Nastavení e-mailu

Poznámka

Azure Active Directory je nyní Microsoft Entra ID. Více informací

Lidé v podnicích odesílají informace a dokumenty, jako jsou prodejní a nákupní objednávky a faktury, e-mailem každý den. Správci mohou k Business Central připojit jeden nebo více e-mailových účtů, což umožňuje odesílat dokumenty bez nutnosti otevírat e-mailovou aplikaci. Každou zprávu můžete sestavit samostatně pomocí základních formátovacích nástrojů, jako jsou písma, styly, barvy atd., a přidat přílohy o velikosti až 100 MB. Rozložení sestavy navíc správcům umožňuje zahrnout pouze klíčové informace z dokumentů. Další informace naleznete v tématu Posílání dokumentů e-mailem.

Možnosti e-mailu v Business Central jsou určeny pouze pro odchozí zprávy. Nemůžete přijímat odpovědi, to znamená, že neexistuje stránka „Doručená pošta“.

Poznámka

E-mailové možnosti Business Central Online můžete používat pouze s Exchange Online. Nepodporujeme hybridní scénáře, jako je připojení Business Central Online k místní verzi Exchange.

Pokud používáte Business Central on-premises, musíte před nastavením e-mailu vytvořit registraci aplikace pro Business Central na webu Azure Portal. Registrace aplikace umožní Business Central autorizaci a ověření u vašeho poskytovatele e-mailu. Další informace naleznete na stránce Nastavení e-mailu pro místní Business Central. V Business Central Online to vyřešíme za vás.

Požadavky

Existuje několik požadavků na nastavení a používání funkcí e-mailu.

• Chcete-li nastavit e-mail, musíte mít nastaveno oprávnění NASTAVENÍ EMAILU. Další informace naleznete v části Přiřazení oprávnění uživatelům a skupinám.
• Každý, kdo používá funkce e-mailu, musí mít plně licencovaný Business Central. Delegovaní správci a uživatelé typu host například nemohou používat e-mailový účet tenanta.

Přidání e-mailových účtů

E-mailové účty přidáváte prostřednictvím rozšíření, která umožňují připojení účtů od různých poskytovatelů k Business Central. Standardní rozšíření vám umožňují používat účty z Microsoft Exchange Online. Mohou však být k dispozici další rozšíření, která vám umožní připojit účty od jiných poskytovatelů, například Gmail.

Můžete zadat předdefinované obchodní scénáře, ve kterých se má používat e-mailový účet k odesílání e-mailů. Můžete například určit, aby všichni uživatelé odesílali prodejní doklady z jednoho účtu a nákupní doklady z jiného. Další informace naleznete v části Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům.

Následující tabulka popisuje e-mailová rozšíření, která jsou ve výchozím nastavení k dispozici.

Rozšíření	Popis	Příklady použití
Konektor Microsoft 365	Všichni posílají e-maily ze sdílené poštovní schránky v Exchange Online.	Když například všechny zprávy pocházejí ze stejného oddělení, vaše prodejní organizace odesílá zprávy z účtu sales@cronus.com. Tato možnost vyžaduje, abyste si nastavili sdílenou poštovní schránku v centru pro správu Microsoft 365. Další informace naleznete v části Sdílené poštovní schránky.
Aktuální konektor uživatele	Každý posílá e-mail z účtu, který použil k přihlášení do Business Central.	Povolte komunikaci z jednotlivých účtů.
Konektor SMTP	K odesílání e-mailů použijte protokol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).	Povolte komunikaci prostřednictvím vašeho poštovního serveru SMTP.

Rozšíření Konektor Microsoft 365 a Konektor aktuálního uživatele používají účty, které jste nastavili pro uživatele v centru pro správu Microsoft 365 vašeho předplatného Microsoft 365. Aby uživatelé mohli odesílat e-maily pomocí rozšíření, musí mít platnou licenci pro Exchange Online. Navíc v prostředích sandbox tato rozšíření, včetně rozšíření Outlook REST API, vyžadují, aby bylo povoleno nastavení Povolit požadavky HttpClient. Chcete-li zkontrolovat, zda je pro tato rozšíření povoleno, přejděte na stránku Správa rozšíření, vyberte rozšíření a poté vyberte možnost Konfigurovat.

Externí uživatelé, jako jsou delegovaní správci a externí účetní, nemohou tato rozšíření používat k odesílání e-mailových zpráv z Business Central.

Poznámka

Pokud používáte ověřování typu service-to-service (S2S), konektory Microsoft 365 a Aktuální uživatel nemohou ověřit uživatele při odesílání prodejního nebo nákupního dokladu e-mailem. Když někdo odešle dokument, zobrazí se následující chybová zpráva:

"Nemáte oprávnění pro přístup k tomuto zdroji: https://graph.microsoft.com/.default. Obraťte se na správce systému."

Problém je způsoben vázanými akcemi na rozhraní API dokumentu, které odesílají e-mail. Chcete-li se dozvědět více o vázaných akcích, přejděte na Vázané akce.

Pokud chcete používat ověřování S2S a funkce e-mailu, použijte možnost konektoru SMTP.

Použití SMTP

Pokud chcete k odesílání e-mailů z Business Central používat protokol SMTP, můžete použít rozšíření SMTP Connector. Když nastavíte účet, který používá SMTP, je důležité pole Typ odesílatele. Pokud vyberete možnost Konkrétní uživatel, jsou e-maily odesílány se jménem a dalšími informacemi z účtu, který nastavujete. Pokud však vyberete Aktuální uživatel, jsou e-maily odesílány z e-mailového účtu uvedeného pro každý uživatelský účet. Aktuální uživatel je podobný funkci Odeslat jako. Více informací viz Použití náhradní adresy odesílatele pro odchozí e-mailové zprávy.

Důležité

Chcete-li použít Auth 2.0 pro ověřování SMTP, zvažte následující:

• Všichni uživatelé musí být ve stejném tenantovi Microsoft Entra.
• Nemůžete použít Konkrétní uživatel pro Typ odesílatele, stejně jako u základního ověřování. Důvodem je, že OAUTH 2.0 používá přihlašovací údaje aktuálního (přihlášeného) uživatele.
• Pro místní Business Central musíte vytvořit registraci aplikace na webu Azure Portal a poté spustit průvodce asistovaným nastavením Nastavit Microsoft Entra ID v Business Central pro připojení k Microsoft Entra ID. Další informace najdete v tématu Vytvoření registrace aplikace pro Business Central na webu Azure Portal.

Exchange Online odmítá použití základního ověřování pro SMTP. Tato změna se nedotkne tenantů, kteří aktuálně používají SMTP AUTH. Důrazně však doporučujeme použít nejnovější verzi Business Central a provést nastavení ověřování OAuth 2.0 pro SMTP. Do dřívějších verzí Business Central, například verze 14, nepřidáme ověřování na základě certifikátu. Pokud nemůžete nastavit OAuth 2.0, doporučujeme vám prozkoumat alternativy třetích stran, pokud chcete používat e-mail SMTP ve starších verzích.

Poznámka

Když kopírujete společnost, která k odesílání e-mailů používá e-mailový účet SMTP, heslo k účtu není zahrnuto. Budete muset znovu zadat heslo na stránce Účet SMTP v nové společnosti.

Použití průvodce asistovaným nastavením e-mailu

Průvodce asistovaným nastavením Nastavení e-mailu vám pomůže rychle začít s e-maily.

Poznámka

Musíte mít výchozí e-mailový účet, i když přidáte pouze jeden účet. Výchozí účet bude použit pro všechny e-mailové scénáře, které nejsou přiřazeny k žádnému účtu. Další informace naleznete v části Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům.

1. Vyberte ikonu , zadejte Nastavení e-mailových účtů a poté vyberte související odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

Přiřazení e-mailových scénářů k e-mailovým účtům

E-mailové scénáře jsou procesy, které zahrnují odeslání dokumentu. Například prodejní nebo nákupní objednávka nebo oznámení, jako je pozvánka pro externího účetního. Pro konkrétní scénáře lze použít konkrétní e-mailové účty. Můžete například určit, aby všichni uživatelé vždy posílali prodejní doklady z jednoho účtu, nákupní doklady z jiného a skladové nebo výrobní doklady ze třetího účtu. Scénáře můžete přiřazovat, měnit a odebírat, kdykoli chcete. Scénář lze v jednu chvíli přiřadit pouze k jednomu e-mailovému účtu. Výchozí e-mailový účet je použit pro všechny scénáře, které nejsou přiřazeny k žádnému účtu.

Na stránce Přiřazení scénáře e-mailu můžete vybrat akci Nastavit výchozí přílohy a přidat přílohy do scénářů e-mailu. Přílohy budou vždy k dispozici, když vytvoříte e-mail pro dokument související se scénářem. Každý scénář e-mailu může mít jednu nebo více výchozích příloh. Výchozí přílohy se automaticky přidávají k e-mailům pro scénář e-mailu. Když například odešlete prodejní objednávku e-mailem, bude přidána výchozí příloha určená pro scénář prodejní objednávky. Výchozí přílohy se zobrazují v části Přílohy v dolní části stránky Sestavení e-mailu. K e-mailu můžete ručně přidat jiné než výchozí přílohy.

Nastavení zásad zobrazení

Můžete ovládat e-mailové zprávy, ke kterým má uživatel přístup na stránkách Odchozí e-mail a Odeslané e-maily.

V části Zásady zobrazení e-mailu uživatele vyberte uživatele a poté vyberte jednu z následujících možností v poli Zásady zobrazení e-mailu:

• Zobrazit vlastní e-maily - Uživatel může zobrazit pouze své vlastní e-mailové zprávy.
• Zobrazit všechny e-maily – Uživatel může zobrazit všechny e-mailové zprávy, včetně e-mailů odeslaných jinými uživateli.
• Zobrazit, pokud přístup ke všem souvisejícím záznamům – Tato zásada zobrazení se použije, pokud není zadána žádná jiná zásada. Uživatel může zobrazit e-mailové zprávy odeslané jinými uživateli, pokud má přístup k odeslanému záznamu a všem souvisejícím záznamům. Uživatel A například odeslal zaúčtovanou prodejní fakturu zákazníkovi. Uživatel B může vidět e-mailovou zprávu, pokud má přístup k faktuře i k zákazníkovi.
• Zobrazit, pokud má přístup k nějakým souvisejícím záznamům – Uživatel může zobrazit e-mailové zprávy odeslané jinými lidmi, pokud má přístup alespoň k jednomu záznamu, který souvisí s odeslaným záznamem. Uživatel A například odeslal zaúčtovanou prodejní fakturu zákazníkovi. Uživatel B může vidět e-mailovou zprávu, pokud má přístup buď k faktuře, nebo k zákazníkovi.

Poznámka

Pokud necháte pole ID uživatele prázdné a poté zvolíte akci Zásady zobrazení e-mailu, budou se zásady zobrazení vztahovat na všechny uživatele.

Určení, kolik zpráv může účet odeslat za minutu

Někteří poskytovatelé e-mailu (ISP) omezují počet e-mailových zpráv, které může e-mailový účet odeslat najednou, v určitém čase nebo obojí. Tento postup, známý jako omezování e-mailů, pomáhá poskytovatelům internetových služeb kontrolovat provoz na jejich serverech a předcházet spamu. Pokud e-mailový účet překročí limit, ISP může zprávy zablokovat. Chcete-li zajistit, aby počet zpráv, které odešlete z Business Central, odpovídal limitu vašeho ISP, zadejte limit pro každý ze svých e-mailových účtů.

Výchozí limit pro účty Microsoft 365 a Aktuální uživatel je 30, což odpovídá limitu nastavenému Exchange Online.

Limit lze zadat dvěma způsoby:

• Když k vytvoření nového účtu použijete průvodce nastavením asistovaným nastavením e-mailu, zadejte limit do pole Limit sazby za minutu.
• U stávajících e-mailových účtů zadejte limit v do pole Limit rychlosti e-mailu na účtu.

Nastavení opakovaně použitelných e-mailových textů a rozložení

Pomocí sestav můžete do textů pro e-maily zahrnout klíčové informace z prodejních, nákupních a servisních dokumentů. Rozložení sestav definují styl a obsah textu v e-mailu. Obsah může například obsahovat texty, jako je pozdrav nebo pokyny, které předcházejí informacím o dokumentu. Tento postup popisuje, jak nastavit sestavu Prodej – faktura pro zaúčtované prodejní faktury, ale u ostatních sestav je postup podobný.

Poznámka

Chcete-li použít rozložení k vytvoření obsahu pro e-mailové zprávy, musíte pro ně použít typ souboru Word.

1. Vyberte ikonu , zadejte Výběry sestav – prodeje a poté vyberte související odkaz.
2. Na stránce Výběr sestavy – prodej v poli Používání vyberte Faktura.
3. Na novém řádku v poli ID sestavy vyberte například standardní sestavu 1306.
4. Zaškrtněte políčko Použít pro tělo e-mailu.
5. Vyberte pole Popis rozvržení těla e-mailu a pak vyberte rozvržení ze seznamu.
6. Chcete-li zobrazit nebo upravit rozvržení, na kterém je založen text e-mailu, vyberte rozvržení na stránce Vlastní rozvržení sestav a poté zvolte možnost Exportovat akce rozvržení. Pokud rozvržení přizpůsobíte, nahrajte nové rozvržení pomocí akce Importovat rozvržení.

   Poznámka

   Chcete-li přizpůsobit standardní rozvržení sestavy, například 1306, musíte vytvořit kopii sestavy. Business Central vám pomůže vytvořit kopii, když importujete vlastní rozvržení pro standardní sestavu. Název vašeho nového rozvržení vlastního přehledu bude mít předponu „Kopie“.

7. Pokud chcete zákazníkům umožnit používání platební služby, například PayPal, musíte tuto službu nastavit. Poté se do textu e-mailu vloží informace a odkaz PayPal. Více informací viz Povolení plateb zákazníkům prostřednictvím PayPal.
8. Zvolte tlačítko OK.

Nyní, když například vyberete akci Odeslat na stránce Zaúčtovaná prodejní faktura, tělo e-mailu obsahuje informace o dokumentu sestavy 1306, před nimiž bude stylizovaný standardní text podle rozvržení sestavy, které jste vybrali v kroku 5.

Použití náhradní adresy odesílatele pro odchozí e-mailové zprávy

Pokud používáte rozšíření SMTP Connector, můžete ke změně adresy odesílatele u odchozích zpráv použít funkce Odeslat jako nebo Odeslat jménem z Microsoft Exchange. Business Central použije účet SMTP k ověření ve službě Exchange, ale buď nahradí adresu odesílatele tou, kterou zadáte, nebo ji změní na "jménem".

Když si nastavujete účet a chcete používat funkce Odeslat jako nebo Odeslat jménem z Exchange, v poli Typ odesílatele vyberte Konkrétní uživatel.

Případně můžete vybrat Aktuální uživatel, aby lidé mohli posílat zprávy prostřednictvím konektoru SMTP. Zpráva se zobrazí jako odeslaná z e-mailového účtu zadaného v poli Kontaktní e-mail na kartě uživatele pro uživatele, pod kterým je přihlášen. Bude však fungovat podobně jako funkce Odeslat jako a bude odeslána z účtu zadaného v nastavení konektoru SMTP.

Níže jsou uvedeny příklady použití funkcí Odeslat jako a Odeslat jménem v Business Central:

• Možná budete chtít, aby nákupní nebo prodejní objednávky, které odesíláte dodavatelům a zákazníkům, vypadaly, že pocházejí z adresy noreply@yourcompanyname.com.
• Když váš workflow odešle žádost o schválení e-mailem pomocí e-mailové adresy žadatele.

Poznámka

K nahrazení adres odesílatelů můžete použít pouze jeden účet. To znamená, že nemůžete mít jednu náhradní adresu pro nákupní procesy a druhou pro prodejní procesy.

Nastavení profilů pro odesílání dokumentů

Nastavením preferovaného způsobu odesílání prodejních dokladů pro každého zákazníka můžete ušetřit čas. Při každém odesílání dokumentu nemusíte vybírat možnost odeslání, například zda chcete dokument odeslat e-mailem nebo jako elektronický dokument. Další informace naleznete v části Nastavení profilů pro odesílání dokumentů.

Volitelné: Nastavení protokolování e-mailů v Exchange Online

Získejte více z komunikace mezi prodejci a stávajícími nebo potenciálními zákazníky. Můžete sledovat výměny e-mailů a následně je proměnit v příležitosti, které lze využít. Více se dozvíte v tématu Sledování výměny e-mailových zpráv mezi prodejci a kontakty.

Volitelně: Sledování používání e-mailů a řešení problémů s jejich selháním pomocí telemetrie

Správci mohou zapnout funkci telemetrie v Business Central a získat data o využití a selháních různých funkcí. Pro e-mail zaznamenáváme následující operace:

• E-mail byl úspěšně odeslán
• Pokus o odeslání e-mailu se nezdařil
• Autentizace na SMTP serveru byla úspěšná/selhala
• Připojení na server SMTP bylo úspěšné/selhalo

Další informace naleznete v části Analýza e-mailové telemetrie (obsah pro správu).

Nastavení e-mailu pro místní Business Central

Místní Business Central lze integrovat se službami, které jsou založeny na Microsoft Azure. Můžete například použít Cortana Intelligence pro chytřejší předpovědi peněžních toků, Power BI k vizualizaci svého podnikání a Exchange Online k odesílání e-mailů. Integrace s těmito službami je založena na registraci aplikace v Microsoft Entra ID. Registrace aplikace poskytuje autentizační a autorizační služby pro komunikaci. Chcete-li využívat možnosti e-mailu v místním Business Central, musíte Business Central zaregistrovat jako aplikaci na portálu Azure a poté připojit k registraci aplikace. V následujících kapitolách je popsáno, jak.

Vytvoření registrace aplikace pro Business Central na webu Azure Portal

Kroky k registraci Business Central na portálu Azure jsou popsány v části Registrace aplikace v Microsoft Entra ID.

Poznámka

Chcete-li používat funkce e-mailu, vaše registrace aplikace musí používat konfiguraci pro více tenantů.

Nastavení, která jsou specifická pro možnosti e-mailu, jsou delegovaná oprávnění, která udělujete registraci aplikace. V následující tabulce jsou uvedena minimální oprávnění.

API / Název oprávnění	Typ	Popis
Microsoft Graph/User.Read	Delegované	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.
Microsoft Graph/Mail.ReadWrite	Delegované	Psaní e-mailových zpráv.
Microsoft Graph/Mail.Send	Delegované	Odesílání e-mailových zpráv.
Microsoft Graph/offline_access	Delegované	Udržování souhlasu s přístupem k údajům.
Microsoft Graph/Mail.Send.Shared	Delegované	Sdílená poštovní schránka

Pokud používáte konektor SMTP a chcete k ověřování použít OAuth 2.0, budou se oprávnění mírně lišit. V následující tabulce jsou uvedena oprávnění.

API / Název oprávnění	Typ	Popis
Microsoft Graph/offline_access	Delegované	Udržování souhlasu s přístupem k údajům.
Microsoft Graph/openid	Delegované	Přihlašujte uživatele.
Microsoft Graph/User.Read	Delegované	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.
Microsoft Graph / SMTP.Send	Delegované	Odesílejte e-maily z poštovních schránek pomocí SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read	Delegované	Přihlaste se a přečtěte si uživatelský profil.

Při vytváření registrace aplikace mějte na paměti následující informace. Budete jej potřebovat pro připojení Business Central k registraci aplikace.

• ID aplikace (klienta)
• URI přesměrování (volitelné)
• Tajný klíč klienta

Další informace o obecných pokynech pro registraci aplikace najdete v části Rychlý start: Registrace aplikace na platformě identity Microsoft.

Poznámka

Pokud máte po připojení Business Central k registraci aplikace potíže s odesíláním e-mailů pomocí protokolu SMTP, může to být způsobeno tím, že protokol SMTP AUTH není pro vašeho tenanta povolen. Místo toho doporučujeme používat e-mailové konektory Microsoft 365 a Current User, protože používají rozhraní API Microsoft Graph Mail. Pokud však musíte používat protokol SMTP, můžete povolit SMTP AUTH. Další informace naleznete v části Povolení nebo zakázání odesílání ověřeného klienta SMTP (SMTP AUTH) v Exchange Online.

Připojení Business Central k registraci aplikace

Poté, co zaregistrujete svou aplikaci na webu Azure Portal, v Business Central, použijte stránku Registrace e-mailové aplikace Microsoft Entra a připojte k ní Business Central.

1. V Business Central vyberte ikonu zadejte Registrace e-mailové aplikace Microsoft Entra a poté vyberte související odkaz.
2. Vyplňte pole podle potřeby. Umístěním ukazatele myši na pole zobrazíte krátký popis.

Tip

Případně, pokud se připojujete poprvé, můžete spustit asistovaného průvodce nastavením Nastavení e-mailu. V tomto případě příručka obsahuje také stránku registrace e-mailové aplikace Microsoft Entra pro připojení k registraci vaší aplikace.

Související informace

Sdílené poštovní schránky v Exchange Online
Práce s Business Central
Nastavení Business Central
Odesílání dokumentů e-mailem
Přizpůsobení Business Central pomocí rozšíření
Použijte Business Central jako svou podnikovou schránku v Outlooku
Získání Business Central do mobilního zařízení
Získání Business Central do mobilního zařízení
Analýza e-mailové telemetrie (obsah pro správu)

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central