dokladů. Zde můžete najít aktivity elektronického dokladu, které mají následující stavy:

• Příchozí e-doklady:
  • Zpracované
    • Probíhající
    • Chyba

Související informace

Nastavení e-dokladů
Používání e-dokladů v procesu prodeje
Rozšíření funkčnosti elektronických dokladů
Správa financí
Fakturace prodejů
Záznam nákupů pomocí nákupních faktur a objednávek
Práce s Business Central

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central