收帳管理關鍵概念
在開始設定或使用收帳之前，您應該了解以下概念：
- 客戶帳齡快照包含特定時間點的帳齡餘額資訊。
- 收帳客戶群可幫助您組織工作。
- 收帳代理人可以擁有自己的客戶群。
- 清單頁面組織收帳客戶、活動和案例。
- 客戶的所有收帳資訊都在一個頁面上，您可以從該頁面採取行動。
- 可以在一個步驟中免除、恢復或沖銷利息和費用。
- 可以在一個步驟中建立沖銷交易。
- 可以在一個步驟中處理資金不足 (NSF) 付款。
本文介紹每個概念。
客戶帳齡快照集
帳齡快照包集包含特客戶在特定時間點計算的帳齡餘額。 此資訊顯示在 「已過期餘額 」清單頁面和 「收款 」頁面上。 必須先創建帳齡快照，然後才能查看收款清單頁面 (超齡餘額、 收款活動和 收款案例) 上的資訊。
對於每個客戶，帳齡快照都具有對應於帳齡期間定義的每個帳齡期間的帳齡快照標題和記錄詳細資料。
帳齡快照標題包含客戶帳戶的應付款總金額、信用額度、裝箱單金額、銷售訂單金額、爭議交易編號和爭議交易總額。 客戶的所有交易都包括在這些金額的計算中。 到期總金額、信用額度、裝箱單金額和銷售訂單金額顯示在「收款 」頁面上的 信用資訊 速見表框中 。
對於帳齡期間定義中的每個帳齡期間，都會在帳齡快照中建立詳細記錄。 每個詳細記錄都包含帳齡期間的識別碼和在帳齡期間日期內的交易總額。 交易會分配到某個帳齡期間，例如 30 天前已到期。 該日期相對於 您在建立帳齡快照時指定的「老化起始 日期」值。 此資訊顯示在 「已過期餘額 」清單頁面和 「收款 」頁面上的「已過期餘額 速見表」中 。
收帳客戶群
客戶群是定義一組客戶記錄的查詢。 您可以使用這些分組記錄查看包含的客戶帳戶的資訊，並管理它們的收帳或帳齡流程。 您可以使用客戶群篩選收帳清單頁面上的資訊。 也可以使用客戶群篩選建立該帳齡快照時包含的客戶帳戶。
收帳代理人
根據預設，使用者可以查看收帳清單頁面上的所有客戶資訊。 通過收款代理記錄，您可以確定可用於篩選收款清單頁面和 收款 頁面上的資訊的客戶池。
收款代理人與客戶進行協作，以確保按時收到付款。 他們是在 用戶設置 頁面上分配給使用者的工作人員。
收帳清單頁面
以下清單頁面可幫助您組織收帳資訊：
- 超齡餘額 –此清單頁面上的列按超齡期顯示客戶餘額和超齡金額。 此資料儲存在帳齡快照中。 帳齡期間由所用的帳齡期間定義決定。 如果為客戶群查詢指定了某個客戶，則帳齡期間定義從自客戶群中提取。 如果池沒有帳齡期定義，則使用在 應收帳款參數 頁上指定的預設帳齡期定義。 如果未指定預設的帳齡期定義，則使用「 帳齡期定義 」頁面上的第一個帳齡期定義。
- 收款活動 –此清單頁面上的列顯示標識為收款活動的活動。 這些活動是在「集合 」頁面上創建的 。 您可以使用這些活動來追蹤您所做的與收帳相關的工作。
- 集合案例 –此清單頁面上的列顯示屬於案例類型為 集合的案例類別的案例的資訊。
帳齡快照
必須先建立帳齡快照，然後才能查看收帳清單頁面上的資訊。 僅為已建立帳齡快照的客戶顯示資料。 可以進一步篩選清單頁面上顯示的記錄，如下所述：
- 根據預設，使用者可以存取所有擁有帳齡快照的客戶。
- 如果存在客戶群，則必須將使用者設定為收帳代理人，以使用這些客戶群來篩選收帳清單頁面上的資訊。 資訊僅限於包含在所選客戶群中的客戶。
- 如果將使用者設定為收帳代理人，則只有為該收帳代理人選擇的客戶群在收帳清單頁面上可用。 如果在收款代理的收 款代理 頁面上選擇了允許代理查看所有客戶池 選項，則所有池都可用於該代理。
收帳頁面
您可以使用 「收款 」頁面查看、管理客戶的收款資訊、活動和案例並對其執行操作。
該頁面上半部顯示所選客戶的案例，中間部分顯示客戶的交易，下半部顯示客戶的活動。 您可以建立收帳案例來追蹤一項或多項交易和活動的收帳資訊。 上下兩部分的資訊可以按案例篩選。
FactBoxes 顯示所選客戶的帳齡餘額和信用額度資訊。 此資訊儲存在帳齡快照中。 根據需要，您可以使用目前資訊更新帳齡快照。
動作窗格包含可讓您查看所選客戶、案例、交易或活動的相關資訊的按鈕。 您還可以執行常用動作，例如變更交易的收帳狀態、透過與電子郵件提供者的整合傳送電子郵件、償還客戶、處理 NSF 付款以及沖銷無法收回的餘額。
免除、恢復或沖銷利息和費用
您可以免除、恢復或沖銷整個利息單，或利息單中包含的費用和交易利息。 在“所有客戶 ” 列表頁的“操作窗格”上的“收款 ”選項卡上，選擇 “利息單”、“ 交易利息”或 “費用”。
這些調整僅影響利息單，以及其中包含的利息和費用。 有關如何註銷客戶所欠所有費用的資訊，請參閱本文的 創建註銷交易 部分。
有關更多資訊，請參閱建立具有範圍的利息代碼和處理利息。
建立沖銷交易
您可以通過在收款 頁面和收款清單頁面上選擇 〖註銷 〗來沖銷壞賬。
當您沖銷客戶的交易時，該客戶的所有交易都會自動標記為結算。 已沖銷的金額取決於標記交易的淨額。 沖銷交易在一般日記帳中建立，最多可包含三種類型的日記帳行：
- 第一種日記帳行包含客戶沖銷分錄。 如果標記的交易記錄包含貨幣代碼、維度和過帳設定檔的多個組合，則會為每個組合建立單獨的日記帳行。
- 第二種日記帳行包含總帳沖銷分錄。 如果標記的交易記錄包含貨幣代碼、維度和過帳設定檔的多個組合，則會為每個組合建立單獨的日記帳行。
- 第三種日記帳行包含銷售稅的總帳沖銷資訊。 僅當在 應收帳款參數 頁面上選擇了單獨銷售稅 選項時 ，才會創建此日記帳明細。 如果已標記的交易記錄包含銷售稅應付科目、維度和銷售稅代碼的多個組合，則會為每個組合建立單獨的日記帳行。 沖銷交易以交易貨幣建立。 有關詳細資訊，請參閱建立客戶的沖銷日記帳。
處理 NSF 付款
您可以通過在收款 頁面上選擇 NSF 付款 來處理 NSF 付款。 當您選擇此按鈕時，會取消付款。 如果客戶需要繳納 NSF 費用，則會在付款日記帳中建立費用交易。 該費用金額取決於自動費用的設定。 適用於 NSF 付款的自動費用由受影響銀行帳戶的「 銀行帳戶 」頁面上選擇的費用組指定。