Power BI 實作規劃：淘汰和封存內容
注意
本文是 Power BI 實作規劃系列文章的其中一篇。 此系列主要著重於 Microsoft Fabric 中的 Power BI 體驗。 如需有關此系列的簡介，請參閱 Power BI 實作規劃。
本文可協助您在內容的生命週期結束時淘汰和封存該內容。 本文的主要目標讀者為：
- Fabric 管理員：負責監督組織中 Fabric 的管理員。 Fabric 管理員可能需要與其他管理員共同作業，例如負責監督 Microsoft 365 或 Azure DevOps 的人員。
- 卓越中心 (COE) 和 BI 小組：這類小組負責監督組織中的 Power BI。 這些小組包含決定如何管理 Power BI 內容生命週期的決策者。
- 資料作業小組：負責監督企業資料解決方案生命週期管理的小組。 這些小組包含發佈管理員 (負責處理內容發佈生命週期) 及工程視 (負責建立和管理有效使用和支援生命週期管理所需的元件)。
- 內容建立者和內容擁有者：建立要發佈至 Fabric 入口網站以與其他人員共用內容的使用者。 這些人員負責管理所建立 Power BI 內容的生命週期。
生命週期管理包含您用於處理內容的程序和做法，涵蓋內容的建立到最終淘汰。 在生命週期管理的第五階段中，您應支援和監視內容，此程序包括支援使用者和已發佈的內容，以利採用和解決問題。 最後，您將來到內容生命週期的第六也是最終階段，您可以在此階段中識別不再使用或需要的內容。 在這個最後階段，您要淘汰並封存內容。
只要內容達成其目的，淘汰和封存內容就很重要。 它可確保不會浪費資源來支援不需要的內容，且可讓內容建立者和系統管理員更輕鬆地監督必要內容。 在內容生命週期結束時淘汰和封存內容，有助於改善治理和效率，因為您可以將精力和資源集中在租用戶的相關內容和作用中區域。
下圖描述 Power BI 內容的生命週期，其中醒目提示第六階段，您將在此階段淘汰和封存內容。
注意
如需內容生命週期管理的概觀，請參閱本系列的第一篇文章。
最後，取用者可能不再需要或使用內容。 可能有許多原因，例如正在部署取代內容、不同的商務目標或變更優先順序。
淘汰內容可協助您以不同方式控管 Power BI。
- 較少的項目可減少雜亂，並讓您的環境更容易管理。 較少的項目也有助於使用者導覽作用中內容，也更容易維護。
- 移除未使用的項目可降低取用者對於應使用內容的混淆不清。
- 若將稽核重點放在作用中內容時，稽核會變得更容易。 在稽核安全性角色和權限時，尤其如此。
- 項目較少時可能可以最佳化容量使用，因為不會有意外使用資源的情況。
決定淘汰內容的時機和方式
執行稽核和監視活動時，應定期評估組織中的使用模式，以識別可以淘汰的候選內容。 這些步驟稱為內容清除活動。 內容清除活動是用來調查內容的定期排程動作，而內容淘汰則是在內容生命週期結束時您決定解除委任內容時所發生的動作。 依據在租用戶中發佈的項目數量，您可以提高定期執行這些活動的頻率，例如每季或每月。
規劃內容清除活動
當您想要分析內容以找出可以淘汰和封存的內容時，應注意下列重要考量並採取下列決定。
- 選取分析範圍：內容清除活動可在租用戶層級執行。 不過，在工作區、容量或網域層級進行分析也很常見。 這樣一來，您可以根據特定需求或使用者人口制定決策並採取動作。 例如，工作區管理員可以負責其管理工作區中的定期內容清除活動。
- 決定特定內容的時間範圍：考慮與您要分析的內容相關的時間範圍。 雖然您可能有標準時間範圍 (例如在三個月內沒有使用)，但很難在每種情況下都使用相同的指導方針。 請思考一下下列範例。
- 標準 3 個月時間範圍：建立銷售小組的工作區，以追蹤每季獎金。 如果過去三個月內都沒有使用量，則整個工作區就會成為淘汰的候選項目。
- 短期 1 個月時間範圍：含有每日銷售數字的營運報表適合按每日或每週的頻率使用。 如果過去一個月都沒有使用量，則報表就會成為淘汰的候選項目。
- 長期 1 年時間範圍：IT 每年會製作一次語意模型，提供報表供外部稽核員使用。 雖然最近幾個月沒有任何使用量，但請務必保留此語意模型。 在這種情況下，若要讓該語意模型成為淘汰的候選項目，一年以上沒有使用量是合理的時間範圍。
- 沒有時間範圍的例外狀況：主管會不定時使用含有重要組織關鍵效能指標 (KPI) 的計分卡。 雖然使用量不一致，且檢視人員只有幾個，但此特定內容不會單依低使用量而被視為淘汰項目。
- 建立分類：決定要一致使用的術語。 建立一般定義來分類詞彙，例如常用、積極使用、偶爾使用和未使用。 請考慮如何套用這些詞彙來分析內容使用量和使用者活動層級。 如需詳細資訊，請參閱建立分類。
- 選取相關的使用計量：在大部分情況下，您必須考慮多個計量，包括內容的實際檢視總數和內容的實際使用者 (檢視人員) 總數。 請思考一下下列範例。
- 判斷誰將進行使用量分析和清除：根據貴組織中內容擁有權和管理的處理方式，考慮應該由誰負責內容清除活動。
規劃如何執行內容清除分析後，您應該接著找出要淘汰的內容。
識別要淘汰的內容
此時，您已規劃好定期內容清除活動，並做出一些關於如何分析租用戶中內容的重要選擇和決策。 現在該來分析使用模式，並識別要淘汰的候選內容。 通常，您要找出使用量低且不常維護的內容，以進行調查。
請考慮下列動作來找出很少使用且不再維護的內容。
- 分析檢視：您應該專注於視覺項目的檢視數目，例如報表和應用程式。
- 依照時間範圍中的檢視總數來排序項目 (如上一節所述)。 專注於尋找未使用或只偶爾使用的項目。
- 根據您的時間範圍分析最近的使用量。
- 檢查與過去時段相比的下降趨勢。
- 分析查詢：您應該將重點放在針對資料項目提交的查詢，例如語意模型。
- 依時間範圍中的查詢總數來排序項目。 專注於尋找未使用或只偶爾使用的內容。
- 根據您的時間範圍分析最近的使用量。
- 檢查與過去時段相比的下降趨勢。
- 分析檢視人員：有時，時間範圍中內容的檢視人員總數會在同時比較檢視數和查詢數時受到影響。
- 依時間範圍中的檢視人員總數來排序項目。
- 篩選出身為內容建立者、擁有者或支援小組成員的檢視人員，讓您可以專注於僅限檢視活動的取用者。
- 篩選出只使用一次或兩次報表的檢視人員，以查看對使用趨勢造成的影響。 這些使用者可能是不小心開啟報表。
- 分析重新整理日期：針對資料項目 (例如語意模型或資料流程)，請檢查上次重新整理內容的時間。 如果最近未重新整理，該資料項目不在使用的這個結論或許就能成立。
- 檢查內容更新日期：檢查上次更新或重新發佈內容的時間，也許會有幫助。 最近尚未更新的內容，則符合可能已準備淘汰的可能性。
- 檢查文件：在完全依賴使用量統計資料之前，請檢閱任何可用的文件或中繼資料。
- 與內容的擁有者通訊：當您找到要淘汰的候選項目時，請向連絡人或內容擁有者查詢該內容。 他們可能會對預期的使用模式有其他見解，而這些模式無法從使用量統計資料中明顯看出。 有時，您可能還需要與主題專家或內容取用者交談，以了解他們的未來需求。
提示
以管理員身分取得未使用成品 REST API 是尋找未使用項目的其中一種方式。 但請注意，此 API 會搜尋過去 30 天的歷程記錄。 在大部分情況下，您會想要較大的時間範圍，以便分析一段時間的趨勢。 如需詳細資訊，請參閱使用者活動資料和租用戶清查。
準備淘汰未使用的內容
此時，您已識別出適合淘汰的候選內容。 接下來，您應該先執行一些準備步驟，再進行封存和刪除。
- 確認要刪除的項目範圍：在繼續執行之前，請確定您完全清楚應該刪除的項目。 通常，是整個工作區或特定個別項目 (例如語意模型和使用該模型的報表)。
- 確認相依性：分析資料譜系並執行影響分析，以確認您已考慮到所有相依性。 例如，如果語意模型即將淘汰，則相依於該模型的所有報表也會一併淘汰。
- 識別內容的封存位置：刪除內容之前，務必建立該內容的備份或封存。 這樣一來，您可以日後必要時加以復原。 封存存放區應該是具有最低層級權限的安全位置，以確保使用者不會不小心找到並使用封存的內容。 有幾個選項可用來建立封存。 您可能已經有原始檔控制 (例如 Git 整合)。 或者，您先選擇從 Power BI 服務下載最新的檔案，然後再執行刪除。 您可能已經也有語意模型備份。 一般來說，您應該考慮在中央存放庫中封存內容，該內容封存檔將會在其生命週期結束前儲存在該存放庫中 (例如 OneDrive 或 SharePoint 文件庫或 Git 存放庫)。
- 確認復原方案：一旦識別出內容的封存位置 (如上一點所述)，請考慮若您發現需要復原內容或回復時的處理程序。 例如，您可能會要求 Fabric 管理員還原已刪除的工作區，前提是還原作業是在保留期間內執行。 或者，您可能選擇從建立的封存中重新發佈特定項目。 執行復原方案測試，確保您可以使用此程序。
- 釐清是否需要核准：依據內容和程序，您可能需要在刪除內容之前取得核准。
- 建立變更記錄：如果之後發生問題，若能提供參考文件說明刪除的項目、時間、原因及刪除者，會很有幫助。
- 確認誰將處理刪除：有時決定淘汰內容的人員與執行刪除作業的人員不同。 確認已授與所有必要權限。
- 刪除工作區：有兩種方式可以刪除整個工作區。 每個方式都需要不同的權限。
- 若要允許處理刪除的使用者存取工作區中的所有內容，則適合提供工作區管理員角色。
- 不需要直接存取內容的租用戶系統管理員，適合指派其 Fabric 管理員角色。 在此情況下，他們會從管理入口網站執行刪除作業。
- 刪除一個項目：需要參與者以上的工作區角色，才能從工作區刪除個別項目。
- 刪除工作區：有兩種方式可以刪除整個工作區。 每個方式都需要不同的權限。
- 確認何時執行刪除：因為內容未積極使用，所以刪除該內容的日期和時間應該無關緊要。 不過，為了將風險降到最低，某些組織會有核准變更的窗口。
- 與內容的擁有者通訊：讓聯絡人或擁有者知道該內容即將封存和刪除。 通常，若是非作用中的內容，則不需要通知內容取用者。 雖然使用者通訊有時可能很合適，但請留意使用者高度抗拒失去未使用內容的情況，因為他們並不確定未來是否會需要該內容。
注意
還原共同作業工作區的保留期間可能與個人工作區不同。 [定義工作區保留期間] 租用戶設定可控制內容刪除後可以復原的時間長度。 如需詳細資訊，請參閱工作區保留。
封存和刪除未使用的內容
此時，您已識別可淘汰的內容，並採取適當的準備步驟來移除和封存該內容。 在此最後一個步驟中，您將移除內容。 此作業必須遵循上一節所述的決定和計劃。
- 將內容封存到安全位置：有幾種方式可以用來備份內容，並允許您在必要時復原 (如上一節所述)。
- 刪除內容：最後一個步驟是在適當時，刪除整個工作區或個別項目 (如上一節所述)。
檢查清單 - 計劃淘汰和封存內容時，關鍵決策和動作包括：
- 規劃內容清除活動：判斷分析的範圍是否位於租用戶層級、網域層級還是工作區層級。 也請考慮誰將執行使用量分析。
- 決定時間範圍：根據特定內容的特性，決定識別淘汰候選項目的最佳時間範圍。
- 選取使用計量：考慮哪些與內容檢視和檢視人員相關的使用計量對內容最重要。
- 建立分類：決定您在分析使用模式時，將使用哪些分類讓標籤內容保持一致。
- 分析使用量統計資料：檢查檢視、查詢、檢視人員、重新整理和更新活動。 排序、篩選和分析資料，以探索淘汰的候選項目。
- 與擁有者通訊：請連絡內容的擁有者，以確認您的發現，或取得預期使用模式的其他見解。 請務必與他們協調封存和刪除活動。
- 分析資料譜系並執行影響分析：調查相依性。 確認要刪除的內容範圍。
- 決定封存內容的方式和位置：決定要用來備份內容的方法。
- 確認工作區保留期間：檢視 [定義工作區保留期間] 租用戶設定，以了解組織中為已刪除的工作區所設定的保留期限為何。
- 確認並測試復原方案：規劃如何從封存復原內容，如果有必要的話。 測試您的復原方案，確定方案可靠。
- 驗證權限：確認已將必要權限指派給執行刪除作業的使用者或管理員。
- 封存內容：將內容備份儲存在取用者無法存取的安全位置。
- 刪除內容：視需要刪除整個工作區或個別項目。
相關內容
如需更多考量、動作、決策準則和建議，以協助您進行 Power BI 實作，請參閱 Power BI 實作規劃。