Sledování výměny e-mailových zpráv mezi prodejci a kontakty

Poznámka

Azure Active Directory je nyní Microsoft Entra ID. Více informací

Získejte více z komunikace mezi svými prodejci a zákazníky tím, že přeměníte výměnu e-mailů na použitelné příležitosti. Business Central může spolupracovat s Exchange Online a vést protokol o příchozích a odchozích zprávách. Obsah každé zprávy můžete zobrazit a analyzovat na stránce Záznamy protokolu interakcí.

Důležité

Pro Business Central online, Business Central a Exchange Online musí být u stejného tenanta.

Nastavení protokolování e-mailů

Nastavte veřejné složky a pravidla pro přihlašování k e-mailu v Exchange Online

Poznámka

Následující části předpokládají, že máte přístup správce pro Exchange Online.

Než budete moci nastavit protokolování e-mailů, musíte připravit veřejné složky Office 365. Můžete to udělat v centru pro správu Exchange nebo můžete použít Exchange Online PowerShell.

Tip

Pokud chcete použít Exchange Online PowerShell, můžete se inspirovat, jak skript nastavit ve vzorovém skriptu, který jsme zveřejnili v úložišti BCTech.

Pro nastavení Exchange Online postupujte podle níže uvedených kroků s odkazy, kde se můžete dozvědět více.

Vytvoření skupiny rolí správce

Vytvořte skupinu rolí správce pro veřejné složky na základě informací v následující tabulce:

Vlastnost	Hodnota
Název	Správa veřejných složek
Vybrané role	Veřejné složky
Vybraní uživatelé	E-mail uživatelského účtu, který Business Central použije ke spuštění úlohy protokolování e-mailů

Další informace najdete v části Správa skupin rolí v Exchange Online.

Vytvoření nové poštovní schránky veřejné složky

Vytvořte novou poštovní schránku veřejné složky na základě informací v následující tabulce:

Vlastnost	Hodnota
Název	Veřejná poštovní schránka

Další informace naleznete v tématu Vytvoření poštovní schránky veřejné složky.

Vytvoření nových veřejných složek

1. Vytvořte novou veřejnou složku s názvem Email Logging v kořenovém adresáři, aby se úplná cesta ke složce stala \Email Logging\.

2. Vytvořte dvě podsložky tak, aby výsledkem byly následující úplné cesty ke složkám:

   • \Email Logging\Queue\
   • \Email Logging\Storage\

Další informace naleznete v tématu Vytvoření veřejné složky.

Nastavení vlastnictví veřejné složky

Nastavte uživatele protokolování e-mailů jako vlastníka obou veřejných složek, Fronta a Úložiště.

Další informace naleznete v části Přiřazení oprávnění k veřejné složce.

Aktivujte poštu ve veřejné složce Fronta

Další informace naleznete v části Aktivace nebo deaktivace pošty ve veřejné složce.

Aktivace odesílání e-mailů pro počtu do veřejné složky Fronta

Aktivujte odesílání e-mailů pro poštu do veřejné složky Fronta pomocí aplikace Outlook nebo prostředí Exchange Management Shell.

Více informací viz Povolení anonymním uživatelům odesílat e-maily do veřejné složky s aktivovanou poštou.

Vytvoření pravidel toku pošty

Vytvořte dvě pravidla toku pošty na základě informací v následující tabulce:

Účel	Název	Toto pravidlo použijte, pokud…	Postupujte takto…
Pravidlo pro příchozí e-maily	Zaznamenat e-mail odeslaný této organizaci	Odesílatel se nachází mimo organizaci a příjemce se nachází uvnitř organizace	BCC e-mailového účtu, který je zadán pro veřejnou složku Fronta
Pravidlo pro odchozí e-maily	Zaznamenat e-mail odeslaný z této organizace	Odesílatel se nachází uvnitř organizace a příjemce se nachází mimo organizaci	BCC e-mailového účtu, který je zadán pro veřejnou složku Fronta

Další informace naleznete v části Správa pravidel toku pošty v Exchange Online a Akce pravidel toku pošty v Exchange Online.

Poznámka

Pokud provedete změny v prostředí Exchange Management Shell, změny se po určité době projeví v centru pro správu Exchange. Změny provedené na Exchange budou také k dispozici v Business Central se zpožděním. Zpoždění může být několik hodin.

Dále připojíte Business Central s Exchange Online.

Nastavení veřejné složky a pravidel pro přihlašování k e-mailu v Exchange Online

Poznámka

Tyto kroky vyžadují přístup správce pro Exchange Online.

Připravte sdílenou poštovní schránku v centru pro správu Exchange. Případně můžete také použít Exchange Online PowerShell. Další informace naleznete v části Vytvoření sdílené poštovní schránky nebo Exchange Online PowerShell.

Poznámka

Pokud používáte prostředí Exchange Management PowerShell, budou vaše změny po prodlevě dostupné v centru pro správu Exchange. Zpoždění může být několik hodin.

Přidání uživatelského účtu pro členy sdílené poštovní schránky

Účet, který používáte pro protokolování e-mailů, je účet Exchange Online. Naplánovaná úloha používá účet k připojení ke sdílené poštovní schránce a zpracování e-mailů. Tento účet by neměl být spojen s konkrétní osobou. Přidejte e-mailový účet ke členům sdílené poštovní schránky. Další informace naleznete v části Použití EAC k úpravě delegování sdílené poštovní schránky.

Umožnění ostatním uživatelům vidět přihlášené e-maily

Můžete povolit jinému uživateli otevřít e-mailovou zprávu v Exchange, která souvisí s položkou protokolu interakcí z Business Central. Chcete-li to provést, dejte uživateli oprávnění Read ke složce Archiv ve sdílené poštovní schránce. Další informace viz Exchange Online PowerShell.

Vytvoření pravidel toku pošty

Pravidla toku pošty hledají konkrétní podmínky ve zprávách a provádějí na nich akci. Vytvořte dvě pravidla toku pošty na základě informací v následující tabulce. Další informace naleznete v části Správa pravidel toku pošty v Exchange Online a Akce pravidel toku pošty v Exchange Online.

Účel	Název	Toto pravidlo použijte, pokud…	Postupujte takto…
Pravidlo pro příchozí e-maily	Zaznamenat e-mail odeslaný této organizaci	Odesílatel se nachází vně organizace a příjemce se nachází uvnitř organizace	BCC e-mailového účtu, který je zadán pro sdílenou poštovní schránku.
Pravidlo pro odchozí e-maily	Zaznamenat e-mail odeslaný z této organizace	Odesílatel se nachází uvnitř organizace a příjemce se nachází vně organizace.	BCC e-mailového účtu, který je zadán pro sdílenou poštovní schránku.

Poznámka

Business Central zpracovává pouze zprávy ve složce Doručená pošta ve sdílené poštovní schránce. Pokud pravidlo přesune zprávy ze složky Doručená pošta do jiné složky, tyto zprávy nebudou zpracovány. Kromě toho jsou ignorovány také zprávy ve složce Nevyžádaná pošta.

Nastavení Business Central k protokolování e-mailových zpráv

Začněte s protokolováním e-mailů ve dvou snadných krocích:

1. Propojte Business Central s Exchange Online pro vaše předplatné Microsoft 365. Exchange Online zpracovává vaše e-mailové zprávy. Usnadnili jsme to krok poskytnutím asistovaného průvodce nastavením. Potřebujete pouze přihlašovací údaje správce k účtu správce v Microsoft 365. Chcete-li průvodce spustit, přejděte na stránku Asistované nastavení a poté vyberte průvodce Nastavit protokolování e-mailů.

2. Ujistěte se, že e-mailové adresy vašich prodejců a kontaktů v Business Central jsou platné. Chcete-li to provést, pro každého zákazníka nebo prodejce otevřete Kontakt nebo kartu Prodejce/kupující a podívejte se do pole E-mail.

   Tip

   Po dokončení kroků v průvodci můžete zkontrolovat, zda bylo připojení úspěšné. Vyhledejte Protokolování e-mailů, zvolte Akce a poté zvolte Ověřit nastavení.

Zobrazte výměny e-mailových zpráv v protokolu interakce

Business Central vytvoří záznam na stránce Protokol interakcí pokaždé, když si prodejce a kontakt vymění e-mailovou zprávu. Chcete-li zobrazit protokol interakce, otevřete kartu Kontakt dané osoby, vyberte Související a poté Historie a poté Záznamy protokolu interakcí. S každým záznamem v protokolu můžete udělat několik věcí, například:

• Zobrazit obsah e-mailové zprávy, která byla vyměněna, výběrem možnosti Zpracovat a poté Zobrazit přílohy.
• Proměnit výměnu e-mailů v prodejní příležitost. Pokud položka vypadá slibně, můžete ji proměnit v příležitost a poté řídit její postup směrem k prodeji. Chcete-li změnit výměnu e-mailů na příležitost, vyberte záznam, poté Zpracovat a poté Vytvořit příležitost. Další informace naleznete v části Správa prodejních objednávek.

Limity pro poštovní schránky a složky v Exchange Online

V Exchange Online jsou limity pro poštovní schránky a složky, jako jsou limity pro velikosti složek a počet zpráv. Další informace naleznete v článcích Omezení Exchange Online a Omezení pro veřejné složky na Exchange Server.

Business Central ukládá protokolované e-mailové zprávy do složky v Exchange Online. Business Central také ukládá odkaz na každou zaznamenanou zprávu. Odkazy otevírají zaprotokolované zprávy v Exchange Online ze stránek Záznamy protokolu interakcí, Karta kontaktu a stránky Karta prodejci v Business Central. Pokud je protokolovaná zpráva přesunuta do jiné složky, odkaz se přeruší. Zpráva může být například přesunuta ručně nebo Exchange Online může automaticky spustit AutoSplit při dosažení limitu úložiště.

Následující kroky vám mohou pomoci vyhnout se přerušení odkazů na zprávy v Exchange Online.

1. Po změně nastavení protokolování e-mailů nepřesouvejte existující zprávy do jiné složky. Uchovávání existujících zpráv zachovává odkazy. Odkazy na zprávy v nové složce jsou platné.
2. Vyhněte se dosažení limitů poštovní schránky a složky. Pokud brzy dosáhnete limitu, proveďte následující kroky:
   1. Nastavte si novou sdílenou poštovní schránku v Exchange Online.
   2. Aktualizujte pravidla toku e-mailů v Exchange Online.
   3. Podle toho aktualizujte nastavení protokolování e-mailů v Business Central

Připojení místních verzí k Microsoft Exchange

Místní Business Central můžete propojit s místním serverem Exchange nebo Exchange Online pro protokolování e-mailů. Pro obě verze Exchange jsou nastavení připojení k dispozici na stránce Nastavení marketingu. Pro Exchange Online můžete také použít asistovaného průvodce nastavením.

Připojit se k Exchange Online

Chcete-li se připojit k Exchange Online, musíte zaregistrovat aplikaci v Microsoft Entra ID. Zadejte ID aplikace, tajný klíč trezoru klíčů a adresu URL přesměrování, které chcete použít pro registraci. Adresa URL přesměrování je přednastavena a měla by fungovat pro většinu instalací. Více informací viz Registrace aplikace v Microsoft Entra ID pro připojení z Business Central k Exchange Online.

Musíte také použít OAuth2 jako Typ autentizace. Musíte také zaregistrovat aplikaci v Microsoft Entra ID. Zadejte ID aplikace, tajný klíč trezoru klíčů a adresu URL přesměrování, které chcete použít pro registraci. Adresa URL přesměrování je předvyplněna a měla by fungovat pro většinu instalací. Více informací viz Registrace aplikace v Microsoft Entra ID pro připojení z Business Central k Exchange Online.

Musíte nastavit instalaci pro použití HTTPS. Více informací viz Konfigurace SSL pro zabezpečení připojení webového klienta Business Central. Pokud nastavujete svůj server tak, aby měl jinou úvodní stránku, můžete změnit adresu URL. Tajný klíč klienta je uložen ve vaší databázi jako zašifrovaný řetězec.

Registrace aplikace v Microsoft Entra ID pro připojení z Business Central k Exchange Online

Následující kroky předpokládají, že ke správě identit a přístupu používáte Microsoft Entra ID. Další informace viz Rychlý start: Registrace aplikace v platformě Microsoft identity.

1. Na Azure Portal v části Spravovat vyberte Ověřování.

2. V části Adresa URL přesměrování přidejte adresu URL přesměrování, která je navržena na stránce Protokolování e-mailů v Business Central. Pokud je pole adresy URL přesměrování na stránce Protokolování e-mailů prázdné, vyhledejte navrhovanou adresu URL přesměrování na stránce Asistované nastavení. Chcete-li stránku otevřít, na stránce Protokolování e-mailů vyberte Akce a poté Asistované nastavení.

   Poznámka

   Pokud neuvedete adresu URL přesměrování, můžete tak učinit později výběrem Přidat platformu a poté výběrem Web pro přidání webové aplikace a adresy URL přesměrování.

3. V části Spravovat vyberte Oprávnění rozhraní API a zvolte Microsoft Graph a poté vyberte Delegovaná oprávnění.

4. Pomocí vyhledávacího pole vyhledejte a vyberte Pošta a poté přidejte oprávnění Mail.ReadWrite.Shared.

5. V části Spravovat vyberte Certifikáty a tajné klíče a poté vytvořte nový tajná klíč pro svou aplikaci. Tajný klíč můžete použít v poli Tajný klíč klienta na stránce Protokolování e-mailů v Business Central.

6. Vyberte Přehled a poté najděte hodnotu ID aplikace (klienta). Tato hodnota je ID klienta vaší aplikace. Musíte ho zadat do pole ID klienta na stránce Protokolování e-mailů.

7. V Business Central nastavte protokolování e-mailů na stránce Protokolování e-mailů nebo použijte průvodce Asistované nastavení pro pomoc.

Použití jiné službu správy identit a přístupu

Pokud ke správě identit a přístupu nepoužíváte Microsoft Entra ID, potřebujete pomoc od vývojáře. Pokud dáváte přednost uložení ID aplikace a tajného klíče na jiné místo, můžete pole ID klienta a Tajný klíč klienta ponechat prázdná a napsat rozšíření pro načtení ID a tajného klíče z daného umístění. Tajný klíč můžete poskytnout za běhu tím, že se přihlásíte k odběru událostí OnGetEmailLoggingClientId a OnGetEmailLoggingClientSecret v codeunit 1641 „Nastavení protokolování e-mailů“.

Zahájení protokolování e-mailu

1. Chcete-li zahájit protokolování e-mailů, na stránce Protokolování e-mailů zapněte přepínač Zapnuto .

2. Přihlaste se účtem Exchange Online, který naplánovaná úloha používá k připojení ke sdílené poštovní schránce a zpracování e-mailů.

   Poznámka

   Pokud se nezobrazí výzva k přihlášení k účtu Exchange Online, může to být způsobeno tím, že váš prohlížeč blokuje vyskakovací okna. Chcete-li se přihlásit, povolte vyskakovací okna z https://login.microsoftonline.com.

Zastavení protokolování e-mailu

1. Vyberte ikonu , zadejte Protokolování e-mailu a poté vyberte související odkaz.
2. Vypněte přepínač Zapnuto.

Změna uživatelského účtu používaného pro protokolování e-mailů

Business Central Online

1. Přihlaste k Business Central účtem, který naplánovaná úloha používá k připojení ke sdílené poštovní schránce a zpracování e-mailů. Tento účet musí mít přístup k Business Central i Exchange Online.
2. Vyberte ikonu , zadejte Protokolování e-mailu a poté vyberte související odkaz.
3. Vyberte Související a poté Záznam fronty úloh.
4. Restartujte úlohu Protokolování e-mailů.

Místní Business Central

1. Vyberte ikonu , zadejte Protokolování e-mailu a poté vyberte související odkaz.
2. Vyberte Akce a poté Obnovit token.
3. Přihlaste se účtem Exchange Online, který naplánovaná úloha používá k připojení ke sdílené poštovní schránce a zpracování e-mailů.

Viz také

Řízení vztahů

Zde najdete bezplatné e-learningové moduly pro Business Central